Lesezeit: 3 Minuten
[Autorin: Nadine Hirte]

Hinweis: Ich ersetze keine rechtliche Beratung – alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären.


Ordner richtig anlegen & den Papierkram so übersichtlich & schlank wie möglich zu organisieren. Wunsch oder Wirklichkeit?

Oftmals führen folgende Dinge

  • Für jedes Thema 1 neuen Ordner erstellen
  • Im Zweifel einen neuen Ordner
  • Alles einfach mal abheften
  • Digital: keine Idee für eine Ordnerstruktur

Zu folgenden Problemen

  • Zu viele Ordner
  • Dokumente an mehreren Orten abgelegt (mal hier, mal da)
  • Digital: einfach erst einmal irgendwohin speichern

Im folgenden Beitrag erfährst du wie Ordner richtig angelegt werden? Und warum du für die digitale Ordnerstruktur eine Nummerierung verwenden solltest.

Ordner sollen es uns erleichtern wichtige Unterlagen mit einem Griff wiederzufinden.

Nadine Hirte

1 – Übersichtliche Ordner

Eine klare Ordnerbezeichnung & Unterteilung der Themen mit Register sowie Trennstreifen.

Ich bin kein Fan davon für jedes Thema/Dokument/Vorgang einen neuen Ordner anzulegen. Wichtig ist es für die einzelnen Themen Kategorien bzw. Schlagworte zu finden. Ich hefte soviel wie möglich in einen Ordner & unterteile die Kategorien mit Ordnerregistern.

Bspw. Kategorie WOHNEN.
Dazu gehören dann Strom, Miete, Betriebskosten, Müll etc.
Letztere sind Unterthemen, die mit Trennstreifen unterteilt werden.

Auf jeden Ordner gehört ein beschrifteter Ordnerrücken, wo auf einen Blick erkennbar ist, was im Ordner enthalten ist. Bspw. kann der Ordner AUTO heißen & stichpunktartig steht dann Versicherung, Reparatur, etc. drauf.

Produktempfehlungen für Ordnerregister & Trennstreifen.
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12er Ordnerregister
Die Register sind austauschbar & die Zahlen sind farblich markiert.
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1-Trenn-/2-Heftstreifen
Für die Kennzeichnung der Unterkategorien. Beides beschriftbar.
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2 – So wenig wie möglich

So wenige Ordner wie möglich & nur die wichtigsten Unterlagen.

Das bedeutet aussortieren entsprechend der Aufbewahrungsfristen. Wann hast du deine Ordner das letzte Mal aussortiert? Nicht jedes Dokument muss für immer aufbewahrt werden. Einige Briefe sind nur Informationsschreiben. Diese werden gelesen oder erledigt & können dann weg. Möchtest du dir die 4 Aufbewahrungsfristen (1 – Lebenslang, 2 – für die Gebrauchsdauer, 3 – wenige Jahre & 4 – bis zur Klärung des Rentenkontos) herunterladen & ausdrucken? Sie sind mit weitere hilfreichen Informationen im kostenlosen Master-Ordner Starter-Set enthalten.

Wer entsprechend dieser Kategorien aussortiert & seine Ordner einmal kritisch durchschaut, wird viel reduzieren. Aber wie wäre es, wenn du statt vieler Ordner nur 1 Master-Ordner hättest? Der Ordner, der deine erste Anlaufstelle ist & für Übersicht sorgt.

3 – Der Master-Ordner

Kennst du das System des Master-Ordners? Alles auf 1 Blick.

Der Master-Ordner ist der Ordner mit den wichtigsten Unterlagen. Es ist der erste Anlaufpunkt, wenn du etwas suchst oder etwas ablegen möchtest. Der Master-Ordner ist auch der Ordner, den du im Notfall mitnehmen wirst.

✔Im Master-Ordner sind deine Unterlagen in 12 Kategorien aufgeteilt (bspw. Wohnen, Auto, Finanzen usw.).
✔Es werden nur die Unterlagen aufbewahrt, die aufbewahrt werden müssen (Stichwort: Aufbewahrungsfristen).
✔Die meisten Kategorien werden mit einer Übersicht bzw. Checkliste versehen, sodass auf 1 Blick erkennbar ist, was in der Kategorie enthalten ist.

Zur Verdeutlichung ein Beispiel: Kategorie Versicherung – Unterkategorien Haftpflicht, Hausrat, Rechtschutz usw. Ganz am Anfang hinter dem Registerblatt Versicherung oder auf dem Registerblatt kann eine Liste mit der Übersicht an Versicherungen. Was ist bei wem zu welchem Preis versichert.

Es kann sein, dass du noch weitere Ordner anlegen musst. Bspw. einen Rentenordner, einen Versicherungsordner etc. Aber die wichtigsten Unterlagen & den Überblick hast du im Master-Ordner.

4 – Und die digitalen Ordner?

Das funktioniert genauso wie mit dem normalen Ordner. Die digitale Ordnerstruktur sollte der analogen Ordnerstruktur entsprechen.

Wenn du bspw. (wie im System des Master-Ordners) deine Unterlagen in 12 Kategorien aufteilst, nutzt du genau dieselben Kategorien in dergleichen Sortierung für die digitale Ordnerstruktur.

  • Jede der 12 Kategorien hat eine klare Ordnerbezeichnung, sodass du weißt was dort drin ist.
  • Wenn du die Ordner nummerierst bspw. „02 Finanzen“, dann entscheidest du wie die Ordner sortiert sind… denn so werden sie nicht alphabetisch sortiert.
  • Ordner (Kategorien) haben Unterordner (Unterkategorien) – auch mit klaren Bezeichnungen.
  • Jede Datei hat eine eindeutige Bezeichnung.
    Gut ist, wenn die Bezeichnungen einer Regel bzw. einem Muster folgen.

Zusammenfassung

Ordner richtig anlegen, heißt:

  • Klare Ordnerbezeichnungen & nicht für jedes Thema einen extra Ordner aufmachen (sprich den Platz des Ordners ausnutzen)
  • Themen in Kategorien zusammenfassen & mit Register/Trennstreifen unterteilen
  • Nur die Unterlagen aufbewahren, die aufbewahrt werden müssen
  • Die digitale Ordnerstruktur entspricht der analogen, sodass es egal ist wo etwas gesucht bzw. abgelegt wird.

Viel Spaß beim Ordner gestalten & entspannte Grüße
Nadine

Hallo! Schön, dass du hier bist. 😊

Ich bin die Gründerin von Entspannte Ordnung! Mehr als 10 Jahre habe ich Buchhaltungs- & Controlling-Prozesse in deutschen sowie internationalen Unternehmen optimiert. Danach habe ich das System des Master-Ordners entwickelt. Damit kann jeder in seinem Tempo seinen Papierkram organisieren. Das System ist einfach & für jedermann geeignet. Mehr zu mir… >>>

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