Schlagworte:

Zuletzt akt.: 14/03/2023

Digitalisieren mit Plan & warum du nicht alles digitalisieren solltest

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Die Möglichkeiten der Technik sind einfach unbegrenzt. Dennoch sollten Papierkram & Co. nicht grenzenlos digitalisiert werden. Digitalisieren mit Plan ist die Devise. Bevor überhaupt irgendetwas digitalisiert wird, muss die Technik passen & feststehen was warum digitalisiert wird. Und dann: „Mach ein Projekt daraus.“

#1 – Sind die Voraussetzungen geschaffen?

Sind die technischen Voraussetzungen da & hast du die nötige Vorarbeit geleistet?

  • Hat der PC genügend freien Festplattenspeicher?
  • Ist die Technik auf dem aktuellsten Software-Stand?
  • Ist die Technik in sich stimmig? Können die Geräte (PC, Tablet, Smartphone, etc.) „kommunizieren“? Sprich, ist alles sauber eingerichtet?
  • Ist die Technik grundgereinigt?
  • Ist die Datensicherung vorbereitet? Einfach nur scannen oder fotografieren & auf den PC speichern, das geht schief!

Jeder verliert irgendwann Daten, die Frage ist nur wann.

Wie werden die Unterlagen sortiert? An der Stelle sind sowohl die Ordnerstruktur als auch die Dateinamen wichtig. Du brauchst kein Dokumentenmanagement-System (DMS). Denn du selbst sorgst für die Grundordnung. Gerade für Privatpersonen reicht das was die Technik (der PC) hergibt. Du schaffst eine Logik, die unschlagbar ist. Und wenn du am Ende merkst, dass dir die eine oder andere Software noch helfen könnte, dann kaufe sie dir. 95% der Fälle sind jedoch mit dem System abgedeckt & nur wenige müssen zusätzlich Geld für ein Ordnungssystem ausgeben.

Und ganz ehrlich. So clever wie die Technik mittlerweile ist. Für deine Ordnung bist du selbst verantwortlich. Und wir sollten auch nicht unterschätzen, was die Technik mit uns anstellen kann, weil sie so clever ist, sehr schnell lernt und wir nicht hinterherkommen.

Daher meine Grundregeln bevor es ans Digitalisieren geht:

  1. Technik auf Vordermann bringen,
  2. Sicherungssystem für die Daten überlegen
  3. Alle Daten an einen Ort in eine Ordnerstruktur bringen
  4. Erstmal mit dem arbeiten, was die Technik von Haus aus mitbringt

Digitalisieren bewahrt nicht vor dem Aussortieren oder Ordnung schaffen!

Nadine Hirte

#2 – Was soll digitalisiert werden & warum?

Die technischen Voraussetzungen sind geschaffen. Nun kommt Schritt 2 beim Digitalisieren mit Plan: Was soll digitalisiert werden & warum?

Ich habe bspw. ALLE Papierunterlagen digitalisiert & in meinem digitalen Master-Ordner abgelegt. Ich hatte dafür 3 Gründe. Zum einen wollte ich meinen ganzen Papierkram digital ablegen, weil alles was neu kommt sowieso digital ins Haus flattert. Zum anderen wollte ich von überall auf meine Unterlagen zugreifen. Und als 3. wollte ich Platz sparen.

Was willst du digitalisieren & warum?

WASWARUM
Papierkram
Fotos
Andenken
Zeitungsartikel
Notizen

Aus meiner Sicht muss nicht alles digitalisiert werden. Digitalisieren heißt nicht minimalisieren, sondern unter Umständen nur Verlagern in die virtuelle Welt. Und das kann noch viel mehr Chaos schaffen. Nehmen wir das Beispiel Andenken oder Zeitungsartikel. Diese können fotografiert oder gescannt, aber auch auf die Lieblingsstücke reduziert und in einer schönen Box aufbewahrt werden. Mache es zur Herzensentscheidung. Schaust du die Fotos/Scans je wieder an? Und fühlt sich das genauso an, wie die Andenken oder Zeitungsartikel selbst?

Digitaler Ballast ist auch Ballast!

Nadine Hirte

Mach dir eine Liste was du digitalisieren willst und dann…

#3 – Mach ein Projekt draus

Digitalisieren mit Plan Schritt 3. Wenn die Technik steht & das Ziel klar ist, dann kann es losgehen. Mach ein Projekt draus. Nimm dir regelmäßig bspw. 30 Minuten dafür. Als ich meinen Papierkram digitalisiert habe, habe ich 1-2x täglich 30 Minuten daran gearbeitet. Über viele Wochen. Heute bin ich sehr froh, dass ich das gemacht habe & dran geblieben bin.

Stelle dich darauf ein, dass es Arbeit wird. Fange nicht mehrere Projekte gleichzeitig an. Simultan wird das nicht klappen & dich maximal frustrieren, wenn kein einziges Projekt fertig ist. Bei der Grundordnung für die Technik & der Ordnung im digitalen Papierkram kann ich dich mit dem Master-Ordner Kurs unterstützen.

Frohes Schaffen & alles Liebe
Nadine

Wie hilfreich war der Beitrag?

Durchschnittliche Bewertung: 0 / 5. Bewertungen: 0

Bisher keine Bewertungen - sei der oder die Erste!

Weil dir der Beitrag gefallen hat...

Sind wir schon auf Instagram verbunden?

Das tut mir Leid!

Wie kann ich den Beitrag verbessern?

Digitalisieren mit Plan & warum du nicht alles digitalisieren solltest

❤️Beliebte Inhalte der letzten Tage:

Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

💖 Beliebte Produkte

Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
Verkaufsbox Der Master-Ordner
Verkaufsbox E-Mail-Organisation

Entspannte Ordnung auf Instagram

Hot oder Schrott? Was meinst du? 🤔

🎉Der klammerlose Tacker heftet bis zu 10 Blätter indem eine Schlaufe gestanzt wird.

👏Gut, wenn man eine Alternative zu herkömmlichen Tackern sucht. ☝️Jedoch sollte man gut überlegen was man damit tackert, weil die Unterlagen danach ein Loch haben.

Von Herzen

Eure Nadine
.
.
______________
💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
.
.
.
.
______________
#ordnungimpapierkram #papierkram #unterlagen #organisiert #ordnungsliebe #papierkramliebe #dokumente #tacker #klammerloserhefter
3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
.
.
______________
📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
.
.
.
.
______________
#ordner #ordnungssystem #ordnungimpapierkram #papierkram #unterlagen #organisiert #ordnungsliebe #papierkramliebe
Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
.
.
______________
📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
.
.
.
.
______________
#ordner #ordnungssystem #ordnungimpapierkram #papierkram #struktur #ausmisten #aufgeräumt #ausmistenbefreit #minimalismusleben #unterlagen #organisiert #ordnungsliebe #papierkramliebe
Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
.
.
______________
📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
.
.
.
.
______________
#ordner #ordnungssystem #ordnungimpapierkram #papierkram  #unterlagen #organisiert #ordnungsliebe #papierkramliebe