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Zuletzt akt.: 15/03/2023

E-Mail Postfach organisieren wie ein Profi [10 schnelle + einfache Tipps]

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

E-Mail-Postfächer sind digitale Briefkästen. Sie können, wie der Hausbriefkasten wichtige Informationen – gerade auch im Hinblick auf Papierkram – enthalten. Die 10 effektivsten Methoden, um die E-Mail Postfach zu organisieren und mit der Masse an Mails routiniert umgehst, im folgenden Beitrag. Erfahre außerdem

  • Wie eine BlackBox ein übergelaufenes Postfach rettet
  • Warum du Newsletter nicht als SPAM markieren, sondern abmelden solltest
  • Warum du keine ausgefeilte Ordnerstruktur brauchst
  • Wie dein Postfach deine Mails (halb-)automatisch für dich vorsortieren kann

#1 Erste Hilfe mit der BlackBox

Wenn dein Email-Postfach hunderte von ungelesenen Mails enthält und du bei jedem Öffnen Bauchschmerzen bekommst, kann dich eine BlackBox retten. Mich hat sie 2017 gerettet!

Nimm dir bspw. den heutigen Tag als Tag X und verschiebe alle E-Mails von deinem Posteingang in einen Ordner namens „BlackBox“ (Archiv). Markiere alle Mails als gelesen. Falls du jemals eine Mail von vor Tag X benötigst, weißt du wo du suchen musst. Im BlackBox-Ordner. Schaue dann wie groß dieser BlackBox-Ordner ist (MB, GB) und entscheide, ob du die Mails Stück-für-Stück aussortierst.

#2 Selbstverständliche Routine

Eine selbstverständliche E-Mail-Routine ist der entscheidende Punkt wie gut jeder mit der E-Mail-Flut zurechtkommt. Idealerweise werden Mails in regelmäßig Abständen direkt am PC / Laptop gelesen und bearbeitet. Sprich, sie sollten nicht nur zwischendurch gelesen werden, sondern in Ruhe bearbeitet werden.

#3 Ordnerstruktur mit Zukunft

Anders als vielleicht erwartet, ist die Ordnerstruktur des E-Mail-Postfaches nachrangig. Ein oder zwei Ordner sind ausreichend. Eine ausgefeilte und zu umfangreiche Ordnerstruktur, erfordert eine zu große Auswahlmöglichkeit, was nach dem Bearbeiten der Mail damit getan werden kann. Mein Tipp: Im Posteingang alles was bearbeitet werden muss, in einem Ordner „erledigt“ alles was erledigt ist und als Mail aufbewahrt werden sollte.

#4 Spam markieren

Jeder von uns erhält täglich unzählige SPAM-Mails. Das gehört zu der digitalen Zeit dazu. Mit SPAM meine ich nicht Newsletter, denn diese hast du abonniert oder dir „eingetreten“. Ich meine echten SPAM, der i.d.R. keine guten Absichten hat. Diese Mails wird es immer geben und sollten nicht nur gelöscht werden. Markiere den Absender als SPAM. So hilfst du deinem E-Mail-Anbieter deine E-Mails zu filtern. Zukünftig sollten vom als SPAM markierten Absender keine Mails mehr im Posteingang landen. (mehr zum Thema SPAM: Wie erkenne & schütze ich mich vor SPAM/FAKE-Mails [5 Tipps])

#5 Newsletter abbestellen

Newsletter sind kein Spam! Deshalb dürfen die Absender auch nicht als SPAM markiert werden. Wenn der Absender danach etwas schickt, würde diese E-Mail weggefiltert werden und du würdest unter Umständen wichtige Informationen verpassen. Besser ist es den Abmelde-Link der Newsletter-Mail zu nutzen. Suche ggf. nach den Worten „abmelden“, „hier“, „abbestellen“. Der Link befindet sich meist ganz am Ende der Mail.

Newsletter abbestellen und SPAM als SPAM markieren, gehören zur Bearbeitung der digitalen Post dazu. Das sind 2 Kernthemen, um dein E-Mail Postfach zu organisieren.

Nadine Hirte

#6 Automatische Regeln

Einige E-Mail-Anbieter ermöglichen es dir Regeln zu erstellen. Bspw. bekomme ich von meinem Online-Shop zu jeder Transaktion mehrere Benachrichtigungen, die ich nicht brauche aber auch nicht abbestellen kann. Daher habe ich im Outlook die Regel, dass Mails von dem Absender mit dem entsprechenden Betreff direkt als gelesen markiert und in den Ordner „Shop“ geschoben werden. Den Ordner „Shop“ leere ich regelmäßig. Das automatische Wegsortieren der Mails spart mir unheimlich viel Zeit.

#7 Diktierfunktion – Sprache-zu-Text

Jedes Smartphone und jeder PC ermöglicht es uns mittlerweile die Sprache-zu-Text Funktion zu nutzen. Diese ist abhängig von der aktivierten Spracherkennungssoftware auf dem jeweiligen Gerät und ob du diese aktiviert hast. Erst im zweiten Schritt ist es abhängig von der genutzten Software.

#8 Vorlagen erstellen

Einige E-Mail-Programme haben die Möglichkeit oft geschriebene Textpassagen als Vorlage zu speichern. (Outlook: Einfügen -> Schnellbaustein) Falls dein E-Mail-Programm das nicht kann, kannst du dir eine eigene Vorlagen-E-Mail erstellen, wo du oft geschriebene Sätze herauskopieren kannst.

#9 Abwesenheitsnotiz

Eine automatische Antwort-Mail ermöglicht es dir dem Absender zu bestätigen, dass die Mail eingegangen ist und bspw. die häufigsten Fragen, Urlaub, etc. mitzuteilen. Mit der Abwesenheitsnotiz ist der Absender informiert und du nimmst dir Druck E-Mails auf Knopfdruck innerhalb weniger Minuten beantworten zu müssen. Wenn es dringend ist, sollte der persönliche oder telefonische Weg genutzt werden.

#10 Mail-Programm

Wie du sicherlich rausgelesen hast, nutze ich für meine E-Mails Outlook. Dort lese ich alle meine Mail-Adressen in einem Rutsch. Ich lasse mir beim Öffnen des Programms erst einmal nur die ungelesenen Mails der Postfächer anzeigen. Die bearbeite ich als erstes. Erst danach schaue ich, ob in den gelesenen Mails noch etwas dabei ist, was mittlerweile beantwortet werden kann. Outlook ist nicht das einzige Mailprogramm. Egal welches du nutzt:

Um dein E-Mail Postfach zu organisieren ist es wichtig, dass du dir deine Mail-Bearbeitung so einrichtest, wie es für dich am besten funktioniert. Teste dich aus!


Papierkram wird digital, ob du willst oder nicht. Dein E-Mail-Postfach wird in dem Zuge wichtiger als dein Briefkasten am Haus. Daher sollte diese mit genau derselben Regelmäßigkeit und Routine geleert und bearbeitet werden, wie dein Haus-Briefkasten. Mehr zum Umgang mit digitalen Papierkram gibt es im Master-Ordner.

Alles Liebe
Deine Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

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