Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Unterlagen reduzieren und so wenig Papierkram wie möglich besitzen. Ist Minimalismus im Papierkram möglich? Ja, es ist möglich aber hat nichts mit der Digitalisierung von Unterlagen zu tun. Im folgenden Artikel erfährst du
- Welche 3 Wege helfen können
- Warum Digitalisierung keine Lösung ist
- Und warum alles mit dem Ausmisten beginnt.
Minimalismus im Papierkram ist keine Challenge, sondern ein Lebensstil.
Nadine von Entspannte Ordnung
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Wenn dein Papierkram nicht optimal läuft…
Wie du Papierkram minimalisierst
#1 Verträge reduzieren bzw. anpassen
Jedes Abo, jede Mitgliedschaft und jeder Vertrag erzeugt Papierkram bzw. administrativen Aufwand. Wer sich von dem, was er hat, besitzt und nutzt einen Überblick verschafft und es auf das Nötigste reduziert, reduziert automatisch auch seinen Papierkram.
Wenn wir nur mal aus Sicht der Zahlungen / Bankbuchungen schauen. Helfen kann dabei die kostenlose Vorlage Finanzen im Blick. Auf dieser Übersicht können die Ausgaben des Monats eingetragen werden. Dabei werden die Kontoauszüge Abbuchung für Abbuchung durchgeschaut und gleichzeitig geprüft, welche Zahlung nicht mehr nötig ist.
- Gegebenenfalls hast du einen Mikrokredit mit kleinen monatlichen Raten, der abbezahlt werden könnte. Damit wäre ein Vorgang weniger in den laufenden Unterlagen. Gleiches gilt für Leasingverträge. Es stellt sich die Frage, ob sich der administrative und zeitliche Aufwand für die jeweilige Finanzierung lohnt.
- Können Zahlungen durch SEPA-Abbuchungen, Daueraufträge oder Umstellung des Zahlungsturnus vereinfacht werden und deinen Aufwand bei Papierkram reduzieren? Das setzt jedoch voraus, dass du bei deinem wöchentlichen Papierkram-Date deine Bankbuchungen überprüfst.
Grundsätzlich ist Papierkram ein Ausdruck von Luxus. Je mehr du besitzt, nutzt und in Anspruch nimmst, desto mehr Papierkram wirst du produzieren. Daher haben dein Lebensstil und deine Lebensumstände einen großen Einfluss auf das Ausmaß deines Papierkrams.
#2 Unterlagen aussortieren
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Bei Papierkram denke ich vor allem an offizielle Unterlagen. Dokumente, die du haben musst bzw. solltest. Es lohnt sich diese regelmäßig und entsprechend der Aufbewahrungsfristen auszusortieren. Nutze für den Start gerne die kostenlose Übersicht mit den Aufbewahrungsfristen von © Entspannte Ordnung. Wenn dir beim Aussortieren weitere Verträge auffallen, die überflüssig sind, dann kündige auch diese.
Wenn du zum Papierkram auch Ausbildungsunterlagen, Hobby-Unterlagen, Zeitungsartikel, etc. zählst und diese reduzieren möchtest, frage dich immer, ob die Unterlagen noch einmal wichtig werden können und ob du aus den Unterlagen „herausgewachsen“ bist. Es gibt Unterlagen, die haben ihre Zeit und bringen dich in dieser Zeit weiter. Vielleicht bist du aber mittlerweile weiter und möchtest Platz für Neues schaffen und vergangene Lebensabschnitte hinter dir lassen.
#3 Schriftverkehr / Post reduzieren
Unsere Kommunikationswege und -geschwindigkeit haben zugenommen. Neben Papier gibt es nun die elektronischen Wege. Was auf der einen Seite viele Vorteile bringt, kann auf der anderen Seite für maximale Überwältigung sorgen. Hier dürfen wir lernen für uns selbst zu sorgen und auf das wichtigste zu konzentrieren. Ein paar Ideen:
- Kostenlose Kataloge im Hausbriefkasten. Wenn sie direkt adressiert sind, abbestellten. Ansonsten einen Aufkleber am Briefkasten mit „Keine Werbung“ anbringen.
- Genau wie bei Katalogen und Prospekten rate ich Newsletter und Informationsmails abzubestellen, wenn diese unnötig oder ungelesen sind.
- Genauso wie du deinen Briefkasten am Haus täglich leerst und sauber hältst, solltest du auch deine digitalen Briefkästen (alle E-Mails, SMS, WhatsApp und andere Messenger) sauber halten. Sprich, öffnen, lesen und bearbeiten (ablegen, beantworten, etc.).
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MUST-HAVES FÜR Papierkram
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Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss
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Datenschutzrollstempel
Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
Warum Digitalisieren keine Lösung ist
Ich bin großer Fan vom digitalen Papierkram. Es hilft, um von überall auf der Welt auf Unterlagen zugreifen zu können. Und ja, auch der physische (!) Ballast wird reduziert. Jedoch ist das kein Minimalismus im Papierkram. Es ist eine Verlagerung von der analogen in die digitale Welt. Der Aufwand digital ordentlich zu werden und zu bleiben, sollte nicht unterschätzt werden.
Minimalismus heißt nicht, etwas vom physischen ins digitale Leben zu übertragen.
Nadine von Entspannte Ordnung
Ich haben nur noch einen physischen Ordner – meinen Master-Ordner. Darin sind alle physischen Unterlagen, die in Papierform aufbewahrt werden müssen sowie Übersichten und die Notfall-Liste. Ansonsten sind alle Unterlagen gescannt und im digitalen Master-Ordner abgelegt. Somit habe ich meinen Papierkram digitalisiert und vom physischen in den digitalen Ordner verlagert. Gleichzeitig habe ich die 3 Punkte von oben umgesetzt und daher meine Zeit für Papierkram deutlich reduziert.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
