4 Tipps wie eine private Ordnerstruktur einfach erstellt & durchgehalten werden kann

Autorin: Nadine Hirte

Hinweis: Ich ersetze keine rechtliche Beratung - alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären, sodass du das nötige Grundwissen hast, um mit der Rentenkasse, Krankenkasse, dem Versicherungsmakler etc. auf Augenhöhe zu sprechen.

Lesezeit:  Min.

Eine gute private Ordnerstruktur ist einer der wichtigsten Punkte, um Ordnung im Papierkram zu schaffen. Doch wie sieht diese aus?

Erfahren im Folgenden

  • Worauf es bei der Ordnerstruktur ankommt
  • Warum 12 Kategorien die ideale Grundstruktur bilden
  • Entspannte-Ordnung® – Ordnerstruktur für den Schnellstart
  • Checkliste: Private Ordnerstruktur

Grundregeln für die ideale Ordnerstruktur

Generell sollte die Ordnerstruktur einfach & übersichtlich sein. Sie soll es nicht nur dir ermöglichen innerhalb kurzer Zeit zu finden was du suchst bzw. zu wissen, wo du was ablegst, sondern auch der Person deines Vertrauens (Stichwort: Notfallliste).

Die ideale Ordnerstruktur besteht aus maximal 12 Kategorien. Für den privaten Bereich ist diese Anzahl an Kategorien ausreichend & bietet einen guten Überblick. Da die Ordnerstruktur analog & digital einheitlich ist, wird somit auch ein klarer sowie übersichtlicher Rahmen für die digitale Ablage geschaffen.

Entspricht die digitale Ordnerstruktur der Analogen, ist es zweitrangig, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.

Nadine Hirte

Ordne deinen Papierkram in Kategorien, die für dich sinnvoll sind. Ich denke bspw. an Kategorien wie Finanzen, Versicherung, Steuer, Wohnen, Auto, Mitgliedschaften etc. Die Kategorien werden wiederum in Unterkategorien (digital: Unterordner) aufgeteilt. Bei „Finanzen“ können die Unterkategorien/-ordner bspw. Bankkonten sein.

Produkttipp: Im analogen Ordner können die Kategorien mit Registern unterteilt werden & die Unterkategorien mit Trennstreifen oder Laschen. (zu den Produktempfehlungen)

Kleiner Tipp: Mache dir eine Liste mit deinen max. 12 Kategorien & schreibe dazu, was in welcher Kategorie enthalten ist & vielleicht auch, was zu tun ist. Mehr dazu im Master-Ordner. Wichtig ist: ANFANGEN. Ich hab auch ganz einfach angefangen & so sah das aus:

Was wird digital abgelegt & was in Papierform?

Wer das System des Master-Ordners kennt, der weiß, dass ich mit einem Master-Ordner arbeite, wo die Übersicht meiner 12 Kategorien abgelegt ist. Im Master-Ordner sind so viele Unterlagen wie möglich drin. Bei mir sind es sogar alle Unterlagen, weil ich meinen kompletten Papierkram digitalisiert habe.

Doch auch ohne das Digitalisieren von Dokumenten wird der Papierkram digital. Immer mehr Unterlagen erreichen uns digital via E-Mail oder in Online-Plattformen. Digitale Unterlagen müssen nicht gedruckt, sollten aber abgespeichert werden. Warum?

Kein Unternehmen hält die PDF-Unterlagen in Online-Plattformen lebenslang für dich vor. Sprich: irgendwann kommst du dort nicht mehr ran. Und selbst wenn, ist es doch sehr zeitaufwendig wichtige Dokumente später aus den E-Mails oder Online-Tools zusammenzusuchen. Deshalb ist es ratsam digitale Unterlagen sofort in der digitalen Master-Ordner-Struktur, d.h. der privaten Ordnerstruktur, auf dem PC zu speichern. Und wie schön ist es dann, wenn die analoge & digitale Ordnerstruktur derselben Logik folgen?

Checkliste: Private Ordnerstruktur

  • Unterlagen in max. 12 Kategorien aufteilen
  • Digitale & analoge Ordnerstruktur haben denselben Aufbau
  • Struktur aufschreiben – mit der Bemerkung was in welche Kategorie reingehört
  • klare Beschriftung der Ordnerrücken bzw. klare Bezeichnung der digitalen Ordner

Gerade, wenn du dir ein Ordnersystem aufbaust oder deines optimieren möchtest, sind die folgenden Punkte wichtig:
• Nicht zu viele Ordner. Lieber weniger, aber dafür gut strukturierte Ordner.
• Einfach anfangen ohne es sofort perfekt machen zu wollen.
Mehr dazu im Artikel Ordner richtig anlegen.

Entspannte Grüße
Deine Nadine

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Ich bin die Gründerin von Entspannte Ordnung! Mehr als 10 Jahre habe ich Buchhaltungs- & Controlling-Prozesse in deutschen sowie internationalen Unternehmen optimiert. Danach habe ich das System des Master-Ordners entwickelt. Damit kann jeder in seinem Tempo seinen Papierkram organisieren. Das System ist einfach & für jedermann geeignet. Mehr zu mir >>>

-Nadine hirte

Das System des Master-Ordners