Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Immer wieder bekomme ich die Frage: Wie soll ich starten? Zuerst Ordnung im Papierkram schaffen oder erst die digitale Ordnung. Meine ganz klare Antwort: Zuerst Ordnung im Papierkram. Aber warum?
Der Papierkram ist schon länger da
Seit wir auf die Welt gekommen sind, haben wir Papierkram. Es fing mit der Geburtsurkunde & dem Impfausweis an. Gefolgt von Zeugnissen, Bonusheften von Zahnarzt etc.
Über die Jahre wurde es mehr & mehr. In den Unterlagen schlummern nicht nur sehr wichtige Dokumente, die auch in Papierform aufbewahrt werden müssen. Die Unterlagen haben oftmals richtig viel Potenzial aussortiert zu werden.
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MUST-HAVES FÜR Papierkram
Dokumententasche
Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss
Selbstklebetaschen
Ordner verschönern – für Visitenkarten, Pässe,…
4-Fächer-Folien
Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.
Ordner von Rössler
Stilvolle Ordner aus hochwertigen Materialien.
180° Ordner von Leitz
Leitz-Patent: Ermöglicht beidseitiges Abheften.
Klett-Kabelbinder
Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.
Datenschutzrollstempel
Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
Es lohnt sich, sich hier als erstes mit den Aufbewahrungsfristen zu beschäftigen & auszusortieren.
- Was muss wirklich aufbewahrt werden?
- Um was muss ich mich einfach mal kümmern & erledigen?
- Was hat eher sentimentale Gründe, dass ich es noch habe?
Reduziere den Papierkram auf die wichtigsten Unterlagen und dann…
Das Sortiersystem ist die Grundlage für die digitale Ordnung
Wenn der Papierkram einmal aussortiert ist, dann werden die Unterlagen nach Kategorien sortiert. In der Regel sind es Kategorien wie Finanzen, Versicherung, Wohnen, Auto usw. Sie entsprechen den Kategorien, die du auch in deine Finanzübersicht tragen würdest. Bewährt haben sich bei mir 12 Kategorien – meine Master-Ordner-Struktur.
Stehen diese Kategorien einmal fest, können sie für die digitale Ordnerstruktur übernommen werden. Dann wird es egal, ob ein Dokument digital oder in Papierform kommt. Es wird immer in dieselbe Kategorie einsortiert.
Die Kategorien & die Struktur lässt sich einfacher anlegen mit dem Papierkram, den du in deinen Ordnern hast. Die digitalen Dokumente werden später schon in die Kategorien passen. Es ändert sich ja nichts an den Kategorien, nur an der Form wie das Dokument bei uns ankommt. Per E-Mail, über eine Online-Plattform oder wird Post digitalisiert.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Digitalisieren ist der LETZTE Schritt
Ich weiß, dass sehr oft der Wunsch besteht Unterlagen zu digitalisieren. Wenn jedoch Schritt 1 und 2 nicht erledigt sind, wird auch die Digitalisierung nicht für Ordnung sorgen. Unzählige Unterlagen ohne System zu digitalisieren, verlagert das Problem & verschlimmert es nur um ein Vielfaches. Deshalb unbedingt zuerst aussortieren & dann nach Kategorien sortieren.
Warum sage ich, dass es sich um ein Vielfaches verschlimmert? Ohne eine digitale Grundordnung sind Daten nicht richtig gesichert, nicht auffindbar & gehen vielleicht sogar verloren. Deshalb sollte vor jeder Digitalisierung die Technik auf Vordermann gebracht werden, ein Passwort-Manager installiert & sichere Passwörter vergeben werden. Es sollte ein solides Datensicherungssystem aufgesetzt werden. Das hört sich jetzt alles schlimmer an, als es ist. Es kann ganz einfach sein. Und es sollte getan werden bevor über die Digitalisierung von Unterlagen nachgedacht wird.
Was ist, wenn du nicht mehr bist & all deine Unterlagen konfus digitalisiert sind? Wer soll dort je etwas wiederfinden? Deine Ordnung im Papierkram ist auch wichtig für deinen Partner oder die Familie. Stichwort: Notfallliste.
Und eines kann ich dir versprechen. Wenn der Papierkram erst einmal tip-top in Ordnung ist, wirst du dich leichter fühlen. Du wirst wesentlich entspannte & strukturierter an die digitale Ordnung gehen. Aber dann gehst du die digitalen Themen aus anderen Gründen an. Nicht, weil du die Last des Papierkrams wegdrücken willst, sondern weil jetzt die Zeit dafür ist.
Wenn du schon soweit bist, könnte der Master-Ordner Kurs interessant für dich sein.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
