Nadine Hirte hilft Ordnung im (digitalen) Papierkram zu schaffen. Sie berät Privatpersonen & Geschäftsleute, schreibt hier auf dem Blog & veröffentlicht wöchentlich den Ordnungspodcast OrdnungHOCHzwei.

Aufbewahrungsfristen Privatpersonen

Es ist ein Mythos, dass für Privatpersonen keine Aufbewahrungsfristen gelten. Doch es gibt sie & sie lassen sich in 4 große Kategorien aufteilen. (Hinweis: Im Artikel geht es um Privatpersonen. Für die Selbständigkeit gelten andere Fristen und vor allem spezielle Aufbewahrungspflichten.)

Auch, wenn es Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt, muss nicht alles aufgehoben werdenn. Aus Unsicherheit oder Bequemlichkeit mit den Gedanken „Das gucke ich mir später genauer an.“ oder
„Ich hebe das lieber auf. Nicht dass ich es wegwerfe und dann noch einmal brauche.“ wird viel zu viel aufgehoben. Nun ja, und umso mehr in den Ordnern oder Ablagekörbchen auf später wartet, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Damit erzähle ich dir vermutlich nichts Neues.

Deshalb geht es nun an die Fristen & ans Ausmisten. 

Die alles entscheidende Frage

Für wen bzw. wozu bewahre ich das Dokument auf?

Bei jeder Unterlage, die ins Haus flattert, sind 2 Fragen wichtig FÜR WEN oder WOZU soll ich das aufbewahren. Ist es für die Steuer, also das Finanzamt. Ist es für die Rente, also Sozialversicherung. Könnte es im Fall eines Versicherungsschadens wichtig werden oder hat es etwas mit dir, deiner Person & deiner Identität zu tun.

Muss das Dokument überhaupt aufbewahrt werden oder nur bearbeitet werden? Handelt es sich daei lediglich um eine Information, einen Termin, der notiert werden sollte oder ist es etwas, dass sofort geklärt werden muss? Meine Erfahrung zeigt, dass ein Großteil der Unterlagen für die Rente aufbewahrt werden. Wer das Rentenkonto schon heute klärt, kann viel Papierkram ad acta legen.

All wichtigen Dokumente von A-Z findest du im Folgeartikel: Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Aufbewahrungsfristen – 4 Kategorien

Wer mich kennt, weiß, dass ich EINFACH liebe. Mir ist es wichtig scheinbar komplexe Sachverhalte einfach zu erklären und somit 80% der Fälle abzudecken, als auf jede Sonderlocke einzugehen & dich im Wirr-Warr zu verlieren. Für Dinge außer der Norm sollte zusätzlich immer der jeweilige Experte konsultiert werden.

Es gibt fest definierte und relativ klare Fristen. Ich nenne sie Lebenslang (1) & wenige Jahre (2). Und dann gibt es Fristen, da kommt es darauf an. Es kommt darauf an, ob etwas noch existiert (Für die Gebrauchsdauer oder Laufzeit (3)) und es kommt darauf an, ob das Rentenkonto geklärt ist (Mindestens bis zur Rente (4)).

1 – Lebenslang

Alles was mit deiner Identität und deinem Sein zu tun hat, muss lebenslang aufbewahrt werden.

Das sind z.B. deine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen, ärztliche Gutachten, dein Besitztum (Belege über Wohneigentum) aber auch deine Ausbildungszeugnisse.

Ich nehme der Einfachheit halber auch Schenkung, Gerichtsurteile & Kreditunterlagen auf, weil die Fristen Jahrzehnte sind und damit sehr lang. Im Zweifel bei der Bank, dem Notar die Dauer der Aufbewahrung erfragen.

2 – Wenige Jahre (2-5 Jahre)

Hierunter fallen Bankauszüge, Kassenbelege, Rechnungen u.ä. Quasi alles mit direktem Geldverkehr – Zahlung.

Für Käufe gilt die Gewährleistungsfrist (2 Jahre), wenn die Frist jedoch durch eine Versicherung oder ein anderes Angebot verlängert wurde, muss der Beleg entsprechend länger aufbewahrt werden. Für Handwerkerleistungen müssen die Unterlagen 5 Jahre aufbewahrt werden. (Stichwort: Schwarzarbeit)

Kassenbelege sind in Klarsichtfolien nach Jahr gut aufgehoben. Mehr dazu in meinem Artikel Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege – nie wieder suchen!

3 – Für die Gebrauchsdauer bzw. Laufzeit

Unterlagen sollten aufbewahrt werden solange etwas genutzt wird oder der Vertrag aktiv ist.

Verträge sollten mindestens für die Laufzeit aufbewahrt werden. Bspw. Versicherungen*, Finanzprodukte, private Altersvorsorge, Mietverträge (Kautionsquittung, Übergabeprotokoll) etc. Wenn nach Kündigung des Vertrages noch Fristen (bspw. Mietvertrag 3 Jahre Verjährungsfrist) gelten, Zahlungen geleistet werden können/müssen, sollte der Vertrag entsprechend länger aufbewahrt werden. Solange bis der Vertrag wirklich der Vergangenheit angehört.
*Gerade bei Versicherungen ist oft die Frage, ob auch die jährlichen Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Aus meiner Sicht nur die aktuellste Rechnung, die Police & alle Änderungen der Police und die Unterlagen zum Vertragsabschluss.

Bei großen Anschaffungen (Möbel, Elektronik oder Schmuck) sollten – anders als bei Punkt 2 – die Belege für die gesamte Gebrauchsdauer aufbewahrt werden. Das dient als Nachweis für die Hausratversicherung im Falle eines Schadens.
Hinweis: Gerade hier lohnt es sich die Belege zu digitalisieren, da bei einem Brand vermutlich auch der Ordner vernichtet werden würde.

4 – Mindestens bis zur Rente(nklärung!)

Alles was mit deinem beruflichen Werdegang zu tun hat (Anfang, Ende, Höhe der Vergütung).

Zu den Dokumenten gehören Verdienstbescheinigungen, Meldung zur Sozialversicherung, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, Bescheinigung über Ausbildungs-/Studienzeiten etc.

Anmerkung: In den Listen zu Aufbewahrungsfristen wird immer die Rubrik „mindestens bis zur Rente“ aufgeführt. „Bis zur Klärung des Rentenkontos“ trifft es meiner Meinung nach eher.
Du kannst deine Rente schon heute klären und zukünftig jährlich deine Renteninformation prüfen. Aus meiner Sicht besteht dann keine Notwendigkeit diese Dokumente noch bis zur Rente aufzubewahren. Die Rentenkasse hat dann alle Daten lückenlos und du prüfst sie jedes Jahr. Mehr dazu findest du hier. (5 Gründe warum du dein Rentenkonto noch heute klären solltest)

Unterlagen von A-Z

Die meistgestellten Fragen bzw. spezielle Unterlagen habe ich im Folgeartikel aufgeführt: Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?

Melde dich zu meinem Newsletter an (unten) & erhalte als Dankeschön die Aufbewahrungsfristen-Übersicht zum Ausdrucken.

Podcast-Folge „Aufbewahrungsfristen“

AufbewahrungsfristenHöre auch gerne in meine Podcast-Folge zum Thema. (OrdnungHOCHzwei | Julia Goldberg & Nadine Hirte)

Ausblick

Während beim Alt-Bekannten Papierkram die Aufbewahrungsfristen der Dreh- & Angelpunkt sind, sind beim neuen/modernen – ja digitalen Papierkram Passwörter, Speichermedium, Sicherheit, genutzte Technik und und und… viel wichtiger. Mehr dazu erfährst du in meinem kostenlosen Workshop.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Aussortieren & entspannte Grüße
Nadine

Nadine Hirte – berät Privatpersonen & Geschäftsleute zu allen Fragen rund um den Papierkram.

Hast du Fragen oder suchst nach etwas Anderem?

 

Ich freu mich auf dich!

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Aufbewahrungsfristen - so lange musst du Kontoauszüge, Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Unterlagen für die Steuer, Rente etc. aufbewahren