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Zuletzt akt.: 17/03/2021

3 Möglichkeiten deinen Papierkram zu scannen

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Papierkram scannen, um die Anzahl der Ordner zu reduzieren oder von überall auf Unterlagen zuzugreifen. Unabhängig davon, was dich antreibt, gebe ich dir nicht nur die wichtigsten Tipps fürs Scannen, sondern zeige dir auch 3 Möglichkeiten, wie du scannen kannst.

Nicht jeder kann sich einen guten Scanner leisten & nicht für jeden lohnt sich die Anschaffung. Es gibt Alternativen!

Variante 1: Ein guter Scanner

Wenn du öfters scannst & dir einen Scanner leisten kannst, dann empfehle ich dir den ScanSnap ix1500 . Ich nutze das Vorgängermodell – den ix500, der mittlerweile das Doppelte von dem kostet, was ich 2018 bezahlt habe. Beide Modelle zeigen dir auf welche Merkmale du beim Kauf achten solltest, egal für welchen Scanner du dich am Ende entscheidest. Ein gutes Modell sollte:

  • schnell scannen
  • Vorder- & Rückseite gleichzeitig erfassen
  • einen automatischen Blatteinzug haben
  • Über eine OCR-Texterkennung verfügen, sodass die gescannten Dokumente nach Worten durchsuchbar sind

Der ScanSnap ix1500:
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Alternative – Mobiler Scanner:
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Alternativ zum physischen Scanner gibt es mittlerweile diverse Apps, die das Scannen von Dokumenten ermöglichen. Ich bin & werde hier nicht weiter darauf eingehen, da sich der Markt in dem Bereich sehr schnell (weiter)entwickelt und es aus meiner Sicht ist es zudem sehr mühsam viele Dokumente mit Hilfe einer App einzuscannen.

Variante 2: Copy Shop

Wenn du nur einmalig einen übergroßen Berg Papierkram scannen willst oder nur gelegentlich etwas zum Einscannen hast, kannst du auch in den nächsten Copy Shop gehen und vor Ort alle Unterlagen digitalisieren.

Dafür musst du lediglich

  • einen USB-Stick mitnehmen, damit du die gescannten Dokumente hinterher mitnehmen kannst
  • die Unterlagen aussortieren & nur das scannen, was du auch wirklich digitalisieren willst
  • deine Unterlagen vorsortieren – am besten in einzelnen Paketen/Vorgängen
  • Vorort dann Vorgang für Vorgang als einzelne Dateien scannen

Wenn du sehr viele Unterlagen digitalisieren möchtest und somit einscannen musst, bietet sich wiederum Folgendes an:

Variante 3: Scanservice

Es gibt verschiedene Anbieter, die deine Unterlagen für dich scannen. Einfach mal nach „Scan Service“ suchen & schauen, welches Angebot für dich passt.

Hierbei gibst du deine Unterlagen in die Hände Dritter, die dann einzelne Dateien für dich erstellen. Dieser Service ist super. Jedoch empfehle ich jedem sich persönlich mit seinem privaten Papierkram auseinanderzusetzen. Ein Scan Service kann dir zwar das lästige Scannen abnehmen, aber dir keinen Durchblick im Papierkram schaffen. DAS ist DEINE Aufgabe!

Wichtige Tipps fürs Scannen

  • Bevor du scannst, sortiere aus & sortiere vor. So reduzierst du die zu scannenden Unterlagen (das sollte nicht unterschätzt werden). Außerdem hat so schon alles seine Ordnung & ist dadurch optimal für die digitale Ablage vorbereitet. Denn auch digital muss alles geordnet werden. (Mehr zum Aussortieren & Sortieren: Das System des Master-Ordners)
  • Scanne mit OCR-Texterkennung. Das ermöglicht dir später die Dateien nach Worten zu durchsuchen.
  • Bevorzugtes Scanformat: PDF
  • Achte auf eine gute Auflösung (dpi) aber auch darauf, dass die Datei nicht zu groß (MB) wird. Das frisst nur unnötig Speicherplatz & Zeit, wenn sie geladen/geöffnet wird.
  • Überlege dir ein Dateinamensystem. Scan1, Scan2, etc. würde sonst für digitales Chaos sorgen.
  • Denke an die digitale Datensicherung. 1x im Original & 2x als Sicherungskopie, davon 1x an einem anderen Ort.

Alles Liebe
Deine Nadine

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Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

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Andere scheinen ihren Papierkram besser im Griff zu haben? 😔 Du bist nicht gut genug, nicht schnell genug, nicht ordentlich genug?

Plagen dich Gedanken und Zweifel wie diese? Dann bist du nicht allein! 

Auch mein privater Papierkram wächst dann und wann zu einem Berg. Gerade in Umbruchphasen oder bei persönlichen Veränderungen nimmt die Masse an Papierkram zu und die Zeit fehlt.

Folgendes hilft mir, den Kopf nicht in den Sand zu stecken und zu starten:
💖 Ich nehme mir 30 Minuten Zeit und sortiere die Themen nach Dringlichkeit
💖 Ich höre genau auf meinen inneren Dialog, der vernichtend sein kann: "warum hast du nicht...", "warum kannst du nicht...", "schneller..." und schaue woher diese Gedanken kommen - hat das wirklich mit dem Berg an Unterlagen zu tun?
💖 Ich konzentriere mich auf ein Thema und freue mich auf das Ergebnis. In der Zeit sind alle Ablenkungen ausgeschaltet.

Wie schaffst du es dich zu motivieren, wenn der Frust groß ist?

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Was tun mit den digitalen Unterlagen? 😨 Immer mehr Papierkram kommt digital und hält neue Herausforderungen für uns bereit.

Digitale Unterlagen müssen nicht gedruckt werden:
🤔Stell dir vor, du würdest alle wichtigen Mails und digitalen Unterlagen drucken...
🤔Stell dir vor, du würdest die wichtigen Unterlagen im Posteingang oder in irgendwelchen Plattformen "hängen" lassen...

CHAOS!

☝Ich empfehle jedem sich frühzeitig eine digitale Ordnerstruktur zuzulegen. Einen digitalen Ordner, ob du ihn jetzt Master-Ordner nennst oder nicht, das ist egal. Ein Ordner, der einer klaren Struktur folgt und gesichert/sicher ist. Idealerweise hat er dieselbe Struktur wie deine analoge Ablage.

Wie zufrieden bist du mit deiner digitalen Ablage? 👍 oder 👎

Von Herzen
Eure Nadine

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