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Eine Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Fenster.

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Eine Frau hält einen Ordner mit Papieren darin.

Von: Nadine, Inhaberin von Entspannte Ordnung

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.


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E-Mail-Postfächer sind digitale Briefkästen. Sie können, wie der Hausbriefkasten wichtige Informationen – gerade auch im Hinblick auf Papierkram – enthalten. Die 10 effektivsten Methoden, um die E-Mail Postfach zu organisieren und mit der Masse an Mails routiniert umgehst, im folgenden Beitrag. Erfahre außerdem

    • Wie eine BlackBox ein übergelaufenes Postfach rettet

    • Warum du Newsletter nicht als SPAM markieren, sondern abmelden solltest

    • Warum du keine ausgefeilte Ordnerstruktur brauchst

    • Wie dein Postfach deine Mails (halb-)automatisch für dich vorsortieren kann

#1 Erste Hilfe mit der BlackBox

Wenn dein Email-Postfach hunderte von ungelesenen Mails enthält und du bei jedem Öffnen Bauchschmerzen bekommst, kann dich eine BlackBox retten. Mich hat sie 2017 gerettet!

Nimm dir bspw. den heutigen Tag als Tag X und verschiebe alle E-Mails von deinem Posteingang in einen Ordner namens „BlackBox“ (Archiv). Markiere alle Mails als gelesen. Falls du jemals eine Mail von vor Tag X benötigst, weißt du wo du suchen musst. Im BlackBox-Ordner. Schaue dann wie groß dieser BlackBox-Ordner ist (MB, GB) und entscheide, ob du die Mails Stück-für-Stück aussortierst.

#2 Selbstverständliche Routine

Eine selbstverständliche E-Mail-Routine ist der entscheidende Punkt wie gut jeder mit der E-Mail-Flut zurechtkommt. Idealerweise werden Mails in regelmäßig Abständen direkt am PC / Laptop gelesen und bearbeitet. Sprich, sie sollten nicht nur zwischendurch gelesen werden, sondern in Ruhe bearbeitet werden.

#3 Ordnerstruktur mit Zukunft

Anders als vielleicht erwartet, ist die Ordnerstruktur des E-Mail-Postfaches nachrangig. Ein oder zwei Ordner sind ausreichend. Eine ausgefeilte und zu umfangreiche Ordnerstruktur, erfordert eine zu große Auswahlmöglichkeit, was nach dem Bearbeiten der Mail damit getan werden kann. Mein Tipp: Im Posteingang alles was bearbeitet werden muss, in einem Ordner „erledigt“ alles was erledigt ist und als Mail aufbewahrt werden sollte.

#4 Spam markieren

Jeder von uns erhält täglich unzählige SPAM-Mails. Das gehört zu der digitalen Zeit dazu. Mit SPAM meine ich nicht Newsletter, denn diese hast du abonniert oder dir „eingetreten“. Ich meine echten SPAM, der i.d.R. keine guten Absichten hat. Diese Mails wird es immer geben und sollten nicht nur gelöscht werden. Markiere den Absender als SPAM. So hilfst du deinem E-Mail-Anbieter deine E-Mails zu filtern. Zukünftig sollten vom als SPAM markierten Absender keine Mails mehr im Posteingang landen. (mehr zum Thema SPAM: Wie erkenne & schütze ich mich vor SPAM/FAKE-Mails [5 Tipps])

#5 Newsletter abbestellen

Newsletter sind kein Spam! Deshalb dürfen die Absender auch nicht als SPAM markiert werden. Wenn der Absender danach etwas schickt, würde diese E-Mail weggefiltert werden und du würdest unter Umständen wichtige Informationen verpassen. Besser ist es den Abmelde-Link der Newsletter-Mail zu nutzen. Suche ggf. nach den Worten „abmelden“, „hier“, „abbestellen“. Der Link befindet sich meist ganz am Ende der Mail.

Newsletter abbestellen und SPAM als SPAM markieren, gehören zur Bearbeitung der digitalen Post dazu. Das sind 2 Kernthemen, um dein E-Mail Postfach zu organisieren.

Nadine Hirte

#6 Automatische Regeln

Einige E-Mail-Anbieter ermöglichen es dir Regeln zu erstellen. Bspw. bekomme ich von meinem Online-Shop zu jeder Transaktion mehrere Benachrichtigungen, die ich nicht brauche aber auch nicht abbestellen kann. Daher habe ich im Outlook die Regel, dass Mails von dem Absender mit dem entsprechenden Betreff direkt als gelesen markiert und in den Ordner „Shop“ geschoben werden. Den Ordner „Shop“ leere ich regelmäßig. Das automatische Wegsortieren der Mails spart mir unheimlich viel Zeit.

#7 Diktierfunktion – Sprache-zu-Text

Jedes Smartphone und jeder PC ermöglicht es uns mittlerweile die Sprache-zu-Text Funktion zu nutzen. Diese ist abhängig von der aktivierten Spracherkennungssoftware auf dem jeweiligen Gerät und ob du diese aktiviert hast. Erst im zweiten Schritt ist es abhängig von der genutzten Software.

#8 Vorlagen erstellen

Einige E-Mail-Programme haben die Möglichkeit oft geschriebene Textpassagen als Vorlage zu speichern. (Outlook: Einfügen -> Schnellbaustein) Falls dein E-Mail-Programm das nicht kann, kannst du dir eine eigene Vorlagen-E-Mail erstellen, wo du oft geschriebene Sätze herauskopieren kannst.

#9 Abwesenheitsnotiz

Eine automatische Antwort-Mail ermöglicht es dir dem Absender zu bestätigen, dass die Mail eingegangen ist und bspw. die häufigsten Fragen, Urlaub, etc. mitzuteilen. Mit der Abwesenheitsnotiz ist der Absender informiert und du nimmst dir Druck E-Mails auf Knopfdruck innerhalb weniger Minuten beantworten zu müssen. Wenn es dringend ist, sollte der persönliche oder telefonische Weg genutzt werden.

#10 Mail-Programm

Wie du sicherlich rausgelesen hast, nutze ich für meine E-Mails Outlook. Dort lese ich alle meine Mail-Adressen in einem Rutsch. Ich lasse mir beim Öffnen des Programms erst einmal nur die ungelesenen Mails der Postfächer anzeigen. Die bearbeite ich als erstes. Erst danach schaue ich, ob in den gelesenen Mails noch etwas dabei ist, was mittlerweile beantwortet werden kann. Outlook ist nicht das einzige Mailprogramm. Egal welches du nutzt:

Um dein E-Mail Postfach zu organisieren ist es wichtig, dass du dir deine Mail-Bearbeitung so einrichtest, wie es für dich am besten funktioniert. Teste dich aus!

Alles Liebe
Deine Nadine

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