Wie viel Zeit hast du zuletzt damit verbracht, nach einer wichtigen Datei oder einem Dokument zu suchen? Keine Sorge, das kennen wir alle! Die gute Nachricht: Eine klare und einfache Ordnerstruktur hilft, den Überblick zu bewahren und sorgt für eine stressfreie und effiziente Ablage.
Stell dir vor, wie befreiend es wäre, jederzeit schnell auf deine Unterlagen zugreifen zu können. 😍 Am Ende dieses Beitrags findest du eine kostenlose PDF-Anleitung zum Herunterladen.
Hier sind einige Tipps und Ratschläge, mit denen du Unterlagen sortieren und eine sinnvolle Ordnerstruktur aufbauen kannst, die zu deinen Bedürfnissen passt.
💎 Mach dich bereit, deine Papiere auf ein neues Level zu heben.
⬇️Papiere sortieren – Anleitung im PDF (Download)
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Schritt für Schritt zur privaten Ordnerstruktur
1. Bestandsaufnahme der aktuellen Ablage
Beginne mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme deiner aktuellen Situation:
🔎 Welche Ordner hast du? 🔎 Wie sind sie strukturiert? 🔎 Was funktioniert gut und was nicht?
Alles, was nicht funktioniert, macht Platz für neue Ansätze. Vergiss das „Aber das habe ich schon immer so gemacht“. Wenn es jetzt nicht klappt, ist es Zeit für eine Veränderung.
2. Kategorien für die neue Ordnerstruktur festlegen
Überlege, welche Hauptkategorien sinnvoll sind, z.B. Versicherungen, Steuern, Vorsorge, Finanzen, Gesundheit. Es gibt kein Richtig oder Falsch, solange es für dich funktioniert.
3. Papierkram Kategorie für Kategorie ordnen
Um Überwältigung zu vermeiden, ist es ratsam Kategorie für Kategorie, sprich Thema für Thema, vorzugehen.
Zusätzlich solltest du darauf achten dich nicht im Detail zu verlieren und dich vom Groben zum Feinen vorzuarbeiten. In der aktuellen kostenlosen E-Mail-Serie findest du dazu mehr Details.
👉 Grobe Sortierung: Ordne als erstes alle Unterlagen entsprechend der soeben festgelegten Hauptkategorien. In meiner Arbeit beim oder für Kunden notiere ich dafür auf einem DIN-A4 Zettel die Bezeichnung der Kategorie und staple alle Unterlagen auf diesen Zettel. Unterlagen, die in Ordnern oder Hüllen sind, lass ich dort und lege sie komplett auf den Stapel. Bei der groben Vorsortierung sollten Details vernachlässigt werden, weil die Gefahr sich zu verzetteln groß ist.
👉 Feine Sortierung: Sobald die groben Stapel fertig sind, nimmst du dir einen Stapel nach dem anderen vor. Es geht an die Detailarbeit. Welche Themen, Unterordner bzw. Unterkategorien sind in der jeweiligen Kategorie. Wie sollte die Kategorie untergliedert werden. Sortiere veraltete oder unnötige Unterlagen aus. Dabei kann dir Entspannte Ordnung© Checkliste mit den Aufbewahrungsfristen helfen.
Nehmen wir als Beispiel die Kategorie Finanzen. Themen bzw. Unterkategorien könnten Steuern, Versicherungen und Bankunterlagen sein. Jede Unterkategorie kann weiter unterteilt werden. Bspw. Versicherungen nach Versicherungsunternehmen oder Versicherungsarten.
Bsp. einer sinnvollen privaten Ordnerstruktur inkl. Einteilung:
Finanzen
- Steuerunterlagen: Hier kannst du alle relevanten Dokumente für deine Steuererklärung ablegen, wie Einkommensnachweise, Belege und Steuerformulare.
- Bankunterlagen: Dieser Ordner enthält Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen und andere Bankdokumente.
- Versicherungen: Hier sammelst du Versicherungspolicen, Verträge und Schadensdokumentationen.
Gesundheit
- Medizinische Unterlagen: Halte deine Krankenversicherung, Arztberichte, Krankenhausunterlagen und Laborergebnisse an einem Ort fest.
- Rezepte und Medikamente: Dieser Ordner kann dir helfen, Medikamentenpläne, Rezepte und Informationen zu aktuellen Behandlungen zu organisieren.
- Sport und Fitness: Hier kannst du Trainingspläne, Fitnessprogramme oder gesundheitsbezogene Artikel ablegen.
Persönliche Unterlagen
- Ausweise und Pässe: Sammle deine Ausweisdokumente, wie Personalausweis, Reisepass und Führerschein, an einem sicheren Ort.
- Bildungsdokumente: Bewahre Abschlusszeugnisse, Zertifikate und Fortbildungsnachweise in diesem Ordner auf. Ausbildung.
- Verträge und Rechtliches: Hier kannst du Mietverträge, Arbeitsverträge und andere rechtliche Dokumente sicher aufbewahren. Sozialversicherung.
Notfall-Ordner
Unser System des Master-Ordners ist auch gleichzeitig ein Notfall-Ordner, der im Notfall schnell die gesuchten Dokumente bereithält. Mehr zum Thema Notfallordner und eine kostenlose Notfallliste findest du hier: Notfallliste Vorlage kostenlos herunterladen
Tausende von Haushalten organisieren ihre Unterlagen mittlerweile nach dem System des Master-Ordners.
4. Ordner übersichtlich sortieren
Lege für jedes Thema einen eigenen Ordner an oder fasse mehrere Themen in einem Ordner zusammen. So wie du am besten zurechtkommst.
✨ Ordnerbeschriftung: Die Ordnerrücken sollten klar und eindeutig mit der Kategorie und / oder den Unterkategorien beschriftet werden. Kennst du schon unsere kostenlosen Ordnerrücken-Vorlagen?
✨ Ordneraufteilung: Unterteile die Hauptthemen mit Hilfe von Ordnerregistern. Für Unterthemen sind Trennblätter oder Heftstreifen praktisch. Meine Lieblingsprodukte zeige ich dir weiter unten.
✨ Sortierung der Dokumente: Ordne die Dokumente zu einem Thema nach Datum – von alt nach neu. Das aktuellste Dokument liegt dabei oben und die älteren unten bzw. weiter hinten.
Ordner sollen dem Papierkram eine Struktur geben und es uns leichter machen wichtige Unterlagen mit einem Griff zu finden.
Nadine Hirte | Entspannte Ordnung
Lieblingsprodukte für den neuen Ordner
Hier sind einige meiner Lieblingsprodukte sowie Tipps und Tricks, die das Sortieren und Organisieren erleichtern:
✨ Register: Ideal zur Markierung der Hauptthemen im Ordner. Diese Register sind extrabreit, sodass auch Folien nicht überstehen.
✨ Trennblätter: Ideal um Unterkategorien zu kennzeichnen. Aus Pappe bieten sie genügend Platz für weitere Notizen / Beschriftungen.
✨ Heftstreifen: Ideal um einzelne Sachverhalte zusammenzuhalten. Lassen sich leicht aus dem Ordner entnehmen. Beschriftung möglich, weil aus Pappe.
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Erfahre, wie wir dich unterstützen können
Du hast genug von dem Papierkram-Chaos 😩 und möchtest endlich entspannte Ordnung in deine Unterlagen bringen? Keine Sorge, ich bin mit Entspannte Ordnung hier, um dir zu helfen! Ich verstehe die Herausforderungen und Ängste, die mit unorganisierten Unterlagen einhergehen können. Aber du musst das nicht alleine bewältigen. 🫶
Entspannte Ordnung bietet professionelle Unterstützung an, um dich auf dem Weg zu einer stressfreien und gut organisierten Ordnerstruktur zu begleiten. Ob du nach einem Kurs suchst, der dir die besten Techniken und Strategien vermittelt, oder persönliche Beratung benötigst, um deine individuellen Herausforderungen anzugehen – wir sind für dich da.
⭐ Unsere Kurse vermitteln nicht nur das Wissen, sondern auch die praktischen Fähigkeiten, die du brauchst, um deine Dokumente mit Leichtigkeit in Ordnung bringst. Du wirst lernen, wie du deine Unterlagen sinnvoll kategorisierst und für den täglichen Gebrauch aber auch Notfall organisierst. Wir zeigen dir, wie du deine Ordner digital organisieren kannst, um Platz zu sparen und von überall darauf zugreifen zu können.
Wenn du persönliche Unterstützung benötigst, stehen unsere EXPERTS zur Verfügung. Gemeinsam werden wir deine individuellen Bedürfnisse und Ziele besprechen und einen maßgeschneiderten Plan entwickeln, der dir dabei hilft, die Akten endgültig in den Griff zu bekommen.
Du musst dich nicht länger mit einem überfüllten Schreibtisch, verlorenen Dokumenten und dem ständigen Stress des Papierkrams herumschlagen. 💪 Mach den ersten entscheidenden Schritt – der einer der schwierigsten ist -, indem du noch heute Kontakt aufnimmst und dich für einen Kurs oder eine Beratung anmeldest. Lass uns gemeinsam deine Ordner in eine Oase der Ruhe und Effizienz verwandeln. Wir freuen uns darauf, dir zu helfen!
Ausblick: Digitale Ablage und private Dokumente digitalisieren
Ob wir es wollen oder nicht. Immer mehr Papierkram erreicht uns digital. Daher sollte auch die digitale Ablage entsprechend gut strukturiert sein und die wichtigen Dokumente abgespeichert und gesichert werden.
Zusätzlich kann der bestehende Papierkram digitalisiert werden. Wenn mit OCR-Texterkennung gescannt wird, können Dokumente danach nach Schlagworten durchsucht werden. Was OCR ist und auf was beim Digitalisieren geachtet werden sollte, findest du hier: Dokumente scannen – Ein umfassender Leitfaden.
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Nadine
