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Die Frage Nr. 1, wenn der Papierkram ausgemistet & aufgeräumt werden soll: Wie lang sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente? Denn irgendwann ist selbst der breiteste Ordner voll und der größte Schrank mit Ordnern gefüllt. Und genau dann wird es immer schwieriger wichtige Unterlagen auf Anhieb zu finden. Im folgenden Artikel geht es um die 4 Aufbewahrungsfristen für Dokumente, die du dir auch als Checkliste herunterladen kannst.

Denn es ist ein Mythos, dass für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfristen gelten. Es gibt Aufbewahrungsfristen & sie lassen sich in 4 große Kategorien aufteilen. (Hinweis: Im Artikel geht es um Aufbewahrungsfristen privat, sprich von Privatpersonen. Für die Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten. Dieser Artikel stellt keine Rechtsauskunft dar, sondern gibt einen Überblick. Im Zweifel immer den jeweiligen Fachmann befragen.)

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Jeder, egal ob privat oder als Unternehmer. Unternehmer haben für ihre geschäftlichen Unterlagen i.d.R. eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das heißt, oftmals ist nicht die Dauer der Aufbewahrung die Frage, sondern das wie! Für Privatpersonen reicht es von gar nicht bis lebenslang.

Warum gibt es Aufbewahrungsfristen?

Dokumente müssen aufbewahrt werden, um seine Identität, den Bildungsstand oder bspw. das Einkommen zu bestätigen oder um falsche Informationen zu korrigieren. Bspw. braucht die Bank für die Genehmigung eines Kredites die letzten Lohnabrechnungen. Wo sollen sie diese herbekommen, wenn nicht von dir.

Wo sind Aufbewahrungsfristen geregelt?

Hier und da. Es gibt keinen zentralen Ort, wo Aufbewahrungsfristen geregelt werden. Es hängt immer vom Dokumententyp ab.

Wann beginnen Aufbewahrungsfristen?

Offizielle Aufbewahrungsfristen beginnen immer am 1.1. des Folgejahres. Das ist wichtig zu wissen! Muss bspw. ein Dokument vom 1. Juli 2 Jahre aufbewahrt werden, kann es erst nach 2,5 Jahren weggeworfen werden.

Diese Frage solltest du dir immer stellen

Die alles entscheidende Frage ist: Für wen bzw. wozu bewahre ich das Dokument auf?

  • Ist es für die Steuer, also das Finanzamt?
  • Ist es für die Rente, also Sozialversicherung?
  • Könnte es im Fall eines Versicherungsschadens wichtig werden oder
  • hat es etwas mit dir, deiner Person & deiner Identität zu tun.
  • Muss das Dokument überhaupt aufbewahrt werden oder nur bearbeitet werden?
  • Handelt es sich dabei lediglich um eine Information, einen Termin, der notiert werden sollte oder ist es etwas, dass sofort geklärt werden kann?

Die 4 Fristen für Privatpersonen

1 – Lebenslang

1 – LEBENSLANG

Alles was mit deiner Identität &
deinem Sein zu tun hat,
muss lebenslang aufbewahrt werden.

☝ Deine Identität & dein Sein

Das sind z.B. deine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen, ärztliche Gutachten, dein Besitztum (Belege über Wohneigentum) aber auch deine Ausbildungszeugnisse.

Ich nehme der Einfachheit halber auch Schenkung, Gerichtsurteile & Kreditunterlagen auf, weil die Fristen Jahrzehnte sind und damit sehr lang. Im Zweifel bei der Bank, dem Notar die Dauer der Aufbewahrung erfragen.

2 – Wenige Jahre (2-5 Jahre)

2 – WENIGE JAHRE (2-5 JAHRE)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.ä.
Quasi alles mit direktem Geldverkehr – Zahlung.

☝ Zahlungen / Geldverkehr

Für Käufe gilt die Gewährleistungsfrist (2 Jahre), wenn die Frist jedoch durch eine Versicherung oder ein anderes Angebot verlängert wurde, muss der Beleg entsprechend länger aufbewahrt werden. Für Handwerkerleistungen müssen die Unterlagen 5 Jahre aufbewahrt werden. (Stichwort: Schwarzarbeit)

Kassenbelege sind in Klarsichtfolien nach Jahr gut aufgehoben. Mehr dazu in meinem Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren

3 – Für die Gebrauchsdauer bzw. Laufzeit

3 – FÜR DIE GEBRAUCHSDAUER bzw. LAUFZEIT

Unterlagen sollten aufbewahrt werden
solange etwas genutzt wird
oder der Vertrag aktiv ist.

☝ solange etwas genutzt wird
solange der Vertrag aktiv ist

Verträge sollten mindestens für die Laufzeit aufbewahrt werden. Bspw. Versicherungen*, Finanzprodukte, private Altersvorsorge, Mietverträge (Kautionsquittung, Übergabeprotokoll) etc. Wenn nach Kündigung des Vertrages noch Fristen (bspw. Mietvertrag 3 Jahre Verjährungsfrist) gelten, Zahlungen geleistet werden können/müssen, sollte der Vertrag entsprechend länger aufbewahrt werden. Solange bis der Vertrag wirklich der Vergangenheit angehört.
*Gerade bei Versicherungen ist oft die Frage, ob auch die jährlichen Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Aus meiner Sicht nur die aktuellste Rechnung, die Police & alle Änderungen der Police und die Unterlagen zum Vertragsabschluss.

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten – anders als bei Punkt 2 – die Belege für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens.
Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Belege zu digitalisieren, da bei einem Brand vermutlich auch der Ordner vernichtet werden würde.

4 – Mindestens bis zur Rente(nklärung!)

4 – BIS ZUR RENTENKLÄRUNG

Alles was mit deinem
beruflichen Werdegang zu tun hat
(Anfang, Ende, Höhe der Vergütung).

☝ beruflicher Werdegang & soziale Zeiten

Zu den Dokumenten gehören Verdienstbescheinigungen, Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Bescheinigung über Ausbildungs-/Studienzeiten etc.

Anmerkung: In den Listen zu Aufbewahrungsfristen wird immer die Rubrik „mindestens bis zur Rente“ aufgeführt. „Bis zur Klärung des Rentenkontos“ trifft es meiner Meinung nach eher.
Du kannst dein Rentekonto schon heute klären und zukünftig jährlich deine Renteninformation prüfen. Aus meiner Sicht besteht dann keine Notwendigkeit diese Dokumente noch bis zur Rente aufzubewahren. Denn ab dem Zeitpunkt der Klärung hat die Rentenkasse deine Daten lückenlos. Deine Pflicht ist es ab nun deine Renteninformation jährlich zu prüfen. So kennst du auch immer deinen aktuellen Punktestand & deinen ungefähren Rentenanspruch.

Aufbewahrungsfristen privat von A-Z

➡ Arbeitsverträge & Kündigungen

Der aktuelle Arbeitsvertrag ist natürlich wichtig. Egal wie alt er ist. Die alten/nicht mehr gültigen Arbeitsverträge und auch die Kündigungen sind für deinen Rentenanspruch wichtig. (Hinweis: Wenn du selber kündigst, lasse dir die Kündigung mit Datum unterschreiben & bewahre sie wie die Arbeitsverträge auf.) Daher sagt „man“ die müssen bis zur Rente aufbewahrt werden. Ich sage bis zur Klärung deines Rentenkontos.

Arztunterlagen (bspw. Röntgenaufnahmen)

Ein Leben lang! Ich empfehle alles was mit deinem SEIN, deiner Identität & deiner Gesundheit zu tun hat, ein Leben lang aufzubewahren. Das gilt für Arztunterlagen, wie auch für deine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde im Umkehrschluss auch für Scheidungsunterlagen.

Gehalts-/Verdienstabrechungen bzw. Entgeltbescheinigungen

Ich sage 1-2 Jahre & erkläre auch warum ich der Meinung bin. Entgeltbescheinigung erhältst du jeden Monat von deinem Arbeitgeber. Darauf steht dein Bruttogehalt des Monats & alle Zuschläge/Abzüge und der Nettobetrag (der ausbezahlt wird). Hier gilt es zu prüfen, ob der Nettobetrag auch auf deinem Konto ankommt! Ansonsten kann die Bescheinigung noch wichtig werden, für Kreditanträge, Kindergeld, Krankengeld etc. Vieles wo du dein Einkommen der letzten Monate nachweisen musst.

Am Jahresende bekommst du die Lohnsteuerbescheinigung (ich sage immer eTin :)) und die ist die Zusammenfassung deiner monatlichen Entgeltbescheinigungen des Jahres. Richtig? Hast du das mal zusammengerechnet – stimmt das? Auch die musst du nicht ewig aufbewahren. Erstelle damit deine Steuererklärung & prüfe dein Rentenkonto.

Hartz4 Bescheide

4 Jahre. Das Amt kann 4 Jahre rückwirkend Bescheide überprüfen & auch Rückforderungen stellen. Gegebenenfalls ändert sich diese Frist mit neuen Gesetzesänderungen. Am Besten beim Sachbearbeiter nachfragen (Stichwort: SGB §§ 44 ff.).

Kontoauszüge

3-4 Jahre heißt es hier. Ich rate es nicht oft, würde aber hier längere Zeiten empfehlen. Wenn du Kontoauszugsstreifen bekommst – die in keinen Ordner passen, lohnt sich die Anschaffung eines Doppelordners, der sich in die anderen Ordner perfekt einreiht.

Wenn du digitale Kontoauszüge bekommst, speichere sie unbedingt regelmäßig ab & sichere sie. So hast du sie ein Leben lang. Das abspeichern ist wichtig, weil die Bank die Kontoauszüge nur für eine gewisse Anzahl an Monaten vorhält. (die Dauer ist von Bank zu Bank unterschiedlich)

Mietverträge

Mietverträge sollten nach Ende des Mietverhältnisses noch 3 Jahre aufbewahrt werden, weil sich aus dem Mietverhältnis noch Ansprüche ergeben können.

Rechnungen

Es kommt darauf an. Auf jeden Fall solange, wie du einen Garantieanspruch hast. Falls du sie bei der Steuer einreichst: solange bis die Steuer „durch“ ist. (Tipp: Der Tipp – Gebrauchsanweisungen & Kassenzettel aufbewahren)

Retourenscheine

Solange bis die Retoure zurückgekommen ist und bestätigt wurde bzw. bis das Geld auf deine Konto zurücküberwiesen wurde (wenn du vorab bezahlt hast).

Schul/Ausbildungs-/Uniordner

Wozu hebst du die auf? Was ist dort drin, was du irgend jemanden noch einmal zeigen müsstest?

Versicherungsunterlagen

Solange die Versicherung AKTIV ist, solltest du

  • den Versicherungsantrag,(Hinweis: Der Antrag ist wichtig, falls im Streit/Zweifel nachgewiesen werden muss, was du im Antrag angegeben hast)
  • die Police,
  • alle Änderungen/Nachträge &
  • die letzte Rechnung aufbewahren.

Download & Special-Tipps

Lade dir die Übersicht mit den 4 Fristen herunter:

Wer mich kennt, weiß: ich liebe EINFACH. Mir ist es wichtig scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären und somit 80% der Fälle abzudecken. Ich bin nicht auf jeden Sonderfall eingegangen, sondern wollte ein einfaches Gesamtbild schaffen. Für Sonderfälle & bei Unsicherheit sollte immer der jeweilige Experte befragt werden. Das ist auch mein Tipp generell. Im Zweifel bei demjenigen anrufen, der den Brief geschickt hat & fragen was damit zu tun ist.

Und nun?

Los geht’s mit dem Aussortieren. lasse dich gerne Schritt-für-Schritt unterstützen & melde dich zum kostenlosen 5-tägigen Kurs „Mein schönster Ordner“ an. Sicherlich kommen beim Aussortieren weitere Fragen auf, die im Kurs beantwortet werden.

  • Wohin mit den aussortierten Unterlagen? Wie entsorge ich das Papier bzw. vernichte es sicher?
  • Wie sortiere ich die übrig gebliebenen Unterlagen – Ordnungssystem für Papiere? (Stichwort: Ordnerstruktur – Ordnerregister)
  • Wie schaffe ich fortan Ordnung zu halten? Ordnungssystem (Posteingang – auch digital)
  • Wohlfühlbüro & Wohlfühlschreibtisch
  • Wie digitalisiere ich die Unterlagen? (Was brauche ich dafür, wo speicher ich die Unterlagen)
  • Wie gehe ich mit den Unterlagen um, die nur noch digital kommen?

🎧Podcast-Folge: Aufbewahrungs-fristen privat


Ausblick

Während beim Alt-Bekannten Papierkram die Aufbewahrungsfristen der Dreh- & Angelpunkt sind, sind beim neuen/modernen – ja digitalen Papierkram Passwörter, Speichermedium, Sicherheit, genutzte Technik und und und… viel wichtiger. Alles dazu gibt es unter dem Punkt „Digitale Ordung“.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Aussortieren & entspannte Grüße
Nadine

Hinweis: Ich mache keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung. Ich ersetze keinen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Angestellten der Rentenkasse. Alle Angaben ohne Gewähr.

Die Autorin:
Nadine Hirte hat mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Sie weiß, dass eine einfache Grundordnung (auch digital) viel Zeit & Geld spart. Mit einfachen Mitteln lässt sich der Papierkram & die Buchhaltung bewältigen. Das einfache System ist auch immer das Beste!

Bücher:

Danke fürs Teilen!

Aufbewahrungsfristen - so lange musst du Kontoauszüge, Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Unterlagen für die Steuer, Rente etc. aufbewahren

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