Illustration einer Frau mit blondem Haar zu einem Dutt, die hinter einem Laptop sitzt und einen rosa Stift hält. Vor ihr sind vier Bücher mit den Titeln „Boss Babe“, „#GIRLBOSS“, „das FASHION-Buch“ und „DAS VOKABULAR DES STILS“ gestapelt.

Entspannte Ordnung im Papierkram

Willkommen auf unserem Blog!

Hier findest du Anleitungen, Empfehlungen, Checklisten, Vorlagen, Tipps und vieles mehr rund um die Organisation von Unterlagen, Dokumenten und Dateien.



Thema des Beitrags

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Spruch des Tages

Di16.7.2024


Ordnung im Papierkram schafft Klarheit im Kopf.

⏱️weniger als 3 Min.

Es gibt Buchhaltungsfehler, die viele von uns Selbständigen machen. Damit meine ich nicht, dass ein Beleg dem falschen Konto zugeordnet wurde, sondern Fehler, die deine Selbständigkeit gefährden. Gefährden, weil…

  • du keinen Überblick über deine Finanzen, Verträge, Belege, etc. hast
  • dir wichtige Unterlagen/Belege fehlen
  • dich Nachzahlungen eiskalt erwischen
  • dir Kundenzahlungen fehlen
  • du mehr Steuern & Abgaben zahlst, als du müsstest

Die Inhalte im Überblick

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#F1 – Fehlende Belege

Fehlende Belege erschweren oder verhindern, dass du Ausgaben bei der Steuer anrechnen kannst. Was wiederum bedeutet, dass du mehr Steuern zahlst, als du eigentlich müsstest.

Tipp: Schaue monatlich deine Kontoauszüge & Ausgaben durch & lege Belege gleich in einem Steuerordner (analog/digital) ab. Generelle Regel: Belege, die digital kommen, müssen digital aufbewahrt werden. Belege, die in Papierform kommen in Papierform, können aber zusätzlich digitalisiert werden.

#F2 – Steuer so spät wie möglich

Wer seine Steuer mit einem Steuerberater erst ein Jahr später abgibt, hat keinen Überblick über seine Ausgaben. Zusätzlich weiß er bis zu dem Zeitpunkt nicht welche Nachzahlungen auf ihn zukommen (Steuer, Krankenkasse, etc.). Und dabei ist möglicherweise schon das nächste Kalenderjahr um.

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Impressum • Datenschutzerklärung

Tipp: Erstelle deine Steuererklärung so früh wie möglich. Abgeben kannst du sie auch später. Mache jeden Monat einen „Monatsabschluss“ und eine kleine Steuererklärung für dich. Behalte deinen Gewinn im Blick.

#F3 – Keine Rücklage für Steuer, KV, etc.

Viele Unternehmer legen kein Geld für Nachzahlungen für die Steuer, Krankenversicherung, etc. zurück. Gerade dann, wenn du keine großen Steuervorauszahlungen hast & nicht den maximalen Satz bei der Krankenkasse zahlst, solltest du deinen Gewinn im Auge behalten. Das ist für mich einer der dramatischsten Buchhaltungsfehler, denn er kann dich finanziell Schach Matt setzen.

Tipp: Rechne dir monatlich aus, was du für die Krankenkasse & Steuer nachzahlen musst & parke das Geld auf einem Unterkonto. Wenn du später weniger zurückzahlen musst & etwas übrig bleibt, kannst du dir etwas gönnen oder investieren. Aber lieber mehr übrig behalten als andersherum.

#F4 – Buchhaltung erst 5 vor 12

Ja, es gibt schönere Dinge als Buchhaltung. Wer sie aber immer erst auf den letzten Drücker macht & bis dahin alles anlaufen lässt, der ist sicherlich gestresst. Das wäre ich auch.

Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.

Tipp: Mache jede Woche deine Buchhaltung. (siehe auch: Buchhaltung in 1h pro Woche) Schaue alles kurz durch & erledige das, was du sofort erledigen kannst auch sofort. Sammle die Belege an einem Ort.

#F5 – Kein Geschäftskonto

Meine Tipps von oben sind schwerer umzusetzen, wenn du kein Geschäftskonto hast. Generell ist es dann schwerer, weil sich private & geschäftliche Ausgaben vermischen.

Tipp: Führe ein Geschäftskonto bzw. nutze geschäftliche Zahlungsmittel (Paypal, Kreditkarte, etc.) – natürlich nur soweit es geht & Sinn macht.

#F6 – Keine sichere digitale Ablage

Wie schon gesagt: Belege, die digital kommen, müssen auch digital aufbewahrt werden – sie müssen/brauchen nicht ausgedruckt werden. Für die digitale Ablage braucht es nicht nur eine gute digitale Ordnerstruktur, sondern auch eine gesicherte digitale Ablage, sodass bei einem Computer-Crash oder ähnlichem nichts verloren geht.

Tipp: Schaffe eine Grundordnung in der digitalen Ablage. Bspw. mit dem Master-Ordner.

#F7 – Kein Vorsystem

Mit Vorsystem meine ich ein einfaches & kostengünstiges Buchhaltungssystem, welches dir beim Erfassen & Sortieren der Belege hilft. Diese Systeme ermöglichen es dir Belege digital an den Steuerberater oder das Finanzamt zu übermitteln. Zettelwirtschaft adé.

Tipp: Wenn du ein Vorsystem einrichten willst, unterstütze ich dich gerne beim Aufsetzen und habe auch Angebote für die monatliche Buchhaltung parat. (zum Shop)

#F8 – Fehlende Unterstützung

Viele Unternehmer verlassen sich auf ihren Steuerberater. Doch auch der Steuerberater ist nur so gut, wie deine Vorarbeit. Daher kann es da zu Unstimmigkeiten kommen. Denn auch du musst deinen Teil beitragen. Ja, ich weiß, es kostet Zeit & bringt keinen Umsatz. Und genau das ist es. Du könntest die Zeit besser nutzen.

Tipp: Suche dir Unterstützung, z.B. eine virtuelle Assistentin (VA), die monatlich deine Belege erfasst & für den Steuerberater vorbereitet. Gerne vermittle ich dir eine VA aus meinem Pool.

#F9 – Rechnungen schreiben wird zum Drama

Ohne ein gutes System wird nicht nur das Rechnungen schreiben, sondern auch das Kundenmanagement zu einem üblen Thema. Dabei sollte auch das gut laufen, denn ohne gestellte Rechnungen gibt es keinen Umsatz. Noch ein Buchhaltungsfehler, der sich direkt auf deine Finanzen auswirkt.

#F10 – Wichtige Themen werden übersehen

Wenn die Buchhaltung schleift, werden wichtige Themen übersehen. Nicht das, (wie schon angesprochen) dass kein Geld zurück gelegt wird. Fehlende Kundenzahlungen werden womöglich übersehen. Der Überblick über die Finanzen fehlt. Und am Ende sind die Steuerzahlungen viel zu hoch, weil um 5 vor 12 keine Zeit mehr ist, die Unterlagen auf Sparpotenzial zu prüfen.

Buchhaltungsfehler: Was ist die Lösung?

  • Kümmere dich jede Woche 1-2h um deine Buchhaltung
  • Mache einen Monatsabschluss, sprich
    • Schreibe jeden Monat deine Rechnungen an einem festen Termin
    • Suche alle Belege des Vormonats zusammen
  • Führe ein Geschäftskonto & lege fest, wie viel „Gehalt“ du dir monatlich auf dein privates Konto auszahlst
  • Nutze ein System, wie bspw. Lexoffice
  • Hole dir Unterstützung. Wenn die Unterstützung dir wöchentlich 3 schreckliche Stunden erspart, in denen du dich um Umsatz kümmern kannst, sollte sich das doppelt auszahlen. Vor allem, wenn die Unterstützung weniger kostet, als du Umsatz pro Stunde machst.
  • Wie kann ich dir helfen?
    • ich kann dir eine virtuelle Assistentin vermitteln
    • ich kann für dich Lexoffice einrichten & dir eine Struktur für deine Buchhaltung aufsetzen (mein Angebot)
    • oder du schaust in einen meiner Buchhaltungskurse (folgt)

Demnächst wird es einen weiteren kostenloser E-Mail-Kurs geben: Ordnung in der Buchhaltung – eine Einführung. Vielleicht der erste Schritt, um weniger Buchhaltungsfehler zu machen bzw. deine Buchhaltung zu optimieren. Wir Unternehmer sind alle nicht als Buchhalter geboren, deshalb heißt es stetig lernen, optimieren & in das Thema reinwachsen. Erfahre wann es losgeht, indem du dich zu meinem Newsletter anmeldest.

Entspannte Grüße
Deine Nadine

Eine Person mit langen Haaren hält einen weißen Becher in einer Hand und berührt mit der anderen ihr Haar. Sie trägt eine helle Jeansjacke über einem schwarzen Oberteil.

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Buchhaltungsfehler, die du vermeiden kannst

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