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Zuletzt akt.: 28/12/2020

Die 5 Routinen, wie du deinen Papierkram geregelt bekommst

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

5 Routinen, die dir helfen deinen Papierkram in den Griff zu bekommen & im Griff zu behalten.

Du erfährst welches dir 5 wichtigsten Dinge sind auf die du achten solltest & wie du sie zu deinen Gewohnheiten machst. Sei geduldig mit dir & fange in kleinen Schritten an. Schau, ob es dir gut tut & zu dir passt.

1 – Es muss nicht alles SOFORT erledigt werden

Wir sind mittlerweile so umgepolt, dass wir denken alles braucht unsere sofortige Aufmerksamkeit. Jeder muss sofort auf unsere Bewegungen reagieren und wir auf seine. Dinge müssen sobald gedacht auch gekauft, gegoogelt oder getan werden. Das ist spannend, interessant & unterhaltsam.

Es ist schön, dass jede Information, jede E-Mail, jede Nachricht dank des Smartphones sofort und überall verfügbar ist. Wie wichtig ist die Information für uns und wie lange können wir uns daran erinnern? Das Leben setzt sich (privat wie beruflich) vermehrt aus vielen kleinen Instant-Momenten zusammen.

Was ist aus den Einkaufszetteln geworden, dem Ablagekörbchen für Sonntag, dem Wunschzettel und die Vorfreude darauf, den Nachmittagen an denen Post von Freunden mit einem Lächeln gelesen und umfassend beantwortet wurde? Genauso kann man das auf die Arbeit übertragen. Was ist aus dem Arbeiten ohne Unterbrechung eines piependen Telefons geworden? Muss wirklich jeder Gedanke sofort in eine E-Mail oder WhatsApp oder ähnliches geschrieben werden?

NEIN! Kennst du die 3 Minuten Regel? Alles was in 3 Minuten erledigt werden kann, sofort erledigen, der Rest wartet bis du dir Zeit dafür nimmst.

2 – Feste Zeiten für den Papierkram (auch digital)

Trauen wir uns selbst zu entscheiden, wann wir Dinge angehen und uns Dingen widmen.

Es gibt Methoden, die vorschlagen in 25 – 45 Minuten Zyklen zu arbeiten und in der Zeit eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. In der Zeit schafft es der Kopf in den Flow zu kommen & völlig im Tun zu versinken. Und vielleicht sogar Freude am Tun zu entwickeln… ggf. auch am Papierkram.

Ich arbeite bspw. in 45 Minuten Zyklen. In der Zeit ist alles andere aus- und abgestellt und ich widme mich einer Aufgabe. Nur 1-2 Mal pro Woche dem Papierkram bzw. den Finanzen. Und nur 1-2 Mal täglich meiner digitalen Post. In den Zeiten dazwischen ist nie etwas passiert, dass ich meinen Rhythmus hätte anpassen müssen.

Die Zyklen & die festen Zeiten dafür sparen mir unheimlich Zeit für anderes. Und ich fühle mich danach leichter, weil ich eine Aufgabe zu Ende gemacht habe. Die Zeiten dafür blocke ich im Terminkalender.

3 – Fester Ort zum Zwischenparken

Die Voraussetzung für die beiden Punkte oben ist, dass ich einen festen Ort zum Zwischenparken von Unterlagen und Gedanken habe.

Lange habe ich 3 Ablagekörbchen genutzt. Die Aufteilung in „Zu erledigen“, „Scannen“ & „Ablage“ empfinde ich als sehr praktisch. Mittlerweile bin ich auf eine Dokumentenbox aufmerksam geworden. Dort habe ich eine Mappe für die To-Dos (scannen/erledigen) – das Ablegen ergibt sich daraus. Dort habe ich auch alle Zettel mit Ideen zum Podcast, Blog, für Kunden etc. Jede genannten Kategorie hat eine eigene Mappe, die ich herausholen, wenn ich an dem Thema arbeite.

Digital habe ich es genauso gestaltet und arbeite mit OneNote. Alle Informationen, die ich behalten will oder dokumentieren, übertrage ich in OneNote. Sei es handschriftlich, per Computer oder als Foto oder Sprachdatei.

4 – Offizielle Kanäle & Fun Kanäle

Nachdem ich ein paar Jahre über mehr als 10 Kanäle erreichbar war & überall auch Nachrichten bekommen habe, habe ich die Kommunikationskanäle stark reduziert. Besser gesagt, als erstes habe ich mich von WhatsApp getrennt & eine unglaubliche Erleichterung verspürt.

Wichtige Themen regel ich schriftlich nur über E-Mails. Dank Outlook arbeite ich alle E-Mail-Adressen in einem Rutsch ab. Der wichtigste Kanal ist mein Telefon, wo im Zweifel nach 20 Sekunden meine Mailbox anspringt. Dort bin ich also immer & am schnellsten erreichbar. Mails bearbeite ich 1-2 Mal tgl. (s.o.) und alles andere (SMS, Facebook, Instagram), wenn noch Zeit & Lust da ist.

Wer mich nicht erreichen will, dem würde auch bei 20 Möglichkeiten kein Kommunikationsweg einfallen.

5 – Was ist dein Weg?

Unabhängig von dem was ich schreibe, von dem was andere sagen & vorschlagen. Am Ende musst du deinen Weg finden, um Herr deiner Unterlagen, Finanzen & deines digitalen Lebens zu werden. Ich kann dir Impulse geben und zeigen was möglich ist. Dabei ist für mich das einfachste System immer das Beste.

Am Ende muss aber alles zu deinem Leben passen, zu deinen anderen Routinen & Gewohnheiten, zu deiner familiären & beruflichen Situation. Mache dich nicht verrückt, indem du denkst: „NUR so ist es richtig & ich mache es falsch.“ Nein, der Weg, der für dich funktioniert, ist der richtige…. sagt die, die trotz heftigen Gegenwinds WhatsApp gelöscht hat ;)

In dem Sinne entspannte Grüße
Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
Verkaufsbox Der Master-Ordner
Verkaufsbox E-Mail-Organisation

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Hot oder Schrott? Was meinst du? 🤔

🎉Der klammerlose Tacker heftet bis zu 10 Blätter indem eine Schlaufe gestanzt wird.

👏Gut, wenn man eine Alternative zu herkömmlichen Tackern sucht. ☝️Jedoch sollte man gut überlegen was man damit tackert, weil die Unterlagen danach ein Loch haben.

Von Herzen

Eure Nadine
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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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