Wer mir schon eine Weile folgt, der kennt das System des Master-Ordners, welches ich für den privaten Papierkram entwickelt habe. Nun haben viele von uns nicht nur privaten Papierkram, sondern beispielsweise auch Fotos. Zudem gibt es jene, die durch ihre Selbständigkeit zusätzlichen Papierkram haben und nach einer sinnvollen Ordnerstruktur für ihr Unternehmen suchen.
Meine gesamte Ordnerstruktur aus der Vogelperspektive betrachtet, sieht wie folgt aus:
- Master-Ordner privat
- Fotos
- Master-Ordner Business
Im heutigen Artikel gehe ich auf die Ordnerstruktur fürs Business ein. Wie immer beim Master-Ordner entspricht die Logik der digitalen Ablage gleichzeitig der der analogen Ablagestruktur.
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(Mehr dazu unter dem Beitrag)
Was wird digital abgelegt & was analog?
Beginnen wir mit dieser Frage, denn sie wird häufig gestellt. Aus Sicht der Buchhaltung bzw. Steuer sollte jede Unterlage so abgelegt werden, wie sie ankommt. Das bedeutet: In Papierform als Papier und digitale Unterlagen somit auch digital. Viele Steuerberater sagen mittlerweile, dass Papierunterlagen gescannt werden können und danach nicht in Papierform aufgehoben werden müssen.
Ich bin da jedoch skeptisch und vorsichtig. Daher rate ich, Papierunterlagen zu scannen, aber das Originaldokument dennoch in Papierform abzulegen. Der Umfang an Papierunterlagen wird in den nächsten Jahren weiter abnehmen. Unterstützend kann der Versand von PDF- anstelle von Papierrechnungen angefragt werden.
Wenn jedoch immer mehr Unterlagen digital eintreffen, sollte der digitale Papierkram gut organisiert sein. (Mehr dazu im Master-Ordner Kurs.) Meine wichtigste Regel ist hier, dass die Ordnerstruktur digital und analog derselben Logik folgen sollte. Dann ist es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt bzw. gesucht wird.
Entspricht die digitale Ordnerstruktur der analogen, ist es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.
Nadine Hirte
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Wie ist die ideale Ordnerstruktur?
Aber wie sieht nun die richtige Ordnerstruktur aus? Sie sollte so klar, einfach und übersichtlich sein, dass du sofort weißt, wo du etwas suchen oder abheften musst. Dies kann jedoch für jeden unterschiedlich sein.
Für mich ist die effektive Ordnerstruktur für Unternehmen nach Abteilungen bzw. Aufgaben unterteilt. Ich habe viele Jahre in mittelständischen und großen internationalen Unternehmen gearbeitet und denke in Abteilungen wie Recht, Finanzen, Marketing, Verkauf, Kundenbetreuung, Technik und Administration.
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So habe ich meine Business-Ordnerstruktur beispielsweise in Recht, Finanzen, Marketing, Technik und Kunden unterteilt. Das ist meine oberste Ordnerebene. Dabei sind für mich folgende Punkte wichtig:
Digital:
- Sprechende & eindeutige Ordnernamen
- Nicht mehr als 12 Ordner pro Ordnerebene, da es ansonsten zu unübersichtlich wird
- Ordner nummerieren (01, 02, …, 12). Damit bestimme ich die Reihenfolge der Sortierung
Analog:
- Verschiedene Farben für die unterschiedlichen „Abteilungen“/Kategorien (z.B. Finanzen rot, Recht grün)
- Klare Beschriftung der Ordnerrücken (Kennst du unsere kostenlosen Ordnerrücken Vorlagen?)
Es kann helfen, sich vorher zu notieren oder zu überlegen, was in welche „Abteilung“/Kategorie abgelegt wird. Zum Beispiel:
- Recht – Verträge, Notar, Gründungsunterlagen
- Marketing – Werbebilder, Werbetexte
- Finanzen – Kontoauszüge, Belege, Rechnungen
Beispiel Ordnerstruktur Buchhaltung
Diese Struktur kann natürlich je nach Unternehmensgröße, Branche und individuellen Anforderungen variieren. Es ist wichtig, eine Struktur zu wählen, die den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und die es ermöglicht, Dokumente effizient zu verwalten und abzurufen.
Wichtige Hinweise für eine optimale Ordnerstruktur
Gerade wenn du neue Ordner anlegst oder deine Ordner und Dateien optimieren möchtest, sind die folgenden Punkte wichtig:
- Nicht zu viele Ordner, da es dann schnell unübersichtlich wird. Lieber weniger, aber dafür gut strukturierte Ordner.
- Einfach anfangen, ohne es sofort perfekt machen zu wollen. Dabei kann die alte Ordnerstruktur auch völlig über den Hauf geworfen werden und mit einem ganz neuen System angefangen werden.
- Der Desktop sollte nur zum Zwischenspeichern dienen aber nicht für das Dokumentenmanagement. Das gilt für Dateien und Ordner auf dem Desktop.
- Wenn du dir ein papierloses Büro wünschst, kann auch der Beitrag zum Thema Ordner organisieren interessant für dich sein.
Sortierung der Unterlagen & Dateinamen-System
Auch die Sortierung innerhalb eines Ordners sollte festgelegt und vielleicht sogar notiert werden. Ist sie alphabetisch oder chronologisch? Gerade im Bereich Finanzen macht es Sinn, Ordner für jedes Jahr anzulegen und diese Ordner nach Kontoauszügen, Belegen usw. zu unterteilen. Das ist sinnvoll, weil die Steuererklärung und eventuell Steuerprüfung auch pro Jahr stattfindet.
Bei der Ablage in Papierform ist die Ordnerbezeichnung sowie die Aufteilung der Ordner, z.B. mit Registern und Trennblättern, das A und O.
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Bei der digitalen Ablage sind dagegen die Unterordnerstruktur und die Benennung der Dateien das A und O. Die Unterordner geben Struktur. Die Dateinamen sind wichtig für die Sortierung der Dateien im Ordner und für die Suche.
Ich hatte beispielsweise einmal eine Datei „A. Report Master.xls“ genannt. Diese Datei war unsere wichtigste Datei im Controlling und sollte immer ganz oben im Ordner liegen. Deshalb „A. …“. Das Witzige an der Geschichte ist, dass später jeder im Unternehmen zum Monatsabschluss nach dem A-Report-Master gefragt hat und nicht nach dem Monatsabschluss.
Digitale Dokumente werden idealerweise wie folgt benannt: jjjj-mm-tt …, also 2020-05-12… So ist die chronologische Sortierung sichergestellt.
Beispiel für eine gute Dateibenennung:
Angenommen, du speicherst monatliche Finanzberichte für dein Unternehmen. Eine effektive Benennung könnte so aussehen:
Finanzbericht_2023-01_Januar.xlsx
Hierbei gibt es drei klare Teile:
- Art des Dokuments: „Finanzbericht“ – Dies gibt sofort Aufschluss darüber, um welche Art von Dokument es sich handelt.
- Datum: „2023-01“ – Das YYYY-MM-Format stellt sicher, dass die Dateien chronologisch sortiert werden, selbst wenn sie über mehrere Jahre hinweg gespeichert werden.
- Zusätzliche Information: „Januar“ – Dies gibt einen weiteren Kontext, welcher Monat gemeint ist, und macht die Datei für den Benutzer leichter erkennbar.
Diese Art der Dateibenennung ist besonders nützlich, da sie sowohl klar als auch konsistent ist und es ermöglicht, Dateien schnell zu finden und zu sortieren.
Und ganz wichtig: Immer alles abheften und abspeichern! Gerade auch digital. Alle Dokumente, z.B. Kontoauszüge, von den digitalen Plattformen herunterladen und in der eigenen Welt sichern. Denn nicht alle externen Unternehmen bewahren digitale Unterlagen dauerhaft auf. Außerdem ist es extrem zeitaufwendig, Dokumente nachträglich für viele Monate herunterzuladen. (Ich spreche aus Erfahrung!)
Fragen & Antworten
Eine gute Ordnerstruktur ist logisch organisiert, intuitiv verständlich und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf gespeicherte Dateien und Dokumente. Beispiel: Ein Unternehmen könnte Hauptordner wie „Finanzen“, „Marketing“ und „Personal“ haben, in denen relevante Dokumente und Unterordner entsprechend abgelegt sind.
Beginne mit Hauptkategorien, die den Hauptbereichen deines Projekts oder Unternehmens entsprechen. Erstelle dann Unterordner für spezifischere Themen oder Aufgaben und sorge für konsistente und klare Benennungen. Beispiel: Für ein Projekt könntest du mit Hauptordnern wie „Design“, „Entwicklung“ und „Testing“ starten. Innerhalb des „Design“-Ordners könnten dann Unterordner wie „Grafiken“, „Prototypen“ und „Feedback“ erstellt werden.
Klarheit: Die Struktur sollte selbsterklärend und leicht verständlich sein.
Konsistenz: Einheitliche
Benennung und Organisation in allen Ordnern.
Zugänglichkeit: Schneller und einfacher Zugriff auf benötigte Dateien.
Zusammenfassung: Ordnerstruktur Unternehmen
- Klare Ordnerstruktur mit eindeutigen Bezeichnungen
- Definition, was in welchen Ordner gehört
- Digitale und analoge Ordner folgen derselben Struktur
- Dateinamenbezeichnungen folgen einer Namensregel
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