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Zuletzt akt.: 14/03/2023

So verwaltest du deine Notizen mit OneNote, dem digitalen Notizbuch

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Wenn deine Ideen, Gedanken & Projektunterlagen gerne lose herumflattern, heißt es Ordnung schaffen. Hilfreich sind dabei digitale Notizbücher & ich stelle dir Microsoft OneNote vor. Damit kannst du Notizen einfach verwalten. Der Artikel ist ein OneNote für Einsteiger must-read.

Im folgenden Artikel

  • was OneNote ist,
  • wofür es verwendet werden kann,
  • wie es einfach aufgesetzt wird &
  • welche Funktionen besonders hilfreich sind.

Zettelwirtschaft war gestern! OneNote sei Dank…

Was ist OneNote?

Das digitale Notizbuch von Microsoft Office.

OneNote ist ein digitales Notizbuch und gehört zum Microsoft Office Paket. Es ist im Paket mit Excel, Word, PPT & Co enthalten. Die bekannteste Alternative zum Microsoft-Produkt OneNote ist Evernote, welches weitaus komplexer ist.

OneNote kann sowohl auf dem PC als auch auf dem Tablet & Smartphone genutzt werden. Dank der direkten Speicherung in der Cloud sind die Daten auf allen Geräten synchron und gesichert.

In OneNote können unterschiedliche Notizbücher angelegt werden. Jedes Notizbuch besteht aus Abschnitten, die wiederum Seite/Unterseiten enthalten. Durch diese 4 Ebenen werden die Notizen übersichtlich strukturiert. Auf den Seiten finden Texte, Tabellen, Bilder, Dokumente, Tonaufnahmen & vieles mehr Platz. Über Touchbildschirme können handschriftliche Notizen erfasst & sogar in Text umgewandelt werden.

Wofür eignet sich OneNote?

Für Ideensammlungen und Dokumentationen jeglicher Art.

OneNote ist ideal um Texte aus dem Internet, eigene Gedanken oder Ideen zu sammeln. Es bietet viele Möglichkeiten der Nutzung an. Ich beispielsweise nutze es für die Vorbereitung meiner Blogartikel und Social Media Beiträge.

Folgende Dinge fallen mir noch ein und die Liste kann beliebig fortgeführt werden:

  • Projektbuch
  • Auftragsbuch
  • Kundenkarteien
  • Rezeptbuch
  • Urlaubsideen
  • Ausflugsziele
  • Bastelideen
  • Hausbau
  • Hochzeitsplanung

OneNote ist ideal für Alle, die ihre Notizen immer dabei haben wollen.
Für Alle, die von verschiedenen Geräten (PC, Tablet, Smartphone etc.) auf die Notizen zugreifen wollen.
Aber auch für alle, die ihre Notizen mit anderen teilen wollen bzw. gemeinschaftlich an Notizen arbeiten. Denn jedes Notizbuch kann mit anderen Personen geteilt werden. (Hinweis: Vorsichtig sein, wer den Link bekommt – je nachdem wie vertraulich die Daten sind!)

Einfach aufgesetzt & strukturiert

OneNote ist einfach aufgesetzt & in 2 Minuten fertig zum Durchstarten.

In OneNote können mehrere Notizbücher angelegt werden.

  1. Auf Notizbücher klicken
  2. Unten im Fenster „+ Notizbuch hinzufügen“ anklicken.
  3. In dem Notizbuch „+ Abschnitte“ hinzufügen
  4. Zu den Abschnitten „+ Seiten hinzufügen“.
  5. Seiten können über die rechte Maustaste als Unterseiten eingestellt werden

Damit ergeben sich mindestens 4 Ebenen:

  • Notizbuch
  • Abschnitt
  • Seite
  • Unterseite (- weitere Unterseiten-Ebenen möglich)

Aus meiner Sicht ist es sinnvoll nicht für jedes Thema ein Notizbuch anzulegen, sondern im Notizbuch mit den Ebenen Abschnitt – Seite – Unterseiten zu arbeiten. Zwischen den Ebenen kann leicht hin und her geklickt werden. In ein anderes Notizbuch muss jedoch gewechselt werden.

Wichtige Funktionen & Tipps

Wenn die Struktur steht, können die Seiten & Unterseiten mit Inhalt gefüllt werden. Unter dem Menüpunkt „Einfügen“ gibt es diverse Punkte was alles eingefügt werden kann. Es lohnt sich, sich die einzelnen Menüpunkte einmal 10 Minuten genauer anzuschauen & selbst zu entdecken was alles möglich ist.

Die aus meiner Sicht wichtigsten & interessantesten Funktionen sind:

  • Struktur
    • Abschnitte: können mit Farben gekennzeichnet werden (Rechtsklick auf Abschnitt – Abschnittsfarbe)
    • Seiten + Unterseiten
      (Special Tipp: füge in den Namen deiner Seite einen Haken ein, wenn erledigt oder Ausrufezeichen wenn to-do)
  • Seite/Unterseite – Inhalt/Aufbau
    • Blatthintergrundfarbe (Menü: Ansicht – Seitenfarbe)
    • Die verschiedenen Boxen können quer übers Blatt verteilt werden
      (Special Tipp: durch Einfügen von einer Tabellenzelle in die Box, kann die Box farblich anders gestaltet werden – Extra-Menü: Tabelle – Farbeimer rechts)
    • Tabellen (Tabellen können farblich gestaltet werden – es geht ein Extra-Menüpunkt auf)
    • Aufgaben & Tags (Menü: Start – Kästchen mit Haken rechts)
    • Die Diktierfunktion für alle, die lieber sprechen als Tippen – verwandelt den gesprochenen Text in geschriebenen Text um
    • Rechenfunktion: 4+4=  (das ist die Syntax – das = hinter den Zahlen, alles OHNE Leerzeichen)
    • Handschrift zu Text:
      • Text handschriftlich erfassen,
      • Menü: Zeichen das Lasso auswählen & den handschriftlichen Text markieren
      • Menü: Zeichnen – Freihand in Text anklicken
  • Suchfunktion (Lupe in der linken vertikalen Leiste)
    • Wenn Texte mit der Markierung „Aufgaben“ versehen werden (Start – Markierung), können sie über die Suche nach offenen Aufgaben gefunden werden
    • Genauso können andere Tags genutzt & gesucht werden
    • nicht nur Tags, sondern Worte können über die Suche im Abschnitt, auf einer Seite, im Notizbuch oder in allen Notizbüchern gesucht werden
  • Druck/Ausgabe
    • Über Drucken (3 Punkte oben rechts) – Aktuelle Seite, aktueller Abschnitt oder aktuelles Notizbuch, so können alle Gedanken/Notizen auf einmal gedruckt werden (entweder an den Drucker oder ins PDF)
  • Zusammenarbeit
    • Notizbücher können mit anderen geteilt werden (oben rechts)
    • Einzelne Abschnitte können mit Kennwörtern geschützt werden (Rechtsklick auf Abschnitt)

Video-Tutorial

Der schnelle Aufbau & alle Funktionen im Video. Und wie ich OneNote für meine Blogartikel nutze.

Viel Spaß beim OneNote einrichten
Deine Nadine

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❤️Beliebte Inhalte der letzten Tage:

Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

💖 Beliebte Produkte

Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
Verkaufsbox Der Master-Ordner
Verkaufsbox E-Mail-Organisation

Entspannte Ordnung auf Instagram

3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

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