Zu jeder Selbständigkeit gehört auch irgendwie die Buchhaltung. Leider wird es oft als lästige Pflicht angesehen. Die Buchhaltung selber machen, muss jedoch nicht mehr als 1-2h pro Woche dauern & kann richtig Spaß machen.
Spaß, weil du…
- mit gutem Gewissen einen Punkt von deiner to-do-Liste streichen kannst
- das Meiste aus der Steuer rausholst, denn du hast alle Belege beisammen
- immer siehst, wie es um deine Finanzen/Selbständigkeit steht
- deine Buchhaltung immer rechtzeitig erstellst
- deinen Steuerberater als Berater nutzt & dieser nicht Belegen, Informationen oder Fristen hinterherrennen muss
Jeder fehlende Beleg kostet dich Geld. Nur mit allen Belegen reduzierst du clever deine Steuerlast.
Nadine Hirte
Und wenn du immer noch an der Stelle bist, Belege zu suchen, dann solltest du das schleunigst ändern.
Im Folgenden findest du 5 Ideen bzw. Schritte, wie du deine Buchhaltung optimierst und die Zeit dafür reduzierst… mit den richtigen Tools, Routinen & Prozessen. Einfach umsetzbar, versprochen!
1 – Anzahl der Belege reduzieren
Reduziere die Anzahl der Belege indem du bspw. monatliche Rechnungen (Zahlungen) auf Jahresrechnungen (-zahlungen) umstellst. Du hast dann nur 1 statt 12 Belegen. Wenn du noch dieses Jahr umstellst, solltest du auch die Zahlungen komplett in diesem Steuerjahr haben, was deine Steuerlast senken kann. Der Effekt ist natürlich nur einmalig, nämlich in dem Moment, wenn du auf Jahresrechnungen umstellst.
Vielleicht fallen dir auch noch andere Rechnungen ein, die du reduzieren kannst. Bspw. indem du Beraterrechnungen nur 1x monatlich erhältst oder Läden, wo du einkaufst, nur 1x monatlich deine Einkäufe in Rechnung stellen. Eine Kundin von mir hat so eine Vereinbarung mit ihrer lokalen Druckerei. Vieles ist möglich!
Genauso kannst du die Belege auf der Ausgangsseite reduzieren. Rechnungen, die du stellst. Stelle sie 1x im Monat. Ich schreibe bspw. meine Rechnungen immer am letzten des aktuellen Monats oder am 1. des Folgemonats. Wenn du Anbieter für digitale Produkte nutzt, gibt es oftmals die Möglichkeit, dass diese als Verkäufer auftreten. Dann hast du auch nur 1 Monatsrechnung & nicht jede Rechnung für jeden deiner Käufer. Dieser Service kostet selbstverständlich Geld. Aber es wäre eine Idee.
2 – Fester Sammelort
Sammel alle Belege bis zu deinem festen Buchhaltungstermin an einem Ort. Das kann ein Ablagekörbchen auf den Schreibtisch sein und auf dem PC ein Ordner “für die Buchhaltung”.
Wenn es Zeit für deine Buchhaltungsstunde ist, nimmst du die Belege aus den Sammelorten. Ich bin ein großer Fan davon die Papierbelege zu digitalisieren & die komplette Buchhaltung digital zu halten. Denn viele Belege kommen heutzutage sowieso digital. Und die paar, die noch in Papierform kommen, können sicherlich auch nach und nach auf pdf (digital) umgestellt werden.
Wenn du Stunden mit dem Drucken & Sortieren der Belege für den Steuerberater verbringst, solltest du überlegen, ob es sich nicht lohnt die Zeit in ein einfaches Buchhaltungstool zu investieren.
3 – Tool – Buchhaltung selber machen
Auf dem Markt gibt es sehr gute & leicht zu handhabende Buchhaltungstools. Damit kann jeder seine Buchhaltung ganz einfach selber machen. Die Tools, die ich kenne, speichern die digitalen & digitalisierten Belege GoBD-konform. Und! Die Unterlagen können per Knopfdruck an den Steuerberater übertragen werden. Die Belege sind mit wenigen Klicks korrekt für die Steuer erfasst & der Steuerberater kann sich auf die steuerliche Prüfung konzentrieren.
Das Buchhaltungstool prüft wiederum alle Belege gegen die Kontobewegungen ab. Somit hast du jederzeit einen Überblick, ob du für jede relevante Kontobewegung einen Beleg hast. Wiederum kannst du auch Belege erfassen, ohne dass es dafür eine Kontobewegung gibt.
Das hört sich jetzt alles kompliziert an? Du denkst, dass du das nicht kannst? Das glaube ich nicht! Ich setze gerade mit verschiedenen Kundinnen ihre Buchhaltungstools auf. Bisher sind alle begeistert und sparen 1-2 Tage jeden Monat.
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4 – Routinen & feste Zeiten
Die Buchhaltung muss nicht täglich gemacht werden. 1x Woche sollte ausreichen. E-Mails sollten jedoch täglich bearbeitet werden. Alles was dort an Belegen für deine Buchhaltung ankommt, direkt in deinen digitalen Ablageort (siehe 2) speichern.
Schaffe dir jede Woche Zeit & setze dir 1h einen festen Termin für deine Buchhaltung. Prüfe deine Konten auf Ausgaben, die in die Steuer gehören. Suche sofort die Belege dafür zusammen, sofern sie noch nicht am Ablageort liegen.
✔Mache die Buchhaltung nicht nebenbei
✔Nehme dir eine ruhige Stunde dafür
✔Ablenkungsfrei durch ein lautloses Telefon & den Anrufbeantworter
✔E-Mails lassen sich einfach & gut mit einem Mailprogramm wie bspw. Outlook bearbeiten
✔Digitaler Ablageort – schaffe dir eine klare Ordnerstruktur, sodass du weißt wo was hingehört
5 – Weiter optimieren & Hilfe annehmen
âWenn dir deine Buchhaltung dennoch nicht liegt & du sie nicht alleine machen willst.
âOder, wenn du deine Buchhaltung optimieren willst aber gerne Schritt-für-Schritt unterstützt werden möchtest.
âOder, wenn du denkst es ist schon gut aber ich bräuchte mal jemanden mit dem ich darüber reden kann, um es ggf. noch besser zu machen…
Dann hole dir Hilfe oder Unterstützung. Hilfe gibt es in verschiedenster Art & Weise:
- VA – Virtuelle Assistentin
- Buchhaltungsstool
- Buchhaltungsberatung
- Buchhaltungsservice
- Steuerberater – der jedoch eher beratend tätig werden sollte. Er berät dich zu deinen Umsätzen & Ausgaben. Was kannst du noch ansetzen um Steuern zu sparen? Wie wird Beleg xy richtig erfasst. Der Steuerberater sollte kein Buchhalter werden.
Ich berate zu Buchhaltungsoptimierung & zu administrativen Prozessen. Gerade auch Einzelunternehmer & Selbständige. Dabei übernehme ich auch die Buchhaltung in der Anfangszeit. Meistens wollen die Kunden ihre Buchhaltung jedoch sehr schnell selber machen. Ich übergebe das an den Kunden, sobald er soweit ist. Denn wie gesagt 1h pro Woche und der Kunde hat dann einen Überblick über seine Finanzen.
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Entspannte Grüße & viel Spaß bei deiner nächsten Buchhaltung
Nadine