Die Frage Nr. 1, wenn es um Papierkram geht: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente? Nicht, dass ich am Ende genau das Falsche wegwerfe.
Hinweis: Im Artikel geht es um Fristen für Privatpersonen. Für die Belege der Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten.
Checkliste Aufbewahrungsfristen ©Entspannte Ordnung
So kannst du damit arbeiten
Die Übersicht kann dir als Anhaltspunkt dienen, welche Dokumente (wie lange) aufbewahrt werden sollten. Dieser Blickwinkel ist auch der wichtigere:
Frage dich nicht was wegkann, sondern was du behalten musst.
Bei den meisten Schriftstücken besteht keine Frage, ob sie aufbewahrt werden sollten oder nicht. Oftmals besteht eher das Problem, dass Papiere zu früh weggeworfen werden und gerade die wichtigen Dokumente dann fehlen.
Daher ein paar Hinweise zu den Kategorien auf der Liste und den häufigsten Fragen:
Häufige Fragen und Missverständnisse
Aufbewahrungsfristen privat
Wer Entspannte Ordnung kennt, weiß, dass ich (Nadine) scheinbar komplexe Dinge einfach erkläre. Aus diesem Grund habe ich Aufbewahrungsfristen für privaten Papierkram in 4 Kategorien unterteilt. Der größte Teil der Unterlagen, die sich in Ordnern wiederfinden (oder fehlen), werden damit abgedeckt.
Wenn du Dokumente hast, die in der Liste nicht auftauchen oder Sonderfälle oder du dir unsicher bist, lohnt es sich die Zeit zu investieren und den Absender oder entsprechenden Experten zu kontaktieren.
Im Folgenden findest du ergänzend zur Liste wichtige Hinweise zu den einzelnen Kategorien.#1 Lebenslang
Alles, was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, sollte lebenslang aufbewahrt werden.
Diese Kategorie ist relativ selbsterklärend und führt zu den wenigsten Fragen. Diese Dokumente sollten lebenslang und im Original aufbewahrt werden.
#2 Bis zur Rente(nkontenklärung)
Alles, was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat aber auch soziale Zeiten.
Die Dokumente in dieser Kategorie führen zu den meisten Missverständnissen und werden entweder zu früh entsorgt oder achtlos abgelegt. Beim Rentenantrag kann das Fehlen von Belegen zu Verzögerungen und/oder finanziellen Einbußen führen.
Daher empfehle ich das Rentenkonto schon heute zu klären - auch schon mit 30 bzw. sogar gerade mit 30. Denn in den Jahren ab der Schulzeit entstehen die meisten Lücken. Fehlende Belege können heute vielleicht noch neu angefragt werden. Mit jedem Jahr das vergeht, wird das schwieriger.#3 Für die Gebrauchsdauer / Laufzeit
Solange etwas genutzt wird bzw. solange der Vertrag aktiv ist.
Diese Kategorie führt zu den wenigsten Missverständnissen aber zu Detailfragen, die am Ende auch eine Frage des persönlichen Geschmacks sind.
Was hier wichtig zu erwähnen ist, ist die 3-jährige Verjährungsfrist. Es ist ratsam Papiere 3+ Jahre (bis 31.12. des dritten Jahres) nach dem Ende aufzubewahren. Insbesondere bei Mietverträgen und Finanzprodukten.
Bei Versicherungen wird oft der Versicherungsantrag weggeworfen. Es empfiehlt sich jedoch genau diesen aufzubewahren, falls es einmal zum Streitfall kommt. Mehr dazu unter Versicherungen sortieren.
Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten - anders als bei der nächsten Kategorie - die Rechnungen für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens. Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Rechnungen zu digitalisieren, da bei einem Schaden (bspw. Brand, Wasser) vermutlich auch die Dokumente vernichtet werden würde.
#4 Wenige Jahre (2 - 5 Jahre)
Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.Ä. Quasi alles in Verbindung mit direktem Geldverkehr und Zahlungen.
Auch hier gibt es wenige Fragen.
Wichtig: Für Handwerkerleistungen gibt es für Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung. (Stichwort: Schwarzarbeit) Diese ist 2+ Jahre (bis 31.12. des zweiten Jahres). Da die Gewährleistung i.d.R. 5 Jahre beträgt, ist es ratsam diese sogar 5 Jahre aufzubewahren.
Kassenbelege können in Klarsichtfolien nach Jahren oder einem schönen Glasgefäß aufbewahrt werden. Da es sich meistens um Kleinkram handelt, der innerhalb von maximal 2 Jahren umgetauscht werden könnte, ist die Aufteilung nach Jahren sinnvoll und eine zu aufwendige Ablage hinderlich. Mehr dazu im Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege aufbewahren.
Zu Kontoauszügen gibt es verschiedene Meinungen. Ich würde die Auszüge lieber ein paar Jahre länger aufheben (10 Jahre*) - obwohl du die Auszüge (gegen eine Gebühr) bei der Bank innerhalb von 10 Jahren anfragen könntest. *Jeder hat seine persönliche Beziehung zu gewissen Dingen und ich hänge - vielleicht, weil ich in einer Bank gearbeitet habe - an allen Unterlagen die mit Finanzen zu tun haben.Weiterführende Informationen
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Podcast-Folge OrdnungHOCHzwei
Julia und ich (Nadine) haben in unserem Podcasts über Aufbewahrungsfristen gesprochen:
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Handlungsempfehlung
Auf dass du immer das Richtige aufbewahrst und mit einem Griff findest,
Deine Nadine
