Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
5 Routinen, die dir helfen deinen Papierkram in den Griff zu bekommen und im Griff zu behalten.
Du erfährst welches dir 5 wichtigsten Dinge sind auf die du achten solltest und wie du sie zu deinen Gewohnheiten machst. Sei geduldig mit dir und fange in kleinen Schritten an. Schau, ob es dir gut tut und zu dir passt.
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1 – Es muss nicht alles SOFORT erledigt werden
Wir sind mittlerweile so umgepolt, dass wir denken alles braucht unsere sofortige Aufmerksamkeit. Jeder muss sofort auf unsere Bewegungen reagieren und wir auf seine. Dinge müssen sobald gedacht auch gekauft, gegoogelt oder getan werden. Das ist spannend, interessant und unterhaltsam.
Es ist schön, dass jede Information, jede E-Mail, jede Nachricht dank des Smartphones sofort und überall verfügbar ist. Wie wichtig ist die Information für uns und wie lange können wir uns daran erinnern? Das Leben setzt sich (privat wie beruflich) vermehrt aus vielen kleinen Instant-Momenten zusammen.
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Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.
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Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
Was ist aus den Einkaufszetteln geworden, dem Ablagekörbchen für Sonntag, dem Wunschzettel und die Vorfreude darauf, den Nachmittagen an denen Post von Freunden mit einem Lächeln gelesen und umfassend beantwortet wurde? Genauso kann man das auf die Arbeit übertragen. Was ist aus dem Arbeiten ohne Unterbrechung eines piependen Telefons geworden? Muss wirklich jeder Gedanke sofort in eine E-Mail oder WhatsApp oder ähnliches geschrieben werden?
NEIN! Kennst du die 3 Minuten Regel? Alles was in 3 Minuten erledigt werden kann, sofort erledigen, der Rest wartet bis du dir Zeit dafür nimmst.
2 – Feste Zeiten für den Papierkram (auch digital)
Trauen wir uns selbst zu entscheiden, wann wir Dinge angehen und uns Dingen widmen.
Es gibt Methoden, die vorschlagen in 25 – 45 Minuten Zyklen zu arbeiten und in der Zeit eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. In der Zeit schafft es der Kopf in den Flow zu kommen und völlig im Tun zu versinken. Und vielleicht sogar Freude am Tun zu entwickeln… ggf. auch am Papierkram.
Ich arbeite bspw. in 45 Minuten Zyklen. In der Zeit ist alles andere aus- und abgestellt und ich widme mich einer Aufgabe. Nur 1-2 Mal pro Woche dem Papierkram bzw. den Finanzen. Und nur 1-2 Mal täglich meiner digitalen Post. In den Zeiten dazwischen ist nie etwas passiert, dass ich meinen Rhythmus hätte anpassen müssen.
Die Zyklen und die festen Zeiten dafür sparen mir unheimlich Zeit für anderes. Und ich fühle mich danach leichter, weil ich eine Aufgabe zu Ende gemacht habe. Die Zeiten dafür blocke ich im Terminkalender.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
3 – Fester Ort zum Zwischenparken
Die Voraussetzung für die beiden Punkte oben ist, dass ich einen festen Ort zum Zwischenparken von Unterlagen und Gedanken habe.
Lange habe ich 3 Ablagekörbchen genutzt. Die Aufteilung in „Zu erledigen“, „Scannen“ und „Ablage“ empfinde ich als sehr praktisch. Mittlerweile bin ich auf eine Dokumentenbox aufmerksam geworden. Dort habe ich eine Mappe für die To-Dos (scannen/erledigen) – das Ablegen ergibt sich daraus. Dort habe ich auch alle Zettel mit Ideen zum Podcast, Blog, für Kunden etc. Jede genannten Kategorie hat eine eigene Mappe, die ich herausholen, wenn ich an dem Thema arbeite.
Digital habe ich es genauso gestaltet und arbeite mit OneNote. Alle Informationen, die ich behalten will oder dokumentieren, übertrage ich in OneNote. Sei es handschriftlich, per Computer oder als Foto oder Sprachdatei.
4 – Offizielle Kanäle & Fun Kanäle
Nachdem ich ein paar Jahre über mehr als 10 Kanäle erreichbar war und überall auch Nachrichten bekommen habe, habe ich die Kommunikationskanäle stark reduziert. Besser gesagt, als erstes habe ich mich von WhatsApp getrennt und eine unglaubliche Erleichterung verspürt.
Wichtige Themen regel ich schriftlich nur über E-Mails. Dank Outlook arbeite ich alle E-Mail-Adressen in einem Rutsch ab. Der wichtigste Kanal ist mein Telefon, wo im Zweifel nach 20 Sekunden meine Mailbox anspringt. Dort bin ich also immer und am schnellsten erreichbar. Mails bearbeite ich 1-2 Mal tgl. (s.o.) und alles andere (SMS, Facebook, Instagram), wenn noch Zeit und Lust da ist.
Wer mich nicht erreichen will, dem würde auch bei 20 Möglichkeiten kein Kommunikationsweg einfallen.
5 – Was ist dein Weg?
Unabhängig von dem was ich schreibe, von dem was andere sagen und vorschlagen. Am Ende musst du deinen Weg finden, um Herr deiner Unterlagen, Finanzen und deines digitalen Lebens zu werden. Ich kann dir Impulse geben und zeigen was möglich ist. Dabei ist für mich das einfachste System immer das Beste.
Am Ende muss aber alles zu deinem Leben passen, zu deinen anderen Routinen und Gewohnheiten, zu deiner familiären und beruflichen Situation. Mache dich nicht verrückt, indem du denkst: „NUR so ist es richtig und ich mache es falsch.“ Nein, der Weg, der für dich funktioniert, ist der richtige…. sagt die, die trotz heftigen Gegenwinds WhatsApp gelöscht hat ;)
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
