10 Tipps, wie du die E-Mail Flut organisierst

Autorin: Nadine Hirte

Hinweis: Ich ersetze keine rechtliche Beratung - alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären, sodass du das nötige Grundwissen hast, um mit der Rentenkasse, Krankenkasse, dem Versicherungsmakler etc. auf Augenhöhe zu sprechen.

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Hast du dein E-Mail-Postfach aufgegeben? Bitte nicht! E-Mails können wichtige Informationen bzgl. deiner privaten Angelegenheiten enthalten. Die 10 effektivsten Methoden die E-Mail-Flut zu organisieren & zu reduzieren.

E-Mail Flut entspannt organisieren - 10 Tipps

Lerne im folgenden Artikel:
⭐Wie eine BlackBox ein übergelaufenes Postfach rettet
⭐Warum du Newsletter nicht als SPAM markieren solltest
⭐Welche Routinen dich & dein Postfach aufatmen lassen
⭐Warum du keine ausgefeilte Ordnerstruktur brauchst
⭐Wie deine Mails (halb-)automatisch für dich sortiert werden

#1 Blackbox /Archiv

Wenn dein Email-Postfach hunderte von ungelesenen Mails enthält und du bei jedem Öffnen Bauchschmerzen bekommst, kann dich eine BlackBox retten. Mich hat sie 2017 gerettet!

Nimm dir bspw. den heutigen Tag als Tag X und verschiebe alle E-Mails von deinem Posteingang in einen Ordner namens „BlackBox“ oder „Archiv“. Markiere alle Mails als gelesen. Falls du jemals eine Mail von vor Tag X benötigst, weißt du wo du suchen musst. Im BlackBox-Ordner.

#2 Einmal täglich

Lese und bearbeite E-Mails (mindestens) einmal täglich mit Ruhe & Geduld. Am besten direkt am PC. Sprich: Lies E-Mails nicht nur schnell durch, sondern nimm dir die Zeit zum Bearbeiten. Bestelle ungelesene Newsletter direkt ab, markiere Spam als solchen, lade dir wichtige Anhänge direkt in deine digitale Ordnerstruktur herunter. Verschiebe die Mail dann in den Ordner „erledigt“.

#3 Ordnerstruktur

Du brauchst für dein Email-Postfach keine ausgefeilte Ordnerstruktur. Seit dem Start ins Berufsleben hatte ich mit vielen E-Mails täglich zu tun. Egal welche super tolle Ordnerstruktur ich mir überlegt hatte – am Ende musste ich doch die Suchfunktion des Postfachs nutzen. Daher nutze & empfehle ich privat mittlerweile eine sehr schlanke Ordnerstruktur. Ich habe einen „Posteingang“, meine „BlackBox vor 2017“ und den Ordner „erledigt“.

#4 Spam markieren

Jeder von uns erhält täglich unzählige SPAM-Mails. Und damit meine ich nicht Newsletter, denn diese hast du abonniert. Ich meine echten SPAM, der i.d.R. keine guten Absichten hat. Diese Mails wird es immer geben & du solltest sie nicht einfach löschen! Markiere den Absender als SPAM. So hilfst du deinem E-Mail-Anbieter deine E-Mails zu filtern. Zukünftig sollten vom als SPAm markierten Absender keine Mails mehr im Posteingang landen. (mehr zum Thema SPAM: Wie erkenne & schütze ich mich vor SPAM/FAKE-Mails [5 Tipps])

#5 Newsletter abbestellen

Newsletter sind kein Spam! Deshalb dürfen die Absender auch nicht als SPAM markiert werden. Wenn der Absender dir nämlich einmal etwas anderes als einen Newsletter schickt, würdest du diese Mail nicht erhalten. Nutze bei Newsletter den Abmelde-Button in der Newsletter-Mail. Suche ggf. nach den Worten „abmelden“, „hier“, „abbestellen“. Der Link befindet sich meist ganz am Ende der Mail.

Gerade mit Tipp 4 + 5 solltest du deine eingehende E-Mail Flut recht gut organisieren bzw. reduzieren können.

#6 Automatische Regeln

Einige E-Mail-Anbieter ermöglichen es dir Regeln zu erstellen. Bspw. bekomme ich von meinem Online-Shop zu jeder Transaktion mehrere Benachrichtigungen, die ich nicht brauche aber auch nicht abbestellen kann. Daher habe ich im Outlook die Regel, dass Mails von dem Absender mit dem entsprechenden Betreff direkt als gelesen markiert & in den Ordner „Shop“ geschoben werden. Den Ordner „Shop“ leere ich regelmäßig. Das automatische Wegsortieren der Mails spart mir unheimlich viel Zeit.

#7 Diktierfunktion

Jedes Smartphone & jeder PC ermöglicht es uns mittlerweile die Sprache-zu-Text Funktion zu nutzen. Diese ist abhängig von der aktivierten Spracherkennungssoftware auf dem jeweiligen Gerät & ob du diese aktiviert hast. Erst im zweiten Schritt ist es abhängig von der genutzten Software. Auf Instagram habe ich die Sprache-zu-Text Funktion vor kurzem detailliert erklärt & in den Highlights gesichert. Zum Sprache-zu-Text Highlight:

#8 Vorlagen

Einige E-Mail-Programme haben die Möglichkeit oft geschriebene Textpassagen als Vorlage zu speichern. (Outlook: Einfügen -> Schnellbaustein) Falls dein E-Mail Programm das nicht kann, kannst du dir eine eigene Vorlagen-E-Mail erstellen, wo du oft geschriebene Sätze herauskopieren kannst.

#9 Abwesenheitsnotiz

Ich bin ein großer Fan von einer Abwesenheitsnotiz. In der Abwesenheitsnotiz vom Entspannte-Ordnung-Postfach bestätige ich nicht nur den Eingang der Mail, ich beantworte auch die am häufigsten gestellten Fragen & lasse den Absender wissen, dass ich meine Nachrichten einmal täglich lese. Einmal täglich hört sich beim ersten Lesen wenig an. Wer jedoch einmal täglich alle Mails beantwortet, ist oftmals schneller als die meisten Anderen. Mit der Abwesenheitsnotiz ist der Absender informiert & ich nehme mir den Druck E-Mails auf Knopfdruck innerhalb weniger Minuten beantworten zu müssen.

#10 Mail-Programm

Wie du sicherlich rausgelesen hast, nutze ich für meine E-Mails Outlook. Dort lese ich alle meine Mail-Adressen in einem Rutsch. Ich lasse mir beim Öffnen des Programms erst einmal nur die ungelesenen Mails der Postfächer anzeigen. Die bearbeite ich als erstes. Erst danach schaue ich, ob in den gelesenen Mails noch etwas dabei ist, was mittlerweile beantwortet werden kann. Outlook ist nicht das einzige Mailprogramm. Egal welches du nutzt:

Wichtig ist, dass du dir deine Mail-Bearbeitung so einrichtest, wie es für dich am besten funktioniert.


Mehr zum Thema E-Mails (bzw. die E-Mail Flut zu organisieren) gibt es im Kurs „Der Master-Ordner“, wo wir uns nicht nur um deine Ordnung im Papierkram, sondern auch um die Ordnung in der digitalen Ablage kümmern.

Alles Liebe
Deine Nadine

10 Tipps, wie du die E-Mail Flut organisierst
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Ich bin die Gründerin von Entspannte Ordnung! Mehr als 10 Jahre habe ich Buchhaltungs- & Controlling-Prozesse in deutschen sowie internationalen Unternehmen optimiert. Danach habe ich das System des Master-Ordners entwickelt. Damit kann jeder in seinem Tempo seinen Papierkram organisieren. Das System ist einfach & für jedermann geeignet. Mehr zu mir >>>

-Nadine hirte

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