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Zuletzt aktualisiert: November, 2021

Ordner richtig anlegen

Beitrag von Nadine Hirte (>>>), Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung - Meine Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung. Mein Ziel ist es Einfachheit, Liebe und Leichtigkeit in komplexe Papierkram-Themen zu bringen.

Lesezeit: Min.


Inhalt
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Ordner erstellen bzw. worauf du achten solltest bevor du einen neuen Ordner anlegst, sodass dein Papierkram übersichtlich bleibt und Spaß macht. Im folgenden Artikel erfährst du

  • Welche Fehler die Meisten machen
  • Mit welchen 3 einfachen Tipps du die Fehler vermeidest und dem Chaos entgegenwirkst
  • Welche nächsten Schritte empfehlenswert sind

Häufige Fehler mit Ordnern

Oftmals führende folgend Dinge

  • für jedes Thema einen eigenen Ordner erstellen
  • im Zweifel einen neuen Ordner
  • alles einfach mal abheften
  • digital: keine Idee für eine Ordnerstruktur und alles in einen Ordner oder irgendwohin

… zu folgenden Problemen

  • zu viele Unterlagen – wichtige Unterlagen verschwinden zwischen unwichtigen
  • Massen an Ordner Ordnern – Überblick geht verloren und Papierkram wirkt übermächtig
  • Dokumente an mehreren Orten abgelegt – mit einem Griff nicht alle Unterlagen zur Hand
  • digital führt es zu denselben Problemen wie analog, nur das hier auch oft noch das Thema der Dateibenennung zum Problem wird

Ordner sollen dem Papierkram eine Struktur geben und es uns leichter machen wichtige Unterlagen mit einem Griff zu finden.

Nadine Hirte

3 Tipps für Ordner

#1 Sorge für Übersichtlichkeit

Eine klare Ordnerbezeichnung und Unterteilung der Themen in Kategorien.

Es sollte nicht für jedes Thema, jedes Dokument oder jeden Vorgang ein neuer Ordner angelegt werden. Besser ist es Themen unter einer Kategorie zusammenzufassen. Bei Bedarf kann eine Kategorie in Unterkategorien unterteilt werden. Die Kategorien bzw. Schlagworte sollten vorab überlegt bzw. durchgängig verwendet werden.

Analog (in Papierform) können Kategorien in einem Ordner mit Orderregistern und Unterkategorien mit Heftstreifen oder Aktendullis unterteilt werden. Digital erfolgt die Unterteilung durch die verschiedenen Hierarchien der Ordnerstruktur.

Die Ordner selbst sollten klare Bezeichnungen haben. Auf den physischen Ordner kann nicht nur der Ordnername, sondern auch stichpunktartig was im Ordner drin ist. Du findest bei mir kostenlose Vorlagen für Ordnerrücken zum Gestalten und Ausdrucken.

#2 Weniger ist immer mehr

So wenige Ordner wie möglich mit den wichtigsten Unterlagen.

Bevor du den nächsten Ordner erstellst, überlege, ob du für dieses Thema nicht schon einen Ordner hast. Gehe ggf. einmal durch all deine Ordner, miste sie aus und erstelle dir eine Übersicht welche Ordner du hast und was dort drin ist.

Vor allem beim physischen Papierkram bedeutet das auszusortieren. Wann hast du deine Ordner das letzte Mal durchgeschaut? Nicht jedes Dokument muss für immer aufbewahrt werden. Einige Unterlagen sind nur Informationen oder waren einmal wichtig. Sobald diese gelesen und/oder erledigt sind, können sie weg. Schaue gerne in die 4 Aufbewahrungsfristen (1 – Lebenslang, 2 – für die Gebrauchsdauer, 3 – wenige Jahre & 4 – bis zur Klärung des Rentenkontos), die ich zusammengestellt habe.

Wer entsprechend Aufbewahrungsfristen aussortiert und seine Ordner einmal kritisch durchschaut, wird erstaunt sein. Ich habe nur noch einen physischen Ordner (meinen Master-Ordner). Der ist meine erste Anlaufstelle und sorgt für eine leicht verständliche Übersicht.

#3 Lege dich fest und bleibe einheitlich

Einfach • Einheitlich • Eindeutig

Über kurz oder lang wirst du sehr viel Zeit sparen und mehr Freude am Papierkram haben, wenn du dich auf ein System bzw. eine Logik festlegst. Dazu gehört die Entscheidung der folgenden Dinge:

  • Für welche Themen lege ich Ordner an?
  • Was behalte ich in Papierform und was nur noch digital?
  • Wie benenne ich die digitalen Unterlagen (Dateien), dass ich sie leicht wiedererkenne?
  • Wie oft kümmere ich mich um meinem Papierkram und wie ist der Weg vom POSTEINGANG über ERLEDIGEN bis zur ABLAGE?

Die grundlegende Vorgehensweise ist unabhängig, ob es sich um physische Unterlagen oder digitalen Papierkram handelt. Das digitale Leben kam in unser Leben um uns das analoge Leben zu vereinfachen. Erinnerst du dich? Genau deshalb kannst du im digitalen Vorgehen viel aus dem analogen Leben übernehmen.

Wenn du also einmal deine Logik für neue Ordner, Ordnerstruktur, etc. im analogen Leben festgelegt hast, überträgst du das in die digitale Welt. Zusätzlich wichtig ist digital nur, dass jede Datei eine eindeutige Bezeichnung bekommt und einem Muster folgt.

Handlungsempfehlung

Lege Kategorien fest und notiere sie. Genauso wie die Namenslogik für digitale Unterlagen (Dateien). Nach einiger Zeit wirst du die Spickzettel nicht mehr brauchen und machst das intuitiv – ganz selbstverständlich.

  • Klare Ordnerbezeichnungen
  • Feste Kategorien
  • Einheitliche und eindeutige Bezeichnungen

Ich selbst habe 2016 den Master-Ordner für mich entwickelt. Es ist eine 12er Ordnerstruktur, die ich digital und analog verwende. Außerdem habe ich mich mit den Themen in den einzelnen Kategorien auseinander gesetzt, Übersichten erstellt und meine Unterlagen von Grund auf aufgeräumt. Das System, die Übersichten, das Schritt-für-Schritt Vorgehen und so einiges mehr gibt es im Modul 2: Der Master-Ordner.

Viel Spaß beim Ordner gestalten & entspannte Grüße
Nadine

Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung
"Papierkram darf einfach sein!"
(mehr zu Nadine & ihrer Geschichte)

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