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Eine Frau steht vor einem Aktenschrank.

⏱️weniger als 3 Min.

Eine Frau hält einen Ordner mit Papieren darin.

Von: Nadine, Inhaberin von Entspannte Ordnung

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.


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Willkommen zu einem fröhlichen und motivierenden Blogartikel über das Organisieren deiner Ordner! 😀 Hast du jemals in einem Papierkram-Chaos gesteckt oder stundenlang nach einer wichtigen Datei gesucht? Keine Sorge, du bist nicht allein! 👍Aber hier kommt die gute Nachricht: Mit einer organisierten Ordnerstruktur kannst du all das hinter dir lassen und eine stressfreie und effiziente Ablage schaffen.

Die Bedeutung einer gut organisierten Ordnerstruktur kann nicht genug betont werden. Sie ist der Schlüssel, um Stress und Frust zu reduzieren und endlich den Überblick über deine wichtigen Dokumente zu behalten. Stell dir vor, wie es sich anfühlt, mit Leichtigkeit auf deine Unterlagen zugreifen und in Sekundenschnelle finden zu können. 😍 Ein geordneter Ordner kann dir genau das ermöglichen!

Der Beitrag soll dir praktische Tipps und Ratschläge geben, wie du deine Unterlagen sortieren kannst. Ich möchten dich dabei unterstützen, eine private Ordnerstruktur zu entwickeln, die perfekt zu deinen Bedürfnissen passt und mit der du gut zurechtkommst. Also, lass uns gemeinsam die Welt des Ordnerorganisierens erkunden und deine Aktenablage in ein wahres Paradies der Effizienz und Freude verwandeln. 💎 Mach dich bereit, deinen Papierkram auf eine neues Level zu bringen. Los geht's!

Vorbereitung auf die Ordnerorganisation

1. Bestandsaufnahme

Mache eine Bestandsaufnahme. 🔎Welche Ordner sind da, wie sind diese strukturiert und wie gut funktionieren sie? Was funktioniert nicht und was stört dich am meisten?

2. Kategorien festlegen

Überlege welche Hauptkategorien für deine Unterlagen sinnvoll sind. 📑 Bspw. Versicherungen, Steuern, Vorsorge, Finanzen, Gesundheit. Notiere dir diese. 

Gerne kannst du für deine Notizen die Vorlage und Anleitung, die du am Ende des Artikels kostenlos herunterladen kannst, nutzen.

3. Kategorie für Kategorie ordnen

Es ist ratsam sich vom Groben zum Feinen vorzuarbeiten.

👉 Grobe Sortierung: Ordne als erstes alle Unterlagen entsprechend der soeben festgelegten Hauptkategorien. In meiner Arbeit beim oder für Kunden notiere ich dafür auf einem DIN-A4 Zettel die Bezeichnung der Kategorie und staple alle Unterlagen auf diesen Zettel. Unterlagen, die in Ordnern oder Hüllen sind, lass ich dort und lege sie komplett auf den Stapel. Bei der groben Vorsortierung sollten Details vernachlässigt werden, weil die Gefahr sich zu verzetteln groß ist.

👉 Feine Sortierung: Sobald die groben Stapel fertig sind, nimmst du dir einen Stapel nach dem anderen vor. Es geht an die Detailarbeit. Welche Themen bzw. Unterkategorien sind in der jeweiligen Kategorie. Wie sollte die Kategorie untergliedert werden. Sortiere veraltete oder unnötige Unterlagen aus. Dabei kann dir Entspannte Ordnung© Checkliste mit den Aufbewahrungsfristen helfen.

Nehmen wir als Beispiel die Kategorie Finanzen. Themen bzw. Unterkategorien könnten Steuern, Versicherungen und Bankunterlagen sein. Jede Unterkategorie kann weiter unterteilt werden. Bspw. Versicherungen nach Versicherungsunternehmen oder Versicherungsarten. Das könnte eine sinnvolle private Ordnerstruktur sein:

Finanzen

  • Steuerunterlagen: Hier kannst du alle relevanten Dokumente für deine Steuererklärung ablegen, wie Einkommensnachweise, Belege und Steuerformulare.
  • Bankunterlagen: Dieser Ordner enthält Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und andere Bankdokumente.
  • Versicherungen: Hier sammelst du Versicherungspolicen, Verträge und Schadensdokumentationen.

Gesundheit

  • Medizinische Unterlagen: Halte deine Arztberichte, Krankenhausunterlagen und Laborergebnisse an einem Ort fest.
  • Rezepte und Medikamente: Dieser Ordner kann dir helfen, Medikamentenpläne, Rezepte und Informationen zu aktuellen Behandlungen zu organisieren.
  • Sport und Fitness: Hier kannst du Trainingspläne, Fitnessprogramme oder gesundheitsbezogene Artikel ablegen.

Persönliche Unterlagen

  • Ausweise und Pässe: Sammle deine Ausweisdokumente, wie Personalausweis, Reisepass und Führerschein, an einem sicheren Ort.
  • Bildungsdokumente: Bewahre Abschlusszeugnisse, Zertifikate und Fortbildungsnachweise in diesem Ordner auf. Ausbildung.
  • Verträge und Rechtliches: Hier kannst du Mietverträge, Arbeitsverträge und andere rechtliche Dokumente sicher aufbewahren. Sozialversicherung.

Notfall-Ordner

Der Master-Ordner - Das Ordnungssystem von Entspannte Ordnung

Tausende von Haushalten organisieren ihre Unterlagen mittlerweile nach dem System des Master-Ordners.

4. Ordner sortieren

Lege entweder einen Ordner pro Kategorie / Thema an oder fasse mehrere Themen in einem Ordner zusammen. Es gibt kein richtig oder falsch.

Ordnerbeschriftung: Die Ordner sollten klar und eindeutig mit der Kategorie und / oder den Unterkategorien beschriftet werden. Kennst du schon unsere kostenlosen Ordnerrücken-Vorlagen?

Ordneraufteilung: Unterteile die Hauptthemen mit Hilfe von Ordnerregistern. Für Unterthemen sind Trennstreifen oder Heftstreifen praktisch. Meine Lieblingsprodukte zeige ich dir weiter unten.

Sortierung der Dokumente: Ordne die Dokumente zu einem Thema nach Datum - von alt nach neu. Das aktuellste Dokument liegt dabei oben und die älteren unten bzw. weiter hinten.

Ordner sollen dem Papierkram eine Struktur geben und es uns leichter machen wichtige Unterlagen mit einem Griff zu finden.

Nadine Hirte

Lieblingsprodukte

Papiere ordnen

Meine absoluten Lieblingsprodukte, um die private Ablage zu sortieren.

Register

Register

Ideal zur Markierung der Hauptthemen im Ordner. Diese Register sind extrabreit, sodass auch Folien nicht überstehen.

Trennstreifen

Trennstreifen

Ideal um Unterkategorien zu kennzeichnen. Aus Pappe bieten sie genügend Platz für weitere Notizen / Beschriftungen.

Heftstreifen

Heftstreifen

Ideal um einzelne Sachverhalte zusammenzuhalten. Lassen sich leicht aus dem Ordner entnehmen. Beschriftung möglich, weil aus Pappe.

Amazon Schaufenster

Alle Empfehlungen zur Ordnergestaltung:

(*mehr dazu in der Datenschutzerklärung)

Erfahre, wie wir dich unterstützen können

Du hast genug von dem Papierkram-Chaos 😩 und möchtest endlich entspannte Ordnung in deine Unterlagen bringen? Keine Sorge, ich bin mit Entspannte Ordnung hier, um dir zu helfen! Ich verstehe die Herausforderungen und Ängste, die mit unorganisierten Unterlagen einhergehen können. Aber du musst das nicht alleine bewältigen. 🫶

Entspannte Ordnung bietet professionelle Unterstützung an, um dich auf dem Weg zu einer stressfreien und gut organisierten Ordnerstruktur zu begleiten. Ob du nach einem Kurs suchst, der dir die besten Techniken und Strategien vermittelt, oder persönliche Beratung benötigst, um deine individuellen Herausforderungen anzugehen – wir sind für dich da.

⭐ Unsere Kurse vermitteln nicht nur das Wissen, sondern auch die praktischen Fähigkeiten, die du brauchst, um deine Dokumente mit Leichtigkeit in Ordnung bringst. Du wirst lernen, wie du deine Unterlagen sinnvoll kategorisierst und für den täglichen Gebrauch aber auch Notfall organisierst. Wir zeigen dir, wie du deine Ordner digital organisieren kannst, um Platz zu sparen und von überall darauf zugreifen zu können.

Wenn du persönliche Unterstützung benötigst, stehen unsere EXPERTS zur Verfügung. Gemeinsam werden wir deine individuellen Bedürfnisse und Ziele besprechen und einen maßgeschneiderten Plan entwickeln, der dir dabei hilft, den Papierkram endgültig in den Griff zu bekommen.

Du musst dich nicht länger mit einem überfüllten Schreibtisch, verlorenen Dokumenten und dem ständigen Stress des Papierkrams herumschlagen. 💪 Mach den ersten entscheidenden Schritt - der einer der schwierigsten ist -, indem du noch heute Kontakt aufnimmst und dich für einen Kurs oder eine Beratung anmeldest. Lass uns gemeinsam deine Ordner in eine Oase der Ruhe und Effizienz verwandeln. Wir freuen uns darauf, dir zu helfen!

Private Dokumente digitalisieren

Wenn du deine Dokumente zusätzlich digitalisieren möchtest, solltest du auf die Sicherung und Sicherheit deiner Daten achten. Außerdem empfiehlt sich ein hochwertiger Scanner zum Scannen aller Unterlagen, PDF als Format und durchsuchbare Dokumente. Mehr dazu im nächsten Blogbeitrag.

⬇️Papiere sortieren - Anleitung im PDF

Lade dir die Checkliste mit einem Klick kostenlos als PDF herunter. Falls der Button nicht funktioniert, klicke mit der rechten Maustaste auf den Link und wähle im sich öffnenden Menü "Adresse des Links kopieren". Öffne ein neues Browserfenster und füge den Link ein - die Datei wird dann automatisch heruntergeladen.

Bis dahin viel Spaß beim Ordner organisieren
Deine Nadine

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Eine Frau hält eine Kaffeetasse mit der Aufschrift „Papercram Date“.

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