Lesezeit: 3 Minuten
[Autorin: Nadine Hirte]

Die ideale E-Mail-Ordnerstruktur sieht für jeden anders aus. Und nicht immer führt sie zum ersehnten Ziel.

Die ideale E-Mail-Ordnerstruktur

Im Folgenden erfährst du:

⭐Warum die Ordnerstruktur selbst nicht das Wichtigste ist
⭐Wie du mit 1 Klick findest, wonach du suchst
⭐Warum eine zu detaillierte Ordnerstruktur nicht das gewünschte Ergebnis hat
⭐Welche Routinen dich unterstützen

„Alles im Posteingang“ vs. „Detaillierte Ordnerstruktur“

Es gibt 2 Extreme, wenn es um die Organisation von E-Mails geht. Die einen lassen alle Mails im Posteingang & nutzen die Such- oder Sortierfunktion, wenn sie eine alte E-Mail brauchen. Die anderen haben eine detaillierte Ordnerstruktur & legen im jeweiligen Ordner die Mails nach dem Lesen ab.

Für mein Wohlbefinden dürfen in meinem Posteingang nur wenige E-Mails sein. Alles andere sorgt bei mir für Stress. Deshalb sind dort auch nur neue E-Mails & die, die noch auf die finale Bearbeitung warten. Daher entspricht Variante 1 „Alles im Posteingang“ nicht meinem Wohlgefühl.

Die Struktur meines E-Mail-Postfachs entspricht nicht der Master-Ordner-Struktur mit 12 Kategorien, sondern besteht aus nur 2 Kategorien. Seit 2005 arbeite ich beruflich täglich mit sehr vielen E-Mails. Immer wieder habe ich mir Ordnersysteme überlegt, um Mails endlich mit einem Klick zu finden. Jedoch musste ich feststellen, dass viele Ordner nicht unbedingt viel helfen. Zum einen dauert die Entscheidung, wo die Mail hinsortiert werden soll, länger. Zum anderen musste ich am Ende meistens die Suchfunktion nutzen. Mittlerweile bin ich ganz bequem geworden & halte meine private E-Mail-Ordnerstruktur sehr einfach:

  1. Erledigt
  2. Newsletter (noch lesen)
  3. Posteingang – das was noch bearbeitet werden muss

Eine Ausnahme bildet meine Business-E-Mail. Dort habe ich ein paar mehr Ordner. Einige davon sind Auffangbecken für automatisch wegsortierte Mails. Bspw. erhalte ich von meinem Shopanbieter zu jeder Transaktion eine E-Mail. In Outlook habe ich eine Regel hinterlegt, dass diese Mail als gelesen markiert & vom Posteingang automatisch in den entsprechenden Ordner geschoben wird.

Wichtiger als die E-Mail-Ordnerstruktur ist es die tägliche Mail-Routine & die großartigen Funktionen der Mail-Anbieter & Mail-Software zu nutzen.

Nadine Hirte

Ein Muss: die Suchfunktion

Unabhängig davon welchen E-Mail-Anbieter du nutzt oder ob du Mails über ein Programm wie bspw. Outlook liest, hast du verschiedenste Suchfunktionen zur Verfügung. Die Detailsuche ermöglicht es nach

  • Worten in Mails,
  • Worten im Betreff,
  • nach Absendern,
  • Mails aus bestimmten Zeiten,
  • etc. zu suchen.

Hier bspw. die von Gmail (E-Mail-Anbieter) & Outlook (Programm):

Oftmals lassen sich E-Mails mit der Suche schneller wiederfinden, selbst wenn man die ideale E-Mail-Ordnerstruktur für sich gefunden hat.

Lerne suchen!

So bearbeite ich meine Mails

Ich habe alle meine E-Mail-Adressen (mittlerweile sind es 5) in ein Mail-Programm (Outlook) eingebunden. Das heißt:

  • Ich lese alle E-Mails in einem Rutsch
  • in einem Programm/Fenster und
  • egal, an welche Adresse sie geschickt wurden.

Nur 1x täglich lese & bearbeite ich E-Mails. In der Zeit nehme ich mir die Zeit, die es braucht. Wer schneller eine Antwort braucht, kann mich anrufen (mehr zu meinen Kommunikationsregeln: WhatsApp – Stress lass nach!).

Als erstes bearbeite ich die neuen/ungelesenen E-Mails. Dafür habe ich mir im Outlook Favoriten-Ordner angelegt, die diese herausfiltern. Auf dem Bild siehst du, dass gerade 2 ungelesene im EO-Postfach hängen:

Danach gehe ich noch einmal in jeden Posteingang einzeln rein & schaue ob da noch etwas von den Vortagen hängt, was ich heute erledigen kann.

Und so gehe ich mit den verschiedenen Mails um:

  • Mails, die ich gelesen & bearbeitet habe, werden in den Ordner „Erledigt“ verschoben
  • Alles was ich erst später beantworte(n kann), bleibt im Posteingang liegen
  • SPAM-Mails markiere ich sofort als SPAM, sodass sie zukünftig nicht mehr in meinem Posteingang landen (mehr dazu: Wie du SPAM-Mails erkennst)
  • Nachrichten, die einen Termin enthalten, werden sofort im Kalender notiert
  • Mails, bei denen ich auf eine Antwort warte oder ich noch einmal nachhaken will, bekommen eine Erinnerung (heißt im Outlook: Zur Nachverfolgung)
  • Mails mit der Information, dass eine Rechnung oder andere Unterlage heruntergeladen werden kann, lassen mich in Aktion treten. Ich lade die Rechnung aus dem Online-Portal herunter & speichere sie in meiner digitalen Master-Ordner-Struktur ab
  • Genauso speichere ich andere wichtige E-Mail-Anhänge sofort ab
  • Nur ganz wenige Mails lösche ich. E-Mails selbst nehmen nämlich wenig Speicherplatz weg. Das Problem sind die Anhänge! Anhänge verbrauchen Speicherplatz im Postfach des Senders & des Empfängers. Deshalb teile ich (große) Anhänge über meine Cloud anstatt sie per Mail zu verschicken
  • An alle Selbständigen: Lieber eine Mail mehr aufheben als eine zu wenig

Wenn dein Postfach überläuft, könnte auch folgender Artikel interessant für dich sein: Schnelle Hilfe, wenn dein E-Mail-Postfach voll ist. Und wenn auch du gerne alle E-Mails in einem Programm lesen möchtest, ist der Kurs 2 – Ordnung in der digitalen Ablage ideal für dich. Dort kümmern wir uns um deine digitale Ordnung & richten auch gemeinsam Outlook ein.

Entspannte Grüße
Nadine

Hinweis: Ich ersetze keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären.

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Papierkram • Digitale Ordnung • Buchhaltung
„Das System des Master-Ordners“

Hallo, ich bin Nadine! Mehr als 10 Jahre habe ich Prozesse in Finanz-/Controlling-Abteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Danach habe ich Entspannte Ordnung® gegründet & das System des Master-Ordners entwickelt. Mit dem System kann jeder selbständig seinen Papierkram sowie digitalen Papierkram in seinem Tempo organisieren. Das System ist für jedermann, einfach & intuitiv.

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Deine ideale E-Mail-Ordnerstruktur

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