Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Wenn du Entspannte Ordnung kennst, hast du wohlmöglich vom Master-Ordner und den 12 Kategorien für den privaten Papierkram gehört. Diese Ordnerstruktur empfiehlt sich jedoch nicht für Mails. Erfahre im folgenden Beitrag
- Warum eine zu detaillierte Ordnerstruktur nicht zu mehr Ordnung führt
- Wie du mit Post in der digitalen Welt umgehen solltest & was das für die E-Mail-Ordnerstruktur bedeutet
- Welche Ordner ausreichen (können)
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Minimale E-Mail-Ordnerstruktur
Es haben sich 2 Extreme im Bezug auf die Organisation von E-Mails entwickelt. Die einen lassen alle Mails im Posteingang. Nach dem Motto „Was da ist, ist nicht weg.“ Die anderen haben diverse Ordner angelegt, in die Mails einsortiert werden. Beides ist nicht ideal und möchte einen bewährten Zwischenweg darstellen.
Dieser Weg besteht aus einer minimalen Anzahl an Ordnern. Der Posteingang, Papierkorb, SPAM-Ordner gehören in jedem Postfach dazu. Zusätzlich empfiehlt sich ein Ordner „erledigt“ und bei Bedarf ein Ordner „Projekt“. Diese Struktur empfehle ich für Privatpersonen (private Mails), um die Ablage der Mails so einfach und schnell handhabbar wie möglich zu gestalten.
Posteingang / Papierkorb
Im Posteingang ist somit alles was noch zu lesen und/oder zu bearbeiten ist. Sobald die Mail erledigt ist und nicht aufbewahrt werden muss / soll, wird sie gelöscht und landet im Papierkorb. Dieser muss (wie im analogen Leben) regelmäßig geleert werden, um Platz zu schaffen. Die Leerung kann auch automatisch erfolgen. Das ist eine Einstellungssache im Postfach.
Ordner: Erledigt
Mails, die erledigt sind und behalten werden, kommen in den Ordner „erledigt“. Somit sind sie aus der „zu erledigen Listen“ (aka Posteingang) aber dennoch im Postfach, falls sie später einmal benötigt werden. Ich komme gleich dazu wie man eine gesuchte Mail dann findet.
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Ordner: Projekt
Falls du ein besonderes „Projekt“ hast, bspw. einen Urlaub und dafür an verschiedensten Stellen Dinge buchst und bestellst, möchtest du diese Mails ggf. bis zum Urlaub im Überblick haben. Dafür kann dann eine Art „Projekt-Ordner“ angelegt werden. Nach dem Urlaub können die Mails entweder gelöscht oder in den Ordner „erledigt“ verschoben werden. Der Projekt-Ordner kann dann gelöscht oder für ein anderes Projekt (bspw. den nächsten Urlaub) genutzt werden.
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Routinierter Umgang mit Mails
Vielleicht ist dir bei der Empfehlung der Ordnerstruktur aufgefallen, dass sich die Struktur an dem „wie gehe ich mit Mails um“ orientiert. E-Mails sind digitale Briefe. Eine Mail beinhaltet entweder Informationen wie Neuigkeiten (lesen – fertig), Termine (in den Kalender – fertig), Papierkram (im Master-Ordner abspeichern – fertig) oder anderen Inhalt.
Nicht jeder Inhalt muss aufbewahrt werden, sondern zur Kenntnis genommen und verarbeitet werden. Eine zu detaillierte Ordnerstruktur würde das Ablegen von Mails verkomplizieren, weil die Entscheidung in welchen Ordner sie gehört komplex wird.
Einige Ordnerstrukturen machen aus meiner Sicht auch wenig Sinn, wie bspw. nach Absender. Mails im Ordner können nach Absender, Datum, Größe, Anhang, etc. sortiert werden. Wenn deine Mails also entweder im Posteingang (noch zu bearbeiten) oder im Ordner „erledigt“ liegen, kannst du den Inhalt der Ordner mit einem Klick sortieren.
Außerdem kann über die Suchfunktion nach Worten in Mails, im Betreff, nach Absendern, Mails in einem bestimmten Zeitraum, etc. gefiltert werden.
Wichtiger als die E-Mail-Ordnerstruktur ist es die tägliche Mail-Routine & die Nutzung der Möglichkeiten des Postfaches.
Nadine von Entspannte Ordnung
Und jetzt?
Anstatt also Kraft und Energie in eine ausgefeilte Ordnerstruktur zu stecken, lohnt es sich die Möglichkeiten des E-Mail-Postfachs zu erkunden und anzueignen. Der routinierte Umgang mit der Masse an Mails wird zunehmend wichtiger.
Papierkram wird digital, ob du willst oder nicht. Dein E-Mail-Postfach wird in dem Zuge wichtiger als dein Briefkasten am Haus. Daher sollte diese mit genau derselben Regelmäßigkeit und Routine geleert und bearbeitet werden, wie dein Haus-Briefkasten. Mehr zum Umgang mit digitalen Papierkram gibt es im Master-Ordner.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
