Oftmals bekomme ich folgende Fragen gestellt: Wie sortiere ich die Unterlagen meiner Kinder? Wohin mit den Unterlagen meiner Kinder? Auch in den Master-Ordner? (Mehr zum System des Master-Ordners)
Mit all meinen Kunden bin ich zu dem Schluss gekommen, dass die Unterlagen für die Kinder in einen extra Ordner gehören. Sprich: für jedes Kind einen eigenen Ordner. Dort kommen alle Unterlagen rein, die etwas mit dem Kind zu tun haben. Mütter wissen besser, was da alles dazugehört. Mir fallen bspw. folgende Dinge ein:
- Geburtsurkunde
- Untersuchungen
- KITA
- Sparverträge
- Zeugnisse
Für den Ordner „KIND“ kann die Master-Ordner-Struktur genutzt werden. Sicherlich bleiben dort erst einmal einige Kategorien leer, wie bspw. Auto. Wenn der Ordner aber so vorbereitet wird, dass er zum 18. Geburtstag feierlich übergeben werden kann, ist das doch in Ordnung. Wie ich darauf komme? Viele Kunden sagen, dass sie den Ordner vorbereiten & pflegen werden, bis ihr Kind 18 ist und freuen sich schon jetzt, wenn sie den Ordner dann überreichen können.
Während ich diese Zeilen schreibe, muss ich daran denken, dass ich in den 90er Jahren ein Betriebspraktikum bei der Sparkasse gemacht habe. Das war von der Schule vorgeschrieben. Dort habe ich zum Abschied einen Ordner mit einer Sparkassen-Ordner-Struktur bekommen. Dieser Ordner hat mich lange begleitet. Ich weiß nicht, ob das der ausschlaggebende Punkt dafür war, dass ich immer Ordnung in den Unterlagen hatte oder doch eher das Chaos meiner Eltern in ihrem Aktenschrank.
Das System des Master-Ordners ist für mich personenbezogen. Demnach sollte jeder seinen persönlichen/eigenen Master-Ordner haben. (Mehr zum Thema: „Kommen die Unterlagen von meinem Mann & mir in einen Ordner? – Der Familienordner“) Alles, was nicht in den persönlichen Master-Ordner reinpasst, kommt in einen separaten Ordner & wird dort auf der Ordnerstruktur vermerkt. Vermutlich kommen dadurch mehrere Ordner für jeden zusammen – aber mit System. Und in ferner oder naher Zukunft wird sowieso das Meiste digital ins Haus flattern. Ab da ist jeder gut beraten, der bereits eine feste Ablagestruktur hat, denn die Ablagestruktur vom Master-Ordner in Papierform kann direkt übernommen werden.
Entspannte Grüße
Nadine
