Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Die Möglichkeiten der Technik sind einfach unbegrenzt. Dennoch sollten Papierkram & Co. nicht grenzenlos digitalisiert werden. Digitalisieren mit Plan ist die Devise. Bevor überhaupt irgendetwas digitalisiert wird, muss die Technik passen & feststehen was warum digitalisiert wird. Und dann: „Mach ein Projekt daraus.“
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#1 – Sind die Voraussetzungen geschaffen?
Sind die technischen Voraussetzungen da & hast du die nötige Vorarbeit geleistet?
- Hat der PC genügend freien Festplattenspeicher?
- Ist die Technik auf dem aktuellsten Software-Stand?
- Ist die Technik in sich stimmig? Können die Geräte (PC, Tablet, Smartphone, etc.) „kommunizieren“? Sprich, ist alles sauber eingerichtet?
- Ist die Technik grundgereinigt?
- Ist die Datensicherung vorbereitet? Einfach nur scannen oder fotografieren & auf den PC speichern, das geht schief!
Jeder verliert irgendwann Daten, die Frage ist nur wann.
Wie werden die Unterlagen sortiert? An der Stelle sind sowohl die Ordnerstruktur als auch die Dateinamen wichtig. Du brauchst kein Dokumentenmanagement-System (DMS). Denn du selbst sorgst für die Grundordnung. Gerade für Privatpersonen reicht das was die Technik (der PC) hergibt.
Du schaffst eine Logik, die unschlagbar ist. Und wenn du am Ende merkst, dass dir die eine oder andere Software noch helfen könnte, dann kaufe sie dir. 95% der Fälle sind jedoch mit dem System abgedeckt & nur wenige müssen zusätzlich Geld für ein Ordnungssystem ausgeben.
Und ganz ehrlich. So clever wie die Technik mittlerweile ist. Für deine Ordnung bist du selbst verantwortlich. Und wir sollten auch nicht unterschätzen, was die Technik mit uns anstellen kann, weil sie so clever ist, sehr schnell lernt und wir nicht hinterherkommen.
Daher meine Grundregeln bevor es ans Digitalisieren geht:
- Technik auf Vordermann bringen,
- Sicherungssystem für die Daten überlegen
- Alle Daten an einen Ort in eine Ordnerstruktur bringen
- Erstmal mit dem arbeiten, was die Technik von Haus aus mitbringt
Digitalisieren bewahrt nicht vor dem Aussortieren oder Ordnung schaffen!
Nadine Hirte
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MUST-HAVES FÜR Papierkram
Dokumententasche
Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss
Selbstklebetaschen
Ordner verschönern – für Visitenkarten, Pässe,…
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Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.
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Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.
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Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
#2 – Was soll digitalisiert werden & warum?
Die technischen Voraussetzungen sind geschaffen. Nun kommt Schritt 2 beim Digitalisieren mit Plan: Was soll digitalisiert werden & warum?
Ich habe bspw. ALLE Papierunterlagen digitalisiert & in meinem digitalen Master-Ordner abgelegt. Ich hatte dafür 3 Gründe. Zum einen wollte ich meinen ganzen Papierkram digital ablegen, weil alles was neu kommt sowieso digital ins Haus flattert. Zum anderen wollte ich von überall auf meine Unterlagen zugreifen. Und als 3. wollte ich Platz sparen.
Was willst du digitalisieren & warum?
| WAS | WARUM |
|---|---|
| Papierkram | |
| Fotos | |
| Andenken | |
| Zeitungsartikel | |
| Notizen | |
| … |
Aus meiner Sicht muss nicht alles digitalisiert werden. Digitalisieren heißt nicht minimalisieren, sondern unter Umständen nur Verlagern in die virtuelle Welt. Und das kann noch viel mehr Chaos schaffen. Nehmen wir das Beispiel Andenken oder Zeitungsartikel. Diese können fotografiert oder gescannt, aber auch auf die Lieblingsstücke reduziert und in einer schönen Box aufbewahrt werden. Mache es zur Herzensentscheidung. Schaust du die Fotos/Scans je wieder an? Und fühlt sich das genauso an, wie die Andenken oder Zeitungsartikel selbst?
Digitaler Ballast ist auch Ballast!
Nadine Hirte
Mach dir eine Liste was du digitalisieren willst und dann…
#3 – Mach ein Projekt draus
Digitalisieren mit Plan Schritt 3. Wenn die Technik steht & das Ziel klar ist, dann kann es losgehen. Mach ein Projekt draus. Nimm dir regelmäßig bspw. 30 Minuten dafür. Als ich meinen Papierkram digitalisiert habe, habe ich 1-2x täglich 30 Minuten daran gearbeitet. Über viele Wochen. Heute bin ich sehr froh, dass ich das gemacht habe & dran geblieben bin.
Stelle dich darauf ein, dass es Arbeit wird. Fange nicht mehrere Projekte gleichzeitig an. Simultan wird das nicht klappen & dich maximal frustrieren, wenn kein einziges Projekt fertig ist. Bei der Grundordnung für die Technik & der Ordnung im digitalen Papierkram kann ich dich mit dem Master-Ordner Kurs unterstützen.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
