Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Wenn du eine Firma hast oder selbstständig bist, stapeln sich die Rechnungen schnell. Aber wie lange müssen diese eigentlich aufbewahrt werden? Die meisten Rechnungen haben eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – doch es gibt Ausnahmen. Manche Dokumente müssen sogar noch länger ins Archiv! Und was passiert, wenn Belege verloren gehen oder bei einer Steuerprüfung fehlen?
In diesem Artikel findest du eine einfache Übersicht und praktische Tipps dazu, was aufbewahrt werden muss, warum das wichtig ist und welche Folgen es haben kann, wenn ein Unternehmer das Thema vernachlässigt.
Wie immer bei Entspannte Ordnung ist mein Ziel, Leichtigkeit in ein scheinbar kompliziertes Thema zu bringen, sodass du deine Buchhaltung ohne gravierende Fehler entspannt organisieren kannst.
Klingt gut? Dann lass uns loslegen und Ordnung in deine Unternehmensrechnungen bringen!
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Gesetzliche Grundlagen zur Aufbewahrungspflicht
Es gibt viele Gesetze, Verordnungen und Urteile, die bei der Aufbewahrung von Rechnungen eine Rolle spielen. Das mag kompliziert klingen, aber keine Sorge – wir machen es dir leicht. Man muss kein Steuerprofi sein, um die wichtigsten Dinge richtig zu machen.
Laut Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG) und Abgabenordnung (§ 147 AO) müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Das bedeutet: Eine im Mai 2024 ausgestellte Rechnung muss bis mindestens 31.12.2034 aufbewahrt werden.
Warum ist das so wichtig? Diese Regeln wurden eingeführt, um Steuerbetrug zu verhindern und die Nachvollziehbarkeit der Steuererklärungen zu gewährleisten. Dadurch können mögliche Fehler in den Buchungen rechtzeitig erkannt und korrigiert werden.
Welche Dokumente fallen darunter?
Einfach gesagt: Für das Finanzamt ist es entscheidend, dass alle Unterlagen aufbewahrt werden, die die Zahlungsflüsse im Unternehmen dokumentieren. Für dich als Unternehmer ist es wichtig, die Rechnungen und Belege ordentlich parat zu haben, um dir die bestmögliche steuerliche Erstattung zu sichern. Dazu gehören unter anderem:
- Eingangsrechnungen (erhaltene Rechnungen – oft als Kreditorenrechnungen bezeichnet, falls Buchhalter oder Steuerberater diese Begriffe verwenden)
- Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du an Kunden stellst – auch bekannt als Debitorenrechnungen)
- Gutschriften
- Kassenbelege
- Kontoauszüge
Mit dieser einfachen Regel stellst du sicher, dass du für mögliche Steuerprüfungen bestens vorbereitet bist.
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Längere Aufbewahrungsfristen?
Manchmal kann es notwendig, aber auch sinnvoll sein, Unterlagen länger als 10 Jahre aufzubewahren. Besonders bei Themen wie Anlagevermögen oder Grundstücken können Rechnungen und Belege auch nach vielen Jahren noch wichtig sein.
Wenn es offene steuerliche Themen gibt, wie bspw. eine Betriebsprüfung, könnten die Belege ebenfalls über die 10 Jahre hinaus relevant sein. In solchen Fällen sollte man sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen gut archiviert sind. Wir kommen gleich darauf zu sprechen, was passiert, wenn sie fehlen.
Übrigens müssen Rechnungen nicht entsorgt werden, sobald die gesetzliche Frist abgelaufen ist. Man kann sie auch länger aufbewahren, z.B. für Rechtsstreitigkeiten oder Unternehmensverkäufe. Mit Archivboxen, die nach Jahren sortiert sind, bleiben die Dokumente gut organisiert und im Ernstfall griffbereit.
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Aufbewahrungsfristen für Kleinunternehmern und Freiberufler
Auch als Kleinunternehmer oder Freiberufler lohnt es sich, gut organisiert zu bleiben. Rechnungen und Buchungsbelege müssen nämlich genauso wie bei größeren Unternehmen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das schreibt § 147 AO vor und gilt für alle, die eine Buchführungspflicht haben. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Folgen bei Nicht-Einhaltung der Aufbewahrungsfrist
Werden die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege nicht eingehalten, kann das unangenehme Folgen haben. Bei einer Betriebsprüfung kann es zu steuerlichen Nachteilen führen, wenn wichtige Dokumente fehlen. In solchen Fällen darf das Finanzamt Schätzungen vornehmen, und diese liegen oft über den tatsächlichen Steuerbeträgen.
Neben Nachzahlungen können auch Steuerstrafen und Bußgelder verhängt werden. Im schlimmsten Fall drohen Strafen wegen Steuerhinterziehung oder wegen Verstößen gegen die Buchführungspflicht.
Deshalb ist es ratsam, alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach bestem Wissen und Gewissen ordentlich und gut organisiert zu archivieren.
Praktische Tipps zur Aufbewahrung von Rechnungen
Fangen wir mal damit an, was der Gesetzgeber will: Rechnungen müssen unverändert, lesbar und vor Manipulation geschützt aufbewahrt werden – und zwar für die gesamte Aufbewahrungsfrist, die wir oben besprochen haben. Diese Anforderungen gelten sowohl für die physische als auch für die digitale Archivierung der Belege.
Hier ein paar Tipps, wie man das am besten umsetzt:
- Rechnungen scannen, um Platz zu sparen und sie sicher sowie jederzeit zugänglich zu haben.
- Papierbelege zusätzlich aufbewahren.
- Thermopapier-Belege unbedingt kopieren oder scannen, da sie oft schon vor Ablauf der 10 Jahre verblassen.
- Bei digitalen Speichermedien auf eine Mindestlebensdauer von 10 Jahren achten.
Wie mache ich das? Alle Rechnungen, die in Papierform ankommen, scanne ich ein und speichere sie digital. Den Originalbeleg behalte ich und frage, wo möglich, nach einer digitalen Rechnung.
Was tun bei unerwartetem Verlust
Es kann immer mal etwas Unvorhergesehenes passieren, wie ein Brand, Wasserschaden oder eine Naturkatastrophe. Dabei können wichtige Belege verloren gehen. Doch keine Sorge – dafür gibt es eine Lösung. Also den Kopf nicht in den Sand stecken!
Wenn Rechnungen oder andere aufbewahrungspflichtige Dokumente unerwartet verloren gehen, sollte man sofort den Steuerberater und/oder das Finanzamt informieren. So lassen sich Missverständnisse oder Misstrauen vermeiden. Wichtig ist, das Finanzamt direkt oder über den Steuerberater über den Verlust aufzuklären und dabei transparent zu bleiben. Im besten Fall hat man digitale Kopien der Belege, um nachzuweisen, dass die Unterlagen ursprünglich vorhanden waren. So bleibt man auch in schwierigen Situationen gut vorbereitet und abgesichert.
Und jetzt?
Jetzt, wo du weißt, wie lange du Unterlagen aufbewahren solltest, kannst du dir überlegen, ob du ältere Belege in Archivboxen einlagerst – zur Sicherheit – und wie du deine aktuellen Belege nach Jahr sortierst. So hast du alles gut im Griff und weißt, wo deine Dokumente sind.
Übrigens erkläre ich (m)ein Vorgehen im Kurs „Buchhaltung für Selbständige – Buchhaltung mit Leichtigkeit vorbereiten“. Dort zeige ich dir einfach und praktisch, was wichtig ist und wie du dich optimal organisierst. Du bekommst das gute Gefühl, jederzeit Antworten auf Fragen oder Unklarheiten zu haben und deine Buchhaltung schnell zu erledigen – damit du wieder mehr Zeit fürs Wesentliche hast.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
