„Das gucke ich mir später genauer an.“
„Ich hebe das lieber auf. Nicht dass ich es wegwerfe und dann noch einmal brauche.“
Kennst du das auch?

Und so wächst der Berg an Papierkram, der sortiert und aufbewahren werden muss. Nun ja, und umso mehr in den Ordnern oder Ablagekörbchen auf später wartet, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Damit erzähle ich dir vermutlich nichts Neues.

Aber was musst du eigentlich aufheben und was NICHT…

Für wen bzw. wozu aufbewahren

Bei jeder Unterlage, die ins Haus flattert, sind 2 Fragen wichtig FÜR WEN oder WOZU soll ich das aufbewahren. Ist es für die Steuer, also das Finanzamt. Ist es für die Rente, also Sozialversicherung. Könnte es im Fall eines Versicherungsschadens wichtig werden oder hat es etwas mit dir, deiner Person & deiner Identität zu tun.

Muss das Dokument überhaupt aufbewahrt werden oder nur bearbeitet werden? Ist es eine Information, ein Termin oder etwas was schon heute geklärt werden kann? Meine Erfahrung zeigt, dass ein Großteil der Unterlagen für die Rente aufbewahrt werden. Wer das Rentenkonto schon heute klärt, kann viel Papierkram ad acta legen.

Auch für Privatpersonen gelten Aufbewahrungsfristen. Ich stelle oft fest, dass gerade die Dokumente, die wirklich aufbewahrt werden müssen, am Ende fehlen. (Notiz: Der Artikel ist für dich als  Privatperson. Wenn du selbständig bist, gelten für deine Selbständigkeit andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten.)

Aufbewahrungsfristen – die Big Four

Wer mich kennt, weiß, dass ich EINFACH liebe. Mir ist es wichtig scheinbar komplexe Sachverhalte einfach zu erklären und somit 80% der Fälle abzudecken, als auf jede Sonderlocke einzugehen & dich im WirrWarr zu verlieren. Für Dinge außer der Norm sollte zusätzlich immer der jeweilige Experte konsultiert werden.

Es gibt fest definierte und relativ klare Fristen. Ich nenne sie Lebenslang (1) & wenige Jahre (2). Und dann gibt es Fristen, da kommt es darauf an. Es kommt darauf an, ob etwas noch existiert (Für die Gebrauchsdauer oder Laufzeit (3)) und es kommt darauf an, ob das Rentenkonto geklärt ist (Mindestens bis zur Rente (4)).

1 – Lebenslang

Alles was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, muss lebenslang aufbewahrt werden.

Das sind z.B. deine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen, ärztliche Gutachten, dein Besitztum (Belege über Wohneigentum) aber auch deine Ausbildungszeugnisse.

Ich nehme der Einfachheit halber auch Schenkung, Gerichtsurteile & Kreditunterlagen auf, weil die Fristen Jahrzehnte sind und damit sehr lang. Gegebenfalls hier bei der Bank, dem Notar o.ä. nachfragen, bis wann es aufbewahrt werden muss.

2 – Wenige Jahre (2-5 Jahre)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.ä. Quasi alles mit direktem Geldverkehr – Zahlung.

Für Käufe gilt die Gewährleistungsfrist (2 Jahre), wenn die Frist jedoch durch eine Versicherung oder ein anderes Angebot verlängert wurde, muss der Beleg entsprechend länger aufbewahrt werden. Für Handwerkerleistungen müssen die Unterlagen 5 Jahre aufbewahrt werden. (Stichwort: Schwarzarbeit)

Kassenbelege sind in Klarsichtfolien nach Jahr gut aufgehoben. Mehr dazu in meinem Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege – nie wieder suchen!

3 – Für die Gebrauchsdauer bzw. Laufzeit

Solange etwas genutzt wird oder ein Vertrag aktuell ist, sollten die Unterlagen dazu aufbewahrt werden.

Verträge sollten mindestens für die Laufzeit aufbewahrt werden. Bspw. Versicherungen*, Finanzprodukte, private Altersvorsorge, Mietverträge (Kautionsquittung, Übergabeprotokoll) etc. Wenn nach Kündigung des Vertrages noch Fristen (bspw. Mietvertrag 3 Jahre Verjährungsfrist) gelten, Zahlungen geleistet werden können/müssen, sollte der Vertrag entsprechend länger aufbewahrt werden. Solange bis der Vertrag wirklich der Vergangenheit angehört.
*Gerade bei Versicherungen bekomme ich immer die Frage, ob auch die jährlichen Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Aus meiner Sicht nur die aktuellste Rechnung, die Police & alle Änderungen der Police und die Unterlagen zum Vertragsabschluss.

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten – anders als bei Punkt 2 – die Belege für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens.
Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Belege zu digitalisieren, da bei einem Brand vermutlich auch der Ordner vernichtet werden würde.

4 – Mindestens bis zur Rente(nklärung!)

Alles was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat (Anfang, Ende, Höhe der Vergütung).

Zu den Dokumenten gehören Verdienstbescheinigungen, Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Bescheinigung über Ausbildungs-/Studienzeiten etc.

Anmerkung: In den Listen zu Aufbewahrungsfristen wird immer die Rubrik „mindestens bis zur Rente“ aufgeführt. „Bis zur Klärung des Rentenkontos“ trifft es meiner Meinung nach eher.
Höre auch gerne in die Podcast-Folge zum Thema:

Du kannst deine Rente schon heute klären und zukünftig jährlich deine Renteninformation prüfen. Aus meiner Sicht besteht dann keine Notwendigkeit diese Dokumente noch bis zur Rente aufzubewahren. Die Rentenkasse hat dann alle Daten lückenlos und du prüfst sie jedes Jahr. Mehr dazu findest du hier. (5 Gründe warum du dein Rentenkonto noch heute klären solltest)

Übersicht zum Ausdrucken

Übersicht Aufbewahrungsfristen im PDF herunterladen.

Kostenloser Online-Workshop am 6.11. um 18 Uhr. Die Details erhältst du in meinem Newsletter (Anmeldung unten) oder in meiner geschlossenen Facebook-Gruppe.  Ich freue mich, dich am Dienstag zu sehen.

Während beim Alt-Bekannten Papierkram die Aufbewahrungsfristen der Dreh- & Angelpunkt sind, sind beim neuen/modernen – ja digitalen Papierkram Passwörter, Speichermedium, Sicherheit, genutzte Technik und und und… viel wichtiger. Mehr dazu erfährst du in meinem kostenlosen Workshop.

Entspannte Grüße
Nadine

Nadine Hirte – Inhaberin der Ordnungsberatung „Entspannte Ordnung“, Moderatorin der gleichnamigen Facebook-Community & Organisatorin verschiedener Online-Veranstaltungen.