Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Papierkram scannen, um die Anzahl der Ordner zu reduzieren oder von überall auf Unterlagen zuzugreifen. Unabhängig davon, was dich antreibt, gebe ich dir nicht nur die wichtigsten Tipps fürs Scannen, sondern zeige dir auch 3 Möglichkeiten, wie du scannen kannst.
Nicht jeder kann sich einen guten Scanner leisten & nicht für jeden lohnt sich die Anschaffung. Es gibt Alternativen!
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Eine kleine oder ich würde fast behaupten große Portion Motivation zum Aufräumen. Wer möchte schon die folgenden Fehler machen und Geld, Zeit, Nerven verlieren. Fehler, die du besser nicht machen solltest und meine Tipps, wie du es besser machst. Nr. 1 – Ordner im Keller Es ist zwar schön, wenn die Unterlagen aus dem Blick
Variante 1: Ein guter Scanner
Wenn du öfters scannst und dir einen Scanner leisten kannst, dann empfehle ich dir einen Scanner aus der ScanSnap Familie. Ich habe mir 2018 den ix500 geleistet und bin auch nach vielen Jahren begeistert.
Ein gutes Modell sollte:
- schnell scannen
- Vorder- & Rückseite gleichzeitig erfassen
- einen automatischen Blatteinzug haben
- Über eine OCR-Texterkennung verfügen, sodass die gescannten Dokumente nach Worten durchsuchbar sind
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Alternativ zum physischen Scanner gibt es mittlerweile diverse Apps, die das Scannen von Dokumenten ermöglichen. Ich bin & werde hier nicht weiter darauf eingehen, da sich der Markt in dem Bereich sehr schnell (weiter)entwickelt und es aus meiner Sicht ist es zudem sehr mühsam viele Dokumente mit Hilfe einer App einzuscannen.
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Beliebte Ordnungshelfer Papierkram
Scanner
Schnell & praktisch – scannt doppelseitig bis zu 20 Seiten/Min.
Feuerfeste Dokumententasche
Sicherer Schutz – für wichtige Dokumente.
Extrabreite Register
Verdecken auch Unterlagen in Klarsichtfolien.
Dokumententasche
Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss
Selbstklebetaschen
Ordner verschönern – für Visitenkarten, Pässe,…
4-Fächer-Folien
Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.
Ordner von Rössler
Stilvolle Ordner aus hochwertigen Materialien.
180° Ordner von Leitz
Leitz-Patent: Ermöglicht beidseitiges Abheften.
Klett-Kabelbinder
Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.
Datenschutzrollstempel
Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
Variante 2: Copy Shop
Wenn du nur einmalig einen übergroßen Berg Papierkram scannen willst oder nur gelegentlich etwas zum Einscannen hast, kannst du auch in den nächsten Copy Shop gehen und vor Ort alle Unterlagen digitalisieren.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Dafür musst du lediglich
- einen USB-Stick mitnehmen, damit du die gescannten Dokumente hinterher mitnehmen kannst
- die Unterlagen aussortieren & nur das scannen, was du auch wirklich digitalisieren willst
- deine Unterlagen vorsortieren – am besten in einzelnen Paketen/Vorgängen
- Vorort dann Vorgang für Vorgang als einzelne Dateien scannen
Wenn du sehr viele Unterlagen digitalisieren möchtest und somit einscannen musst, bietet sich wiederum Folgendes an:
Variante 3: Scanservice
Es gibt verschiedene Anbieter, die deine Unterlagen für dich scannen. Einfach mal nach „Scan Service“ suchen & schauen, welches Angebot für dich passt.
Hierbei gibst du deine Unterlagen in die Hände Dritter, die dann einzelne Dateien für dich erstellen. Dieser Service ist super. Jedoch empfehle ich jedem sich persönlich mit seinem privaten Papierkram auseinanderzusetzen. Ein Scan Service kann dir zwar das lästige Scannen abnehmen, aber dir keinen Durchblick im Papierkram schaffen. DAS ist DEINE Aufgabe!
Wichtige Tipps fürs Scannen
- Bevor du scannst, sortiere aus & sortiere vor. So reduzierst du die zu scannenden Unterlagen (das sollte nicht unterschätzt werden). Außerdem hat so schon alles seine Ordnung & ist dadurch optimal für die digitale Ablage vorbereitet. Denn auch digital muss alles geordnet werden. (Mehr zum Aussortieren & Sortieren: Das System des Master-Ordners)
- Scanne mit OCR-Texterkennung. Das ermöglicht dir später die Dateien nach Worten zu durchsuchen.
- Bevorzugtes Scanformat: PDF
- Achte auf eine gute Auflösung (dpi) aber auch darauf, dass die Datei nicht zu groß (MB) wird. Das frisst nur unnötig Speicherplatz & Zeit, wenn sie geladen/geöffnet wird.
- Überlege dir ein Dateinamensystem. Scan1, Scan2, etc. würde sonst für digitales Chaos sorgen.
- Datensicherung ist super wichtig. 1x im Original & 2x als Sicherungskopie, davon 1x an einem anderen Ort.
Mehr unter Dokumente scannen
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Nadine
