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[Autorin: Nadine Hirte]

Backoffice Tools, die deine Selbständigkeit managen

Heute stelle ich dir die – aus meiner Sicht – ideale Software-Kombination für Selbständige vor. Es sind die Backoffice Tools, die ich selber nutze. Sie erleichtern nicht nur die Administration meines Businesses, sondern sind zeitgleich günstig sowie einfach einzurichten & zu bedienen.

1 [Outlook] – Nachrichten, Kontakte & Termine

In Outlook können mehrere E-Mail-Adressen auf einmal bearbeitet werden. Das ist für mich der große Vorteil. Ich habe insgesamt 4 E-Mail-Adressen. Die eingehenden Nachrichten lese ich so alle in einem Rutsch. Ich kann über Outlook nach E-Mails in allen Postfächern suchen und muss dabei nicht wissen, an welche E-Mail-Adresse die E-Mail ursprünglich gesendet wurde.

Outlook kann aber noch mehr. Nämlich: Kontakte und Termine verwalten. Damit ist es für mich zu meinem wichtigsten Backoffice- und Verwaltungstool geworden.

2 [Lexoffice] – Buchhaltung

Um meine Buchhaltung kümmere ich mich jede Woche ca. 1h. Am Anfang des Folgemonats schreibe ich Rechnungen für den Vormonat und erfasse alle Belege (Eingangsrechnungen). Dafür nutze ich ein einfaches Buchhaltungstool. Jeder, der mit der vorbereitenden Buchhaltung kämpft, wird es lieben. Die Software kann alle Belege digital an den Steuerberater schicken. Selbst bei einer Prüfung kann per Knopfdruck alles bereitgestellt werden. Nachdem ich jahrelang mit Oracle & Navision gearbeitet habe, bin ich beeindruckt, was dieses einfache Tool für den Preis alles kann. Es gibt verschiedene empfehlenswerte Anbieter. Ich nutze Lexoffice.

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3 [OneNote] – Notizen, Ideen

OneNote ist ein unterschätztes Tool. Es ist quasi die kleine Schwester von Evernote, kommt mit dem Microsoft-Office-Paket und ist leicht einzurichten.

Ich schreibe im OneNote meine Blogartikel vor, notiere meine Ideen & sammle wichtige Informationen. Meine Kunden haben bspw. alle einen Abschnitt im darin.

Mehr zu OneNote: So verwaltest du deine Notizen übersichtlich

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4 [Calendly] – Terminbuchungen

Neben Outlook & meinem persönlichen Kalender habe ich für meine Kunden ein Terminbuchungstool. Obwohl im Microsoft Office Paket ein Buchungstool enthalten ist, nutze ich Calendly. Calendly ist an meinen privaten sowie auch geschäftlichen Kalender angeschlossen. So können sich Kunden bequem Termine in meinen freien Zeiten buchen.

Das erspart mir einiges an Schriftverkehr zwecks Terminvereinbarung.

Basis-Produkte

Passwort-Manager

Die Anzahl der Online-Zugänge nimmt zu. Daher muss auch die Anzahl der Passwörter zunehmen, denn jeder Online-Zugang sollte ein einzigartiges Passwort bekommen.

Passwort-Manager werden damit unumgänglich. Über den Passwort-Manager können Passwörter mit Kollegen/Mitarbeitern geteilt werden. Außerdem können dort Notfall-Kontakte hinterlegt werden, die in solch einem auf die Daten/Zugänge zugreifen können.

Mehr dazu: Sichere Passwörter & Passwort-Manager

Cloud für die Datensicherung

Alle Daten, die auf dem PC gespeichert sind, sollten gesichert sein. Der PC kann verloren oder kaputt gehen. Genau in dem Moment müssen die Daten an einem 2. Ort vorliegen. Ich nutze eine Cloud & lasse alle Daten vom PC automatisch synchronisieren. Da ich mit Microsoft Business arbeite, nutze ich die OneDrive Cloud, die im Paket enthalten ist.

Microsoft Office 365 Business

Ein weiteres meiner wichtigsten Backoffice Tools: Microsoft Office 365 for Business. Die Alternative dazu ist G-Suite. Ich bin jedoch ein Excel- & Outlook-Kind. 15 Jahre habe ich als Controllerin & Prozessoptimiererin Excel & Sharepoint bis zum Limit genutzt. Daher kommt für mich nur Microsoft & seine Produktpalette in Frage. Mit ca. 150 Euro/Jahr, ist es preislich auch ok.


Wenn du OneNote, Outlook oder vielleicht Word und Excel für dein Business nutzen willst & Hilfe beim Aufsetzen benötigst – ich habe ein spezielles Angebot.

Viel Erfolg bei deinem Business & entspannte Grüße
Nadine

Hinweis: Ich mache keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung. Ich ersetze keinen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Angestellten der Rentenkasse. Alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären, sodass du das nötige Grundwissen hast, um mit der Rentenkasse, Krankenkasse, dem Versicherungsmakler etc. auf Augenhöhe zu sprechen.

Die Autorin:
Nadine Hirte hat mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Sie weiß, dass eine einfache Grundordnung (auch digital) viel Zeit & Geld spart. Mit einfachen Mitteln lässt sich der Papierkram & die Buchhaltung bewältigen. Das einfache System ist auch immer das Beste!

Das sagen die Teilnehmer von Mein schönster Ordner – Das System des Master-Ordners:

Danke fürs Teilen!

Selbständig machen & selbständig sein. So organisierst du dein Business, sparst Zeit & erledigst E-Mails, Termin-Management & die Buchhaltung mit Leichtigkeit. Ob Outlook, OneNote, Calendly, Buchungstools, Lexoffice, Sevdesk, die vorbereitende Buchhaltung, Passwörter & das Teilen von Informationen - Stichwort Cloud.

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