Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Schön, dass du hier bist und diesen Artikel liest. Vermutlich zieht sich dir der Magen zusammen, wenn du nur an deine Akten, Verträge, Unterlagen und wohl möglich deine Ordnung im Papierkram denkst.
Dabei kann das Sortieren der Unterlagen, das Ausmisten und neu ordnen so viel Spaß machen. Ich zeige dir 5 Wege, wie du Spaß daran finden kannst.
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1 – Dauerhaft Geld sparen
Wenn du deine Akten sortierst und bekommst du automatisch einen Überblick über deine Ausgaben. Erstelle dir eine Liste mit deinen Ausgaben und frage dich, ob du dieses Geld wirklich noch ausgeben willst/musst.
Wann hast du bspw. das letzte Mal deinen Telefonanbieter gewechselt? Wann das letzte Mal die Versicherungen prüfen lassen? Brauchst du alle deine Streaming-Dienste, das Zeitungsabo etc. Lohnt es sich ein Abo abzuschließen für Dinge, die du regelmäßig kaufst.
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MUST-HAVES FÜR Papierkram
Dokumententasche
Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss
Selbstklebetaschen
Ordner verschönern – für Visitenkarten, Pässe,…
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Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.
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Stilvolle Ordner aus hochwertigen Materialien.
180° Ordner von Leitz
Leitz-Patent: Ermöglicht beidseitiges Abheften.
Klett-Kabelbinder
Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.
Datenschutzrollstempel
Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
Am Besten klappt das Ganze, wenn du ein finanzielles Ziel hast. Bspw. einen Urlaub, einen Kredit abzahlen oder eine große Anschaffung. An welcher Stelle kannst du auf etwas verzichten, um das zu erreichen. Meine 6 Tipps wie du nebenbei dauerhaft Geld sparst.
Und wie sollst du das wissen, wenn du keinen Überblick über deine Akten hast?
2 – Ordnung im Papierkram schaffen
Mit jeder Minute, die du dich mit deinem Papierkram beschäftigst, schaffst du ein Stück weit mehr Ordnung. Und Ordnung bedeutet am Ende, dass du mit einem Griff findest was du suchst und genau weißt was du hast. Oder eben genau weißt wo du gucken musst, wenn du es nicht im Kopf hast.
Papierkram muss EINFACH sein. Nutze das für dich einfachste System! Überlege dir Kategorien für deine Unterlagen (bspw. Wohnen, Finanzen, Gesundheit, Auto, Rente, Steuer etc.). Sortiere die Unterlagen nach den Kategorien. Beim System des Master-Ordners werden die Unterlagen nach 12 Kategorien sortiert und unter die Lupe genommen.
Egal, ob du dem Master-Ordner folgst oder dein eigenes System hast. Das System ist die Grundlage. Es gibt dir Struktur, sodass du genau weißt wo du was ablegen musst. Aber lege nicht alles ab, sondern werfe weg was nicht aufbewahrt werden muss.
3 – Erleichterung durch Aussortieren
Wann hast du das letzte Mal deine Ordner durchgeschaut und alte Verträge, die Telefonrechnungen aus den 90er, die Stromrechnung von vor 10 Jahren etc. weggeworfen.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Zelebriere das Aussortieren. Du wirst merken, dass mit jeder Unterlagen, die weg kann und auch weg kommt, dir etwas leichter wird. Denn so werde auch deine Unterlagen schlanker und du findest leichter was du suchst.
Typische Unterlagen, die jahrelang in Ordner schlummern, die niemand braucht:
- Telefonrechnungen
- Stromrechnungen
- Schornsteinfeger
- Jährliche Versicherungsrechnungen
Typische Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen aber oft fehlen:
- Telefonvertrag
- Stromvertrag
- Versicherungsantrag, Versicherungspolice und alle Änderungen
- Geprüfte Renteninformation
Mehr dazu findest du im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen. Zelebriere das Aussortieren und vernichte die Unterlagen richtig. Es sind sicherlich vertrauliche Daten drauf. Sorge dafür, dass sie niemand mehr erkennen kann.
4 – Wenig Zeit für Papierkram
Wenn du dich nicht vor dem Papierkram drückst und regelmäßig ein paar Minuten investierst, dann brauchst du jede Woche auch nur ein paar Minuten dafür.
Setze dir eine feste Zeit für deinen Papierkram. Bspw. Jeden Samstagvormittag. Und dann erledige ihn dann. Die restlichen Tage kannst du die Post in einem Ablagekörbchen zwischenparken. Wenn es natürlich ein dringender Brief ist, der gleich beantwortet werden musst, mache es gleich. Ansonsten kann es sicherlich bis zu deinem Ablagetag warten. Gerade, wenn es dir noch nicht so viel Spaß macht, belaste dich nicht täglich damit.
Leere täglich deinen Briefkasten und lese täglich deine E-Mails. Auch dort empfehle ich die E-Mails nur 1x täglich zu lesen und sofort zu bearbeiten. Sprich zu beantworten, abzulegen oder zu löschen. So stellst du sicher, dass dein Postfach nicht vollläuft.
5 – Schöne übersichtliche Ordner
Gestalte deine Ordner so, dass du sie gerne anschaust. Dass du gerne zugreifst. Dafür muss erkenntlich sein was in dem Ordner drin ist. Es ist auch schön, wenn alle Ordner gleich oder ähnlich aussehen und heil sind.
Ich bin ein großer Fan davon soviel wie möglich in einem Ordner zu verstauen und die einzelnen Kategorien/Unterkategorien mit Ordnerregistern, Trennblätter und Heftstreifen zu unterteilen. So hältst du deinen Papierkram schlank und musst dich nicht durch mehrere Ordner wühlen, wenn du etwas suchst.
Für die einzelnen Kategorien habe ich Übersichten welche Verträge ich jeweils habe. Ich habe auch eine Notfallliste mit den wichtigsten Daten und Informationen im Ordner und eine Übersicht was ich monatlich ausgebe. Alles Teil des Master-Ordners.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
