Immer wieder bekomme ich die Frage: Wie soll ich starten? Zuerst Ordnung im Papierkram schaffen oder erst die digitale Ordnung. Meine ganz klare Antwort: Zuerst Ordnung im Papierkram. Aber warum?
Der Papierkram ist schon länger da
Seit wir auf die Welt gekommen sind, haben wir Papierkram. Es fing mit der Geburtsurkunde & dem Impfausweis an. Gefolgt von Zeugnissen, Bonusheften von Zahnarzt etc.
Über die Jahre wurde es mehr & mehr. In den Unterlagen schlummern nicht nur sehr wichtige Dokumente, die auch in Papierform aufbewahrt werden müssen. Die Unterlagen haben oftmals richtig viel Potenzial aussortiert zu werden.
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 | Extrabreite stabile Ordnerregister Verschiedene Farben + Größen. Extrabreit, sodass auch Unterlagen in Klarsichtfolien verdeckt werden. |
 | 4-Fächer-Folien / Foto-Hüllen Ideal für Pass, Impfausweis, Bonusheft, SV-Ausweis und mehr, die sonst gerne in normalen Klarsichtfolien nach unten rutschen und den Ordner aufblähen. |
 | Dokumententasche Die „bessere“ Klarsichtfolie, weil sie mit einem Druckknopf verschließbar ist. Ideal zum Transportieren oder Sammeln von Unterlagen, z.B. für die Steuer. |
 | Selbstklebetaschen Perfekt, um Ordner zu verschönern. Bspw. können direkt an der Innenseite Visitenkarten oder der Pass verstaut werden. Erhältlich in verschiedenen Größen. |
 | Feuerfeste Dokumententasche Bietet zusätzlichen Schutz für wichtige Dokumente und spricht für sich selbst. |
 | Ordner von Rössler Besondere Ordner mit edlen Designs / Material. Ideal, wenn Ordner sichtbar im Regal stehen und nicht täglich mehrmals benutzt werden, wie z.B. mein Master-Ordner. |
 | 180° Ordner von Leitz Das patentierte System von Leitz. Der Bügel kann komplett umgeklappt werden und ermöglicht beidseitiges Abheften. |
 | Scanner Ideal, wenn oft gescannt wird. Scannt Vorder- und Rückseite gleichzeitig, bis zu 20 Seiten pro Minute. |
 | Klett-Kabelbinder Perfekt, um Ladekabel, Kopfhörer oder andere Kabel ordentlich zusammenzuhalten. |
 | Datenschutzrollstempel Zum Überstempeln und Unkenntlichmachen von Adressen auf Paketaufklebern. Gut für kleinere Anwendungen, aber sicherstellen, dass er richtig deckt. |
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Es lohnt sich, sich hier als erstes mit den Aufbewahrungsfristen zu beschäftigen & auszusortieren.
- Was muss wirklich aufbewahrt werden?
- Um was muss ich mich einfach mal kümmern & erledigen?
- Was hat eher sentimentale Gründe, dass ich es noch habe?
Reduziere den Papierkram auf die wichtigsten Unterlagen und dann…
Das Sortiersystem ist die Grundlage für die digitale Ordnung
Wenn der Papierkram einmal aussortiert ist, dann werden die Unterlagen nach Kategorien sortiert. In der Regel sind es Kategorien wie Finanzen, Versicherung, Wohnen, Auto usw. Sie entsprechen den Kategorien, die du auch in deine Finanzübersicht tragen würdest. Bewährt haben sich bei mir 12 Kategorien – meine Master-Ordner-Struktur.
Stehen diese Kategorien einmal fest, können sie für die digitale Ordnerstruktur übernommen werden. Dann wird es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform kommt. Es wird immer in dieselbe Kategorie einsortiert.
Die Kategorien & die Struktur lässt sich einfacher anlegen mit dem Papierkram, den du in deinen Ordnern hast. Die digitalen Dokumente werden später schon in die Kategorien passen. Es ändert sich ja nichts an den Kategorien, nur an der Form wie das Dokument bei uns ankommt. Per E-Mail, über eine Online-Plattform oder wird Post digitalisiert.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Digitalisieren ist der LETZTE Schritt
Ich weiß, dass sehr oft der Wunsch besteht Unterlagen zu digitalisieren. Wenn jedoch Schritt 1 und 2 nicht erledigt sind, wird auch die Digitalisierung nicht für Ordnung sorgen. Unzählige Unterlagen ohne System zu digitalisieren, verlagert das Problem & verschlimmert es nur um ein Vielfaches. Deshalb unbedingt zuerst aussortieren & dann nach Kategorien sortieren.
Warum sage ich, dass es sich um ein Vielfaches verschlimmert? Ohne eine digitale Grundordnung sind Daten nicht richtig gesichert, nicht auffindbar & gehen vielleicht sogar verloren. Deshalb sollte vor jeder Digitalisierung die Technik auf Vordermann gebracht werden, ein Passwort-Manager installiert & sichere Passwörter vergeben werden. Es sollte ein solides Datensicherungssystem aufgesetzt werden. Das hört sich jetzt alles schlimmer an, als es ist. Es kann ganz einfach sein. Und es sollte getan werden bevor über die Digitalisierung von Unterlagen nachgedacht wird.
Was ist, wenn du nicht mehr bist & all deine Unterlagen konfus digitalisiert sind? Wer soll dort je etwas wiederfinden? Deine Ordnung im Papierkram ist auch wichtig für deinen Partner oder die Familie. Stichwort: Notfallliste.
Und eines kann ich dir versprechen. Wenn der Papierkram erst einmal tip-top in Ordnung ist, wirst du dich leichter fühlen. Du wirst wesentlich entspannte & strukturierter an die digitale Ordnung gehen. Aber dann gehst du die digitalen Themen aus anderen Gründen an. Nicht, weil du die Last des Papierkrams wegdrücken willst, sondern weil jetzt die Zeit dafür ist.
Wenn du schon soweit bist, könnte der Master-Ordner Kurs interessant für dich sein.
Lass es dir gut gehen & entspannte Grüße
Deine Nadine
Hallo, ich bin Nadine.
Schön, dass du hier bist.