Nadine Hirte schafft Ordnung im (digitalen) Papierkram & der Buchhaltung. Zu ihren Kunden gehören Privatpersonen, Geschäftsleute & Start-Ups.

(Lesezeit: 4 Minuten )

Wie organisiere ich meinen (digitalen) Schreibtisch, um besser arbeiten zu können? Und nicht nur besser,

  • es soll auch mehr Spaß machen,
  • ich möchte mit einem Griff finden was ich suche &
  • in kurzer Zeit schaffen was zu tun ist?

Im Artikel erfährst du nicht nur, wie du deinen Schreibtisch organisierst, sondern auch wie du deinen digitalen Schreibtisch (bspw. Desktop) in Ordnung bringst & hältst! Lade dir hier oder am Ende den Bildschirmschoner für mehr Ordnung herunter & erfahre wie das Ganze funktioniert.

1 – Nur das NÖTIGSTE („Clean Desk“)

Ein minimalistischer (digitaler) Schreibtisch ist einer der Wichtigsten Punkte. Es sieht übersichtlich aus & es lenkt wenig vom eigentlich Tun ab.

Schreibtisch:

  • Auf den Schreibtisch gehört nur das, was regelmäßig (täglich alle paar Minuten) benötigt wird. Alles andere wird in Schubladen, Boxen, Ordner oder Mappen verstaut.
  • Nach der Arbeit (jeden Abend) den Schreibtisch aufräumen – alles zurück an seinen Platz, Notizen sortieren, wegwerfen was weg gehört. Das hilft morgens frisch & mit einem Lächeln zu starten.
  • Zettel & Unterlagen zwischen parken (siehe Punkt 3)

Digital (PC, Tablet, Smartphone etc.):

  • Der Startbildschirm/Desktop bleibt so gut wie leer. Dateien & Informationen werden dort abgespeichert, wo sie hingehören.
    Oder du bringst Ordnung mit dem Bildschirmhintergrund auf den Desktop (siehe Punkt 3)
  • Punkt 1 gilt auch für den Download-Ordner & die Eigenen Dateien. Um kein Chaos entstehen zu lassen, sollten diese Ordner täglich oder wöchentlich (leer-)/aufgeräumt werden. Indem Dateien gelöscht oder an den richtigen Ort verschoben werden.
  • Ungenutzte Software/Apps regelmäßig löschen. Bspw. 1x pro Monat oder zum digitalen Frühjahrsputz.

2 – Unterbrechungen MINIMIEREN

Unterbrechungen sind der Produktivitätskiller Nr. 1. Experten gehen davon aus, dass das konzentrierte Arbeiten zur gefragtesten Qualifikation der Zukunft werden wird. Macht Sinn, denn Wissen ist heutzutage einfach, schnell & jederzeit verfügbar.

Unterbrechungen minimieren, ist leichter gesagt als getan. Aber hier ein paar Tipps & Ideen:

  • Sind eigenen Gedanken und Ideen das Problem?
    Ein Notizzettel/-buch bereit legen & dort die Ideen für später notieren. Das Wichtigste – bleib bei der Sache, die gerade zu tun ist.
  • Unterbrechungen von Außen charmant vermeiden!
    1. Alle technischen Geräte lautlos stellen.
    2. E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.
    3. Anrufe an die Mailbox übergeben & dem Umfeld Bescheid geben, von wann bis wann du konzentriert arbeiten möchtest. Es wird dir niemand übel nehmen.

Die Technik kann dir viel abnehmen und dir den Rücken freihalten… wenn du willst. Oft sind wir selbst diejenigen, die alle Nachrichten/Ablenkungen als Notfall bzw. gleich zu beantworten einstufen.

Nadine hirte

3 – Feste REGELN für die Ablage

Unterlagen & Ablage braucht festen Regeln, was wo hingehört. Noch wichtiger als beim altbekannten Papierkram ist die Ablage im digitalen Bereich. Wie schnell verschwinden Informationen und Dateien im Digital-Nirvana. Ein nicht greifbarer Raum, den man unendlich durchsuchen kann.

Ablagetipps für den altbekannten Papierkram

  • Aktuelle Dokumente oder Post können bis zur Ablage in einem Ablagekörbchen „geparkt“ werden. 3 Ablagekörbchen (bearbeiten, scannen, ablegen) reichen oftmals.
  • Alles was dein Unterbewusstsein die ganze Zeit wahrnehmen soll, wie bspw. schöne Bilder oder Sprüche können an eine Pinnwand oder an die Wand. Dort können auch wichtige Listen hin, wo du immer wieder Informationen raussuchen musst.

Tipps für die digitale Ablage

  • Aktuelle Dokumente oder Post kannst du in Ablagekörbchen „parken“, bis du Zeit hast sie zu bearbeiten. -> Ja, auch digital. Du kannst dir auf dem Desktop einen Ordner erstellen, den du mit „Ablage“ bezeichnest. Und dann in dem Ordner Unterordner anlegen – fertig. Ein Unterordner = ein Ablagekörbchen.
  • Für die schnelle Ablage kannst du dir deine wichtigsten Ordner im Schnellzugriff speichern oder eine Verknüpfung auf dem Desktop anlegen.
    Alles was dein Unterbewusstsein die ganze Zeit wahrnehmen soll, wie bspw. schöne Bilder oder Sprüche können an eine Pinnwand oder an die Wand. Dort können auch wichtige Listen hin, wo du immer wieder Informationen raussuchen musst. -> Geht auch digital. Hier kannst du deinen Desktop wundervoll nutzen. Ein Hintergrundbild mit einem schönen Spruch oder Bild oder auch einer wichtigen Information.

Ja, mehr gibt es aus meiner Sicht nicht zu beachten für den Anfang.
♥Dein Schreibtisch sollte hübsch aussehen, praktisch sein & dir Ruhe zum Arbeiten schenken.♥

Viel Spaß bei der Organisation deines Schreibtisches & entspannte Grüße
Nadine

P.S.: Wer seine Unterlagen drastisch aussortieren möchte. Mein Geheimtipp: Kläre dein Rentenkonto – hört sich verrückt an? Ist es nicht! Es ist der Wahnsinn, was alles weg kann, wenn das Rentenkonto lückenlos geklärt ist. Ansonsten sind Aufbewahrungsfristen das A&O für den altbekannten Papierkram & deshalb habe ich ein PDF zum Ausdrucken hier für dich.

Die Autorin:
Nadine Hirte hat mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Seitdem berät sie Privatpersonen, Geschäftsleute & Start-Ups zu Papierkram- & Buchhaltungsfragen. Sie weiß, dass eine einfache Grundordnung (auch digital) viel Zeit & Geld spart. Gerade in Krisensituationen oder im turbulenten Business-Aufbau kommen diese Themen zu kurz. Mit einfachen Mitteln lässt sich der Papierkram & die Buchhaltung bewältigen. Und einfach ist das Stichwort. Denn das beste System ist immer das einfache!