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Zuletzt akt.: 13/03/2023

Private Ordnerstruktur – analog und digital

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Wie die 3-e-Methode dir hilft , warum 12 Kategorien ideal sind und die Blanko-Vorlage zum Herunterladen.

Ordnerstruktur privat – egal, ob analog oder digital. Es gibt allgemeine Regeln. Wie sooft bei Ordnung im Papierkram findet auch hier die Entspannte Ordnung 3-e-Methode Anwendung.

3-e steht für „einfach • eindeutig • einheitlich“.

Digitale Ordnerstruktur privat

Einheitlich bezieht sich auf die digitale und analoge Ordnerstruktur aber auch auf andere Bereiche.

Analoge und digitale Ordnerstruktur: Beim privaten Papierkram und bei anderen Themen befinden wir uns in einer Phase des Umbruchs. Immer mehr Unterlagen kommen digital und nicht im Papierform – bedingt durch unseren Lebensstil, die technische Entwicklung und Modernisierung. Das erfordert ein Umdenken und neue Papierkram-Gewohnheiten. Um nicht totales Chaos erwachsen zu lassen, hilft es einheitliche Ordnerstrukturen analog und digital anzulegen. Macht Sinn, oder?

Aber auch über Familienmitglieder, Themen und Kategorien hinweg sind gleiche Strukturen ratsam, sodass du nicht immer wieder umdenken musst. Mehr dazu im Master-Ordner, der ein intuitives und einfaches Ablagesystem (ohne zusätzliche Dinge, Technik etc.) für Familien, Singles, jung und alt ist.

Produkttipp: Im analogen Ordner können die Kategorien mit Registern unterteilt werden und die Unterkategorien mit Trennstreifen oder Laschen. Zu den Produktempfehlungen:

Entspricht die digitale Ordnerstruktur der analogen, ist es zweitrangig, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.

Nadine Hirte

Vorlage Ordnerstruktur privat

Maximal 12 Kategorien

Egal ob für private oder geschäftliche Unterlagen, die Ordnerstruktur sollte einfach und eindeutig sein. Sie soll es nicht nur dir ermöglichen innerhalb kurzer Zeit zu finden was du suchst bzw. zu wissen, wo du was ablegst, sondern auch anderen Personen oder der Person deines Vertrauens (Stichwort: Notfallliste).

Dafür gilt es klare Oberbegriffe (Kategorien) für Themen zu finden. Im privaten Bereich wären das bspw. Finanzen, Versicherung, Wohnen. Die Begriffe sollten kurz, klar und eindeutig sein. Ggf. notierst du sie auf einer Übersicht mit der Angabe was sich hinter den einzelnen Kategorien verbirgt. Am Ende findest du eine Vorlage zum Herunterladen.

Viel hilft nicht viel! Gerade, wenn du dir ein Ordnersystem aufbaust oder deines optimieren möchtest, sollten es nicht zu viele Ordner bzw. Kategorien werden. Erfahrungsgemäß sind 12 Kategorien (Oberbegriffe/Themen) eine optimale Anzahl an Kategorien.

Das bedeutet, dass du Oberbegriffe bzw. Kategorien für Themen finden solltest. Das gilt für alle Ebenen, die gerade bei der digitalen Ordnerstruktur wichtig werden. Niemanden ist geholfen, wenn eine Kategorie bzw. ein Ordner 100 Unterordner hat. Daher sollten auch auf der Ebene Themen zusammengefasst werden. Die Zahl 12 ist die maximale Anzahl empfohlener Ordner auf jeder Ebene der digitalen Ordnerstruktur.

Eine Ordnerstruktur darf sich entwickelt und stetig vereinfacht (!) werden. Über die Zeit wachsen Ordnerstrukturen sehr gerne vor sich hin oder ufern aus. Gerade, wenn man am Anfang noch nicht den Überblick hat oder noch keine Oberbegriffe für Themen findet. Das ist nicht schlimm sollte aber im Auge behalten und immer wieder optimiert werden. Irgendwann – vielleicht schneller als du denkst – ist sie ideal und hat sich bewährt, wie die Entspannte Ordnung 12er Ordnerstruktur.

Jeder darf schauen, was am besten passt und was er überhaupt für Unterlagen hat. Falsch wäre es aus Angst vor Fehlern gar nicht erst anzufangen. Tipp: Mache dir eine Liste mit deinen max. 12 Kategorien (Oberthemen) und schreibe dazu, was in welcher Kategorie (Unterkategorien, Inhalte, etc.) enthalten ist und vielleicht auch, was zu tun ist. Oder lade dir die Vorlage im nächsten Abschnitt herunter.

Bitte denke dran: Es gibt kein perfekt, sondern nur funktioniert für dich oder funktioniert nicht für dich. Daher fange einfach an dir Kategorien zu notieren und diese zu befüllen. Selbst, wenn du in wenigen Wochen alles über den Haufen wirfst und änderst. Nichts geht übers Anfangen und Erfahrungen sammeln.

Klicke auf das Bild, um die Übersicht herunterzuladen. In der vergrößerten Ansicht kannst du mit einem Rechtsklick „Bild speichern unter“ wählen und sie herunterladen.

Ansonsten bist du jederzeit herzlich zum Master-Ordner eingeladen. Dort erhältst du die Entspannte Ordnung 12er Ordnerstruktur mit der wir tief in die 12 Kategorien eintauchen und dich zum Papierkram-Fuchs machen.

Alles Liebe und entspannte Grüße
Deine Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
Verkaufsbox Der Master-Ordner
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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

#ordnungssystem #papierkram #organisiert #unterlagen #aufräumen