Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?
Die gute Nachricht: Für Privatpersonen gibt es keine Verpflichtung Kontoauszüge aufzubewahren. (Ausnahme: Du hast über 500.000 Euro jährliche Einkünfte, dann sind 6 Jahre Pflicht.)
Die schlechte Nachricht: Es gibt daher grundsätzlich keine einheitliche Frist und jeder darf es für sich selbst entscheiden. Es gibt jedoch Empfehlungen.
Hinweis: Für Unternehmer / Geschäftskonten / Konten mit geschäftlichen Transaktionen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Empfehlung: Wie lange Kontoauszüge aufheben
Ich rate Privatpersonen diese 10 Jahre aufzubewahren und damit auf der für sie sicheren Seite zu sein. Das gilt selbstverständlich für Unterlagen in Papierform genauso wie für digitale Auszüge. [Gleich mehr zu digital, weil digitale Unterlagen oftmals zu achtlos behandelt werden.]
Doch wie komme ich zu den 10 Jahren?
Woanders werden doch 3 Jahre empfohlen.
Kontoauszüge können in vielen Fällen ein sehr hilfreicher Nachweis sein. Außerdem spielen Platz und die übersichtliche Organisation dieser Dokumente aufgrund folgender Faktoren eine immer geringer werdende Rolle:
Warum ist es ratsam Kontoauszüge aufzubewahren, wenn es keine Aufbewahrungspflicht gibt? Hier ein paar Beispiele:
2 Jahre - Garantie / Gewährleistung: Ggf. kann der Kontoauszug anstelle einer Rechnung als Nachweis genutzt werden, wenn diese nicht mehr vorhanden ist. (erfordert eine bargeldlose Zahlung)
3 Jahre - Verjährungsfrist: Bei Unstimmigkeiten können Zahlungen (bspw. gezahlte Rechnungen, Miete, Versicherungen, etc.) nachgewiesen werden.
Viele Jahre - Bei größeren Anschaffungen / persönlichen Veränderungen (Hausbau, Hochzeit, etc.) kann es ratsam sein, Kontoauszüge länger aufzubewahren. Gerade, wenn in turbulenten Zeiten womöglich etwas untergeht oder vergessen wird, werden Zahlungen mit den Kontotransaktionen dokumentiert.
Jedoch kann ein jeder selbst entscheiden wie lange er diese aufbewahrt. Nicht entscheiden können nur Besserverdienende (6 Jahre) und Unternehmer (10 Jahre).
Im Zweifel können nicht mehr vorhandene Kontoauszüge der letzten 10 Jahre bei der Bank (gegen eine Gebühr) neu angefordert werden.
Also nur zu! Wer Kontoauszüge ungesehen gleich vernichten will oder Kontoauszüge gar nicht erst anschaut, darf das ganz legal tun. Wenn Kontoauszüge jedoch mal gebraucht werden, um für den eigenen Vorteil etwas nachzuweisen, kostet es Geld und Zeit sie zu beschaffen oder möglicherweise weiteren unnötigen Ärger.
Der wöchentliche prüfende Blick in die Kontoauszüge sollte so selbstverständlich sein, wie der tägliche Blick in den Briefkasten.
3-Schritte-Routine
Kontoauszüge aufbewahren in 3 Schritten
Auch, wenn es keine allgemein gültige Aufbewahrungsfrist gibt, "Kontoauszüge aufbewahren in 3 Schritten" sollte zum Automatismus für jeden werden.
- prüfen
- ablegen (+ ggf. scannen)
- abspeichern
#1 Kontoauszüge prüfen
Bevor die Kontoauszüge abgelegt werden, ist ein jeder gut beraten diese zu prüfen.
* Stimmen die Abbuchungen?
* Stimmen die Beträge?
Nicht stimmige Beträge sollten zeitnah bei der Bank oder beim Abbuchenden reklamiert werden, da dies teilweise nur innerhalb weniger Wochen möglich ist.
Tipp: Die Prüfung des Kontoauszugs kann gleichzeitig als Haushaltsbuch dienen und einen Überblick geben, wofür das Geld ausgegeben wird. Mehr im Beitrag: Einfache Finanzübersicht zum Herunterladen
#2 Kontoauszüge aufbewahren - Ablagetipps Papierform
Sortierung nach Jahr: Mit der Unterteilung nach Jahr fällt es am Jahresanfang einfach alte Jahre wegzuwerfen.
Neueste Kontoauszüge oben im Ordner: Die Sortierung erfolgt somit rückwärts. Das älteste Datum liegt unten im Ordner, das aktuelle oben. Wenn der Ordner aufgeschlagen wird, fällt der Blick auf den aktuellen Kontostand.
Produkttipp: Wer Kontoauszugsstreifen erhält, kann einen Doppelordner nutzen. Dieser fügt sich perfekt in die Ordnerreihe ein.
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#3 Aufbewahrung von Kontoauszügen - digital
Digitale Kontoauszüge oder Kontoauszüge in Papierform? So wie es besser zu dir und deinem Lebensstil passt. Wichtig ist, dass du gut mit deinem Papierkram zurechtkommst und unnötigen Stress vermeidest.
Die Digitalisierung soll uns das Leben erleichtern und wenn das für dich so ist, nutze ist. Wenn dem nicht so ist, lasse es - wenn überhaupt noch möglich.
Vom Vorgehen bzw. Inhalt unterscheiden sich digitale und analoge Dokumente nicht.
Daher sind digitale Kontoauszüge entsprechend der Kontoauszüge in Papierform zu behandeln. Sprich, sie sollten
1. Regelmäßig bei der Bank abrufen (Banken heben die Kontoauszüge nicht für immer im Online-Banking auf. Wenn das Konto gekündigt wird, kann man nicht mehr einfach darauf zugreifen.) Wichtig: Unbedingt "abholen" / abspeichern, so wie man es mit Kontoauszügen in Papierform auch macht.
2. In der eigenen Welt digital speichern und sichern, bspw. in einem Ordner "Kontoauszüge".
Mehr dazu
Der Master-Ordner
Das Ordnungssystem für Papierkram von Entspannte Ordnung.
Handlungsempfehlung zu Kontoauszügen
Alles Liebe
Deine Nadine
Entspannte Ordnung - Ordnung im Papierkram mit Liebe & Leichtigkeit
Quellen:
Eigene Erfahrung und Recherche
Bundesverband deutscher Banken
Sparkasse
Volksbanken Raiffeisenbanken
