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Zuletzt aktualisiert: Dezember, 2021

Ordnerstruktur private Unterlagen – 4 Tipps

Beitrag von Nadine Hirte (>>>), Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung - Meine Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung. Mein Ziel ist es Einfachheit, Liebe und Leichtigkeit in komplexe Papierkram-Themen zu bringen.

Lesezeit: Min.


Inhalt
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Eine eingängige private Ordnerstruktur macht es dir leichter Unterlagen auf Anhieb zu finden aber auch Unterlagen abzulegen. Erfahre im folgenden Beitrag

  • Wie die 3-e-Methode dir hilft eine Ordnerstruktur zu erstellen
  • Warum 12 Kategorien ein idealer Rahmen sind
  • Blanko-Vorlage Ordnerstruktur / Ordnerregister zum Herunterladen

Allgemeine Regeln für die Ordnerstruktur

Wie sooft bei Ordnung im Papierkram findet auch hier die Entspannte Ordnung 3-e-Methode Anwendung.

3-e steht für “einfach • eindeutig • einheitlich”.

Einfach • Eindeutig

Egal ob für private oder geschäftliche Unterlagen, die Ordnerstruktur sollte einfach und eindeutig sein. Sie soll es nicht nur dir ermöglichen innerhalb kurzer Zeit zu finden was du suchst bzw. zu wissen, wo du was ablegst, sondern auch anderen Personen oder der Person deines Vertrauens (Stichwort: Notfallliste).

Dafür gilt es klare Oberbegriffe (Kategorien) für Themen zu finden. Im privaten Bereich wären das bspw. Finanzen, Versicherung, Wohnen. Die Begriffe sollten kurz, klar und eindeutig sein. Ggf. notierst du sie auf einer Übersicht mit der Angabe was sich hinter den einzelnen Kategorien verbirgt. Am Ende findest du eine Vorlage zum Herunterladen.

Einheitlich

Einheitlich bezieht sich auf die digitale und analoge Ordnerstruktur aber auch auf andere Bereiche.

Analoge und digitale Ordnerstruktur: Beim privaten Papierkram und bei anderen Themen befinden wir uns in einer Phase des Umbruchs. Immer mehr Unterlagen kommen digital und nicht im Papierform – bedingt durch unseren Lebensstil, die technische Entwicklung und Modernisierung. Das erfordert ein Umdenken und neue Papierkram-Gewohnheiten. Um nicht totales Chaos erwachsen zu lassen, hilft es einheitliche Ordnerstrukturen analog und digital anzulegen. Macht Sinn, oder?

Aber auch über Familienmitglieder, Themen und Kategorien hinweg sind gleiche Strukturen ratsam, sodass du nicht immer wieder umdenken musst. Mehr dazu im Master-Ordner, der ein intuitives und einfaches Ablagesystem (ohne zusätzliche Dinge, Technik etc.) für Familien, Singles, jung und alt ist.

Produkttipp: Im analogen Ordner können die Kategorien mit Registern unterteilt werden und die Unterkategorien mit Trennstreifen oder Laschen. Zu den Produktempfehlungen:

Entspricht die digitale Ordnerstruktur der analogen, ist es zweitrangig, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.

Nadine Hirte

Warum 12 Kategorien ideal sind

Viel hilft nicht viel! Gerade, wenn du dir ein Ordnersystem aufbaust oder deines optimieren möchtest, sollten es nicht zu viele Ordner bzw. Kategorien werden. Erfahrungsgemäß sind 12 Kategorien (Oberbegriffe/Themen) eine optimale Anzahl an Kategorien.

Das bedeutet, dass du Oberbegriffe bzw. Kategorien für Themen finden solltest. Das gilt für alle Ebenen, die gerade bei der digitalen Ordnerstruktur wichtig werden. Niemanden ist geholfen, wenn eine Kategorie bzw. ein Ordner 100 Unterordner hat. Daher sollten auch auf der Ebene Themen zusammengefasst werden. Die Zahl 12 ist die maximale Anzahl empfohlener Ordner auf jeder Ebene der digitalen Ordnerstruktur.

Eine Ordnerstruktur darf sich entwickelt und stetig vereinfacht (!) werden. Über die Zeit wachsen Ordnerstrukturen sehr gerne vor sich hin oder ufern aus. Gerade, wenn man am Anfang noch nicht den Überblick hat oder noch keine Oberbegriffe für Themen findet. Das ist nicht schlimm sollte aber im Auge behalten und immer wieder optimiert werden. Irgendwann – vielleicht schneller als du denkst – ist sie ideal und hat sich bewährt, wie die Entspannte Ordnung 12er Ordnerstruktur.

Jeder darf schauen, was am besten passt und was er überhaupt für Unterlagen hat. Falsch wäre es aus Angst vor Fehlern gar nicht erst anzufangen. Tipp: Mache dir eine Liste mit deinen max. 12 Kategorien (Oberthemen) und schreibe dazu, was in welcher Kategorie (Unterkategorien, Inhalte, etc.) enthalten ist und vielleicht auch, was zu tun ist. Oder lade dir die Vorlage im nächsten Abschnitt herunter.

Vorlage Ordnerstruktur / Ordnerregister

Bitte denke dran: Es gibt kein perfekt, sondern nur funktioniert für dich oder funktioniert nicht für dich. Daher fange einfach an dir Kategorien zu notieren und diese zu befüllen. Selbst, wenn du in wenigen Wochen alles über den Haufen wirfst und änderst. Nichts geht übers Anfangen und Erfahrungen sammeln.

Klicke auf das Bild, um die Übersicht herunterzuladen. In der vergrößerten Ansicht kannst du mit einem Rechtsklick „Bild speichern unter“ wählen und sie herunterladen.

Ansonsten bist du jederzeit herzlich zum Master-Ordner oder Entspannte Ordnung MAXIMAL eingeladen. Dort erhältst du die Entspannte Ordnung 12er Ordnerstruktur mit der wir tief in die 12 Kategorien eintauchen und dich zum Papierkram-Fuchs machen.

Alles Liebe und entspannte Grüße
Deine Nadine

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"Papierkram darf einfach sein!"
(mehr zu Nadine & ihrer Geschichte)

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