Lesezeit: 3 Minuten
[Autorin: Nadine Hirte]

Du bist selbständig & die Administration deines Business sollte so einfach wie möglich nebenbei laufen? Ich stelle dir die – aus meiner Sicht – ideale Software-Kombination für Selbständige vor. Es sind die Backoffice Tools, die ich selber nutze & die mir den Alltag erleichtern.

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Backoffice Tools

Du erfährst:
⭐Welche Software die Administration erleichtern
⭐Warum Backoffice Tools nicht viel kosten müssen
⭐Welche Tools jeder Selbständige & Unternehmer haben sollte

1 [Outlook] – Nachrichten, Kontakte & Termine

In Outlook können mehrere E-Mail-Adressen auf einmal bearbeitet werden. Das ist der entscheidende Vorteil. Ich habe insgesamt 4 E-Mail-Adressen. Die eingehenden Nachrichten aller Adressen lese ich so alle in einem Rutsch. Außerdem kann ich in Outlook nach allen E-Mails suchen und muss dabei nicht wissen, an welche E-Mail-Adresse die E-Mail ursprünglich gesendet wurde.

Outlook kann aber noch mehr. Nämlich: Kontakte und Termine verwalten. Damit ist es für mich zu meinem wichtigsten Backoffice- und Verwaltungstool geworden.

2 [Lexoffice] – Buchhaltung

Um meine Buchhaltung kümmere ich mich jede Woche ca. 1h. Am Anfang des Folgemonats schreibe ich Rechnungen für den Vormonat und erfasse alle Belege (Eingangsrechnungen). Dafür nutze ich ein einfaches Buchhaltungstool. Jeder, der mit der vorbereitenden Buchhaltung kämpft, wird es lieben. Die Software kann alle Belege digital an den Steuerberater schicken. Selbst bei einer Prüfung kann per Knopfdruck alles bereitgestellt werden. Nachdem ich jahrelang mit Oracle & Navision gearbeitet habe, bin ich beeindruckt, was dieses einfache Tool für den Preis alles kann. Es gibt verschiedene empfehlenswerte Anbieter. Ich nutze Lexoffice.

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3 [OneNote] – Notizen, Ideen

OneNote ist ein unterschätztes Tool. Es ist quasi die kleine Schwester von Evernote, kommt mit dem Microsoft-Office-Paket und ist leicht einzurichten.

Ich schreibe im OneNote meine Blogartikel vor, notiere meine Ideen & sammle wichtige Informationen. Meine Kunden haben bspw. alle einen Abschnitt im darin.

Mehr zu OneNote: So verwaltest du deine Notizen übersichtlich

4 [Calendly] – Terminbuchungen

Neben Outlook & meinem persönlichen Kalender habe ich für meine Kunden ein Terminbuchungstool. Obwohl im Microsoft Office Paket ein Buchungstool enthalten ist, nutze ich Calendly. Calendly ist an meinen privaten sowie auch geschäftlichen Terminkalender angeschlossen. So können sich Kunden bequem Termine in meinen freien Zeiten buchen.

Das erspart mir einiges an Schriftverkehr zwecks Terminvereinbarung. Hier findest du einen Leitfaden zur konkreten Anwendung von Terminbuchungstools.

Basis-Produkte

Passwort-Manager

Die Anzahl der Online-Zugänge nimmt zu & jeder Zugang sollte ein eigenes einzigartiges Passwort bekommen. Daher muss die Anzahl der Passwörter zwangsläufig zunehmen.

Passwort-Manager werden damit unumgänglich. Über den Passwort-Manager können Passwörter mit Kollegen/Mitarbeitern geteilt werden. Außerdem können dort Notfall-Kontakte hinterlegt werden & die können in einem Notfall auf die Daten/Zugänge zugreifen.

Mehr dazu findest du hier: Sichere Passwörter & Passwort-Manager

Cloud für die Datensicherung

Alle Daten, die auf dem PC gespeichert sind, sollten gesichert sein. Der PC kann verloren oder kaputt gehen. Genau in dem Moment müssen die Daten an einem 2. Ort vorliegen. Ich nutze eine Cloud & lasse alle Daten vom PC automatisch synchronisieren. Da ich mit Microsoft Business arbeite, nutze ich die OneDrive Cloud, die im Paket enthalten ist.

Microsoft Office 365 Business

Ein weiteres meiner wichtigsten Backoffice Tools: Microsoft Office 365 for Business. Die Alternative dazu ist G-Suite. Ich bin jedoch ein Excel- & Outlook-Kind & habe15 Jahre als Controllerin & Prozessoptimiererin Excel & Sharepoint bis zum Limit genutzt. Daher kommt für mich nur Microsoft & seine Produktpalette in Frage. Mit ca. 150 Euro/Jahr, ist es preislich auch ok.


Wenn du OneNote, Outlook, Word oder Excel für dein Business nutzen willst & Hilfe beim Aufsetzen benötigst, dann habe ich ein spezielles Angebot:

Viel Erfolg bei deinem Business & entspannte Grüße
Deine Nadine

Hinweis: Ich ersetze keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären.

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Hallo, ich bin Nadine! Mehr als 10 Jahre habe ich Prozesse in Finanz-/Controlling-Abteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Danach habe ich Entspannte Ordnung® gegründet & das System des Master-Ordners entwickelt. Mit dem System kann jeder selbständig seinen Papierkram sowie digitalen Papierkram in seinem Tempo organisieren. Das System ist für jedermann, einfach & intuitiv.

Welche Tools dir die Administration deines Business erleichtern

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