Papierkram scannen, um die Anzahl der Ordner zu reduzieren oder von überall auf Unterlagen zuzugreifen. Unabhängig davon, was dich antreibt, gebe ich dir nicht nur die wichtigsten Tipps fürs Scannen, sondern zeige dir auch 3 Möglichkeiten, wie du scannen kannst.
Nicht jeder kann sich einen guten Scanner leisten & nicht für jeden lohnt sich die Anschaffung. Es gibt Alternativen!
Variante 1: Ein guter Scanner
Wenn du öfters scannst & dir einen Scanner leisten kannst, dann empfehle ich dir den ScanSnap ix1500 . Ich nutze das Vorgängermodell – den ix500, der mittlerweile das Doppelte von dem kostet, was ich 2018 bezahlt habe. Beide Modelle zeigen dir auf welche Merkmale du beim Kauf achten solltest, egal für welchen Scanner du dich am Ende entscheidest.
Ein gutes Modell sollte:
- schnell scannen
- Vorder- & Rückseite gleichzeitig erfassen
- einen automatischen Blatteinzug haben
- Über eine OCR-Texterkennung verfügen, sodass die gescannten Dokumente nach Worten durchsuchbar sind
Der ScanSnap ix1500:
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Alternative – Mobiler Scanner:
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Alternativ zum physischen Scanner gibt es mittlerweile diverse Apps, die das Scannen von Dokumenten ermöglichen. Ich bin & werde hier nicht weiter darauf eingehen, da sich der Markt in dem Bereich sehr schnell (weiter)entwickelt und es aus meiner Sicht ist es zudem sehr mühsam viele Dokumente mit Hilfe einer App einzuscannen.
Variante 2: Copy Shop
Wenn du nur einmalig einen übergroßen Berg Papierkram scannen willst oder nur gelegentlich etwas zum Einscannen hast, kannst du auch in den nächsten Copy Shop gehen und vor Ort alle Unterlagen digitalisieren.
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Dafür musst du lediglich
- einen USB-Stick mitnehmen, damit du die gescannten Dokumente hinterher mitnehmen kannst
- die Unterlagen aussortieren & nur das scannen, was du auch wirklich digitalisieren willst
- deine Unterlagen vorsortieren – am besten in einzelnen Paketen/Vorgängen
- Vorort dann Vorgang für Vorgang als einzelne Dateien scannen
Wenn du sehr viele Unterlagen digitalisieren möchtest und somit einscannen musst, bietet sich wiederum Folgendes an:
Variante 3: Scanservice
Es gibt verschiedene Anbieter, die deine Unterlagen für dich scannen. Einfach mal nach „Scan Service“ suchen & schauen, welches Angebot für dich passt.
Hierbei gibst du deine Unterlagen in die Hände Dritter, die dann einzelne Dateien für dich erstellen. Dieser Service ist super. Jedoch empfehle ich jedem sich persönlich mit seinem privaten Papierkram auseinanderzusetzen. Ein Scan Service kann dir zwar das lästige Scannen abnehmen, aber dir keinen Durchblick im Papierkram schaffen. DAS ist DEINE Aufgabe!
Wichtige Tipps fürs Scannen
- Bevor du scannst, sortiere aus & sortiere vor. So reduzierst du die zu scannenden Unterlagen (das sollte nicht unterschätzt werden). Außerdem hat so schon alles seine Ordnung & ist dadurch optimal für die digitale Ablage vorbereitet. Denn auch digital muss alles geordnet werden. (Mehr zum Aussortieren & Sortieren: Das System des Master-Ordners)
- Scanne mit OCR-Texterkennung. Das ermöglicht dir später die Dateien nach Worten zu durchsuchen.
- Bevorzugtes Scanformat: PDF
- Achte auf eine gute Auflösung (dpi) aber auch darauf, dass die Datei nicht zu groß (MB) wird. Das frisst nur unnötig Speicherplatz & Zeit, wenn sie geladen/geöffnet wird.
- Überlege dir ein Dateinamensystem. Scan1, Scan2, etc. würde sonst für digitales Chaos sorgen.
- Denke an die digitale Datensicherung. 1x im Original & 2x als Sicherungskopie, davon 1x an einem anderen Ort.
Alles Liebe
Deine Nadine
