Illustration einer Frau mit blondem Haar zu einem Dutt, die hinter einem Laptop sitzt und einen rosa Stift hält. Vor ihr sind vier Bücher mit den Titeln „Boss Babe“, „#GIRLBOSS“, „das FASHION-Buch“ und „DAS VOKABULAR DES STILS“ gestapelt.

Entspannte Ordnung im Papierkram

Willkommen auf unserem Blog!

Hier findest du Anleitungen, Empfehlungen, Checklisten, Vorlagen, Tipps und vieles mehr rund um die Organisation von Unterlagen, Dokumenten und Dateien.



Thema des Beitrags

4.8
(22)

Hinweise: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung. Als Amazon-Partner verdienen wir an qualifizierten Verkäufen - Links sind mit #VerdientProvisionen gekennzeichnet.

Spruch des Tages

Di16.7.2024


Ordnung im Papierkram schafft Klarheit im Kopf.

⏱️weniger als 3 Min.

Kennst du das Gefühl, wenn du dringend wichtige Unterlagen suchst und es in einem Berg von Dokumenten nicht finden kannst? 😩 Einmal verlegt, und schon beginnt die Suche im Papierchaos. Hier kommt die Magie einer privaten Ordnerstruktur ins Spiel. 😍

Stell dir vor, du findest in deinem Ordner-System sofort, was du suchst. Das ist der Vorteil einer sinnvollen Ordnerstruktur für deine Papierdokumente. Es geht nicht nur um Ordnung, sondern auch um das Gefühl von Kontrolle und Effizienz.

Eine klare Ablagestruktur ist wie eine gut organisierte Besteckschublade: Du findest mit einem Griff die Gabel oder den Löffel, und sparst wertvolle Zeit. Also, warum nicht heute damit beginnen, deine Unterlagen zu ordnen?


Die Inhalte im Überblick

No headings found

Grundlagen organisierter privater Ordner

Gut organisierte private Ordner sind das Rückgrat eines organisierten Haushalts. Sie helfen uns, den Überblick über Dokumente zu behalten, sei es der Mietvertrag, die Steuererklärung, die Stromrechnung oder die Geburtsurkunde des Kindes. Doch wie legt man eine solche Struktur sinnvoll an? Welche Elemente gehören dazu und welche Ansätze gibt es?

Elemente einer privater Ordner

Zu den Grundelementen gehören:

✅ Hauptordner: Dies sind die großen Kategorien, unter denen alle anderen Dokumente und Unterkategorie fallen. Beispiele hierfür sind „Finanzen“, „Versicherungen“ oder „Persönliche Dokumente“.

 TOP 10 
Ordnungshelfer 2024

Einfach auf das Bild klicken und Empfehlungen auf Amazon anschauen.
#VerdientProvisionen

Leitz Register für A4, PC-beschriftbares Deckblatt und 12 Trennblätter, Taben mit Zahlenaufdruck 1-12, Überbreite, Mehrfarbig, Polypropylen, WOW, 12440000

Extrabreite stabile Ordnerregister Verschiedene Farben + Größen. Extrabreit, sodass auch Unterlagen in Klarsichtfolien verdeckt werden.

100 Stück fotohüllen din a4 postkarten,Transparent Postkartenhüllen,800 Doppelseitig Fotohüllen 4 Taschen Foto Seitenschutz,Klarsichthüllen a4 Fotohüllen für Zum Fotos Postkarten aufbewahrung

4-Fächer-Folien / Foto-Hüllen Ideal für Pass, Impfausweis, Bonusheft, SV-Ausweis und mehr, die sonst gerne in normalen Klarsichtfolien nach unten rutschen und den Ordner aufblähen.

mehr…

10er-pack Dokumententasche A4 - A4 Sichttasche Dokumenten Mappen Brieftaschen Tasche für Dokument Organisieren mit Lochrand Klettverschluss und Etikettentasche

Dokumententasche Die „bessere“ Klarsichtfolie, weil sie mit einem Druckknopf verschließbar ist. Ideal zum Transportieren oder Sammeln von Unterlagen, z.B. für die Steuer.

Durable Selbstklebetasche Pocketfix für Einsteckschilder 57 x 90 mm, 10 Stück, transparent, 807919

Selbstklebetaschen Perfekt, um Ordner zu verschönern. Bspw. können direkt an der Innenseite Visitenkarten oder der Pass verstaut werden. Erhältlich in verschiedenen Größen.

JUNDUN feuerfeste Dokumententasche mit Schloss, Aufbewahrungsbox mit 7 Fächern, Akten-Organizer, tragbare Aktentasche für wichtige Dokumente, Akte (Schwarz)

Feuerfeste Dokumententasche Bietet zusätzlichen Schutz für wichtige Dokumente und spricht für sich selbst.

Rössler Papier 1317452609 - S.O.H.O. Ordner DIN A4 mit Rückenschild, Rückenbreite 85 mm, Special Line Hazelnut, 1 Stück

Ordner von Rössler Besondere Ordner mit edlen Designs / Material. Ideal, wenn Ordner sichtbar im Regal stehen und nicht täglich mehrmals benutzt werden, wie z.B. mein Master-Ordner.

Leitz Qualitäts-Ordner 180° Plastik, das Original, DIN A4 Aktenordner 8 cm breit, 90% Recycling-Karton, 30% Pre-Consumer Recycling-Kunststoff, Mit 180° Mechanik, 600 Blatt Kapazität, Weiß, 10105001

180° Ordner von Leitz Das patentierte System von Leitz. Der Bügel kann komplett umgeklappt werden und ermöglicht beidseitiges Abheften.

Fujitsu ScanSnap iX1300 Kompakt Wi-Fi Dokumentenscanner für Mac oder PC, Schwarz

Scanner Ideal, wenn oft gescannt wird. Scannt Vorder- und Rückseite gleichzeitig, bis zu 20 Seiten pro Minute.

Avantree 50 Stück Spezielles Design Klettverschluss Kabelbinder, Wiederverwendbar Klettbänder, 3 verschiedene Größen, um die Kabel organisiert und ordentlich zu halten

Klett-Kabelbinder Perfekt, um Ladekabel, Kopfhörer oder andere Kabel ordentlich zusammenzuhalten.

PLUS Japan, Datenschutz Rollstempel Camouflage in Weiß, Textschwärzer, Identitätsschutz, 1er Pack (1 x 1 Rollstempel)

Datenschutzrollstempel Zum Überstempeln und Unkenntlichmachen von Adressen auf Paketaufklebern. Gut für kleinere Anwendungen, aber sicherstellen, dass er richtig deckt.

Du willst mehr Tipps und Inspirationen? Wie wäre es mit dem wöchentlichen Motivations-Newsletter? Kostenlos ins Postfach:

Wöchentlicher Motivations-Newsletter – kostenlos in dein Postfach

hier eintragen

 Wöchentliche Motivation: Inspirierende Tipps und Tricks, um den Papierkram stressfrei und effizient zu organisieren.

✓ sowie praktische Anleitungen, effektive Routinen und exklusive Angebote, die nur für Newsletter-Leser verfügbar sind.

0 Euro • kein Spam • Bei Nichtgefallen, jederzeit mit einem Klick abmelden.  💖

Impressum • Datenschutzerklärung

✅ Unterordner: Innerhalb eines Hauptordners gibt es spezifischere Kategorien. Im Hauptordner „Finanzen“ könnten Themen wie „Steuerbescheide“, „Rechnungen“ oder „Bankdokumente“ liegen.

✅ Gegebenenfalls weitere Unterebenen: Mehr als 3 sind jedoch nicht empfehlenswert, wenn man Ordnerstrukturen anlegt.

😎 Tipps: Im analogen Ordner können die Kategorien mit Registern unterteilt werden und die Unterkategorien mit Trennstreifen oder Laschen. Dafür empfehlen sich extrabreite Register, sodass selbst Dokumente in Klarsichtfolien die Register nicht verdecken.

👍 Unsere liebsten Produkte: Extrabreite Register, beschreibbare Trennstreifen (#VerdientProvisionen)

Verschiedene Ansätze zum Ordnen

Es gibt verschiedene Ansätze, wie man private Papiere übersichtlich ordnen kann:

  • Chronologischer Ansatz: Sortierung nach Datum. Das ist besonders nützlich für Rechnungen oder Kontoauszüge, bei denen das Datum der Schlüssel zur Organisation ist.

Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.

  • Thematischer Ansatz: Sortierung nach Themen oder Kategorien sortiert, z.B. „Auto“, „Wohnung“ oder „Gesundheit“.
  • Mischform: Eine Kombination aus chronologischem und thematischem Ansatz, bei der innerhalb eines thematischen Ordners chronologisch sortiert wird.

Praktische Beispiele aus dem Alltag

Familienplanung: Ein Ordner namens „Familie“ könnte nach Familienmitglieder unterteilt werden. Diese könnten dann jeweils nach Geburtsurkunde, Zeugnisse, medizinische Unterlagen usw. aufgeteilt werden.

Hauskauf: Ein Ordner „Immobilien“ könnte Kategorien für Kaufvertrag, Grundbuchauszug, Renovierungsrechnungen und Kommunikation mit der Bank enthalten.

Reisen: Ein Ordner „Reisen“ könnte für jede Reise oder jedes Reiseziel haben. Innerhalb dieser könnten dann Buchungsbestätigungen, Reisepläne, Rechnungen und Erinnerungsstücke abgelegt werden.

📥 Download: Vorlage Register

Jeder darf schauen, was am besten passt, was für Unterlagen aufbewahrt werden müssen und welche entsprechend der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden können.

😎 Tipp: Mache dir eine Liste mit deinen max. 12 Kategorien (Oberthemen) und schreibe dazu, was in welcher Kategorie (Unterkategorien, Inhalte, etc.) enthalten ist und vielleicht auch, was zu tun ist. Oder lade dir unsere Vorlage herunter.

Klicke auf das Bild, um die Übersicht herunterzuladen. In der vergrößerten Ansicht kannst du mit einem Rechtsklick „Bild speichern unter“ wählen und sie herunterladen.

Wir empfehlen maximal 12 Kategorien pro Ebene (wie auch in unserem Master-Ordner sowie Master-Ordner BUSINESS – das Ordnungssystem von Entspannte Ordnung, gerne auch als Notfallordner genutzt).

Bitte denke dran: Es gibt kein perfekt, sondern nur funktioniert für dich oder funktioniert nicht für dich. Daher fange einfach an dir Kategorien zu notieren und diese zu befüllen. 💪 Selbst, wenn du in wenigen Wochen alles über den Haufen wirfst und änderst. Nichts geht übers Anfangen und Erfahrungen sammeln. 🫶

Nadine, Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung

Digitale Ordnerstruktur

Bei der privaten Ablage, wie auch bei anderen Themen, befinden wir uns in einer Phase des Umbruchs. Immer mehr Unterlagen kommen digital und nicht im Papierform – bedingt durch unseren Lebensstil, die technische Entwicklung und Modernisierung.

Das erfordert ein Umdenken und neue Gewohnheiten. Um nicht totales Chaos erwachsen zu lassen, hilft es einheitliche Ordnerstrukturen analog und digital anzulegen.

Entspricht die digitale Struktur der analogen, ist es zweitrangig, ob ein Dokument digital oder in Papierform abgelegt wird.

Nadine Hirte, Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung

Die Tage, in denen wir uns durch Stapel von Zetteln wühlen mussten, um ein bestimmtes Dokument zu finden, sind vorbei. Stattdessen klicken wir uns durch Ordner auf unseren Computern, Tablets oder in der Cloud. Doch was sind die 😍 Vorteile und 😯Herausforderungen der digitalen Dateiablage?

Vorteile

😍 Platzersparnis: Digitale Dateien benötigen keinen physischen Raum. Das spart Platz und reduziert die Notwendigkeit von Aktenschränken und Ordnern.

😍 Schneller Zugriff: Mit der Suchfunktion können Dateien und Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden, ohne dass manuell durch Ordner geblättert werden muss.

😍 Teilbarkeit: Digitale Dateien können leicht mit Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern geteilt werden, sei es per E-Mail, über einen Link oder durch gemeinsame Cloud-Ordner.

😍 Sicherheit: Digitale Dateien können verschlüsselt und durch Passwörter geschützt werden. Zudem können Backups erstellt werden, um Datenverlust zu verhindern.

Herausforderungen

😯 Unstrukturiertes Abspeichern: Ohne eine feste Logik kann es schnell chaotisch werden. Es besteht die Gefahr, dass man den Überblick verliert und Dateien nicht mehr findet.

😯 Datensicherheit: Während digitale Dateien vor physischem Verlust geschützt sind, sind sie anfällig für Cyberangriffe, Viren und Malware.

😯 Technische Probleme: Hardware-Ausfälle, Software-Probleme oder Cloud-Dienst-Ausfälle können den Zugriff auf wichtige Dateien vorübergehend oder dauerhaft verhindern.

😯 Abhängigkeit von Technologie: Ohne funktionierende Technologie oder bei fehlendem Internetzugang kann der Zugriff auf digitale Dateien eingeschränkt sein.

Es erfordert eine durchdachte Planung und Organisation, um die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen. Mit der richtigen Strategie und den passenden Tools kann die digitale Dateiablage jedoch zu einem mächtigen Werkzeug für Effizienz und Produktivität werden.

Tipps und häufige Fehler

Tipps und Best Practices

Egal, ob analog oder digital. Es gibt allgemeine Regeln. Wie sooft bei Ordnung im Papierkram findet auch hier die Entspannte Ordnung 3-e-Methode Anwendung.

3-e steht für „einfach • eindeutig • einheitlich.

Sie hilft uns, sowie der Person unseres Vertrauens (Stichwort: Notfallliste), den Überblick zu behalten und schnell auf benötigte Dateien zuzugreifen. Doch wie erreicht man das?

🦩Verwende klare und beschreibende Namen

Im privaten Bereich wären das bspw. Finanzen, Versicherung, Wohnen. Die Begriffe sollten kurz, klar und eindeutig sein. Ggf. notierst du sie auf einer Übersicht mit der Angabe was sich hinter den einzelnen Kategorien verbirgt.

🦩Halte die Struktur einfach

Eine gute Regel ist, nicht mehr als drei Ebenen von Unterordnern zu haben. Zu tiefe Hierarchien können verwirrend sein und das Finden von Dateien erschweren. Viel hilft nicht viel! Gerade, wenn du dir ein Ordnersystem aufbaust oder deines optimieren möchtest, sollten es nicht zu viele Ordner bzw. Kategorien werden. Erfahrungsgemäß sind 12 Kategorien (Oberbegriffe/Themen) eine optimale Anzahl an Kategorien.

🦩Sei konsistent

Wenn du einmal ein System gefunden hast, das für dich funktioniert, halte daran fest. Wenn du beispielsweise beschließt, Fotos nach Datum zu sortieren, wende diese Regel konsequent auf alle Fotos an. Aber auch über Familienmitglieder, Themen und Kategorien hinweg sind gleiche Strukturen ratsam, sodass du nicht immer wieder umdenken musst. 

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

❌ Zu viele Ordner

Es ist nicht notwendig, für jedes Dokument einen eigenen Ordner zu haben. Überlege, welche Kategorien wirklich Sinn machen und fasse ähnliche Dateien zusammen.

❌ Doppelte Speicherung

Vermeide es, dieselbe Datei an mehreren Orten zu speichern. Dies führt nicht nur zu Verwirrung, sondern verschwendet auch Speicherplatz.

❌ Fehlende Backups

Selbst die beste Ordnerstruktur nützt nichts, wenn alle Dateien verloren gehen. Stelle sicher, dass du regelmäßig Backups deiner wichtigen Dateien erstellst.

FAQ: Deine Fragen – Unsere Antworten

🤔 Welche Ordnerstruktur privat?

Eine private Ordnerstruktur sollte auf den individuellen Bedürfnissen und dem Lebensstil basieren. Typische Hauptordner könnten „Finanzen“, „Persönliche Dokumente“, „Arbeit“, „Bildung“ und „Freizeit“ sein. Innerhalb dieser Hauptordner könnten Unterordner wie „Rechnungen“, „Verträge“, „Zeugnisse“ oder „Reiseunterlagen“ angelegt werden. Es ist wichtig, eine Struktur zu wählen, die intuitiv und leicht verständlich ist, sodass man schnell und einfach auf benötigte Dateien zugreifen kann.

🤔Wie organisiere ich meine privaten Unterlagen?

Beginne mit einer Bestandsaufnahme und entsorge überflüssige Dokumente. Sortiere die verbleibenden Unterlagen thematisch und lege für jedes Thema einen eigenen Ordner oder Unterordner an. Verwende klare und beschreibende Namen für Ordner und Dateien. Halte die Struktur einfach und vermeide zu tiefe Hierarchien. Plane regelmäßige Überprüfungen, um Ordnung zu halten und veraltete Dokumente zu entfernen. Für wichtige Dokumente, wie Verträge oder Urkunden, können spezielle Mappen oder Hüllen verwendet werden, um sie zu schützen.

🤔 Was ist die beste Ordnerstruktur?

Die „beste“ Ordnerstruktur ist die, die für den individuellen Nutzer am effizientesten und verständlichsten ist. Allgemein sollte sie klar, konsistent und logisch sein. Eine gute Struktur ermöglicht es, Dateien schnell zu finden und zu speichern. Sie sollte nicht zu komplex sein und sich an den tatsächlichen Bedürfnissen und Gewohnheiten des Nutzers orientieren. Es kann hilfreich sein, sich an bewährten Systemen zu orientieren, aber letztlich ist die beste Struktur die, die im Alltag funktioniert und beibehalten wird.

🤔 Wie soll man eine Ordnerstruktur aufbauen?

Der Aufbau einer Ordnerstruktur beginnt mit der Identifizierung der Hauptkategorien oder Lebensbereiche, die abgedeckt werden sollen. Darauf basierend werden Hauptordner erstellt. Innerhalb dieser Hauptordner werden dann spezifischere Unterordner angelegt. Während des Prozesses ist es wichtig, konsequent und konsistent zu bleiben. Jede Datei sollte einen festen Platz haben. Es kann auch hilfreich sein, eine kurze Dokumentation oder ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, besonders wenn andere Personen Zugriff auf die Struktur haben. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen helfen, die Struktur aktuell und effizient zu halten.

Alles Liebe,
Deine Nadine

Eine Person mit langen Haaren hält einen weißen Becher in einer Hand und berührt mit der anderen ihr Haar. Sie trägt eine helle Jeansjacke über einem schwarzen Oberteil.

Hallo, ich bin Nadine.
Schön, dass du hier bist.

Hat dir dieser Beitrag weitergeholfen? Lass es mich wissen!

Danke für das großartige Feedback! Das freut mich sehr. 🥰

Wenn du Lust auf mehr hast, findest du mich auch auf Instagram. Ich würde mich freuen, dich dort zu begrüßen!

Es tut mir leid, dass der Beitrag nicht deinen Erwartungen entsprochen hat. 😔

Magst du mir sagen, was ich besser machen kann oder was dir gefehlt hat. Dein Feedback hilft mir sehr!

Papierkram / Büro / E-Mails...
Womit beginnen, wenn völliges Chaos herrscht?

Wir wissen, wie überwältigend es sein kann, wenn der Papierkram aus dem Ruder läuft. Genau deshalb haben wir unseren wöchentlichen kostenlosen Motivations-Newsletter, damit wir gemeinsam dranbleiben können.

Unsere beliebtesten Angebote: