Entspannte Ordnung im Papierkram Blog

4.9
(39)

Hinweise: Blog-BeitrĂ€ge ersetzen keine rechtliche Beratung. Als Amazon-Partner verdienen wir an qualifizierten VerkĂ€ufen - Links sind mit #VerdientProvisionen gekennzeichnet.

Nur fĂŒr kurze Zeit

Papierkram darf einfach und schön sein!

Lass dich inspirieren. Kostenloser 5-Tages-Kurs per Mail.

Jetzt sichern

0 Euro ‱ kein Spam ‱ Bei Nichtgefallen, jederzeit mit einem Klick abmelden.  đŸ’–

Impressum â€ą Datenschutz

Eine Frau mit langen Haaren und festlichem Stirnband hÀlt vor einem schwarzen Hintergrund einen aufgeschlagenen Ordner und blickt mit neutralem Gesichtsausdruck direkt in die Kamera.

⏱weniger als 3 Min.

In einer Welt und einem Zeitalter, in der sich immer mehr online abspielt, ist es clever, deine Papiere zu digitalisieren. 🌍💡 Damit schaffst du nicht nur Ordnung und mehr Platz, sondern sparst gegebenenfalls Zeit sowie Geld🍃 

In diesem Artikel zeige ich dir verschiedene Methoden. Außerdem gibt’s Empfehlungen für die besten Tools und Apps sowie coole Tipps und Tricks für den Wechsel zu papierlosen Ablage. 🚀


Inhaltsverzeichnis 
No headings found

Methoden zur Digitalisierung von Unterlagen 📄➡️🖥

Es gibt verschiedene Methoden, um privaten Papierkram in die virtuelle Welt zu befördern.

💫 Scanner 🖨: Es gibt verschiedene Arten, z.B. Flachbettscanner oder Multifunktionsgeräte. Diese ermöglichen es, Unterlagen in hoher Qualität zu scannen und als digitale Dateien (vorzugsweise PDF) zu abzulegen.

💫 Smartphone-Kamera 📱: Zusammen mit bestimmten Apps kannst du Papierkram einfach abfotografieren und speichern. (Bspw. Adobe Scan App, CamScanner)

💫 Cloud-Services ☁️: Cloudanbieter wie Dropbox, Google Drive, OneDrive und Co. bieten in ihren Apps die Möglichkeit Akten zu scannen. Außerdem können digitalen Dateien in der entsprechenden Cloud gesichert und jederzeit und überall aus abgerufen werden.

👉 Mehr Empfehlungen im Beitrag Dokumente Scannen – ein umfassender Leitfaden

⭐⭐⭐
Favoriten unserer Community
Top 100
Ordnungshelfer in 2024
(#VerdientProvisionen)

(Ablagesysteme, Ordner, technischen Helfer, u.v.m.)

„Mach ein Date mit deinem Papierkram.“ 

Nadine, Inhaberin von Entspannte Ordnung

5-Tages-Kurs
3 Tipps, wie dein Papierkram einfach schön wird

mehr…

✓ Wie du deinen Papierkram nicht nur ordentlich, sondern auch Ă€sthetisch ansprechend halten kannst.

✓ Wie du deinen Papierkram in kĂŒrzester Zeit effektiv und attraktiv organisieren kannst.

✓ Wie du Chaos hinter dir lĂ€sst und Stress dauerhaft zu reduzierst.

0 Euro ‱ kein Spam ‱ Bei Nichtgefallen, jederzeit mit einem Klick abmelden.  đŸ’–

Impressum â€ą DatenschutzerklĂ€rung

💫 Outsourcing: Wenn’s richtig viele Papiere sind, kann es sinnvoll sein einen professionellen Scanservice zu beauftragen. 🤝

Welche Dokumente sollten und können gescannt werden?

Grundsätzlich kann der gesamte private Papierkram digitalisiert werden. Rechnungen, Quittungen 🧾, Verträge 📜, Notizen 📝 und sogar Fotos 📸 – einfach alles, was Platz wegnimmt oder dir wichtig ist. So hast du immer alles griffbereit und bestens organisiert!

Der Vorteil ist, dass ein gesuchtes Dokument bzw. die Suche nach Informationen in den Unterlagen leichter wird – gleich mehr dazu – und dass die Dokumente mehrfach gesichert werden können. Gerade gut für wichtige Unterlagen.

Mittlerweile kommt auch immer mehr digital in Haus, beispielsweise per E-Mail. Jedoch müssen einige Unterlagen weiterhin in Papierform vorliegen – selbst nach der elektronischen Speicherung – im Original vorgehalten werden. Bspw. Urkunden oder gesiegelte Dokumente. 

Unterlagen digitalisieren und privaten Papierkram digital zu ordnen, ist hilfreich um jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen zu können.

Brauchst du Hilfe bei der Organisation deines BĂŒros oder Papierkrams?

Entdecke, wie Ordnung nicht nur schön, sondern auch befreiend und motivierend sein kann. Wir unterstĂŒtzen dich sowohl online als auch offline im gesamten deutschsprachigen Raum.

Digitale Assistenten und Software – Die besten Tools

Es gibt verschiedene Tools und Apps, die dir dabei helfen können.

💫 OCR-Software: Eine wichtige Funktion, die Texterkennung und -konvertierung ermöglicht. Mit dieser Software können gedruckte Texte in digitale Textdateien umgewandelt werden, die bearbeitet und durchsucht werden können.

💫 Dokumentenmanagement-Systeme: Perfekt, um digitale Dokumente zu verwalten, zu sortieren und zu archivieren. Sie bieten Funktionen wie das Hinzufügen von Tags. (Bspw. Fileee, Docutain)

💫 E-Signatur-Tools: Mit diesen Tools können Unterlagen elektronisch unterschrieben und freigegeben werden, ohne dass eine physische Unterschrift erforderlich ist.✍️ (Bspw. Docusign)

💫 Mobile Scanner-Apps (siehe oben): Besonders praktisch für die Dokumentenerfassung unterwegs. Mit diesen Apps können Dokumente schnell und einfach mit dem Smartphone fotografiert und gesichert werden. 

Tipps & Tricks für den Wechsel zu papierlosen Dokumenten 🌟

Planung und Organisation sind das A und O. 🗂  Empfohlenes Vorgehen:

  1. Schaffe dir einen Überblick und überlege, welche Dokumente du scannen willst und wie du sie am besten sortierst und ablegst.
  2. Eine gute Organisation und Strukturierung der digitalen Dokumente ist ebenfalls wichtig. Dafür ist es ratsam vorab eine private Ordnerstruktur zu erstellen.
  3. Und denk dran: Deine Motivation und Gewohnheiten sind der Schlüssel zum Erfolg. Setz dir Ziele 🎯 und feiere jeden Schritt in deine digitale Zukunft!
  4. Sicherheit und Datenschutz dürfen natürlich nicht zu kurz kommen! 🔐 Virtuell abgeheftete Dokumente dürfen nicht verloren gehen und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Achte auf vertrauenswürdige Speicherorte, Passwörter und Verschlüsselung.

Kennst du schon das System des Master-Ordners von Entspannte Ordnung. Es ist nicht nur der Ordner für wichtige Dokumente. Er kann als Notfallordner dienen und schafft Übersicht in den Unterlagen der gesamten Familie. 🫶

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema

Wie lange sollten Dokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente entsprechen denen der physischen Akten. Das kann je nach Art des Dokuments variieren. Es ist ratsam, sich über die gesetzlichen Bestimmungen zu informieren oder einen Fachmann zu konsultieren.

Wie am besten Dokumente digitalisieren?

Ein hochwertigen Scanner oder Multifunktionsdrucker ist empfehlenswert. Ideal sind Duplex-Scanner, die beide Seiten eines Dokuments automatisch erfassen. Dabei ist PDF als Dateiformat oft die bevorzugte Wahl. Zusätzlich kann eine OCR-Software den Text im Dokument erkennbar machen. Speichern und sichern nicht vergessen.

Wie sicher sind digitale Dokumente?

Grundsätzlich sind digitale Dokumente sicher. Es bedeutet jedoch auch, dass sie richtig geschützt und an einem sicheren Ort abgelegt werden müssen. Sicherheitsmaßnahmen sind bspw. die Verwendung von Passwörtern, Verschlüsselung und dem passenden Speicherplatz.

Alles Liebe
Deine Nadine

Eine Frau hÀlt einen Ordner mit Papieren darin.

Vereinfache deinen Papierkram mit Entspannte Ordnung! Seit 2017 unterstĂŒtzen wir Privatpersonen und Unternehmer.
✹ Den ersten Schritt kannst du mit unserem kostenlosen Newsletter machen. Wir freuen uns auf dich! đŸ«¶

Nadine, GrĂŒnderin & Inhaberin von Entspannte Ordnung

Hat dir dieser Beitrag weitergeholfen? Lass es mich wissen!

Danke fĂŒr das großartige Feedback! Das freut mich sehr. đŸ„°

Wenn du Lust auf mehr hast, findest du mich auch auf Instagram. Ich wĂŒrde mich freuen, dich dort zu begrĂŒĂŸen!

Es tut mir leid, dass der Beitrag nicht deinen Erwartungen entsprochen hat. 😔

Magst du mir sagen, was ich besser machen kann oder was dir gefehlt hat. Dein Feedback hilft mir sehr!

Papierlos glĂŒcklich 😃: Wie du deine Dokumente digitalisieren und Platz sparen kannst
Eine Sammlung geordneter deutscher Planerseiten mit Monatsthemen, Checklisten und Kalendern, dargestellt in minimalistischem Design.

Ordnungsroutine
JAHRES-CHECKLISTEN ZUM ABHAKEN

Erreiche Monat fĂŒr Monat mehr Struktur – mit unseren beliebten Jahres-Checklisten. Dein direkter Weg, die wichtigsten Papierkram-Themen strukturiert und stressfrei abzuhaken.