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Zuletzt akt.: 08/11/2022

Checkliste Aufbewahrungsfristen private Unterlagen (kostenlos herunterladen)

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Übersicht mit Aufbewahrungsfristen (ABF) kostenlos herunterladen und erfahren warum ABF in 4 Kategorien eingeteilt werden können, was die häufigsten Missverständnisse bzw. Fragen in jeder Kategorie sind und warum ABF zunehmend an Bedeutung verlieren, und mehr.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Die Frage Nr. 1, wenn es um Papierkram geht: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente? Nicht, dass ich am Ende genau das Falsche wegwerfe.

Hinweis: Im Artikel geht es um private Aufbewahrungsfristen, d.h. für privaten Papierkram. Für die Unterlagen der Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten.

Checkliste Aufbewahrungsfristen ©Entspannte Ordnung

So kannst du damit arbeiten

Die Übersicht kann dir als Anhaltspunkt dienen, welche Unterlagen du (wie lange) aufbewahren solltest. Dieser Blickwinkel ist auch der wichtigere: 

Frage dich nicht was weg kann, sondern was du behalten musst.

  • Was könnte noch einmal wichtig werden?
  • Für wen / was hebe ich das auf?
  • Habe ich es je gebraucht?

Bei den meisten Unterlagen wirst du wissen, ob du sie aufbewahren musst. Es besteht eher das Problem, dass Unterlagen zu früh weggeworfen werden und gerade die wichtigen Unterlagen dann fehlen.

Zu den verschiedenen Kategorien im Folgenden ein paar Hinweise: 

Jetzt wird es spannend

Aufbewahrungsfristen: Häufige Fragen & Missverständnisse

Wer Entspannte Ordnung kennt, weiß, dass ich (Nadine) scheinbar komplexe Dinge einfach erkläre. Aus diesem Grund habe ich Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen in 4 Kategorien unterteilt. Der größte Teil der Unterlagen, die sich in Ordnern wiederfinden (oder fehlen), werden damit abgedeckt.

Wenn du Dokumente hast, die in der Liste nicht auftauchen oder Sonderfälle oder du dir unsicher bist, lohnt es sich die Zeit zu investieren und den Absender oder entsprechenden Experten zu kontaktieren.

 Im Folgenden findest du ergänzend zur Liste wichtige Hinweise zu den einzelnen Kategorien.

#1 Lebenslang

Alles, was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, sollte lebenslang aufbewahrt werden.

Diese Kategorie ist relativ selbsterklärend und führt zu den wenigsten Fragen. Diese Dokumente sollten lebenslang und im Original aufbewahrt werden.

#2 Bis zur Rente(nkontenklärung)

Alles, was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat aber auch soziale Zeiten.

Die Unterlagen in dieser Kategorie führen zu den meisten Missverständnissen und werden entweder zu früh entsorgt oder achtlos abgelegt. Beim Rentenantrag kann das Fehlen der Unterlagen zu Verzögerungen und/oder finanziellen Einbußen führen.

Daher empfehle ich das Rentenkonto schon heute zu klären - auch schon mit 30 bzw. sogar gerade mit 30. Denn in den Jahren ab der Schulzeit entstehen die meisten Lücken. Fehlende Unterlagen können heute vielleicht noch neu angefragt werden. Mit jedem Jahr das vergeht, wird das schwieriger.

#3 Für die Gebrauchsdauer / Laufzeit

Solange etwas genutzt wird bzw. solange der Vertrag aktiv ist.

Diese Kategorie führt zu den wenigsten Missverständnissen aber zu Detailfragen, die am Ende auch eine Frage des persönlichen Geschmacks sind.

Was hier wichtig zu erwähnen ist, ist die 3-jährige Verjährungsfrist. Es ist ratsam Unterlagen auch 3 Jahre nach dem Ende aufzubewahren. Insbesondere bei Mietverträgen und Finanzprodukten.

Bei Versicherungen wird oft der Versicherungsantrag weggeworfen. Es empfiehlt sich jedoch genau diesen aufzubewahren, falls es einmal zum Streitfall kommt. Mehr dazu unter Versicherungen sortieren.

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten - anders als bei der nächsten Kategorie - die Belege für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens. Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Belege zu digitalisieren, da bei einem Schaden (bspw. Brand, Wasser) vermutlich auch die Belege vernichtet werden würde.

#4 Wenige Jahre (2 - 5 Jahre)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.Ä. Quasi alles in Verbindung mit direktem Geldverkehr und Zahlungen.

Auch hier gibt es wenige Fragen. Nur der Hinweis: Für Handwerkerleistungen sind die Aufbewahrungsfristen länger. Diese Unterlagen sollten 5 Jahre aufbewahrt werden. (Stichwort: Schwarzarbeit)

Kassenbelege können in Klarsichtfolien nach Jahren oder einem schönen Glasgefäß aufbewahrt werden. Da es sich meistens um Kleinkram handelt, der innerhalb von maximal 2 Jahren umgetauscht werden könnte, ist die Aufteilung nach Jahren sinnvoll und eine zu aufwendige Ablage hinderlich. Mehr dazu im Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren.

Zu Kontoauszügen gibt es verschiedene Meinungen. Ich würde die Auszüge lieber ein paar Jahre länger aufheben (10 Jahre*) - obwohl du die Auszüge (gegen eine Gebühr) bei der Bank innerhalb von 10 Jahren anfragen könntest. *Jeder hat seine persönliche Beziehung zu gewissen Unterlagen und ich hänge - vielleicht, weil ich in einer Bank gearbeitet habe - an allen Unterlagen die mit Finanzen zu tun haben.

Weiterführende Informationen

Der Master-Ordner

Entspannte Ordnung im Papierkram mit dem System des Master-Ordners. Einfach und dauerhaft. Schon mehr als 10.000 glückliche Master-Ordner Besitzer.

Podcast-Folge OrdnungHOCHzwei

Julia und ich (Nadine) haben in unserem Podcasts über Aufbewahrungsfristen gesprochen:

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Handlungsempfehlung

  • Unterlagen neu anfordern
    Falls dir beim Aussortieren auffällt, dass dir Unterlagen fehlen, ärgere dich nicht. Das passiert uns allen! Rufe bei der entsprechenden Stelle an und bitte um eine erneute Zusendung. Unternehmen sind grundsätzlich verpflichtet Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für das Finanzamt, falls dir ein Steuerbescheid fehlt oder du einen der letzten 10 Jahre benötigst.
  • Aufbewahrungsfristen verlieren an Bedeutung
    Immer mehr Papierkram erreicht uns digital. Während Aufbewahrungsfristen beim Papierkram in Papierform eines der Kernthemen sind, sind es bei den neuen digitalen Herausforderungen die Datensicherung und Datensicherheit.
  • Der Master-Ordner
    Du möchtest zukünftig gelassener mit deinen Unterlagen umgehen? Im Master-Ordner organisieren wir deine Unterlagen von Grund auf - analog und digital - und sorgen für eine dauerhafte Ordnung, sodass du deinen Papierkram zukünftig mit Liebe und Leichtigkeit erledigen kannst.

Auf dass du immer das Richtige aufbewahrst und mit einem Griff findest,
Deine Nadine

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Hi, Ich bin Nadine

2017 habe ich Entspannte Ordnung gegründet - mit dem Ziel Liebe und Leichtigkeit in den Papierkram zu bringen. Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann.

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. Mehr zu meiner Geschichte hier.

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