Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Wenn du einen Ort hast, an dem du Daten sicherst, kannst du einem Datenverlust oder Technikversagen entspannt entgegenblicken.
Ich stelle dir die bekanntesten Möglichkeiten vor & zeige dir Vor- & Nachteile auf. Dabei handelt es sich um Vor- & Nachteile aus meiner Sicht. Sicherlich hast du noch weitere Vor- & Nachteile. Und genau diese solltest du bei der Wahl deiner Datensicherung berücksichtigen. Denn egal wie: Jeder sollte Daten sichern!
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Warum Daten sichern?
Datensicherung ist enorm wichtig, weil irgendwann selbst die beste Technik versagt oder auch andere Dinge passieren können.
Deshalb gilt als Sicherungsregel: 2 Sicherungen von den Originaldaten machen & davon 1 Sicherung an einem anderen Ort lagern. Wie oft du deine Daten sicherst, hängt davon ab, mit welcher Datenlücke du leben kannst.
Ein Beispiel: Du sicherst die Daten von deinem PC auf einer externen Festplatte. Das machst du nicht nur 1x pro Monat, sondern täglich. Soweit, so gut. Wenn der PC kaputt geht, hättest du die Daten von gestern als Sicherung. Du hättest kaum Daten verloren. Was passiert nun aber, wenn der PC und die Festplatte durch einen Brand oder Diebstahl weg sind?
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Daten sichern – Optionen
#1 Cloud
Es gibt unzählige Cloud-Anbieter. Clouds können vom PC, Tablet, Smartphone, etc. erreicht werden. Ein großer klarer Vorteil, der dir örtliche Unabhängigkeit verschafft. Die Cloud-Anbieter nutzen Synchronisations-Ordner. Die Ordner sehen aus wie ein normaler PC-Ordner. Dort werden die Dateien gespeichert & zeitgleich in die Cloud geschoben. Sie sind somit an 2 Orten gespeichert.
Hinweise: Es lohnt sich zu schauen, welche Cloud-Anbieter welche Sicherheitsmerkmale mitbringen. So ist es z.B. ratsam darauf zu achten, dass eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung vorhanden ist. D.h. dass die Daten verschlüsselt/kryptisch in die Cloud transportiert werden. Ferner sollten gerade Unternehmer darauf achten, dass die Cloud den DSGVO-Vorschriften entspricht.
Vorteile
- Günstiger Speicherplatz
- Daten werden an einem anderen Ort gespeichert & der Cloudanbieter sorgt für die weitere Sicherung der Daten
- Sichere Datenübertragung bei Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Nachteile
- Die Daten liegen bei einem externen Anbieter
- Das Risiko, dass der Anbieter den Dienst einstellt
- Du brauchst eine Internetverbindung, um Daten zu aktualisieren bzw. herunterzuladen
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Eine gute Cloud wird auch ein paar Euro im Monat kosten. Ich rate dir dieses Geld für die Sicherung & die Sicherheit deiner Daten auszugeben. Auch die weiteren Optionen kosten Geld. Und wenn die Kosten pro Monat entsprechend der Lebensdauer berechnet werden, sind auch die folgenden Optionen nicht viel günstiger als eine Cloud.
Hinweis: Die weiteren Optionen haben alle eine begrenzte Lebensdauer. Mehr zur Lebensdauer: Nichts ist für die Ewigkeit – Lebensdauer von Festplatten & Co.
#2 Externe Festplatte
Du kannst eine externe Festplatte an deinen PC anschließen. Es gibt die Möglichkeit die Daten deines PCs automatisch zeitgleich auf die Festplatte zu spiegeln (speichern). Wie oben erwähnt, sollte jedoch eine Datensicherung immer an einem anderen Ort lagern. Bspw. eine 2. Festplatte, auf der du Daten nur auch regelmäßig sicherst. Bei einem Verlust von PC & der 1. Festplatte könntest du die Daten mit Hilfe der 2. Festplatte wieder herstellen.
Vorteile
- Einfach zu benutzen
- Die Daten liegen bei dir
Nachteile
- Lebensdauer (ca. 10 Jahre)
- liegt im Zweifel am selben Ort, wie die Originaldaten
- muss immer am PC angeschlossen sein, um eine minutengenaue Sicherung zu haben
#3 CD, DVD & Co.
Lang ist es her, dass diese Form der Sicherung populär war. Aus meiner Sicht ist diese Art der Sicherung antik, weil die Speicherkapazität der Medien für unser heutiges Datenvolumen zu gering ist. Außerdem hat kaum ein Laptop noch von Haus aus ein Laufwerk für CDs.
Und aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass beim Organisieren digitaler Daten nichts schlimmer ist als Daten von mehreren CDs zusammenzusuchen. Genauso ist es, wenn man nach Daten oder Unterlagen auf mehreren CDs suchen muss.
Vorteile
- Einfach zu benutzen
- Die Daten liegen bei dir
Nachteile
- Geringe Speicherkapazität
- Lebensdauer (CDs 5-10 Jahre, DVD 30 Jahre)
- liegt im Zweifel am selben Ort, wie die Originaldaten
- muss regelmäßig manuell angestoßen werden
#4 USB-Stick
USB Sticks sind aus meiner Sicht für ein (kurzes) Zwischenspeichern und nicht zum Daten sichern geeignet. Warum? Weil ich immer Angst hätte diesen kleinen Stick zu verlieren. Das ist aber meine ganz persönliche Angst bzw. Meinung. Denn trotz der geringen Größe können USB-Sticks eine gigantisch große Speicherkapazität haben. Und die Lebensdauer kann auch weit mehr als 10 Jahre betragen.
Die Vor- & Nachteile entsprechen denen von Festplatten.
Ein Kunde erzählte mir, dass er einen USB-Stick mit den wichtigsten Daten an seinem Schlüsselbund trägt. Auch eine interessante Option. Wichtig ist hier nur, dass die Daten verschlüsselt sind & der Stick mit einem Passwort versehen ist, sodass niemand an die Daten rankommt.
#5 NAS (Network attached storage)
Das ist quasi ein eigene kleine Cloud daheim. Ich empfehle diese Lösung nur den Profis, denn hier kommen wir zu ganz anderen Herausforderungen. Warum? Weil eine hauseigene Cloud betrieben wird, die eigene Sicherheitsbedürfnisse hat. Zudem kann man von außerhalb auch nur darauf zugreifen, wenn die NAS am Strom/Internet hängt.
Vorteile
- Die Daten liegen bei dir
- Von überall auf die Daten zugreifbar, solange der Router/das Internet daheim angeschaltet ist
Nachteile
- Nicht einfach zu benutzen
- Lebensdauer
- liegt im Zweifel am selben Ort, wie die Originaldaten
P.S. Mehr zur Datensicherung & Datenorganisationen findest du im Master-Ordner Kurs.
Die Technikabteilung von einem meiner Arbeitgeber hatte folgende Regel, um Daten zu sichern: Serverraum im Büro plus einen 2. Server an einem anderen Standort. (Der Server entspricht einer Cloud.) Zusätzlich wurden die Daten alle 3 Wochen auf Tapes gesichert, die ausgelagert wurden. Bei einem Datencrash hätten sie binnen weniger Stunden alles wiederherstellen können.
Für mich habe ich das, was ich von der Technikabteilung über viele Jahre gelernt habe, übernommen. Ich speichere meine Daten in eine Cloud und alle paar Wochen sichere ich alles auf einer verschlüsselten Festplatte. Wie sicherst du deine Daten? Ich bin gespannt.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
