Illustration einer Frau mit blondem Haar zu einem Dutt, die hinter einem Laptop sitzt und einen rosa Stift hält. Vor ihr sind vier Bücher mit den Titeln „Boss Babe“, „#GIRLBOSS“, „das FASHION-Buch“ und „DAS VOKABULAR DES STILS“ gestapelt.

Entspannte Ordnung im Papierkram

Willkommen auf unserem Blog!

Hier findest du Anleitungen, Empfehlungen, Checklisten, Vorlagen, Tipps und vieles mehr rund um die Organisation von Unterlagen, Dokumenten und Dateien.



Thema des Beitrags

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Spruch des Tages

Di16.7.2024


Ordnung im Papierkram schafft Klarheit im Kopf.

⏱️weniger als 3 Min.

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Du bist selbständig & die Administration deines Business sollte so einfach wie möglich nebenbei laufen? Ich stelle dir die – aus meiner Sicht – ideale Software-Kombination für Selbständige vor. Es sind die Backoffice Tools, die ich selber nutze & die mir den Alltag erleichtern. Du erfährst:

  • Welche Software die Administration erleichtern
  • Warum Backoffice Tools nicht viel kosten müssen
  • Welche Tools jeder Selbständige & Unternehmer haben sollte

Die Inhalte im Überblick

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1 [Outlook] – Nachrichten, Kontakte & Termine

In Outlook können mehrere E-Mail-Adressen auf einmal bearbeitet werden. Das ist der entscheidende Vorteil. Ich habe insgesamt 4 E-Mail-Adressen. Die eingehenden Nachrichten aller Adressen lese ich so alle in einem Rutsch. Außerdem kann ich in Outlook nach allen E-Mails suchen und muss dabei nicht wissen, an welche E-Mail-Adresse die E-Mail ursprünglich gesendet wurde.

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4-Fächer-Folien / Foto-Hüllen Ideal für Pass, Impfausweis, Bonusheft, SV-Ausweis und mehr, die sonst gerne in normalen Klarsichtfolien nach unten rutschen und den Ordner aufblähen.

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Dokumententasche Die „bessere“ Klarsichtfolie, weil sie mit einem Druckknopf verschließbar ist. Ideal zum Transportieren oder Sammeln von Unterlagen, z.B. für die Steuer.

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Selbstklebetaschen Perfekt, um Ordner zu verschönern. Bspw. können direkt an der Innenseite Visitenkarten oder der Pass verstaut werden. Erhältlich in verschiedenen Größen.

JUNDUN feuerfeste Dokumententasche mit Schloss, Aufbewahrungsbox mit 7 Fächern, Akten-Organizer, tragbare Aktentasche für wichtige Dokumente, Akte (Schwarz)

Feuerfeste Dokumententasche Bietet zusätzlichen Schutz für wichtige Dokumente und spricht für sich selbst.

Rössler Papier 1317452609 - S.O.H.O. Ordner DIN A4 mit Rückenschild, Rückenbreite 85 mm, Special Line Hazelnut, 1 Stück

Ordner von Rössler Besondere Ordner mit edlen Designs / Material. Ideal, wenn Ordner sichtbar im Regal stehen und nicht täglich mehrmals benutzt werden, wie z.B. mein Master-Ordner.

Leitz Qualitäts-Ordner 180° Plastik, das Original, DIN A4 Aktenordner 8 cm breit, 90% Recycling-Karton, 30% Pre-Consumer Recycling-Kunststoff, Mit 180° Mechanik, 600 Blatt Kapazität, Weiß, 10105001

180° Ordner von Leitz Das patentierte System von Leitz. Der Bügel kann komplett umgeklappt werden und ermöglicht beidseitiges Abheften.

Fujitsu ScanSnap iX1300 Kompakt Wi-Fi Dokumentenscanner für Mac oder PC, Schwarz

Scanner Ideal, wenn oft gescannt wird. Scannt Vorder- und Rückseite gleichzeitig, bis zu 20 Seiten pro Minute.

Avantree 50 Stück Spezielles Design Klettverschluss Kabelbinder, Wiederverwendbar Klettbänder, 3 verschiedene Größen, um die Kabel organisiert und ordentlich zu halten

Klett-Kabelbinder Perfekt, um Ladekabel, Kopfhörer oder andere Kabel ordentlich zusammenzuhalten.

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Datenschutzrollstempel Zum Überstempeln und Unkenntlichmachen von Adressen auf Paketaufklebern. Gut für kleinere Anwendungen, aber sicherstellen, dass er richtig deckt.

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Outlook kann aber noch mehr. Nämlich: Kontakte und Termine verwalten. Damit ist es für mich zu meinem wichtigsten Backoffice- und Verwaltungstool geworden.

2 [Lexoffice] – Buchhaltung

Um meine Buchhaltung kümmere ich mich jede Woche ca. 1h. Am Anfang des Folgemonats schreibe ich Rechnungen für den Vormonat und erfasse alle Belege (Eingangsrechnungen). Dafür nutze ich ein einfaches Buchhaltungstool. Jeder, der mit der vorbereitenden Buchhaltung kämpft, wird es lieben. Die Software kann alle Belege digital an den Steuerberater schicken. Selbst bei einer Prüfung kann per Knopfdruck alles bereitgestellt werden. Nachdem ich jahrelang mit Oracle & Navision gearbeitet habe, bin ich beeindruckt, was dieses einfache Tool für den Preis alles kann. Es gibt verschiedene empfehlenswerte Anbieter. Ich nutze Lexoffice.

3 [OneNote] – Notizen, Ideen

OneNote ist ein unterschätztes Tool. Es ist quasi die kleine Schwester von Evernote, kommt mit dem Microsoft-Office-Paket und ist leicht einzurichten.

Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.

Ich schreibe im OneNote meine Blogartikel vor, notiere meine Ideen & sammle wichtige Informationen. Meine Kunden haben bspw. alle einen Abschnitt im darin.

Mehr zu OneNote: So verwaltest du deine Notizen übersichtlich

4 [Calendly] – Terminbuchungen

Neben Outlook & meinem persönlichen Kalender habe ich für meine Kunden ein Terminbuchungstool. Obwohl im Microsoft Office Paket ein Buchungstool enthalten ist, nutze ich Calendly. Calendly ist an meinen privaten sowie auch geschäftlichen Terminkalender angeschlossen. So können sich Kunden bequem Termine in meinen freien Zeiten buchen.

Das erspart mir einiges an Schriftverkehr zwecks Terminvereinbarung. Hier findest du einen Leitfaden zur konkreten Anwendung von Terminbuchungstools.

Basis-Produkte

Passwort-Manager

Die Anzahl der Online-Zugänge nimmt zu & jeder Zugang sollte ein eigenes einzigartiges Passwort bekommen. Daher muss die Anzahl der Passwörter zwangsläufig zunehmen.

Passwort-Manager werden damit unumgänglich. Über den Passwort-Manager können Passwörter mit Kollegen/Mitarbeitern geteilt werden. Außerdem können dort Notfall-Kontakte hinterlegt werden & die können in einem Notfall auf die Daten/Zugänge zugreifen.

Mehr dazu findest du hier: Sichere Passwörter & Passwort-Manager

Cloud für die Datensicherung

Alle Daten, die auf dem PC gespeichert sind, sollten gesichert sein. Der PC kann verloren oder kaputt gehen. Genau in dem Moment müssen die Daten an einem 2. Ort vorliegen. Ich nutze eine Cloud & lasse alle Daten vom PC automatisch synchronisieren. Da ich mit Microsoft Business arbeite, nutze ich die OneDrive Cloud, die im Paket enthalten ist.

Microsoft Office 365 Business

Ein weiteres meiner wichtigsten Backoffice Tools: Microsoft Office 365 for Business. Die Alternative dazu ist G-Suite. Ich bin jedoch ein Excel- & Outlook-Kind & habe15 Jahre als Controllerin & Prozessoptimiererin Excel & Sharepoint bis zum Limit genutzt. Daher kommt für mich nur Microsoft & seine Produktpalette in Frage. Mit ca. 150 Euro/Jahr, ist es preislich auch ok.


Wenn du OneNote, Outlook, Word oder Excel für dein Business nutzen willst & Hilfe beim Aufsetzen benötigst, dann habe ich ein spezielles Angebot:

Viel Erfolg bei deinem Business & entspannte Grüße
Deine Nadine

Eine Person mit langen Haaren hält einen weißen Becher in einer Hand und berührt mit der anderen ihr Haar. Sie trägt eine helle Jeansjacke über einem schwarzen Oberteil.

Hallo, ich bin Nadine.
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Welche Tools dir die Administration deines Business erleichtern

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