Zuletzt akt.: 15/03/2023

Aufbewahrungsfristen Privatpersonen (kostenlose Übersicht zum Ausdrucken)

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Aufbewahrungsfristen privat kostenlos herunterladen. Übersichtlich auf einer DIN A4 Seite zum Ausdrucken und Abheften.

Die Frage Nr. 1, wenn es um Papierkram geht: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente? Nicht, dass ich am Ende genau das Falsche wegwerfe.

Hinweis: Im Artikel geht es um Fristen für Privatpersonen. Für die Belege der Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten.

Checkliste Aufbewahrungsfristen ©Entspannte Ordnung

So kannst du damit arbeiten

Die Übersicht kann dir als Anhaltspunkt dienen, welche Dokumente (wie lange) aufbewahrt werden sollten. Dieser Blickwinkel ist auch der wichtigere: 

Frage dich nicht was wegkann, sondern was du behalten musst.

  • Was könnte noch einmal wichtig werden?
  • Für wen / was hebe ich das auf?
  • Habe ich es je gebraucht?

Bei den meisten Schriftstücken besteht keine Frage, ob sie aufbewahrt werden sollten oder nicht. Oftmals besteht eher das Problem, dass Papiere zu früh weggeworfen werden und gerade die wichtigen Dokumente dann fehlen.

Daher ein paar Hinweise zu den Kategorien auf der Liste und den häufigsten Fragen: 

Häufige Fragen und Missverständnisse

Aufbewahrungsfristen privat

Wer Entspannte Ordnung kennt, weiß, dass ich (Nadine) scheinbar komplexe Dinge einfach erkläre. Aus diesem Grund habe ich Aufbewahrungsfristen für privaten Papierkram in 4 Kategorien unterteilt. Der größte Teil der Unterlagen, die sich in Ordnern wiederfinden (oder fehlen), werden damit abgedeckt.

Wenn du Dokumente hast, die in der Liste nicht auftauchen oder Sonderfälle oder du dir unsicher bist, lohnt es sich die Zeit zu investieren und den Absender oder entsprechenden Experten zu kontaktieren.

 Im Folgenden findest du ergänzend zur Liste wichtige Hinweise zu den einzelnen Kategorien.

#1 Lebenslang

Alles, was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, sollte lebenslang aufbewahrt werden.

Diese Kategorie ist relativ selbsterklärend und führt zu den wenigsten Fragen. Diese Dokumente sollten lebenslang und im Original aufbewahrt werden.

#2 Bis zur Rente(nkontenklärung)

Alles, was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat aber auch soziale Zeiten.

Die Dokumente in dieser Kategorie führen zu den meisten Missverständnissen und werden entweder zu früh entsorgt oder achtlos abgelegt. Beim Rentenantrag kann das Fehlen von Belegen zu Verzögerungen und/oder finanziellen Einbußen führen.

Daher empfehle ich das Rentenkonto schon heute zu klären - auch schon mit 30 bzw. sogar gerade mit 30. Denn in den Jahren ab der Schulzeit entstehen die meisten Lücken. Fehlende Belege können heute vielleicht noch neu angefragt werden. Mit jedem Jahr das vergeht, wird das schwieriger.

#3 Für die Gebrauchsdauer / Laufzeit

Solange etwas genutzt wird bzw. solange der Vertrag aktiv ist.

Diese Kategorie führt zu den wenigsten Missverständnissen aber zu Detailfragen, die am Ende auch eine Frage des persönlichen Geschmacks sind.

Was hier wichtig zu erwähnen ist, ist die 3-jährige Verjährungsfrist. Es ist ratsam Papiere 3+ Jahre (bis 31.12. des dritten Jahres) nach dem Ende aufzubewahren. Insbesondere bei Mietverträgen und Finanzprodukten.

Bei Versicherungen wird oft der Versicherungsantrag weggeworfen. Es empfiehlt sich jedoch genau diesen aufzubewahren, falls es einmal zum Streitfall kommt. Mehr dazu unter Versicherungen sortieren.

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten - anders als bei der nächsten Kategorie - die Rechnungen für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens. Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Rechnungen zu digitalisieren, da bei einem Schaden (bspw. Brand, Wasser) vermutlich auch die Dokumente vernichtet werden würde.

#4 Wenige Jahre (2 - 5 Jahre)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.Ä. Quasi alles in Verbindung mit direktem Geldverkehr und Zahlungen.

Auch hier gibt es wenige Fragen.

Wichtig: Für Handwerkerleistungen gibt es für Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung. (Stichwort: Schwarzarbeit) Diese ist 2+ Jahre (bis 31.12. des zweiten Jahres). Da die Gewährleistung i.d.R. 5 Jahre beträgt, ist es ratsam diese sogar 5 Jahre aufzubewahren.

Kassenbelege können in Klarsichtfolien nach Jahren oder einem schönen Glasgefäß aufbewahrt werden. Da es sich meistens um Kleinkram handelt, der innerhalb von maximal 2 Jahren umgetauscht werden könnte, ist die Aufteilung nach Jahren sinnvoll und eine zu aufwendige Ablage hinderlich. Mehr dazu im Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren.

Zu Kontoauszügen gibt es verschiedene Meinungen. Ich würde die Auszüge lieber ein paar Jahre länger aufheben (10 Jahre*) - obwohl du die Auszüge (gegen eine Gebühr) bei der Bank innerhalb von 10 Jahren anfragen könntest. *Jeder hat seine persönliche Beziehung zu gewissen Dingen und ich hänge - vielleicht, weil ich in einer Bank gearbeitet habe - an allen Unterlagen die mit Finanzen zu tun haben.

Weiterführende Informationen

Der Master-Ordner

Entspannte Ordnung im Papierkram mit dem System des Master-Ordners. Einfach und dauerhaft. Schon mehr als 10.000 glückliche Master-Ordner Besitzer.

Podcast-Folge OrdnungHOCHzwei

Julia und ich (Nadine) haben in unserem Podcasts über Aufbewahrungsfristen gesprochen:

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Handlungsempfehlung

  • Unterlagen neu anfordern
    Falls dir beim Aussortieren auffällt, dass dir Unterlagen fehlen, ärgere dich nicht. Das passiert uns allen! Rufe bei der entsprechenden Stelle an und bitte um eine erneute Zusendung. Unternehmen sind grundsätzlich verpflichtet Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für das Finanzamt, falls dir ein Steuerbescheid fehlt oder du einen der letzten 10 Jahre benötigst.
  • Aufbewahrungsfristen verlieren an Bedeutung
    Immer mehr Papierkram erreicht uns digital. Während Aufbewahrungsfristen beim Papierkram in Papierform eines der Kernthemen ist, sind es bei den neuen digitalen Herausforderungen die Datensicherung und Datensicherheit.
  • Der Master-Ordner
    Du möchtest zukünftig gelassener mit deinen Unterlagen umgehen? Im Master-Ordner organisieren wir deine Unterlagen von Grund auf - analog und digital - und sorgen für eine dauerhafte Ordnung, sodass du deinen Papierkram zukünftig mit Liebe und Leichtigkeit erledigen kannst.

Auf dass du immer das Richtige aufbewahrst und mit einem Griff findest,
Deine Nadine

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📹 Häufig gestellte Fragen

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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Oder?!

Leere Druckerpatronen können auch beim Wertstoffhof oder im Elektrofachmarkt abgegeben werden. 

Wie macht ihr das? Habt ihr Empfehlungen / Tipps?

Ich wollte den Versand mal testen und kann meine leeren Patronen nun in der Tüte sammeln. Auch wenn es eine Weile dauern wird bis ich 10 beisammen habe... da ich selten drucke. 🤓

Von Herzen
Eure Nadine
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Sie sind ideal für Papierkram, Ausbildungsunterlagen, Rezepte, etc. Alles, was gelocht wurde und wo das Loch zerrissen ist oder von Anfang an gestärkt werden soll.

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Bist du von deinem Papierkram genervt? 😬

Zu viel, zu unverständlich und einfach nur Chaos? 🙈 Oder alles ok?

In den letzten Wochen sind mir wieder so einige Geschichten begegnet, die mein Herz schwer machen. 😥 Menschen, die durch Krankheit, Schicksalsschläge, Todesfälle u.a. plötzlich vor einem schier unüberwindbaren Papierchaos stehen und unzählige Hürden zu überwinden haben.

Aber selbst der "normale / alltägliche" Papierkram kann frustrierend sein. 
⭐Was nervt dich und was möchtest du hier auf meinem Kanal mehr sehen? 
⭐Was wünschst du dir, was würde dir helfen?

💖Ich bin für dich und euch da!
Von Herzen
Eure Nadine

P.S. Schöne Feiertage 🐰🥚🌸
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Ordner aufhübschen OHNE neue Ordner zu kaufen? 😍

Deiner Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt. 🤓 Es ist immer die Frage, was du brauchst bzw. was dir helfen würde.

🔥Fangen wir heute mal mit den Selbstklebetaschen und Stiftehalter an. 

👌Diese Dinge sind ideal, wenn du etwas im schnellen Zugriff gleich auf der Innenseite des Ordners benötigst, wie einen Ausweis, einen Kontakt oder eben einen Stift. 

Nutzt du was davon oder andere Dinge, die du nicht mehr missen möchtest?

Von Herzen
Eure Nadine
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Andere scheinen ihren Papierkram besser im Griff zu haben? 😔 Du bist nicht gut genug, nicht schnell genug, nicht ordentlich genug?

Plagen dich Gedanken und Zweifel wie diese? Dann bist du nicht allein! 

Auch mein privater Papierkram wächst dann und wann zu einem Berg. Gerade in Umbruchphasen oder bei persönlichen Veränderungen nimmt die Masse an Papierkram zu und die Zeit fehlt.

Folgendes hilft mir, den Kopf nicht in den Sand zu stecken und zu starten:
💖 Ich nehme mir 30 Minuten Zeit und sortiere die Themen nach Dringlichkeit
💖 Ich höre genau auf meinen inneren Dialog, der vernichtend sein kann: "warum hast du nicht...", "warum kannst du nicht...", "schneller..." und schaue woher diese Gedanken kommen - hat das wirklich mit dem Berg an Unterlagen zu tun?
💖 Ich konzentriere mich auf ein Thema und freue mich auf das Ergebnis. In der Zeit sind alle Ablenkungen ausgeschaltet.

Wie schaffst du es dich zu motivieren, wenn der Frust groß ist?

Von Herzen
Eure Nadine
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💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Was tun mit den digitalen Unterlagen? 😨 Immer mehr Papierkram kommt digital und hält neue Herausforderungen für uns bereit.

Digitale Unterlagen müssen nicht gedruckt werden:
🤔Stell dir vor, du würdest alle wichtigen Mails und digitalen Unterlagen drucken...
🤔Stell dir vor, du würdest die wichtigen Unterlagen im Posteingang oder in irgendwelchen Plattformen "hängen" lassen...

CHAOS!

☝Ich empfehle jedem sich frühzeitig eine digitale Ordnerstruktur zuzulegen. Einen digitalen Ordner, ob du ihn jetzt Master-Ordner nennst oder nicht, das ist egal. Ein Ordner, der einer klaren Struktur folgt und gesichert/sicher ist. Idealerweise hat er dieselbe Struktur wie deine analoge Ablage.

Wie zufrieden bist du mit deiner digitalen Ablage? 👍 oder 👎

Von Herzen
Eure Nadine

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💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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