Zuletzt akt.: 15/03/2023

Aufbewahrungsfristen Privatpersonen (kostenlose Übersicht zum Ausdrucken)

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Aufbewahrungsfristen privat kostenlos herunterladen. Übersichtlich auf einer DIN A4 Seite zum Ausdrucken und Abheften.

Die Frage Nr. 1, wenn es um Papierkram geht: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente? Nicht, dass ich am Ende genau das Falsche wegwerfe.

Hinweis: Im Artikel geht es um Fristen für Privatpersonen. Für die Belege der Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten.

Checkliste Aufbewahrungsfristen ©Entspannte Ordnung

So kannst du damit arbeiten

Die Übersicht kann dir als Anhaltspunkt dienen, welche Dokumente (wie lange) aufbewahrt werden sollten. Dieser Blickwinkel ist auch der wichtigere: 

Frage dich nicht was wegkann, sondern was du behalten musst.

  • Was könnte noch einmal wichtig werden?
  • Für wen / was hebe ich das auf?
  • Habe ich es je gebraucht?

Bei den meisten Schriftstücken besteht keine Frage, ob sie aufbewahrt werden sollten oder nicht. Oftmals besteht eher das Problem, dass Papiere zu früh weggeworfen werden und gerade die wichtigen Dokumente dann fehlen.

Daher ein paar Hinweise zu den Kategorien auf der Liste und den häufigsten Fragen: 

Häufige Fragen und Missverständnisse

Aufbewahrungsfristen privat

Wer Entspannte Ordnung kennt, weiß, dass ich (Nadine) scheinbar komplexe Dinge einfach erkläre. Aus diesem Grund habe ich Aufbewahrungsfristen für privaten Papierkram in 4 Kategorien unterteilt. Der größte Teil der Unterlagen, die sich in Ordnern wiederfinden (oder fehlen), werden damit abgedeckt.

Wenn du Dokumente hast, die in der Liste nicht auftauchen oder Sonderfälle oder du dir unsicher bist, lohnt es sich die Zeit zu investieren und den Absender oder entsprechenden Experten zu kontaktieren.

 Im Folgenden findest du ergänzend zur Liste wichtige Hinweise zu den einzelnen Kategorien.

#1 Lebenslang

Alles, was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, sollte lebenslang aufbewahrt werden.

Diese Kategorie ist relativ selbsterklärend und führt zu den wenigsten Fragen. Diese Dokumente sollten lebenslang und im Original aufbewahrt werden.

#2 Bis zur Rente(nkontenklärung)

Alles, was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat aber auch soziale Zeiten.

Die Dokumente in dieser Kategorie führen zu den meisten Missverständnissen und werden entweder zu früh entsorgt oder achtlos abgelegt. Beim Rentenantrag kann das Fehlen von Belegen zu Verzögerungen und/oder finanziellen Einbußen führen.

Daher empfehle ich das Rentenkonto schon heute zu klären - auch schon mit 30 bzw. sogar gerade mit 30. Denn in den Jahren ab der Schulzeit entstehen die meisten Lücken. Fehlende Belege können heute vielleicht noch neu angefragt werden. Mit jedem Jahr das vergeht, wird das schwieriger.

#3 Für die Gebrauchsdauer / Laufzeit

Solange etwas genutzt wird bzw. solange der Vertrag aktiv ist.

Diese Kategorie führt zu den wenigsten Missverständnissen aber zu Detailfragen, die am Ende auch eine Frage des persönlichen Geschmacks sind.

Was hier wichtig zu erwähnen ist, ist die 3-jährige Verjährungsfrist. Es ist ratsam Papiere 3+ Jahre (bis 31.12. des dritten Jahres) nach dem Ende aufzubewahren. Insbesondere bei Mietverträgen und Finanzprodukten.

Bei Versicherungen wird oft der Versicherungsantrag weggeworfen. Es empfiehlt sich jedoch genau diesen aufzubewahren, falls es einmal zum Streitfall kommt. Mehr dazu unter Versicherungen sortieren.

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten - anders als bei der nächsten Kategorie - die Rechnungen für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens. Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Rechnungen zu digitalisieren, da bei einem Schaden (bspw. Brand, Wasser) vermutlich auch die Dokumente vernichtet werden würde.

#4 Wenige Jahre (2 - 5 Jahre)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.Ä. Quasi alles in Verbindung mit direktem Geldverkehr und Zahlungen.

Auch hier gibt es wenige Fragen.

Wichtig: Für Handwerkerleistungen gibt es für Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung. (Stichwort: Schwarzarbeit) Diese ist 2+ Jahre (bis 31.12. des zweiten Jahres). Da die Gewährleistung i.d.R. 5 Jahre beträgt, ist es ratsam diese sogar 5 Jahre aufzubewahren.

Kassenbelege können in Klarsichtfolien nach Jahren oder einem schönen Glasgefäß aufbewahrt werden. Da es sich meistens um Kleinkram handelt, der innerhalb von maximal 2 Jahren umgetauscht werden könnte, ist die Aufteilung nach Jahren sinnvoll und eine zu aufwendige Ablage hinderlich. Mehr dazu im Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren.

Zu Kontoauszügen gibt es verschiedene Meinungen. Ich würde die Auszüge lieber ein paar Jahre länger aufheben (10 Jahre*) - obwohl du die Auszüge (gegen eine Gebühr) bei der Bank innerhalb von 10 Jahren anfragen könntest. *Jeder hat seine persönliche Beziehung zu gewissen Dingen und ich hänge - vielleicht, weil ich in einer Bank gearbeitet habe - an allen Unterlagen die mit Finanzen zu tun haben.

Weiterführende Informationen

Der Master-Ordner

Entspannte Ordnung im Papierkram mit dem System des Master-Ordners. Einfach und dauerhaft. Schon mehr als 10.000 glückliche Master-Ordner Besitzer.

Podcast-Folge OrdnungHOCHzwei

Julia und ich (Nadine) haben in unserem Podcasts über Aufbewahrungsfristen gesprochen:

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Handlungsempfehlung

  • Unterlagen neu anfordern
    Falls dir beim Aussortieren auffällt, dass dir Unterlagen fehlen, ärgere dich nicht. Das passiert uns allen! Rufe bei der entsprechenden Stelle an und bitte um eine erneute Zusendung. Unternehmen sind grundsätzlich verpflichtet Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für das Finanzamt, falls dir ein Steuerbescheid fehlt oder du einen der letzten 10 Jahre benötigst.
  • Aufbewahrungsfristen verlieren an Bedeutung
    Immer mehr Papierkram erreicht uns digital. Während Aufbewahrungsfristen beim Papierkram in Papierform eines der Kernthemen ist, sind es bei den neuen digitalen Herausforderungen die Datensicherung und Datensicherheit.
  • Der Master-Ordner
    Du möchtest zukünftig gelassener mit deinen Unterlagen umgehen? Im Master-Ordner organisieren wir deine Unterlagen von Grund auf - analog und digital - und sorgen für eine dauerhafte Ordnung, sodass du deinen Papierkram zukünftig mit Liebe und Leichtigkeit erledigen kannst.

Auf dass du immer das Richtige aufbewahrst und mit einem Griff findest,
Deine Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

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