Deine ideale E-Mail-Ordnerstruktur

Autorin: Nadine Hirte

Hinweis: Ich ersetze keine rechtliche Beratung - alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären, sodass du das nötige Grundwissen hast, um mit der Rentenkasse, Krankenkasse, dem Versicherungsmakler etc. auf Augenhöhe zu sprechen.

Lesezeit:  Min.

Die ideale E-Mail-Ordnerstruktur sieht für jeden anders aus. Und nicht immer führt sie zum ersehnten Ziel.

Im folgenden Artikel erfährst du

  1. Warum die Ordnerstruktur nicht das Wichtigste ist & eine zu detaillierte Ordnerstruktur nicht das gewünschte Ergebnis hat
  2. Wie du mit 1 Klick findest, wonach du suchst
  3. Welche Routinen dich unterstützen

„Alles im Posteingang“ vs. „Detaillierte Ordnerstruktur“

Es gibt 2 Extreme, wenn es um die Organisation von E-Mails geht. Die einen lassen alle Mails im Posteingang & nutzen die Such- oder Sortierfunktion, wenn sie eine alte E-Mail brauchen. Die anderen haben eine detaillierte Ordnerstruktur & legen im jeweiligen Ordner die Mails nach dem Lesen ab.

Für mein Wohlbefinden dürfen in meinem Posteingang nur wenige E-Mails sein. Alles andere sorgt bei mir für Stress. Deshalb sind dort auch nur neue E-Mails & die, die noch auf die finale Bearbeitung warten. Daher entspricht Variante 1 „Alles im Posteingang“ nicht meinem Wohlgefühl.

Die Struktur meines E-Mail-Postfachs entspricht nicht der Master-Ordner-Struktur mit 12 Kategorien, sondern besteht aus nur 2 Kategorien. Über die Jahre musste ich feststellen, dass viel nicht viel hilft. Bei zu vielen Ordnern dauert die Entscheidung wo was hingehört länger & auch die Überlegung, wo danach gesucht werden sollte. Meine private E-Mail-Ordnerstruktur halte ich sehr einfach:

  1. Erledigt
  2. Newsletter (noch lesen)
  3. Posteingang – das was noch bearbeitet werden muss

Wichtiger als die E-Mail-Ordnerstruktur ist es die tägliche Mail-Routine & die großartigen Funktionen der Mail-Anbieter & Mail-Software zu nutzen.

Nadine Hirte

Ein Muss: die Suchfunktion

Unabhängig davon welchen E-Mail-Anbieter du nutzt oder ob du Mails über ein Programm wie bspw. Outlook liest, hast du verschiedenste Suchfunktionen zur Verfügung. Die Detailsuche ermöglicht es nach

  • Worten in Mails,
  • Worten im Betreff,
  • nach Absendern,
  • Mails aus bestimmten Zeiten,
  • etc. zu suchen.

Hier bspw. die von Gmail (E-Mail-Anbieter) & Outlook (Programm):

Oftmals lassen sich E-Mails mit der Suche schneller wiederfinden, selbst wenn man die ideale E-Mail-Ordnerstruktur für sich gefunden hat.

So bearbeite ich meine Mails

Ich habe alle meine E-Mail-Adressen (mittlerweile sind es 5) in ein Mail-Programm (Outlook) eingebunden. Nur 1x täglich lese & bearbeite ich E-Mails. In der Zeit nehme ich mir die Zeit, die es braucht. Wer schneller eine Antwort braucht, darf anrufen. Das heißt:

  • Ich lese alle E-Mails in einem Rutsch
  • in einem Programm/Fenster und
  • egal, an welche Adresse sie geschickt wurden.

Als erstes bearbeite ich die neuen/ungelesenen E-Mails. Dafür habe ich mir im Outlook Favoriten-Ordner angelegt, die diese herausfiltern. Auf dem Bild siehst du, dass gerade 2 ungelesene im EO-Postfach hängen:

E-Mail-Ordnerstruktur

Danach gehe ich noch einmal in jeden Posteingang einzeln rein & schaue ob da noch etwas von den Vortagen hängt, was ich heute erledigen kann.

Und so gehe ich mit den verschiedenen Mails um:

  • Mails, die ich gelesen & bearbeitet habe, werden in den Ordner „Erledigt“ verschoben
  • Alles was ich erst später beantworte(n kann), bleibt im Posteingang liegen
  • SPAM-Mails markiere ich sofort als SPAM, sodass sie zukünftig nicht mehr in meinem Posteingang landen (mehr dazu: Wie du SPAM-Mails erkennst)
  • Nachrichten, die einen Termin enthalten, werden sofort im Kalender notiert
  • Mails, bei denen ich auf eine Antwort warte oder ich noch einmal nachhaken will, bekommen eine Erinnerung (heißt im Outlook: Zur Nachverfolgung)
  • Mails mit der Information, dass eine Rechnung oder andere Unterlage heruntergeladen werden kann, lassen mich in Aktion treten. Ich lade die Rechnung aus dem Online-Portal herunter & speichere sie in meiner digitalen Master-Ordner-Struktur ab
  • Genauso speichere ich andere wichtige E-Mail-Anhänge sofort ab
  • Nur ganz wenige Mails lösche ich. E-Mails selbst nehmen nämlich wenig Speicherplatz weg. Das Problem sind die Anhänge! Anhänge verbrauchen Speicherplatz im Postfach des Senders & des Empfängers. Deshalb teile ich (große) Anhänge über meine Cloud anstatt sie per Mail zu verschicken
  • An alle Selbständigen: Lieber eine Mail mehr aufheben als eine zu wenig

Wenn dein Postfach überläuft, könnte auch folgender Artikel interessant für dich sein: Schnelle Hilfe, wenn dein E-Mail-Postfach voll ist.

Entspannte Grüße & alles Liebe
Deine Nadine

Deine ideale E-Mail-Ordnerstruktur
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-Nadine hirte

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