Illustration einer Frau mit blondem Haar zu einem Dutt, die hinter einem Laptop sitzt und einen rosa Stift hält. Vor ihr sind vier Bücher mit den Titeln „Boss Babe“, „#GIRLBOSS“, „das FASHION-Buch“ und „DAS VOKABULAR DES STILS“ gestapelt.

Entspannte Ordnung im Papierkram

Willkommen auf unserem Blog!

Hier findest du Anleitungen, Empfehlungen, Checklisten, Vorlagen, Tipps und vieles mehr rund um die Organisation von Unterlagen, Dokumenten und Dateien.



Thema des Beitrags

4.8
(59)

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Spruch des Tages

Di16.7.2024


Ordnung im Papierkram schafft Klarheit im Kopf.

⏱️weniger als 3 Min.

In deinem Zuhause stapeln sich Unterlagen, und du fragst dich: ‚Wie lange muss ich all das eigentlich aufbewahren?‘ Eine berechtigte Frage, denn obwohl für Unternehmen klare Aufbewahrungsfristen gelten, erscheint die Lage im privaten Bereich oft weniger klar. 

Jedes Unterlage, sei es der alte Kaufbeleg oder die jüngste Gehaltsabrechnung, hat seinen Daseinsgrund und eine empfohlene Aufbewahrungsfrist.

In diesem Artikel zeige ich dir die wichtigsten Fristen mit Beispielen, Begründungen und Hintergrundinformationen. Ziel ist es, dir sowohl das notwendige Wissen als auch Sicherheit zu geben und dich so vor unnötigem Stress und finanziellen Nachteilen zu schützen.

Hinweis: Dieser Artikel konzentriert sich auf die Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen. Für Selbstständige und Unternehmer gibt es andere Regelungen, die wir ebenfalls kurz ansprechen werden.

Bist du bereit für den ersten Schritt, um mehr Platz in deinen Ordnern zu schaffen? Dann lass uns starten.


Die Inhalte im Überblick

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Aufbewahrungsfristen private Dokumente

Übersicht Aufbewahrungsfristen privat

Checkliste zum Ausdrucken: Fristen Privatpersonen

Erhalte einen klaren Überblick über essenzielle Papiere und ihre Aufbewahrungszeiten. Möchtest du alles griffbereit haben? Dann lade dir unsere übersichtliche Checkliste als PDF herunter, speichere sie ab oder drucke sie direkt aus!

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Diese Übersicht dient als dein Leitfaden, um genau zu verstehen, welche Papiere aufgehoben werden müssen. Tiefergehende Erklärungen, warum bestimmte Unterlagen eine spezifische Aufbewahrungsfrist haben und weitere wichtige Hintergrundinformationen folgen jetzt:

✍️ Lebenslange Aufbewahrung

Alles, was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, sollte lebenslang aufbewahrt werden.

Diese Kategorie ist relativ selbsterklärend und führt zu den wenigsten Fragen. Dennoch ist es wichtig zu wissen, wie man wichtige Dokumente im Zweifelsfall wiederbeschaffen kann und welche alternativen Aufbewahrungsorte es gibt.

Bei folgenden Unterlagen ist es von Vorteil, sie zu Hause sofort griffbereit zu haben und sie lebenslang im Original aufzuheben:

  • Standesamtliche Urkunden (Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden)
  • (Hoch-)Schulzeugnisse, Berufsabschlüsse
  • Scheidungsbeschluss / -urteil
  • Ärztliche Unterlagen
  • Besitztum (Belege über Wohneigentum)
  • Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung
  • Testament
  • Nicht lebenslang, aber viele Jahre: Schenkungen, Gerichtsurteile, Vollstreckungsbescheide, Kreditunterlagen (ggf. mit Anwalt, Notar, Bank besprechen)

Mögliche Wiederbeschaffung und alternative Lagerung:

  • Standesamtliche Urkunden werden beim Standesamt geführt und können dort jederzeit neu beantragt werden. Die Aufbewahrungsfristen dort betragen bis zu 110 Jahre, vergleiche § 5 Personenstandsgesetz.
  • Schulen sind verpflichtet, Abschlusszeugnisse über Jahrzehnte zu archivieren, geregelt im jeweiligen Schulgesetz des Bundeslandes (z.B. 60 Jahre in Berlin).
  • Die Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung können beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer hinterlegt werden. Dies ermöglicht es behandelnden Ärzten und Betreuungsgerichten im Notfall Zugriff darauf zu erhalten, um unnötige Betreuungen zu vermeiden.
  • Testamente können beim Nachlassgericht hinterlegt werden.

Bei ärztlichen Unterlagen hängt die Aufbewahrung von persönlichen Präferenzen ab. Ärzte sind grundsätzlich verpflichtet, diese 10 Jahre lang aufzubewahren, danach könnten sie nicht mehr angefordert werden (vergleiche § 630f BGB). Möchtest du also möglicherweise Jahrzehnte später auf Untersuchungsergebnisse zurückgreifen, musst du sie selbst aufbewahren.

✍️ Bis zur Rente(nkontenklärung)

Alles, was mit deinem beruflichen Werdegang und sozialen Zeiten zu tun hat, verdient besondere Aufmerksamkeit.

Die Dokumente in dieser Kategorie führen oft zu Missverständnissen und werden entweder zu früh entsorgt oder nicht sorgfältig aufbewahrt. Das Fehlen von Belegen beim Rentenantrag kann zu Verzögerungen und finanziellen Einbußen führen.

Daher empfehle ich, das Rentenkonto bereits in jungen Jahren, idealerweise mit 30, zu klären. Dies ist besonders wichtig, da gerade in den Jahren nach der Schulzeit die meisten Lücken im Rentenkonto entstehen. Für eine detaillierte Anleitung und weitere wertvolle Tipps, wie du dein Rentenkonto klären kannst, sieh dir gerne den verlinkten Beitrag an. Fehlende Belege, die heute vielleicht noch neu angefragt werden können, werden mit der Zeit immer schwieriger zu beschaffen.

  • Lohn-/Gehaltsabrechnungen (Lohnsteuerbescheinigungen)
  • Meldungen zur Sozialversicherung
  • (alte) Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben
  • Schulbescheinigungen, Bescheinigungen über Bildungszeiten
  • andere Zeiten (z.B. Arbeitslosigkeit, Elterngeld)

Persönliches Beispiel: Ich musste beispielsweise meine Exmatrikulationsbescheinigung nachreichen, weil das Ende meines Studiums nicht automatisch an die Rentenkasse übermittelt wurde. Nach dem Abitur habe ich mich, auf Empfehlung einer Lehrerin, bis zum Beginn des Studiums arbeitslos gemeldet – im Rückblick eine Entscheidung, die sich als vorteilhaft erwiesen hat.

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✍️ Für die Gebrauchsdauer / Laufzeit (+3 Jahre)

Solange ein Gegenstand genutzt wird oder ein Vertrag aktiv ist, sollten die zugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden.

Diese Kategorie ist in der Regel klar definiert, doch ergeben sich oft Detailfragen, die bisweilen eine Frage des persönlichen Ermessens sind. Es gibt jedoch wichtige Aspekte, deren Nichtbeachtung zu finanziellen Nachteilen führen kann.

Beispielsweise:

  • Ein wichtiger Punkt ist die 3-jährige Verjährungsfrist. Es ist ratsam, Unterlagen mindestens drei Jahre (bis zum 31.12. des dritten Jahres) nach Vertragsende aufzubewahren, insbesondere bei Mietverträgen und Finanzprodukten.
  • Ein häufiger Fehler bei Versicherungen ist das Wegwerfen des Versicherungsantrags. Es ist jedoch ratsam, diesen aufzubewahren, falls es zu Streitigkeiten kommt. Mehr dazu findest du im Beitrag „Versicherungen sortieren“. Für größere Anschaffungen wie Möbel, Elektronik oder Schmuck sollten die Rechnungen während der gesamten Gebrauchsdauer gesammelt werden. Dies dient als Nachweis für die Hausrat im Schadensfall. ☝️ Ein Tipp: Es lohnt sich, diese Rechnungen zu digitalisieren, da sie bei einem Schaden (z.B. durch Feuer oder Wasser) auch physisch zerstört werden könnten.
  • Bei Mietwohnungen empfehle ich aus eigener Erfahrung, das Übergabeprotokoll und alle Handwerkerbelege (auch wenn vom Vermieter beauftragt) aufzubewahren. Ich stand einmal vor der Herausforderung, einen vom Vermieter vorgenommenen Einbau rückgängig zu machen, was mich mehrere Tausend Euro hätte kosten können. Anwälte zeigen oft wenig Interesse an solchen Streitigkeiten, und ich hatte am Ende glücklicherweise einen Vermerk im Übergabeprotokoll gefunden, der bestätigte, dass es sich nicht um meinen Einbau handelte.

Dazu gehören bspw.:

  • Versicherungen (Antrag, Police(-Änderungen), etc.)
  • Finanzprodukte (Tagesgeld, Sparpläne, …)
  • Private Altersvorsorge
  • Mietverträge, Handwerkerbescheinigungen, Übergabeprotokolle, etc.
  • Nachweise für Hausratversicherung (z.B. Belege für Möbel, Elektronik, Schmuck)

✍️ X Jahre (2 – 10 Jahre)

Diese Kategorie umfasst Bankunterlagen wie Kontoauszüge, Kassenbelege, Rechnungen und ähnliches – alles, was direkt mit Geldverkehr und Zahlungen verbunden ist.

  • Kassenbelege (Gewährleistung in der Regel 2 Jahre – Ausnahme bei vereinbarter Garantieverlängerung)
  • Handwerkerrechnungen (5 Jahre)
  • Steuerbescheid (10 Jahre)
  • Kontoauszüge (10 Jahre)
  • Unterlagen einer Selbstständigkeit (6, 10 Jahre)
  • Für Gutverdiener mit einem Einkommen über 500.000 Euro jährlich besteht eine Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Belege und Kontoauszüge von 6 Jahren. (Geregelt in § 147a Abgabenordnung (AO))

Hinweise & Erläuterungen

  • Die Aufbewahrungsdauer von Kontoauszügen ist umstritten. Ich neige dazu, die Auszüge lieber etwas länger, etwa 10 Jahre, zu behalten. Auch wenn du die Auszüge bei deiner Bank innerhalb von 10 Jahren gegen eine Gebühr neu anfordern könntest, ist es beruhigend, sie direkt zur Hand zu haben.
  • Ein wichtiger Punkt bei Handwerkerleistungen: Für Privatpersonen besteht eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung aufgrund des Risikos von Schwarzarbeit, die mindestens 2 Jahre (bis zum 31.12. des zweiten Jahres) beträgt. Wegen der üblichen Gewährleistung von 5 Jahren empfehle ich jedoch, diese Rechnungen sogar 5 Jahre aufzubewahren.
  • Kassenbelege lassen sich übersichtlich in Klarsichtfolien nach Jahren oder in einem dekorativen Glasgefäß sammeln. Da es sich oft um Kleinigkeiten handelt, die innerhalb von maximal 2 Jahren umgetauscht werden könnten, macht eine jährliche Sortierung Sinn. Eine zu detaillierte Ablage wäre hier eher hinderlich. Für mehr Tipps, sieh dir den Artikel „Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren“ an.

Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.

Tipps / So kannst du vorgehen

Bei Entspannte Ordnung steht im Mittelpunkt, das Leben ein wenig leichter zu machen. Ich, Nadine, bin überzeugt davon, dass Ordnung und Einfachheit zusammengehören. Deshalb habe ich die komplexe Welt der Aufbewahrungsfristen in vier übersichtliche Kategorien gegliedert, um dir bei der effektiven Verwaltung deines Papierkrams zu helfen.

Falls du auf Papierkram stößt, der nicht in der Liste aufgeführt ist, oder bei speziellen Fällen Unsicherheiten aufkommen, zögere nicht, den Absender oder einen Fachexperten zu konsultieren.

Ein kleiner Denkanstoß für dich: Es geht nicht nur darum, zu entscheiden, was weg kann, sondern vielmehr darum, zu erkennen, was wirklich wichtig ist und behalten werden sollte. Überlege, wann ein Dokument in Zukunft nützlich sein könnte, für wen oder was du es aufbewahrst, und ob du es jemals wirklich gebraucht hast. 

Wichtig zu wissen

  1. Notfallordner: Überlege, welche Unterlagen du im Notfall schnell zur Hand haben müsstest. Ein gut organisierter Notfallordner kann in kritischen Situationen sehr wertvoll sein.
  2. Sichere Vernichtung: Nicht mehr benötigte Dokumente sollten nicht einfach entsorgt, sondern einer fachgerechten Aktenvernichtung unterzogen werden, um persönliche Informationen zu schützen. Dies gilt auch für die sichere Vernichtung von Festplatten.
  3. Digitalisieren ist kein Allheilmittel: Denn Digitalisieren bedeutet Verlagern, nicht Reduzieren. Die Umstellung auf digital kann zwar physischen Platz sparen, doch ohne ein gutes Organisationssystem kann dies schnell zu digitalem Chaos führen. In unserem Master-Ordner nehmen die Aufbau und Pflege der digitalen Ablage einen bedeutenden Teil ein.
  4. Regelmäßiges Sichern: Es ist ratsam, wichtige Dokumente zu scannen digitalisieren und digitale Unterlagen, wie z.B. Bankunterlagen, von Online-Plattformen herunterzuladen und sicher zu speichern, beispielsweise im Master-Ordner.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Aufbewahrungsfristen

▼ Wie lange muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Für Kreditanfragen, Elterngeld, Wohngeld oder andere Leistungen werden oft die jüngsten Abrechnungen benötigt. Daher empfiehlt es sich diese 1 Jahr aufzubewahren. Zudem ist es klug, die Summe der monatlichen Abrechnungen mit der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung zu überprüfen. Ein Tipp: Diese Bescheinigung solltest du idealerweise bis zur Rente aufbewahren! 

▼ Wann beginnt die magische Zeitrechnung der Aufbewahrungsfrist?

Die Zeitreise beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung erhalten oder den Vertrag unterschrieben hast. Nehmen wir mal an, du bekommst eine Handwerkerrechnung am 1. September 2023 in die Hand gedrückt. Deine 2-jährige Aufbewahrungsmission startet dann pünktlich am 1. Januar 2024 und geht bis zum letzten Takt des 31. Dezember 2025. 🎉

▼ Wie kann ich meine alten Akten entsorgen?

Es ist essentiell, sensible Daten korrekt zu vernichten, bevor sie im Müll landen. Ob durch Zerreißen, einen Datenschutz Rollstempel oder einen Schredder – es gibt viele Wege, deine Privatsphäre zu schützen. Für größere Mengen gibt es sogar professionelle Entsorgungsdienste ab 20 Euro.  Mehr dazu im Beitrag „Private Aktenentsorgung“.

▼ Was tun, wenn wichtige Unterlagen fehlen?

Kein Grund zur Panik, wenn beim Sortieren plötzlich Dokumente fehlen. 🙈 Das kann den Besten von uns passieren! Schnapp dir einfach das Telefon und ruf bei der zuständigen Stelle an. Sie werden dir gerne helfen! Unternehmen haben nämlich die Pflicht, ihre Unterlagen 10 Jahre zu hüten. Und ja, das gilt auch für das Finanzamt. Falls also ein Steuerbescheid in der Versenkung verschwunden ist oder du einen aus den letzten 10 Jahren brauchst – einfach nachfragen!

▼ Können Unterlagen auch digital aufbewahrt werden?

Digital ist das neue Analog? Die Zeiten ändern sich und immer mehr Unterlagen flattern digital in unsere Postfächer. Während beim klassischen Papierkram die Aufbewahrungsfristen
im Fokus stehen, rücken bei digitalen Dokumenten Themen wie Datensicherung und -sicherheit in den Vordergrund. 
🛑 Stopp! Bevor du ins Scan-Fieber verfällst: Einige Dokumente müssen in ihrer Original-Papierform bewahrt werden. Und bei der digitalen Archivierung gibt es wichtige Dinge zu beachten. Kennst du schon unseren Master-Ordner? Gemeinsam tauchen wir Schritt für Schritt in die Welt der digitalen Dokumentenorganisation ein. So sorgst du dafür, dass all deine wichtigen Unterlagen – ob analog oder digital – bestens geordnet und gesichert sind.

▼ Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Es ist empfehlenswert den Steuerbescheid und alle dazugehörigen Unterlagen zehn Jahre zu archivieren! Und wenn du dir unsicher bist? Frag doch einfach einen Experten oder lies bspw. auf dem Taxfix-Blog nach.
Exkurs: Geschäftliche Unterlagen sollten schon allein aufgrund des Steuerrechts 6 bzw. 10 Jahre sicher gelagert werden. Der § 147 der Abgabenordnung (AO) führt alle aufbewahrungspflichten Unterlagen mit Zeitangabe auf.

Tabelle „Aufbewahrungsfristen von Unterlagen“ (alphabetisch sortiert)

DokumenttypAufbewahrungsdauer
Ärztliche Gutachtenlebenslang
Finanz- und Vorsorgeprodukten (Tagesgeld, Sparbuch, etc.)für die gesamte Laufzeit
Geburtsurkundelebenslang
Gehaltsabrechnungenwenige Jahre
Gerichtsurteile30 Jahre
Grundbuchauszuglebenslang
Handwerkerrechnungen2 Jahre / 5 Jahre
Heiratsurkundelebenslang
Immatrikulation / Exmatrikulationbis zur Rente
Immobilie, Belege über vorhandenes Wohneigentumlebenslang
Kassenbelege (mit Umtauschrecht / Gewährleistung)2 Jahre
Kontoauszüge3 Jahre / 10 Jahre
Kreditunterlagen30 Jahre
Lohnsteuerbescheinigungbis zur Rente
Mietverträge (inkl. Kautionsquittungen, Übergabeprotokolle)3 Jahre nach Kündigung
Quittungen, Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und KassenbonsNutzungsdauer
Rechnungen u.ä. von hochwertigem Besitz als Nachweise für die Hausratversicherung (bspw. Nachweise zu Schmuck, Möbel, Elektronik)für die gesamte Gebrauchsdauer
Schulzeugnisse / -bescheinigungenbis zur Rente
Sterbeurkunden von Angehörigenlebenslang
Steuerunterlagen10 Jahre
Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentierenmindestens bis zur Rente
VersicherungsunterlagenFür die gesamte Laufzeit (plus 3 Jahre)
Versicherungsunterlagen von gekündigten Policen3 Jahre nach Ende der Versicherungsdauer
Verträge zu Abonnements3 Jahre nach Laufzeitende
Zeugnisse, Berufsabschlüsselebenslang
Tabelle „Aufbewahrungsfristen privat alphabetisch sortiert“

Fühlst du dich bereit, aber wünschst dir noch Unterstützung auf deinem Weg zur entspannten Ordnung?

Wir bei Entspannte Ordnung verstehen, dass jeder Schritt in Richtung einer optimierten Dokumentenorganisation eine persönliche Reise ist. Deshalb stehen wir bereit, dich mit Rat und Tat zu unterstützen – sei es durch unseren umfassenden Master-Ordner, individuelle Beratung oder die Antworten, die du in unserem Newsletter findest.

Manchmal benötigt es nur einen kleinen Schubs in die richtige Richtung oder eine Antwort auf eine spezifische Frage, um den Unterschied zu machen. Egal, ob es um die Digitalisierung deiner Dokumente, das Einrichten eines Notfallordners oder das Sortieren deines Papierkrams geht – wir sind hier, um dir zu helfen.

Hast du eine Frage oder brauchst du Unterstützung? Zögere nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen. Gemeinsam finden wir eine Lösung für deine Bedürfnisse.

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Eine Person mit langen Haaren hält einen weißen Becher in einer Hand und berührt mit der anderen ihr Haar. Sie trägt eine helle Jeansjacke über einem schwarzen Oberteil.

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