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Hallo, ich bin Nadine (>>>). 
Ich bringe seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Dieser Beitrag ersetzt keine rechtliche Beratung.

Ordnungshelfer Büro: 10 Produkttipps

Produkte, die in jedes Büro gehören. Der Papierkram wird damit nicht nur leichter, es macht auch mehr Freude, weil es übersichtlicher und schöner ist.

Basis Ordnungshelfer Büro

Ordner, Mappen, Boxen

Generell gehören in jedes Büro Ordner, Mappen und/oder Boxen. Für was du dich entscheidest, hängt zum einen davon ab, um welche Unterlagen es geht und wie du am besten arbeiten kannst.

Ordner sind ideal, um Unterlagen fest abzulegen und später durch diese zu blättern. In Mappen können Unterlagen lose abgelegt werden, sodass diese Ideal für Projekte oder als Papierkram-Parkplatz sind. Boxen in verschiedensten Formen sind gut um Dingen einen Rahmen zu geben, als Lagerplatz oder um Unterlagen zu archiveren.

Ordner / Hefter für Kontoauszüge

Spezial-Tipp: Doppelordner für Kontoauszüge, Für alle, die Kontoauszüge in Streifen bekommen. Im Doppelordner werden 2 Streifen übereinander geheftet. Der Ordner hat somit DIN-A4-Größe und fügt sich ganz normal in eine Ordnerreihe ein.

Mehr Ordner, Mappen, Boxen findest du hier:

Dinge, um Unterlagen zusammenzuhalten

Die Möglichkeiten Unterlagen zusammenzuhalten, sind vielfältig. Es ist immer die Frage, ob sie nur kurzfristig zusammengehalten werden sollen oder dauerhaft aber auch wie fest der Halt sein soll.

Klammerloser Tacker

Der klammerlose Tacker ist ein wahrer Verkaufsschlager. Er benötigt keine Tackernadeln. Jedoch wird beim Tackern ein Loch in die Dokumente gestanzt, da der Zusammenhalt aus den Blättern selbst kommt. Nur geeignet, wenn wenige Blätter zusammengehalten werden sollen. Ein weiterer Vorteil: die Dokumente können in einen Aktenvernichter, ohne dass vorher eine Klammer entfernt werden muss.

Foldback-Klammern

Foldback-Klammern sind eine Alternative zu Büroklammern. Der Vorteil ist, dass diese stabiler sind und Blätter durch ihre Spannung so festhalten, dass sich nichts lösen kann.

Heftstreifen / Aktendullis

Für diesen Ordnerhelfer fürs Büro gibt es gefühlte 100 Bezeichnungen, so wie ein Befragung in meiner Instagram-Community ergeben hat. Die einen lieben ihn, die anderen finden ihn unnütz. Ich finde sie sehr praktisch, weil sie zum einen eine weitere Möglichkeit sind Unterlagen zu einem Vorgang zusammenzuhalten. Sie lassen sich beschriften und sind leicht aus dem Ordner zu nehmen, um die Unterlagen bspw. irgendwohin mitzunehmen.

Folien für verschiedene Zwecke

Allgemein bekannte DIN-A4- oder DIN-A5-Folien können vor allem zum Schutz gestempelter, gesiegelter oder anderer wichtiger Dokumente hilfreich sein. Werden sie jedoch im Übermaß und für unwichtige Unterlagen genutzt, bläht es Ordner auf und erschwert das Herankommen an Unterlagen.

Eine Alternative können hier sogenannten “Dokumententaschen” sein. Sie sind stabiler als Klarsichtfolien, werden von der Seite befüllt, haben einen Verschluss und können genauso eingeheftet werden. Eigene sich für Unterlagen, die gesammelt werden und später transportiert werden. Bspw. für die Steuerunterlagen (siehe Steuer-Checkliste von © Entspannte Ordnung).

Neben den normalen DIN-A4-Folien gibt es auch unterteilte DIN-A4-Folien sogenannte 4-Fächer-Folien oder Visitenkarten-Folien. Erstere sind ideal für bspw. z.B. Ausweis, Impfpass, Sozialversicherungsschein, Bonusheft für den Zahnarzt, etc. Letzteres bspw. für Kundenkarten, Bankkarten oder Kopien (!) von Bankkarten in Visitenkarten-Folien aufbewahren. Warum Bankkarten kopieren? Wenn dir du einmal einen Handtaschen-Diebstahl erlebt hast, weißt du warum.

Mehr Ordnungshelfer Büro:

Markieren / Kennzeichnen

Selbstklebende Etiketten (Ordner, Boxen, etc.)

Selbstklebende Etiketten gibt es in den verschiedensten Farben und Formen. Durch eindeutige Bezeichnungen und einheitliche Gestaltungen wird es leichter alles an den richtigen Platz zu legen.

Ordner wirken gleich anders, wenn sie einheitlich gestaltet und schön beschriftet sind. Lade dir gerne die Ordnerrücken-Vorlage von © Entspannte Ordnung herunter.

Ordnerregister für den Überblick

Jeder Ordner sollte nicht nur einen eindeutig beschrifteten Ordnerrücken, sondern auch eine klare und sichtbare Aufteilung haben. Hilfreich sind dabei Ordnerregister. Diese können nummeriert, alphabetisch oder blanko sein. Wichtig ist, dass diese extrabreit sind und aus den Unterlager herausschauen aber auch, dass diese klar dokumentieren welche Unterlagen sich hinter dem einzelnen Ordnerregister befinden.

So ist bspw. der Master-Ordner für private Unterlagen in 12 Kategorien unterteilt und startet mit einem 12er Ordnerregister auf dem die Struktur eindeutig erkennbar ist. Mehr zu Ordnerregister findest du im Beitrag: Ordnerstruktur private Unterlagen.

Trennstreifen – die kleine Schwester der Ordnerregister

Trennsteifen sind die kleine Schwester von Ordnerregistern. Die sind schmaler und sind ideal für die 2 Ebene im Ordner um Kategorien zu unterteilen. Oftmals sind diese aus Papier oder Pappe und können mit wichtigen Informationen beschriftet werden.

Mehr Produktempfehlungen zur Markierung und Unterteilung von Unterlagen findest du hier:

Technische Geräte

PC / Laptop

Ein PC / Laptop gehört für mich in jedes Büro bzw. zu jedem Schreibtisch dazu. Auch, wenn wir mit smarten Geräten wie Tablets oder Smartphones mobil arbeiten können, sollte die Grundordnung am PC hergestellt werden. Dort ist die Arbeit mit Unterlagen nicht nur einfacher. Die Geräte sind darauf ausgerichtet, haben das aktuellste Betriebssystem, Virenschutz, Firewall, etc.

Aktenvernichter

Je nachdem wie viele Akten regelmäßig vernichtet werden, lohnt sich ein eigener Aktenvernichter oder eine Tonne für vertrauliche Unterlagen. Welche Varianten es gibt, findest du im Beitrag: 3 Möglichkeiten Papierkram vernichten (zu lassen).

Scanner

Der Papierkram befindet sich im Wandel und damit auch die Ordnungshelfer fürs Büro. Immer mehr (wichtige) Dokumente kommen per E-Mail oder über andere Online-Plattformen. Außerdem wächst der Wunsch den “alten” Papierkram zu digitalisieren. Für dieses einmalige Projekt braucht es jedoch nicht zwangsläufig einen eigenen Scanner. Es gibt verschieden Alternativen zum eigenen Scanner. Siehe Beitrag 3 Möglichkeiten deinen Papierkram zu scannen .

Handlungsempfehlung

Ordnungshelfer Büro: Wichtiger als die besten Geräte sind gut organisierte Unterlagen und Prozesse. Wer eine einfache Struktur in den Unterlagen hat, klare Plätze für Büromaterial und sich mit dem vertraut macht, was die technische Entwicklung mit sich bringt, hat ca. 80% geschafft. Der Rest ist schön zu haben und Kosmetik.

Ich kann jedem nur das Modul 2: Der Master-Ordner ans Herz legen (ggf. plus Modul 1: Schreibtisch organisieren). Im Master-Ordner gehen wir Schritt-für-Schritt durch die Organisation des privaten Papierkrams analog und digital. Jeder von uns hat privaten Papierkram und die Techniken, Ideen und Denkansätze, die dort vermittelt werden, sind dauerhaft und auch beruflich anwendbar. Das Modul hat ein klares Ziel: Es macht den Teilnehmer zum Papierkram-Fuchs, sodass es nicht mehr darum geht wie schnell der Papierkram erledigt wird, sondern mit wie viel Liebe und Leichtigkeit.

Alles Liebe und entspannte Grüße
Deine Nadine

Ordnungshelfer Büro: 10 Produkttipps
Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung
"Papierkram darf einfach sein!"
(mehr zu Nadine & ihrer Geschichte)

Ordnung im Papierkram mit dem

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