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Du bist selbständig & die Administration deines Business sollte so einfach wie möglich nebenbei laufen? Ich stelle dir die – aus meiner Sicht – ideale Software-Kombination für Selbständige vor. Es sind die Backoffice Tools, die ich selber nutze & die mir den Alltag erleichtern. Du erfährst:
- Welche Software die Administration erleichtern
- Warum Backoffice Tools nicht viel kosten müssen
- Welche Tools jeder Selbständige & Unternehmer haben sollte
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(Mehr dazu unter dem Beitrag)
1 [Outlook] – Nachrichten, Kontakte & Termine
In Outlook können mehrere E-Mail-Adressen auf einmal bearbeitet werden. Das ist der entscheidende Vorteil. Ich habe insgesamt 4 E-Mail-Adressen. Die eingehenden Nachrichten aller Adressen lese ich so alle in einem Rutsch. Außerdem kann ich in Outlook nach allen E-Mails suchen und muss dabei nicht wissen, an welche E-Mail-Adresse die E-Mail ursprünglich gesendet wurde.
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Outlook kann aber noch mehr. Nämlich: Kontakte und Termine verwalten. Damit ist es für mich zu meinem wichtigsten Backoffice- und Verwaltungstool geworden.
2 [Lexoffice] – Buchhaltung
Um meine Buchhaltung kümmere ich mich jede Woche ca. 1h. Am Anfang des Folgemonats schreibe ich Rechnungen für den Vormonat und erfasse alle Belege (Eingangsrechnungen). Dafür nutze ich ein einfaches Buchhaltungstool. Jeder, der mit der vorbereitenden Buchhaltung kämpft, wird es lieben. Die Software kann alle Belege digital an den Steuerberater schicken. Selbst bei einer Prüfung kann per Knopfdruck alles bereitgestellt werden. Nachdem ich jahrelang mit Oracle & Navision gearbeitet habe, bin ich beeindruckt, was dieses einfache Tool für den Preis alles kann. Es gibt verschiedene empfehlenswerte Anbieter. Ich nutze Lexoffice.
3 [OneNote] – Notizen, Ideen
OneNote ist ein unterschätztes Tool. Es ist quasi die kleine Schwester von Evernote, kommt mit dem Microsoft-Office-Paket und ist leicht einzurichten.
Wusstest du schon?
Hier bei Entspannte Ordnung bekommst du nicht nur Tipps –
sondern echte Unterstützung für deinen Papierkram:
✨ Online-Workshops
✨ Vorlagen, die dir den Alltag erleichtern
✨ Persönliche Beratung & Hilfe vor Ort
Neugierig? Dann lies bis zum Ende – dort verrate ich dir mehr!
Ich schreibe im OneNote meine Blogartikel vor, notiere meine Ideen & sammle wichtige Informationen. Meine Kunden haben bspw. alle einen Abschnitt im darin.
Mehr zu OneNote: So verwaltest du deine Notizen übersichtlich
4 [Calendly] – Terminbuchungen
Neben Outlook & meinem persönlichen Kalender habe ich für meine Kunden ein Terminbuchungstool. Obwohl im Microsoft Office Paket ein Buchungstool enthalten ist, nutze ich Calendly. Calendly ist an meinen privaten sowie auch geschäftlichen Terminkalender angeschlossen. So können sich Kunden bequem Termine in meinen freien Zeiten buchen.
Das erspart mir einiges an Schriftverkehr zwecks Terminvereinbarung. Hier findest du einen Leitfaden zur konkreten Anwendung von Terminbuchungstools.
Basis-Produkte
Passwort-Manager
Die Anzahl der Online-Zugänge nimmt zu & jeder Zugang sollte ein eigenes einzigartiges Passwort bekommen. Daher muss die Anzahl der Passwörter zwangsläufig zunehmen.
Passwort-Manager werden damit unumgänglich. Über den Passwort-Manager können Passwörter mit Kollegen/Mitarbeitern geteilt werden. Außerdem können dort Notfall-Kontakte hinterlegt werden & die können in einem Notfall auf die Daten/Zugänge zugreifen.
Mehr dazu findest du hier: Sichere Passwörter & Passwort-Manager
Cloud für die Datensicherung
Alle Daten, die auf dem PC gespeichert sind, sollten gesichert sein. Der PC kann verloren oder kaputt gehen. Genau in dem Moment müssen die Daten an einem 2. Ort vorliegen. Ich nutze eine Cloud & lasse alle Daten vom PC automatisch synchronisieren. Da ich mit Microsoft Business arbeite, nutze ich die OneDrive Cloud, die im Paket enthalten ist.
Microsoft Office 365 Business
Ein weiteres meiner wichtigsten Backoffice Tools: Microsoft Office 365 for Business. Die Alternative dazu ist G-Suite. Ich bin jedoch ein Excel- & Outlook-Kind & habe15 Jahre als Controllerin & Prozessoptimiererin Excel & Sharepoint bis zum Limit genutzt. Daher kommt für mich nur Microsoft & seine Produktpalette in Frage. Mit ca. 150 Euro/Jahr, ist es preislich auch ok.
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Nadine
Hallo, ich bin Nadine
Weißt du, Papierkram muss nicht stressen.
Ordnung darf leicht sein.
Lust, dein Büro & Papierkram entspannt zu organisieren –
ohne Druck, aber mit Leichtigkeit?
Super!
Willkommen bei Entspannte Ordnung 💖
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