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[Autorin: Nadine Hirte]

Eine gute Ordnerstruktur ist einer der wichtigsten Punkte, um Ordnung im Papierkram zu schaffen. Doch wie sieht diese aus? Im Folgenden zeige ich dir, worauf es aus meiner Sicht ankommt. Außerdem habe ich eine Vorlage für die private Ordnerstruktur entwickelt, die sich in meiner Arbeit bewährt hat.

Entspricht die digitale Ordnerstruktur der Analogen, ist es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.

Nadine Hirte

Wie ist die ideale Ordnerstruktur?

Die private Ordnerstruktur sollte einfach & übersichtlich sein. Sie soll es dir ermöglichen innerhalb kurzer Zeit zu finden was du suchst bzw. zu wissen, wo du was ablegst. Aber nicht nur du, sondern auch die Person deines Vertrauens sollte sich in deinen Unterlagen zurechtfinden (mehr dazu: Hast du eine Notfallliste?).

Für mich besteht die private Ordnerstruktur aus maximal 12 Kategorien. Der Hintergrund ist, dass eine gute Ordnerstruktur nicht nur für den Papierkram, sondern auch für die digitale Ablage (Ordnerstruktur) genutzt wird. Beide Strukturen haben denselben Aufbau. Und gerade in der digitalen Ablage ist es von Vorteil, wenn ein klarer & überschaubarer Rahmen für die Ordnerstruktur festgelegt wird.

Die privaten Unterlagen werden in Kategorien zusammengefasst. Wähle Kategorien, die für dich sinnvoll sind. Ich denke bspw. an Finanzen, Versicherung, Steuer, Wohnen, Auto, Mitgliedschaften etc. Die Kategorien werden wiederum in Unterkategorien aufgeteilt – digital sind das dann Unterordner. Bei „Finanzen“ können das bspw. Bankkonten sein. Im analogen Ordner können die Kategorien mit Registern unterteilt werden & die Unterkategorien mit Trennstreifen oder Laschen. (zu den Produktempfehlungen)

Wer das System des Master-Ordners kennt, der weiß, dass ich mit einem Master-Ordner arbeite, wo die Übersicht meiner 12 Kategorien abgelegt ist & so viele Unterlagen wie möglich drin sind. (Bei mir sind es sogar alle Unterlagen, weil ich meinen kompletten Papierkram digitalisiert habe.) Kleiner Tipp: Mache dir eine Liste mit deinen max. 12 Kategorien & schreibe dazu, was wo drin ist & vielleicht auch, was zu tun ist.

Was wird digital abgelegt & was in Papierform?

Immer mehr Papierkram erreicht uns digital via E-Mail oder als PDF-Dokument.

Digitale Unterlagen müssen nicht gedruckt, sollten aber abgespeichert werden.

Nadine Hirte

Kein Unternehmen hält die PDF-Unterlagen in Online-Plattformen lebenslang für dich vor. Und wichtige Dokumente später aus dem E-Mail-Programm rauszusuchen, ist sehr zeitaufwendig. Deshalb ist es so wichtig, dass die digitalen Unterlagen in der digitalen Master-Ordner-Struktur, d.h. der privaten Ordnerstruktur auf dem PC abgespeichert werden. Und dann macht es Sinn, wenn die analoge & digitale Ordnerstruktur derselben Logik folgen. Mehr dazu im Kurs 2: Ordnung in der digitalen Ablage, wo wir auch auf das Thema Datensicherung, Datensicherheit, E-Mail-Management u.v.m. eingehen.

Private Ordnerstruktur Vorlage – die wichtigsten Punkte

  • Unterlagen in max. 12 Kategorien aufteilen
  • Digitale & analoge Ordnerstruktur haben denselben Aufbau
  • ggf. auf Zettel schreiben mit der Bemerkung was in welche Kategorie reingehört
  • klare Beschriftung der Ordnerrücken
  • klare Bezeichnung der digitalen Ordner

Gerade, wenn du dir ein Ordnersystem aufbaust oder deines optimieren möchtest, sind die folgenden Punkte wichtig:

  • Nicht zu viele Ordner. Lieber weniger, aber dafür gut strukturierte Ordner.
  • Einfach anfangen ohne es sofort perfekt machen zu wollen.
    Mehr dazu im Artikel „Ordner richtig anlegen“.

Entspannte Grüße
Nadine

Wenn du weitere Unterstützung benötigst, findest du Ordnungsprodukte sowie mein Angebot im Shop:

Hinweis: Ich ersetze keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären.


Die Autorin:
Nadine Hirte unterstützt mit ihrem System des Master-Ordners Privatpersonen & Unternehmer Ordnung in den Papierkram (auch digital) zu bekommen. Nachdem sie mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert hat, weiß Nadine, dass eine einfache Grundordnung (auch digital) viel Zeit & Geld spart.

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Ordnerstruktur privat – Tipps & Vorlage

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