In einer Welt und einem Zeitalter, in der sich immer mehr online abspielt, ist es clever, deine Papiere zu digitalisieren. 🌍💡 Damit schaffst du nicht nur Ordnung und mehr Platz, sondern sparst gegebenenfalls Zeit sowie Geld🍃
In diesem Artikel zeige ich dir verschiedene Methoden. Außerdem gibt’s Empfehlungen für die besten Tools und Apps sowie coole Tipps und Tricks für den Wechsel zu papierlosen Ablage. 🚀
Methoden zur Digitalisierung von Unterlagen 📄➡️🖥
Es gibt verschiedene Methoden, um privaten Papierkram in die virtuelle Welt zu befördern.
💫 Scanner 🖨: Es gibt verschiedene Arten, z.B. Flachbettscanner oder Multifunktionsgeräte. Diese ermöglichen es, Unterlagen in hoher Qualität zu scannen und als digitale Dateien (vorzugsweise PDF) zu abzulegen.
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💫 Smartphone-Kamera 📱: Zusammen mit bestimmten Apps kannst du Papierkram einfach abfotografieren und speichern. (Bspw. Adobe Scan App, CamScanner)
💫 Cloud-Services ☁️: Cloudanbieter wie Dropbox, Google Drive, OneDrive und Co. bieten in ihren Apps die Möglichkeit Akten zu scannen. Außerdem können digitalen Dateien in der entsprechenden Cloud gesichert und jederzeit und überall aus abgerufen werden.
💫 Outsourcing: Wenn’s richtig viele Papiere sind, kann es sinnvoll sein einen professionellen Scanservice zu beauftragen. 🤝
Welche Dokumente sollten und können gescannt werden?
Grundsätzlich kann der gesamte private Papierkram digitalisiert werden. Rechnungen, Quittungen 🧾, Verträge 📜, Notizen 📝 und sogar Fotos 📸 – einfach alles, was Platz wegnimmt oder dir wichtig ist. So hast du immer alles griffbereit und bestens organisiert!
Der Vorteil ist, dass ein gesuchtes Dokument bzw. die Suche nach Informationen in den Unterlagen leichter wird – gleich mehr dazu – und dass die Dokumente mehrfach gesichert werden können. Gerade gut für wichtige Unterlagen.
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Mittlerweile kommt auch immer mehr digital in Haus, beispielsweise per E-Mail. Jedoch müssen einige Unterlagen weiterhin in Papierform vorliegen – selbst nach der elektronischen Speicherung – im Original vorgehalten werden. Bspw. Urkunden oder gesiegelte Dokumente.
Unterlagen digitalisieren und privaten Papierkram digital zu ordnen, ist hilfreich um jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen zu können.
Digitale Assistenten und Software – Die besten Tools
Es gibt verschiedene Tools und Apps, die dir dabei helfen können.
💫 OCR-Software: Eine wichtige Funktion, die Texterkennung und -konvertierung ermöglicht. Mit dieser Software können gedruckte Texte in digitale Textdateien umgewandelt werden, die bearbeitet und durchsucht werden können.
💫 Dokumentenmanagement-Systeme: Perfekt, um digitale Dokumente zu verwalten, zu sortieren und zu archivieren. Sie bieten Funktionen wie das Hinzufügen von Tags. (Bspw. Fileee, Docutain)
💫 E-Signatur-Tools: Mit diesen Tools können Unterlagen elektronisch unterschrieben und freigegeben werden, ohne dass eine physische Unterschrift erforderlich ist.✍️ (Bspw. Docusign)
💫 Mobile Scanner-Apps (siehe oben): Besonders praktisch für die Dokumentenerfassung unterwegs. Mit diesen Apps können Dokumente schnell und einfach mit dem Smartphone fotografiert und gesichert werden.
Tipps & Tricks für den Wechsel zu papierlosen Dokumenten 🌟
Planung und Organisation sind das A und O. 🗂 Empfohlenes Vorgehen:
- Schaffe dir einen Überblick und überlege, welche Dokumente du scannen willst und wie du sie am besten sortierst und ablegst.
- Eine gute Organisation und Strukturierung der digitalen Dokumente ist ebenfalls wichtig. Dafür ist es ratsam vorab eine private Ordnerstruktur zu erstellen.
- Und denk dran: Deine Motivation und Gewohnheiten sind der Schlüssel zum Erfolg. Setz dir Ziele 🎯 und feiere jeden Schritt in deine digitale Zukunft!
- Sicherheit und Datenschutz dürfen natürlich nicht zu kurz kommen! 🔐 Virtuell abgeheftete Dokumente dürfen nicht verloren gehen und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Achte auf vertrauenswürdige Speicherorte, Passwörter und Verschlüsselung.
Kennst du schon das System des Master-Ordners von Entspannte Ordnung. Es ist nicht nur der Ordner für wichtige Dokumente. Er kann als Notfallordner dienen und schafft Übersicht in den Unterlagen der gesamten Familie. 🫶
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema
Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente entsprechen denen der physischen Akten. Das kann je nach Art des Dokuments variieren. Es ist ratsam, sich über die gesetzlichen Bestimmungen zu informieren oder einen Fachmann zu konsultieren.
Ein hochwertigen Scanner oder Multifunktionsdrucker ist empfehlenswert. Ideal sind Duplex-Scanner, die beide Seiten eines Dokuments automatisch erfassen. Dabei ist PDF als Dateiformat oft die bevorzugte Wahl. Zusätzlich kann eine OCR-Software den Text im Dokument erkennbar machen. Speichern und sichern nicht vergessen.
Grundsätzlich sind digitale Dokumente sicher. Es bedeutet jedoch auch, dass sie richtig geschützt und an einem sicheren Ort abgelegt werden müssen. Sicherheitsmaßnahmen sind bspw. die Verwendung von Passwörtern, Verschlüsselung und dem passenden Speicherplatz.
Alles Liebe
Deine Nadine – Gründerin & Inhaberin von Entspannte Ordnung
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