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Zuletzt akt.: 19/11/2022

Ordner organisieren und richtig anlegen [3 Grundregeln]

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Die Anzahl der Ordner wächst und der Überblick geht verloren? Erfahre wie du einfach Ordnung in Ordner bekommst und welche 3 Dinge beachtet werden sollten.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Im Beitrag erfährst du nicht nur worauf du beim Ordner organisieren achten solltest, sondern auch

  • welche vermeidbaren Fehler die Meisten machen,
  • mit welchen 3 einfachen Tipps du wachsendem Chaos entgegenwirkst und
  • welche Produkte für den WOW-Effekt sorgen.

Häufige Fehler beim Ordner organisieren

Oftmals führen folgende Dinge

  • für jedes Thema einen eigenen Ordner erstellen
  • im Zweifel einen neuen Ordner anlegen
  • alles einfach mal abheften
  • digital: keine Idee für eine Ordnerstruktur und alles in einen Ordner oder irgendwohin

zu folgenden Problemen:

  • wichtige Unterlagen verschwinden zwischen Unterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen
  • Überblick geht – aufgrund der vielen Ordner – verloren und Papierkram wirkt übermächtig
  • Unterlagen zu einem Thema an mehreren Orten oder doppelt abgelegt – mit einem Griff nicht alle Unterlagen zur Hand
  • digital führt es zu denselben Problemen wie analog PLUS zusätzlichen digitalen Problemen, wie bspw. Chaos durch unklare Dateinamen

Ordner sollen dem Papierkram eine Struktur geben und es uns leichter machen wichtige Unterlagen mit einem Griff zu finden.

Nadine Hirte

Jetzt wird es spannend

Ordner richtig anlegen [3 Tipps]

Die grundlegende Vorgehensweise ist unabhängig, ob es sich um physische Unterlagen oder digitalen Papierkram handelt. Das digitale Leben kam in unser Leben, um uns das analoge Leben zu vereinfachen. Erinnerst du dich? Genau deshalb kannst du im digitalen Leben viel aus dem analogen Leben übernehmen.

Übersichtlichkeit

Klare Ordnerbezeichnungen und Unterteilung der Unterlagen in Kategorien.

Es sollte nicht für jedes Thema, jedes Dokument oder jeden Vorgang ein neuer Ordner angelegt werden.

  • Besser ist es Themen unter einer Kategorie zusammenzufassen.
  • Bei Bedarf kann eine Kategorie in Unterkategorien unterteilt werden.
  • Die Kategorien bzw. Schlagworte sollten vorab überlegt bzw. durchgängig verwendet werden.

Die Ordner selbst sollten klare Bezeichnungen haben. Auf den physischen Ordner kann nicht nur der Ordnername, sondern auch stichpunktartig was im Ordner drin ist.

Produktempfehlungen zur Ordnergestaltung am Ende des Beitrags.

Weniger ist immer mehr

So wenige Ordner wie möglich, mit den wichtigsten Unterlagen - gut sortiert.

Bevor du den nächsten Ordner erstellst, überlege, ob du für dieses Thema nicht schon einen Ordner hast. Gehe ggf. einmal durch all deine Ordner, miste sie aus und erstelle dir eine Übersicht welche Ordner du hast und was dort drin ist.

Vor allem beim physischen Papierkram bedeutet das auszusortieren.  Nicht jedes Dokument muss für immer aufbewahrt werden. Einige Unterlagen sind nur Informationen oder waren einmal wichtig. Sobald diese gelesen und/oder erledigt sind, können sie weg. 

Wann hast du deine Ordner das letzte Mal durchgeschaut und aussortiert?

Einfach • Einheitlich • Eindeutig

Lege dich fest und bleibe einheitlich.

Über kurz oder lang wirst du sehr viel Zeit sparen und mehr Freude am Papierkram haben, wenn du dich auf ein System bzw. eine Logik festlegst. Dazu gehört die Entscheidung der folgenden Dinge:

  • Für welche Themen lege ich Ordner an?
  • Was behalte ich in Papierform und was nur noch digital?
  • Wie benenne ich die digitalen Unterlagen (Dateien), dass ich sie leicht wiedererkenne?
  • Wie oft kümmere ich mich um meinem Papierkram und wie ist der Weg vom POSTEINGANG über ERLEDIGEN bis zur ABLAGE?


Wenn du also einmal deine Logik für neue Ordner, Ordnerstruktur, etc. im analogen Leben festgelegt hast, überträgst du das in die digitale Welt. Digital wird es zusätzlich wichtig, dass jede Datei eine eindeutige Bezeichnung bekommt und einem Muster folgt, gesichert wird und einiges mehr.

Mehr dazu:

Der Master-Ordner

Mehr zur Ordnerstruktur und Organisation vom privaten Papierkram (analog und digital) mit einer klaren und einfachen Schritt-für-Schritt Anleitung im Master-Ordner.

ordnung im Ordner

Ordner Organisation [Produktempfehlungen]

Nachdem wir oben generelle Themen besprochen haben, hier der Überblick mit welchen Produkten sich Kategorien, Themen und Unterlagen im Ordner gut unterteilen lassen. Am Ende ist das Ziel mit einem Griff zu finden was man sucht.

Register

Register

Ideal zur Markierung der Hauptthemen im Ordner. Diese Register sind extrabreit, sodass auch Folien nicht überstehen.

Trennstreifen

Trennstreifen

Ideal um Unterkategorien zu kennzeichnen. Aus Pappe bieten sie genügend Platz für weitere Notizen / Beschriftungen.

Heftstreifen

Heftstreifen

Ideal um einzelne Sachverhalte zusammenzuhalten. Lassen sich leicht aus dem Ordner entnehmen. Beschriftung möglich, weil aus Pappe.

Amazon Schaufenster

Alle Empfehlungen zur Ordnergestaltung:

(*mehr dazu in der Datenschutzerklärung)

Viel Spaß beim Ordner organisieren
Deine Nadine

  Über 

Hi, Ich bin Nadine

2017 habe ich Entspannte Ordnung gegründet - mit dem Ziel Liebe und Leichtigkeit in den Papierkram zu bringen. Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann.

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. Mehr zu meiner Geschichte hier.

Postfach läuft über, Unterlagen stapeln sich, dir fehlt ein System und die Routine?

Bei Entspannte Ordnung findest du alles, um deinen Papierkram mit Liebe und Leichtigkeit zu erledigen.

www.entspannteordnung.de/shop

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