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Zuletzt akt.: 28/12/2020

Das perfekte Adressbuch: 2 Möglichkeiten wie du Kontakte richtig speicherst

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Kontakte speichern: Wo & wie hast du Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. gespeichert?

Kontakte sicher & nachhaltig speichern

Heute zeige ich dir wie du Kontakte digital speicherst & ein praktisches + übersichtliches Adressbuch erstellst – das perfekte Adressbuch.

Kontaktfunktion E-Mail-Anbieter

Zum Speichern von Kontakten empfehle ich das Programm deiner Haupt-E-Mail-Adresse zu verwenden. Wenn ein Gerät (Smartphone, Tablet, etc.) mit dieser E-Mail-Adresse verbunden ist, kann auf die Kontakte zugegriffen werden. Und egal auf welchem Gerät Änderungen an den Kontakten vorgenommen werden. Es wird über alle Geräte synchronisiert.

Zum Beispiel hatte ich Kontakte bis zum Start in die Selbständigkeit im Google-Mail-Programm unter „Kontakte“ abgespeichert. Heute habe ich alle Kontakte, die nun auch berufliche Kontakte enthalten, zu einem E-Mail-Anbieter umgezogen, der DSGVO-konform ist.

Anleitung

  1. Kontaktfunktion deines E-Mail-Anbieters (falls du auch selbständig bist, achte darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform ist)
  2. Kontakte vom Smartphone, Cloud, etc. exportieren
  3. Kontakte beim E-Mail-Anbieter unter „Kontakte“ importieren
  4. Oder Kontakte einzeln aus handschriftlichen oder anderen Quellen übertragen
  5. Smartphone, Tablet, etc. mit dem E-Mail-Konto verbinden (falls noch nicht geschehen)

Tipps

  • Neben Adressen, Telefonnummern, E-Mails können auch Geburtstage & andere Informationen hinterlegt werden
  • Die Datumsangaben im Kontakt bspw. Geburtstage können automatisch im Terminkalender angezeigt werden
  • Kontakte können nach Gruppen, etc. organisiert werden (bspw. Business, Schule)
  • die Kontaktliste aus dem E-Mail-Programm kann auch ausgedruckt werden (dann hast du ein aktuelles Adressbuch)
  • Egal auf welchem Gerät du Änderungen am Kontakt vornimmst, es wird über alle Geräte synchronisiert, weil der E-Mail-Anbieter wie eine Cloud funktioniert

Seit fast 10 Jahren habe ich meine Kontakte so organisiert. Und ich vermute, dass ich nicht die Einzige bin, die das so macht. Deshalb war ich irritiert, als jemand zu mir meinte, dass er seine Adresse nicht an Google* rausgibt & sich sicher war, dass Google die Adresse nicht wüsste.
A) Falls Freunde das Google-Adressbuch nutzen, haben sie die Adresse dort gespeichert.
B) Smartphones zeichnen Wege mit & wenn jemand jeden Abend an einem Ort versackst & diesen ersten morgens wieder verlässt, ist relativ klar, dass das der Wohnort sein muss.
(*Google steht hier stellvertretend für alle Datensammler)

Sprich, auch wenn du vielleicht penibel auf die Weitergabe deiner Daten achtest, weißt du nicht wie viele Daten von dir schon anderweitig preisgegeben wurden. Achte deshalb darauf wie du mit Informationen & Daten anderer umgehst.

SIM-Karte oder Handy

Es gibt noch eine andere Option Kontakte zu speichern, nämlich direkt auf der SIM-Karte oder dem Telefon. Wenn du auch ein Handy hast, bleibt dir nichts anderes übrig als diesen Weg zu gehen, denn ein Handy kann Kontakte nicht aus dem E-Mail-Programm „ansaugen“. Beim Smartphone kannst du dich hingegen entscheiden, ob du die Variante von oben nutzen möchtest oder diese hier. Wenn dieser Weg gewählt wird, sollten die Kontakte vom Smartphone regelmäßig gesichert werden, denn auch ein Telefon kann gestohlen werden oder kaputt gehen.

Ich habe bspw. ein Smartphone und ein Handy. Auf dem Handy habe ich nicht meine ganze Kontaktliste abgespeichert, sondern nur regelmäßig genutzte Telefonnummern.

Tipp:

  • Speichere oder kopiere Kontakte auf die SIM, bevor die SIM in ein neues/anderes Telefon gelegt wird
  • Speicher oder kopiere Kontakte aufs Telefon, bevor eine neue SIM ins Telefon gelegt wird

Hast du Fragen? Hinterlasse sie mir gerne in den Kommentaren.

Entspannte Grüße
Nadine

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Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

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