Wer mir schon eine Weile folgt, der kennt das System des Master-Ordners, welches ich für den privaten Papierkram entwickelt habe. Nun haben viele von uns jedoch nicht nur privaten Papierkram, sondern bspw. auch Fotos & ggf. Papierkram durch eine Selbständigkeit und suchen nach der idealen Ordnerstruktur für ihr Unternehmen.
Meine gesamte Ordnerstruktur aus der Vogelperspektive betrachtet, sieht wie folgt aus:
- Master-Ordner privat
- Fotos
- Master-Ordner Business
Im heutigen Artikel gehe ich auf die Ordnerstruktur fürs Business ein. Wie immer beim Master-Ordner entspricht die Logik der digitalen Ablage gleichzeitig der der Analogen.
Was wird digital abgelegt & was analog?
Lass uns mit genau dieser Frage beginnen, denn sie wird häufig gestellt. Aus der Sicht der Buchhaltung bzw. Steuer sollte jede Unterlage so abgelegt werden, wie sie ankommt. Sprich: In Papierform als Papier, digitale Unterlagen somit auch digital. Jedoch sagen mittlerweile viele Steuerberater, dass Papierunterlagen gescannt werden können & danach nicht in Papierform aufgehoben werden müssen.
Ich bin da skeptisch und vorsichtig. Daher rate ich Papierunterlagen zu scannen aber das Originaldokument dennoch in Papierform abzulegen. Der Umfang an Papierunterlagen wird in den nächsten Jahren weiter abnehmen. Unterstützend kann der Versand von PDF- anstelle von Papierrechnungen angefragt werden.
Wenn nun jedoch immer mehr Unterlagen digital eintreffen, sollte der digitale Papierkram gut organisiert sein. (mehr dazu im Master-Ordner Kurs) Meine wichtigste Regel ist hier, dass die Ordnerstruktur digital & analog derselben Logik folgen. Dann ist es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt bzw. gesucht wird.
Entspricht die digitale Ordnerstruktur der analogen, ist es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.
Nadine Hirte
Wie ist die ideale Ordnerstruktur?
Aber wie ist nun die ideale Ordnerstruktur? Sie sollte so klar, einfach & übersichtlich sein, dass du sofort weißt, wo du etwas suchen oder ablegen musst. Und das kann für jeden etwas anderes bedeuten.
Für mich ist die ideale Ordnerstruktur für Unternehmen nach Abteilungen bzw. Aufgaben unterteilt. Ich habe viele Jahre in mittelständischen & großen internationalen Unternehmen gearbeitet & denke in Abteilungen wie Recht, Finanzen, Marketing, Verkauf, Kundenbetreuung, Technik, Administration, etc.
So habe ich meine Business-Ordnerstruktur bspw. in Recht, Finanzen, Marketing, Technik & Kunden unterteilt. Dabei sind für mich folgende Punkte wichtig:
- Digital:
- sprechende & eindeutige Ordnernamen
- nicht mehr als 12 Ordner pro Ebene
- Ordner nummerieren (01, 02, …, 12). Damit bestimme ich die Reihenfolge der Sortierung
- Analog:
- verschiedene Farben für die unterschiedlichen „Abteilungen“/Kategorien (bspw. Finanzen rot, Recht grün, etc.)
- klare Beschriftung der Ordnerrücken
Es kann helfen, sich vorher zu notieren oder zu überlegen was in welche „Abteilung“/Kategorie abgelegt wird. Bspw:
- Recht – Verträge, Notar, Gründungsunterlagen
- Marketing – Werbebilder, Werbetexte
- Finanzen – Kontoauszüge, Belege, Rechnungen
- usw.
Gerade, wenn du dir ein Ordnersystem aufbaust oder deines optimieren möchtest, sind die folgenden Punkte wichtig:
- Nicht zu viele Ordner. Lieber weniger, aber dafür gut strukturierte Ordner.
- Einfach anfangen, ohne es sofort perfekt machen zu wollen.
- Mehr dazu im Artikel „Ordner organisieren“.
Sortierung der Unterlagen & Dateinamen-System
Auch die Sortierung innerhalb eines Ordners sollte festgelegt werden und vielleicht sogar notiert werden. Ist sie alphabetisch oder chronologisch? Gerade im Bereich Finanzen macht es Sinn Ordner für jedes Jahr anzulegen und diese Ordner nach Kontoauszügen, Belegen, etc. zu unterteilen. Sinn deshalb, weil die Steuererklärung & ggf. Steuerprüfung auch pro Jahr stattfindet.
Bei der Ablage in Papierform ist die Ordnerbezeichnung sowie die Aufteilung der Ordner bspw. mit Registern & Trennblättern das A&O. (zu den Produktempfehlungen) Bei der digitalen Ablage sind dagegen die Unterordnerstruktur & sowie die Benennung der Dateien das A&O. Die Unterordner geben Struktur. Die Dateinamen sind wichtig für die Sortierung der Dateien im Ordner & für die Suche.
Ich hatte bspw. einmal eine Datei „A. Report Master.xls“ genannt. Diese Datei war unsere wichtigste Datei im Controlling & sollte immer ganz oben im Ordner abliegen. Deshalb „A. …“. Das witzige an der Geschichte ist, dass später jeder im Unternehmen zum Monatsabschluss nach dem A-Report-Master gefragt hat & nicht nach dem Monatsabschluss.
Digitale Dokumente werden idealerweise wie folgt benannt jjjj-mm-tt …., d.h. 2020-05-12… So ist die chronologische Sortierung sichergestellt. Es wird dazu demnächst eine Vorlage im Shop geben & einen kostenlosen Kurs zum Thema Papierkram/Buchhaltung im Büro. (geplant Ende des Sommers, wenn du schon im Newsletter angemeldet bist, wirst du darüber informiert)
Und ganz wichtig: Immer alles ablegen & abspeichern! Gerade auch digital. Alle Dokumente, bspw. Kontoauszüge, aus den digitalen Plattformen herunterladen und in der eigenen Welt ablegen. Denn kein Unternehmen bewahrt die digitalen Unterlagen lebenslang für dich auf. Außerdem ist es extrem zeitaufwendig Dokumente nachträglich für viele Monate herunterzuladen. (ich spreche aus Erfahrung 😩)
Zusammenfassung: Ordnerstruktur Unternehmen
- Klare Ordnerstruktur mit eindeutigen Bezeichnungen
- Definition was in welchen Ordner gehört
- Digitale & analoge Ordner folgen derselben Struktur
- Dateienbezeichnungen folgen einer Namensregel
Hinterlasse mir gerne einen Kommentar, wie du das machst oder was du für Tipps hast. Ich freu‘ mich drauf!
Viel Spaß beim Ordner anlegen & strukturieren
Deine Nadine
