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Zuletzt akt.: 13/03/2023

Buchhaltung in weniger als 1h pro Woche

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Buchhaltung selber machen

Zu jeder Selbständigkeit gehört auch irgendwie die Buchhaltung. Leider wird es oft als lästige Pflicht angesehen. Die Buchhaltung selber machen, muss jedoch nicht mehr als 1-2h pro Woche dauern & kann richtig Spaß machen.

Spaß, weil du…

  • mit gutem Gewissen einen Punkt von deiner to-do-Liste streichen kannst
  • das Meiste aus der Steuer rausholst, denn du hast alle Belege beisammen
  • immer siehst, wie es um deine Finanzen/Selbständigkeit steht
  • deine Buchhaltung immer rechtzeitig erstellst
  • deinen Steuerberater als Berater nutzt & dieser nicht Belegen, Informationen oder Fristen hinterherrennen muss

Jeder fehlende Beleg kostet dich Geld. Nur mit allen Belegen reduzierst du clever deine Steuerlast.

Nadine Hirte

Und wenn du immer noch an der Stelle bist, Belege zu suchen, dann solltest du das schleunigst ändern.

Im Folgenden findest du 5 Ideen bzw. Schritte, wie du deine Buchhaltung optimierst und die Zeit dafür reduzierst… mit den richtigen Tools, Routinen & Prozessen. Einfach umsetzbar, versprochen!

1 – Anzahl der Belege reduzieren

Reduziere die Anzahl der Belege indem du bspw. monatliche Rechnungen (Zahlungen) auf Jahresrechnungen (-zahlungen) umstellst. Du hast dann nur 1 statt 12 Belegen. Wenn du noch dieses Jahr umstellst, solltest du auch die Zahlungen komplett in diesem Steuerjahr haben, was deine Steuerlast senken kann. Der Effekt ist natürlich nur einmalig, nämlich in dem Moment, wenn du auf Jahresrechnungen umstellst.

Vielleicht fallen dir auch noch andere Rechnungen ein, die du reduzieren kannst. Bspw. indem du Beraterrechnungen nur 1x monatlich erhältst oder Läden, wo du einkaufst, nur 1x monatlich deine Einkäufe in Rechnung stellen. Eine Kundin von mir hat so eine Vereinbarung mit ihrer lokalen Druckerei. Vieles ist möglich!

Genauso kannst du die Belege auf der Ausgangsseite reduzieren. Rechnungen, die du stellst. Stelle sie 1x im Monat. Ich schreibe bspw. meine Rechnungen immer am  letzten des aktuellen Monats oder am 1. des Folgemonats. Wenn du Anbieter für digitale Produkte nutzt, gibt es oftmals die Möglichkeit, dass diese als Verkäufer auftreten. Dann hast du auch nur 1 Monatsrechnung & nicht jede Rechnung für jeden deiner Käufer. Dieser Service kostet selbstverständlich Geld. Aber es wäre eine Idee.

2 – Fester Sammelort

Sammel alle Belege bis zu deinem festen Buchhaltungstermin an einem Ort. Das kann ein Ablagekörbchen auf den Schreibtisch sein und auf dem PC ein Ordner „für die Buchhaltung“.

Wenn es Zeit für deine Buchhaltungsstunde ist, nimmst du die Belege aus den Sammelorten. Ich bin ein großer Fan davon die Papierbelege zu digitalisieren & die komplette Buchhaltung digital zu halten. Denn viele Belege kommen heutzutage sowieso digital. Und die paar, die noch in Papierform kommen, können sicherlich auch nach und nach auf pdf (digital) umgestellt werden.

Wenn du Stunden mit dem Drucken & Sortieren der Belege für den Steuerberater verbringst, solltest du überlegen, ob es sich nicht lohnt die Zeit in ein einfaches Buchhaltungstool zu investieren.

3 – Tool – Buchhaltung selber machen

Auf dem Markt gibt es sehr gute & leicht zu handhabende Buchhaltungstools. Damit kann jeder seine Buchhaltung ganz einfach selber machen. Die Tools, die ich kenne, speichern die digitalen & digitalisierten Belege GoBD-konform. Und! Die Unterlagen können per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen werden. Die Belege sind mit wenigen Klicks korrekt für die Steuer erfasst & der Steuerberater kann sich auf die steuerliche Prüfung konzentrieren.

Das Buchhaltungstool prüft wiederum alle Belege gegen die Kontobewegungen ab. Somit hast du jederzeit einen Überblick, ob du für jede relevante Kontobewegung einen Beleg hast. Wiederum kannst du auch Belege erfassen, ohne dass es dafür eine Kontobewegung gibt.

Das hört sich jetzt alles kompliziert an? Du denkst, dass du das nicht kannst? Das glaube ich nicht! Ich setze gerade mit verschiedenen Kundinnen ihre Buchhaltungstools auf. Bisher sind alle begeistert und sparen 1-2 Tage jeden Monat.

4 – Routinen & feste Zeiten

Die Buchhaltung muss nicht täglich gemacht werden. 1x Woche sollte ausreichen. E-Mails sollten jedoch täglich bearbeitet werden. Alles was dort an Belegen für deine Buchhaltung ankommt, direkt in deinen digitalen Ablageort (siehe 2) speichern.

Schaffe dir jede Woche Zeit & setze dir 1h einen festen Termin für deine Buchhaltung. Prüfe deine Konten auf Ausgaben, die in die Steuer gehören. Suche sofort die Belege dafür zusammen, sofern sie noch nicht am Ablageort liegen.

✔Mache die Buchhaltung nicht nebenbei
✔Nehme dir eine ruhige Stunde dafür
✔Ablenkungsfrei durch ein lautloses Telefon & den Anrufbeantworter
✔E-Mails lassen sich einfach & gut mit einem Mailprogramm wie bspw. Outlook bearbeiten
✔Digitaler Ablageort – schaffe dir eine klare Ordnerstruktur, sodass du weißt wo was hingehört

5 – Weiter optimieren & Hilfe annehmen

⭐Wenn dir deine Buchhaltung dennoch nicht liegt & du sie nicht alleine machen willst.
⭐Oder, wenn du deine Buchhaltung optimieren willst aber gerne Schritt-für-Schritt unterstützt werden möchtest.
⭐Oder, wenn du denkst es ist schon gut aber ich bräuchte mal jemanden mit dem ich darüber reden kann, um es ggf. noch besser zu machen…

Dann hole dir Hilfe oder Unterstützung. Hilfe gibt es in verschiedenster Art & Weise:

  • VA – Virtuelle Assistentin
  • Buchhaltungsstool
  • Buchhaltungsberatung
  • Buchhaltungsservice
  • Steuerberater – der jedoch eher beratend tätig werden sollte. Er berät dich zu deinen Umsätzen & Ausgaben. Was kannst du noch ansetzen um Steuern zu sparen? Wie wird Beleg xy richtig erfasst. Der Steuerberater sollte kein Buchhalter werden.

Ich berate zu Buchhaltungsoptimierung & zu administrativen Prozessen. Gerade auch Einzelunternehmer & Selbständige. Dabei übernehme ich auch die Buchhaltung in der Anfangszeit. Meistens wollen die Kunden ihre Buchhaltung jedoch sehr schnell selber machen. Ich übergebe das an den Kunden, sobald er soweit ist. Denn wie gesagt 1h pro Woche und der Kunde hat dann einen Überblick über seine Finanzen.

[Das sagen meine Kunden – hier klicken]

Entspannte Grüße & viel Spaß bei deiner nächsten Buchhaltung
Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

💖 Beliebte Produkte

Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
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Oder?!

Leere Druckerpatronen können auch beim Wertstoffhof oder im Elektrofachmarkt abgegeben werden. 

Wie macht ihr das? Habt ihr Empfehlungen / Tipps?

Ich wollte den Versand mal testen und kann meine leeren Patronen nun in der Tüte sammeln. Auch wenn es eine Weile dauern wird bis ich 10 beisammen habe... da ich selten drucke. 🤓

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Mein Drucker im Video ist von HP. Ist ein mobiler Drucker und unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen verlinkt.

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Lochverstärker gibt es in weiß oder transparent 😍

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Bist du von deinem Papierkram genervt? 😬

Zu viel, zu unverständlich und einfach nur Chaos? 🙈 Oder alles ok?

In den letzten Wochen sind mir wieder so einige Geschichten begegnet, die mein Herz schwer machen. 😥 Menschen, die durch Krankheit, Schicksalsschläge, Todesfälle u.a. plötzlich vor einem schier unüberwindbaren Papierchaos stehen und unzählige Hürden zu überwinden haben.

Aber selbst der "normale / alltägliche" Papierkram kann frustrierend sein. 
⭐Was nervt dich und was möchtest du hier auf meinem Kanal mehr sehen? 
⭐Was wünschst du dir, was würde dir helfen?

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Eure Nadine

P.S. Schöne Feiertage 🐰🥚🌸
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Deiner Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt. 🤓 Es ist immer die Frage, was du brauchst bzw. was dir helfen würde.

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👌Diese Dinge sind ideal, wenn du etwas im schnellen Zugriff gleich auf der Innenseite des Ordners benötigst, wie einen Ausweis, einen Kontakt oder eben einen Stift. 

Nutzt du was davon oder andere Dinge, die du nicht mehr missen möchtest?

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Andere scheinen ihren Papierkram besser im Griff zu haben? 😔 Du bist nicht gut genug, nicht schnell genug, nicht ordentlich genug?

Plagen dich Gedanken und Zweifel wie diese? Dann bist du nicht allein! 

Auch mein privater Papierkram wächst dann und wann zu einem Berg. Gerade in Umbruchphasen oder bei persönlichen Veränderungen nimmt die Masse an Papierkram zu und die Zeit fehlt.

Folgendes hilft mir, den Kopf nicht in den Sand zu stecken und zu starten:
💖 Ich nehme mir 30 Minuten Zeit und sortiere die Themen nach Dringlichkeit
💖 Ich höre genau auf meinen inneren Dialog, der vernichtend sein kann: "warum hast du nicht...", "warum kannst du nicht...", "schneller..." und schaue woher diese Gedanken kommen - hat das wirklich mit dem Berg an Unterlagen zu tun?
💖 Ich konzentriere mich auf ein Thema und freue mich auf das Ergebnis. In der Zeit sind alle Ablenkungen ausgeschaltet.

Wie schaffst du es dich zu motivieren, wenn der Frust groß ist?

Von Herzen
Eure Nadine
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💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Was tun mit den digitalen Unterlagen? 😨 Immer mehr Papierkram kommt digital und hält neue Herausforderungen für uns bereit.

Digitale Unterlagen müssen nicht gedruckt werden:
🤔Stell dir vor, du würdest alle wichtigen Mails und digitalen Unterlagen drucken...
🤔Stell dir vor, du würdest die wichtigen Unterlagen im Posteingang oder in irgendwelchen Plattformen "hängen" lassen...

CHAOS!

☝Ich empfehle jedem sich frühzeitig eine digitale Ordnerstruktur zuzulegen. Einen digitalen Ordner, ob du ihn jetzt Master-Ordner nennst oder nicht, das ist egal. Ein Ordner, der einer klaren Struktur folgt und gesichert/sicher ist. Idealerweise hat er dieselbe Struktur wie deine analoge Ablage.

Wie zufrieden bist du mit deiner digitalen Ablage? 👍 oder 👎

Von Herzen
Eure Nadine

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💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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