Alles, was für perfekte Scans nötig ist – Tipps & Tools

4.7
(22)

Hinweise: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung. Als Amazon-Partner verdienen wir an qualifizierten Verkäufen - Links sind mit #VerdientProvisionen gekennzeichnet.

Tages-Inspiration

Sa., 08.2.2025                   

Ordnung ist das halbe Leben – die andere Hälfte ist die Freude daran.

⏱️weniger als 3 Min.

Eine Person mit langen Haaren hält einen weißen Becher in einer Hand und berührt mit der anderen ihr Haar. Sie trägt eine helle Jeansjacke über einem schwarzen Oberteil.

Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung

Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.

Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.

In unserer schnelllebigen Welt, in der Effizienz und Ordnung mehr als nur Schlagworte sind, hat die Digitalisierung einen festen Platz in unserem Alltag gefunden. Sie bietet uns nicht nur die Möglichkeit, mehr Platz zu schaffen und physischen Papierkram zu reduzieren, sondern schenkt uns auch die Freiheit, jederzeit und von überall auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. Doch bei der Vielzahl an Werkzeugen und Methoden, die zur Verfügung stehen, kann es eine Herausforderung sein, den Durchblick zu bewahren und die ideale Lösung für die Digitalisierung unserer Akten zu finden.

Im Folgenden zeige ich entscheidende Schritte, um das Einscannen von Dokumenten zu meistern. Von der sorgfältigen Auswahl des richtigen Scanners oder der passenden Scan-App bis hin zu den optimalen Scaneinstellungen – es soll dir helfen am Ende eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Online-Kurs

Ordnung im Papierkram leicht gemacht:  Der MASTER-ORDNER


Inhaltsverzeichnis ▾

Was macht gute Scans aus?


Ein qualitativ hochwertiger Scan wird durch mehrere Faktoren bestimmt:

  • Auflösung: Gemessen in DPI (Dots per Inch), beeinflusst die Auflösung die Klarheit und Detailgenauigkeit deines Scans. Für Dokumente reichen in der Regel 300 DPI, für Fotos sollten es mindestens 600 DPI sein.
  • Farbtreue: Ein guter Scan sollte die Farben des Originaldokuments genau wiedergeben. Dies ist besonders wichtig bei farbigen Grafiken oder Fotos.
  • Kontrast und Helligkeit: Diese sollten so angepasst werden, dass der Scan klar und gut lesbar ist, ohne dass Details in zu dunklen oder zu hellen Bereichen verloren gehen.
  • Sauberkeit: Stelle sicher, dass der Scanner frei von Staub und Flecken ist, um Verunreinigungen oder Schatten auf dem Scan zu vermeiden.

#VerdientProvisionen

Beliebt auf Amazon 2025

MUST-HAVES FÜR Papierkram

ScanSnap iX1300 Kompakt Wi-Fi Dokumentenscanner für Mac oder PC, Schwarz
JUNDUN feuerfeste Dokumententasche mit Schloss, Aufbewahrungsbox mit 7 Fächern, Akten-Organizer, tragbare Aktentasche für wichtige Dokumente, Akte (Schwarz)
Leitz Register für A4, PC-beschriftbares Deckblatt und 12 Trennblätter, Taben mit Zahlenaufdruck 1-12, Überbreite, Mehrfarbig, Polypropylen, WOW, 12440000

mehr…

Dokumententasche

Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss

10er-pack Dokumententasche A4 - A4 Sichttasche Dokumenten Mappen Brieftaschen Tasche für Dokument Organisieren mit Lochrand Klettverschluss und Etikettentasche

Selbstklebetaschen

Ordner verschönern – für Visitenkarten, Pässe,…

Durable Selbstklebetasche Pocketfix für Einsteckschilder 57 x 90 mm, 10 Stück, transparent, 807919

4-Fächer-Folien

Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.

100 Stück fotohüllen din a4 postkarten,Transparent Postkartenhüllen,800 Doppelseitig Fotohüllen 4 Taschen Foto Seitenschutz,Klarsichthüllen a4 Fotohüllen für Zum Fotos Postkarten aufbewahrung

Ordner von Rössler

Stilvolle Ordner aus hochwertigen Materialien.

Rössler Papier 1317452609 - S.O.H.O. Ordner DIN A4 mit Rückenschild, Rückenbreite 85 mm, Special Line Hazelnut, 1 Stück

180° Ordner von Leitz

Leitz-Patent: Ermöglicht beidseitiges Abheften.

Leitz Qualitäts-Ordner 180° Plastik, das Original, DIN A4 Aktenordner 8 cm breit, 90% Recycling-Karton, 30% Pre-Consumer Recycling-Kunststoff, Mit 180° Mechanik, 600 Blatt Kapazität, Weiß, 10105001

Klett-Kabelbinder 

Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.

Avantree 50 Stück Spezielles Design Klettverschluss Kabelbinder, Wiederverwendbar Klettbänder, 3 verschiedene Größen, um die Kabel organisiert und ordentlich zu halten

Datenschutzrollstempel

Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.

PLUS Japan, Datenschutz Rollstempel Camouflage in Weiß, Textschwärzer, Identitätsschutz, 1er Pack (1 x 1 Rollstempel)

 

 

Wie Vorgehen beim Scannen von Dokumenten?


  • Vorbereitung: Entferne alle Klammern oder Büroklammern vom Dokument. Glätte zerknitterte Seiten, um eine optimale Scan-Qualität zu gewährleisten.
  • Einstellungen wählen: Je nachdem, wofür du die gescannten Dokumente verwenden möchtest, solltest du die Auflösung (dpi) entsprechend anpassen. Für einfache Textdokumente reicht eine niedrigere Auflösung aus, während bei Bildern oder Grafiken eine höhere Auflösung empfehlenswert ist. Eine zu starke Komprimierung kann die Qualität der Scans beeinträchtigen.
  • Dateiformat wählen: Es gibt verschiedene Dateiformate wie PDF, JPEG oder TIFF. Für Dokumente wird in der Regel PDF verwendet. Das PDF-Format kann mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader geöffnet werden. Pro Tipp: Stelle bei PDF-Dokumenten OCR-Texterkennung an. So lassen sich Dokumente später nach Worten durchsuchen.
  • Scannen: Leg das Dokument in den Scanner oder positioniere dein Smartphone / Tablet mit der Scan-App darüber. Folge den Anweisungen deines Geräts oder der App, um den Scanvorgang zu starten.
  • Nachbearbeitung: Nutze Software-Tools zur Bearbeitung deiner Scans, um Kontrast, Helligkeit anzupassen oder unerwünschte Elemente zu entfernen.
  • Organisation und Speicherung: Benenne deine Scans sinnvoll und speichere sie in entsprechenden Ordnern auf deinem Computer oder in der Cloud, um einen leichten Zugriff und eine effiziente Verwaltung zu gewährleisten. Schütze deinen gescannten Papierkram vor unbefugtem Zugriff, indem du sichere Cloud-Speicherlösungen verwendest oder die Daten verschlüsselst und mit einem Passwort schützt.

Wie kann man Dokumente scannen?


Beim Digitalisieren von Dokumenten stehen mehrere Wege offen. Hier findest du eine kurze und klare Orientierungshilfe zu den gängigen Scantechniken und ihren Einsatzgebieten, damit du die perfekte Wahl für deine Bedürfnisse treffen kannst.

Flachbettscanner: Der Vielseitige

Ideal für hochwertige Scans von Büchern, Zeitschriften oder Fotos. Ein Flachbettscanner bietet dir die Präzision, die du für empfindliche oder detaillierte Vorlagen benötigst.

Dokumentenscanner: Der Effiziente

Konzipiert für das schnelle Digitalisieren großer Dokumentenmengen. Mit seinem automatischen Einzug verwandelt er Stapel von Papier in kürzester Zeit in digitale Formate.

Multifunktionsgeräte: Der Alleskönner

Viele Multifunktionsdrucker bieten neben dem Drucken und Kopieren auch eine Scanfunktion. Eine praktische Lösung, wenn du ein Gerät suchst, das mehrere Aufgaben übernehmen kann.

⭐ Unsere Empfehlung: CanoScan Flachbrettscanner, ScanSnap Dokumentenscanner, Pixma Multifunktionsgerät (#VerdientProvisionen)

Scanner-App: Die mobile Variante

Für das schnelle Scannen unterwegs sind Apps eine hervorragende Wahl. Mit dem Smartphone scannen heißt, einfach ein Foto machen, und die Scanner App verwandelt das Dokument direkt in PDF-Dateien. Ideal für digitale Notizen oder Belege. Bspw. Adobe Scan App (Verfügbar sowohl für Android als auch iPhone: Google Play Store, Apple Store)

Jede Technologie hat ihre spezifischen Stärken. Wähle also die Methode, die am besten zu deinem digitalen Lebensstil passt. Mit der richtigen Wahl wird das Digitalisieren deiner Papiere und Erinnerungen zum effizienten und unkomplizierten Prozess.

Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.

PDF-WORkbook

Die Jahres-Checklisten für mehr Klarheit und Überblick – Monat für Monat.

FAQ: Deine Fragen – Unsere Antworten


🤔 Wie scanne ich ein Dokument kostenlos?

Du kannst ein Dokument kostenlos scannen, indem du dein Smartphone als Scanner verwendest. Lade einfach eine Scanner-App herunter, platziere das Dokument vor der Kamera und folge den Anweisungen der App, um das Dokument zu scannen und als PDF zu speichern.

🤔 Wie kann ich Scannen und als PDF speichern?

Um etwas zu scannen und als PDF zu speichern, benötigst du entweder einen Scanner oder eine Scanner-App auf deinem Smartphone. Platziere das Dokument vor dem Scanner oder der Kamera deines Smartphones, drücke den Scan-Knopf oder folge den Anweisungen der App und wähle dann die Option, das gescannte Dokument als PDF zu speichern.

🤔 Wie kann man vom Drucker auf PC Scannen?

Um vom Drucker auf deinem PC zu scannen, musst du sicherstellen, dass dein Drucker über eine Scanfunktion verfügt und mit deinem PC verbunden ist. Öffne das Scannen-Programm auf deinem PC, platziere das Dokument auf dem Drucker, wähle die Option zum Scannen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Dokument zu scannen und auf deinem PC zu speichern.

🤔 Wie scanne ich etwas mit meinem Drucker?

Um etwas mit deinem Drucker zu scannen, öffne das Scannen-Programm auf deinem Computer, platziere das Dokument auf dem Drucker, wähle die Option zum Scannen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Dokument zu scannen und auf deinem Computer zu speichern. Stelle sicher, dass dein Drucker korrekt mit deinem Computer verbunden ist und dass die Treiber und Software auf dem neuesten Stand sind.


Zum Abschluss möchte ich eine ganz persönliche Erfahrung mit dir teilen: Im Jahr 2017 habe ich den entscheidenden Schritt gewagt und meinen gesamten Papierkram digitalisiert. Dieser Schritt hat mein Leben verändert. Seitdem kann ich von überall auf der Welt auf meine Unterlagen zugreifen, was mir eine unglaubliche Freiheit und Flexibilität im Alltag bietet. Um dieses Level an Organisation und Effizienz zu erreichen, habe ich ein System entwickelt, das ich liebevoll das „System des Master-Ordners“ nenne. Es basiert auf einer klaren Strukturierung und Benennung meiner digitalen Dokumente, sodass ich stets finde, was ich suche – blitzschnell und ohne Kopfzerbrechen.

Ich hoffe, dieser Leitfaden hilft dir, deinen Weg zur Digitalisierung deiner Dokumente zu finden und vielleicht sogar dein eigenes „Master-Ordner-System“ zu entwickeln. Denk daran: Einmal eingerichtet, bietet es nicht nur Ordnung und Übersicht, sondern auch die Freiheit, das Leben unabhängig von physischen Unterlagen zu gestalten.

Hat dir der Beitrag geholfen? Deine 5-Sterne-Bewertung wäre ein großartiges Dankeschön für mich!
Vielen Dank von 💖,
Nadine

Danke für das großartige Feedback! Das freut mich sehr. 🥰

Ich bin auch auf Instagram!

Es tut mir leid, dass der Beitrag nicht deinen Erwartungen entsprochen hat.

Magst du mir sagen, was ich besser machen kann oder was dir gefehlt hat. Dein Feedback hilft mir sehr!

Magic Papierkram-Letter
Eine wöchentliche Botschaft, die dein Herz berührt

Der einzige Newsletter, der deine Einstellung und deinen Umgang mit Papierkram verändern wird – Woche für Woche.

Genau die richtigen Worte – zur richtigen Zeit für dich.

Datenschutzhinweis

Mit dem Klick auf „Mail mir Magie“ erklärst du dich damit einverstanden, unseren Magic Papierkram-Letter zu erhalten. Der Versand erfolgt wöchentlich und wird durch die individuelle Messung, Speicherung und Auswertung von Öffnungs- und Klickraten analysiert, um zukünftige Newsletter besser an die Interessen der Leser anzupassen. Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung.

 

Inspiration aus meiner Welt...

Kostenlos und direkt in dein Postfach – jedes Wochenende!

Von Herzen an dich
Nadine

Eine Frau mit langen Haaren und einer Jeansjacke steht vor einem hellgrünen Hintergrund und formt mit ihren Händen ein Herz.

„Es war genau das, was ich heute hören musste.“ – Rita

Eine Leserin über den Magic Papierkram-Letter.