Diese 4 Aufbewahrungsfristen sollten Privatpersonen kennen

Autorin: Nadine Hirte

Hinweis: Ich ersetze keine rechtliche Beratung - alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären, sodass du das nötige Grundwissen hast, um mit der Rentenkasse, Krankenkasse, dem Versicherungsmakler etc. auf Augenhöhe zu sprechen.

Eine passende Folge von OrdnungHOCHzwei:

Lesezeit:  Min.

Die Frage Nr. 1, wenn der Papierkram ausgemistet & aufgeräumt werden soll, ist: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente? Denn irgendwann ist selbst der breiteste Ordner voll & der größte Schrank mit Ordnern gefüllt. Und genau dann wird es immer schwieriger gesuchte Unterlagen einfach wiederzufinden. Es ist ein Mythos, dass für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfristen gelten.
4 Fristen sollte jeder im Blick haben.

Im folgenden Artikel erfährst du

  • In welche 4 Fristen du die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen einteilen kannst
  • Warum Aufbewahrungsfristen zunehmend unwichtiger werden
  • Warum es nicht dramatisch ist, wenn du etwas versehentlich weg wirfst (auch zu hören im Podcast)

(Hinweis: Im Artikel geht es um private Aufbewahrungsfristen, d.h. von Privatpersonen. Für die Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten. Dieser Artikel stellt keine Rechtsauskunft dar, sondern gibt einen Überblick. Im Zweifel immer den jeweiligen Fachmann befragen.)

1 – Lebenslang

Alles, was mit deiner Identität & deinem Sein zu tun hat, muss lebenslang aufbewahrt werden

Das sind z.B. deine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen, ärztliche Gutachten, dein Besitztum (Belege über Wohneigentum), aber auch deine Ausbildungszeugnisse.

Ich nehme der Einfachheit halber auch Schenkung, Gerichtsurteile & Kreditunterlagen mit auf, weil die Fristen Jahrzehnte betragen und damit sehr lang sind. Im Zweifel bei der Bank, dem Notar, etc., die Dauer der Aufbewahrung erfragen.

2 – Wenige Jahre (2-5 Jahre)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.Ä. Quasi alles mit direktem Geldverkehr und Zahlungen.

Für Käufe gilt die Gewährleistungsfrist (2 Jahre). Wenn die Frist jedoch durch eine Versicherung oder ein anderes Angebot verlängert wurde, muss der Beleg entsprechend länger aufbewahrt werden. Für Handwerkerleistungen sind die Aufbewahrungsfristen sogar noch länger. Diese Unterlagen sollten 5 Jahre aufbewahrt werden. (Stichwort: Schwarzarbeit)

Kassenbelege sind in Klarsichtfolien nach Jahren noch gut aufgehoben. Mehr dazu im Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren.

Zu Kontoauszügen gibt es viele Meinungen. Ich würde die Auszüge lieber ein paar Jahre länger aufheben – obwohl du die Auszüge (gegen eine Gebühr) bei der Bank anfragen könntest. Solange du eine feste Hausbank hast & diese nicht wechselst, ist das sicherlich auch recht einfach. Wenn deine Kontoauszüge nur noch digital im Online-Banking-Postfach landen, ist es hier wichtig diese auch abzuspeichern. Einige Banken löschen die Kontoauszüge nach einigen Monaten. Und wie du merkst geht es digital nicht um die Aufbewahrungsfrist selbst, sondern um das richtige „Abholen der Post“.

3 – Für die Gebrauchsdauer bzw. Laufzeit

solange etwas genutzt wird
solange der Vertrag aktiv ist

Verträge sollten mindestens für die Laufzeit aufbewahrt werden. Bspw. Versicherungen*, Finanzprodukte, private Altersvorsorge, Mietverträge (Kautionsquittung, Übergabeprotokoll), etc.

Wenn nach Kündigung des Vertrages noch Zahlungen geleistet werden können/müssen oder Fristen (bspw. Mietvertrag 3 Jahre Verjährungsfrist) gelten, sollte der Vertrag entsprechend länger aufbewahrt werden. Solange bis der Vertrag wirklich der Vergangenheit angehört.

Bei Versicherungen ist oft die Frage, ob auch die jährlichen Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Aus meiner Sicht nur die aktuellste Rechnung, die Police & alle Änderungen der Police sowie die Unterlagen zum Vertragsabschluss. (mehr dazu: Versicherungen sortieren)

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten – anders als bei Punkt 2 – die Belege für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens.
Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Belege zu digitalisieren, da bei einem Brand vermutlich auch der Ordner vernichtet werden würde.

4 – Mindestens bis zur Rente(nkontoklärung!)

beruflicher Werdegang & soziale ZeitenAlles, was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat (Anfang, Ende, Höhe der Vergütung).

Zu diesen Dokumenten gehören Verdienstbescheinigungen, die Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Bescheinigungen über Ausbildungs-/Studienzeiten, etc.

In den Listen zu den Aufbewahrungsfristen wird in der Regel die Rubrik „mindestens bis zur Rente“ aufgeführt. „Bis zur Klärung des Rentenkontos“ trifft es meiner Meinung nach eher.
Du kannst dein Rentekonto schon heute klären – auch schon mit 30 oder sogar gerade mit 30. Denn in den Jahren ab der Schulzeit entstehen die meisten Lücken. Wenn das Konto lückenlos geklärt ist, besteht (aus meiner Sicht) keine Notwendigkeit diese Dokumente noch bis zur Rente aufzubewahren. Du solltest ab dann „Ihre Renteninformation“ – das jährliche Schreiben von der Rentenkasse – prüfen. Der Vorteil: So kennst du deinen aktuellen Punktestand & ungefähren Rentenanspruch.

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Meine Checkliste ist mit anderen unterstützenden Informationen & Übersichten erhalten aktuell alle Newsletter-Leser. Ansonsten empfehle ich dir eine eigene Liste mit den Infos oben zu erstellen. Ca. 80% der unterlagen sind ziemlich eindeutig. Beim Rest lohnt sich nachfragen. Falls dir doch einmal eine Unterlage fehlt oder du zu viel weggeworfen hast, dann rufst du auch bei der entsprechenden Stelle an & bittest um eine erneutet Zusendung. So what, passiert!

Wer mich kennt, weiß: ich liebe EINFACH. Mir ist es wichtig scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären und somit 80% der Fälle abzudecken. Ich bin nicht auf jeden Sonderfall eingegangen, sondern wollte ein einfaches Gesamtbild schaffen. Für Sonderfälle & bei Unsicherheit sollte immer der jeweilige Experte befragt werden. Das ist auch mein Tipp generell. Im Zweifel bei demjenigen anzurufen, der den Brief geschickt hat und fragen, was damit zu tun ist.

Mehr: Welche 4 Fragen dir beim Aussortieren deiner Unterlagen helfen – erklärt anhand der meistgefragten Fristen

Ich wünsche dir viel Freude mit der Checkliste
Deine Nadine

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Ich bin die Gründerin von Entspannte Ordnung! Mehr als 10 Jahre habe ich Buchhaltungs- & Controlling-Prozesse in deutschen sowie internationalen Unternehmen optimiert. Danach habe ich das System des Master-Ordners entwickelt. Damit kann jeder in seinem Tempo seinen Papierkram organisieren. Das System ist einfach & für jedermann geeignet. Mehr zu mir >>>

-Nadine hirte

Das System des Master-Ordners