Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Denkst du darüber nach, deine Unterlagen zu digitalisieren, bist dir aber nicht sicher, ob das wirklich die beste Lösung ist?
Der Gedanke an weniger Papierkram klingt verlockend – mehr Platz, von überall Zugriff auf Dokumente und weniger Chaos. Aber einfach alles digital zu speichern, kann auch Herausforderungen mit sich bringen, wenn man nicht organisiert vorgeht.
In diesem Artikel erfährst du, worauf es ankommt, wie Unterlagen richtig digitalisiert werden und welche Dokumente sich dafür eignen – aber auch, wo es sinnvoll ist, weiterhin auf Papier zu setzen.
Lust, mehr über das Digitalisieren von Papierkram zu erfahren?
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Technische Voraussetzungen und Tools zur Digitalisierung von Dokumenten
Digitalisieren bedeutet, ein Papierdokument in ein digitales Format umzuwandeln – in der Regel als PDF. Oft wird dieser Vorgang auch „Scannen“ genannt und bildet die Basis für ein papierloses Büro.
Digitalisieren von Dokumenten
Wie aber genau wird ein Dokument digitalisiert? Hier sind die verschiedenen Möglichkeiten:
- Scanner: Es gibt verschiedene Ausführungen und Preisklassen. Entweder als Einzelgerät oder als Multifunktionsgeräte mit weiteren Funktionen wie Drucken. Besonders Duplex-Scanner sparen Zeit, da sie beide Seiten eines Dokuments gleichzeitig scannen können. Je nach Umfang der zu digitalisierenden Papierdokumente kann ein hochwertiges Gerät den Prozess erheblich beschleunigen und Stress reduzieren.
- Smartphone-Kamera & Apps: Alternativ kann die Kamera des Smartphones verwendet werden, um Dokumente zu digitalisieren. Spezielle Apps (wie Adobe Scan App, CamScanner) speichern die Dateien direkt als PDF, was besonders praktisch für unterwegs oder kleinere Dokumentenmengen ist.
- Professionelle Scan-Dienste: Wer eine große Menge an Papierdokumenten hat, kann auch einen Dienstleister beauftragen, um die Akten und gesamten Dokumente digitalisieren zu lassen.
Noch ein wichtiges Wort bzw. Schlagwort fürs Scannen: OCR – Diese Funktion ermöglicht, dass die gescannten Dokumente später nach Worten durchsucht werden können. Mehr dazu und auf was du beim Scan-Vorgang achten solltest im Beitrag: Dokumente Scannen – ein umfassender Leitfaden
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Digitale Ablage: Scannen & Archivieren
Nach dem Scannen stellt sich die Frage: Wohin mit den digitalisierten Unterlagen? Einfach da lassen, wo der Scanner, die Kamera oder App sie abgespeichert hat, ist keine gute Idee. Um auch später noch etwas wiederzufinden, ist es wichtig, die gescannten Dokumente ordentlich zu benennen und in einer klaren Ordnerstruktur zu archivieren.
- Sicherung: Die Regel lautet: Original + 2 Sicherungen, davon eine an einem anderen Ort. Hier bieten sich Cloud-Dienste an, die sämtliche Dokumente sicher speichern. Damit sind sie jederzeit und von überall aus abrufbar.
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Für große Dokumentenmengen oder bei speziellen Anforderungen, etwa in kleinen Unternehmen, kann ein DMS sinnvoll sein. Diese Systeme ermöglichen eine umfassende Organisation und bieten Funktionen wie das Taggen von Dateien mit Schlagwörtern, um Dokumente effizienter zu verwalten. Für den privaten Alltag kann dies jedoch unnötiger Aufwand sein, da eine klare Ordnerstruktur und benutzerfreundliche Suchfunktionen auf dem PC oder in der Cloud oft bereits ausreichend sind. Wer aber eine professionelle Lösung sucht, findet in einem DMS hilfreiche Tools für die langfristige Verwaltung von digitalen Dokumenten.
Neben der gut organisierten Ablage und Sicherung spielt auch Sicherheit und Datenschutz eine wichtige Rolle. Egal ob Cloud oder lokales System, sichere Passwörter, Verschlüsselung und regelmäßige Backups sind notwendig, um die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und Daten zu schützen.
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Welche Akten & Dokumente sollten / können gescannt werden?
Grundsätzlich lässt sich der gesamte private Papierkram digitalisieren. Rechnungen, Quittungen, Verträge, Notizen und sogar Fotos – einfach alles, was Platz wegnimmt oder wichtig ist. Die Vorteile liegen auf der Hand: schneller Zugriff auf gescannte Dokumente, besserer Überblick und die Möglichkeit, mehrfach vor Verlust zu sichern.
Ein gutes Beispiel: Bei einer Wohnungsbewerbung ist es oft hilfreich, alle erforderlichen Unterlagen direkt digital verfügbar zu haben. So können sie sofort nach der Besichtigung per E-Mail versendet werden, was den Bewerbungsprozess beschleunigt.
Dennoch gibt es Dokumente, die weiterhin in Papierform aufbewahrt werden müssen, wie z.B. Urkunden oder gesiegelte Dokumente.
Auch für Selbständige gilt: Bei der Digitalisierung von Unterlagen fürs Business müssen spezielle gesetzliche Anforderungen (Stichwort: GoBD), beachtet werden. Daher empfiehlt es sich, gescannte Dokumente sicher zu archivieren und zusätzlich die Originale aufzubewahren – sicher ist sicher.
FAQ – Häufige Fragen zum Thema Dokumente digitalisieren
Die Aufbewahrungsfristen für digitale Dokumente entsprechen denen der physischen Akten. Das kann je nach Art des Dokuments variieren. Es ist ratsam, sich über die gesetzlichen Bestimmungen zu informieren oder einen Fachmann zu konsultieren.
Ein hochwertigen Scanner oder Multifunktionsdrucker ist empfehlenswert. Ideal sind Duplex-Scanner, die beide Seiten eines Dokuments automatisch erfassen. Dabei ist PDF als Dateiformat oft die bevorzugte Wahl. Zusätzlich kann eine OCR-Software den Text im Dokument erkennbar machen. Speichern und sichern nicht vergessen.
Grundsätzlich sind digitale Dokumente sicher. Es bedeutet jedoch auch, dass sie richtig geschützt und an einem sicheren Ort abgelegt werden müssen. Sicherheitsmaßnahmen sind bspw. die Verwendung von Passwörtern, Verschlüsselung und dem passenden Speicherplatz.
Und jetzt?
Warum nicht gleich den ersten Schritt machen und die wichtigsten Unterlagen digitalisieren? Mit einer klaren Struktur und gut organisierten Ablage beginnt der Weg in ein papierloses Büro – und dabei kann der Master-Ordners von Entspannte Ordnung eine echte Erleichterung sein.
Er ist nicht nur ein praktisches System, um alle digitalen und analogen Dokumente übersichtlich zu sortieren, sondern dient auch als zuverlässiger Notfallordner. So bleibt in jeder Situation alles griffbereit und organisiert – ob für den Alltag, wichtige Anlässe oder unerwartete Momente.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
