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Zuletzt akt.: 14/03/2023

Warum du mit Ordnung im Papierkram starten solltest

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Immer wieder bekomme ich die Frage: Wie soll ich starten? Zuerst Ordnung im Papierkram schaffen oder erst die digitale Ordnung. Meine ganz klare Antwort: Zuerst Ordnung im Papierkram. Aber warum?

Der Papierkram ist schon länger da

Seit wir auf die Welt gekommen sind, haben wir Papierkram. Es fing mit der Geburtsurkunde & dem Impfausweis an. Gefolgt von Zeugnissen, Bonusheften von Zahnarzt etc.

Über die Jahre wurde es mehr & mehr. In den Unterlagen schlummern nicht nur sehr wichtige Dokumente, die auch in Papierform aufbewahrt werden müssen. Die Unterlagen haben oftmals richtig viel Potenzial aussortiert zu werden.

Es lohnt sich, sich hier als erstes mit den Aufbewahrungsfristen zu beschäftigen & auszusortieren.

  • Was muss wirklich aufbewahrt werden?
  • Um was muss ich mich einfach mal kümmern & erledigen?
  • Was hat eher sentimentale Gründe, dass ich es noch habe?

Reduziere den Papierkram auf die wichtigsten Unterlagen und dann…

Das Sortiersystem ist die Grundlage für die digitale Ordnung

Wenn der Papierkram einmal aussortiert ist, dann werden die Unterlagen nach Kategorien sortiert. In der Regel sind es Kategorien wie Finanzen, Versicherung, Wohnen, Auto usw. Sie entsprechen den Kategorien, die du auch in deine Finanzübersicht tragen würdest. Bewährt haben sich bei mir 12 Kategorien – meine Master-Ordner-Struktur.

Stehen diese Kategorien einmal fest, können sie für die digitale Ordnerstruktur übernommen werden. Dann wird es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform kommt. Es wird immer in dieselbe Kategorie einsortiert.

Die Kategorien & die Struktur lässt sich einfacher anlegen mit dem Papierkram, den du in deinen Ordnern hast. Die digitalen Dokumente werden später schon in die Kategorien passen. Es ändert sich ja nichts an den Kategorien, nur an der Form wie das Dokument bei uns ankommt. Per E-Mail, über eine Online-Plattform oder wird Post digitalisiert.

Digitalisieren ist der LETZTE Schritt

Ich weiß, dass sehr oft der Wunsch besteht Unterlagen zu digitalisieren. Wenn jedoch Schritt 1 und 2 nicht erledigt sind, wird auch die Digitalisierung nicht für Ordnung sorgen. Unzählige Unterlagen ohne System zu digitalisieren, verlagert das Problem & verschlimmert es nur um ein Vielfaches. Deshalb unbedingt zuerst aussortieren & dann nach Kategorien sortieren.

Warum sage ich, dass es sich um ein Vielfaches verschlimmert? Ohne eine digitale Grundordnung sind Daten nicht richtig gesichert, nicht auffindbar & gehen vielleicht sogar verloren. Deshalb sollte vor jeder Digitalisierung die Technik auf Vordermann gebracht werden, ein Passwort-Manager installiert & sichere Passwörter vergeben werden. Es sollte ein solides Datensicherungssystem aufgesetzt werden. Das hört sich jetzt alles schlimmer an, als es ist. Es kann ganz einfach sein. Und es sollte getan werden bevor über die Digitalisierung von Unterlagen nachgedacht wird.

Was ist, wenn du nicht mehr bist & all deine Unterlagen konfus digitalisiert sind? Wer soll dort je etwas wiederfinden? Deine Ordnung im Papierkram ist auch wichtig für deinen Partner oder die Familie. Stichwort: Notfallliste.


Und eines kann ich dir versprechen. Wenn der Papierkram erst einmal tip-top in Ordnung ist, wirst du dich leichter fühlen. Du wirst wesentlich entspannte & strukturierter an die digitale Ordnung gehen. Aber dann gehst du die digitalen Themen aus anderen Gründen an. Nicht, weil du die Last des Papierkrams wegdrücken willst, sondern weil jetzt die Zeit dafür ist.

Wenn du schon soweit bist, könnte der Master-Ordner Kurs interessant für dich sein.

Lass es dir gut gehen & entspannte Grüße
Nadine

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Warum du mit Ordnung im Papierkram starten solltest

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
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Hot oder Schrott? Was meinst du? 🤔

🎉Der klammerlose Tacker heftet bis zu 10 Blätter indem eine Schlaufe gestanzt wird.

👏Gut, wenn man eine Alternative zu herkömmlichen Tackern sucht. ☝️Jedoch sollte man gut überlegen was man damit tackert, weil die Unterlagen danach ein Loch haben.

Von Herzen

Eure Nadine
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💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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