Zuletzt akt.: 06/01/2023

Papiere sortieren – Endlich Schluss mit Chaos

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Unterlagen sortieren in 4 Schritten

Unterlagen flattern täglich ins Haus - in Papierform oder digital. Private Unterlagen sortieren gehört zu einer der unbeliebtesten Aufgaben im Haushalt. Dabei kann die Vorfreude auf das schöne Ergebnis und die zukünftige Zeitersparnis richtig Spaß machen.

Private Papiere - Die grundlegende Ordnung

Wer sich eine einfache Struktur und Routinen aufbaut, braucht wenig Zeit für die regelmäßige Ablage oder erledigt diese sogar nebenbei. Jeder von uns kennt das aus der Küche. Das Besteck liegt immer an derselben Stelle sortiert nach Messer, Gabel, Löffel. Niemand muss lange überlegen, wo er einen Löffel findet. Und ist er mal nicht da, ist er höchstwahrscheinlich im Abwasch.

So viel anders ist das bei Unterlagen erst einmal auch nicht. Schwer werden die Papiere nur durch die dahinterliegenden Themen und die Frage, ob man es so richtig macht.

Richtig ist, wenn du weißt wo du was ablegst und wo du etwas wiederfindest. Für die dahinterliegenden Themen gibt es Fachleute, Hotlines oder bspw. das Internet. Niemand muss alles sofort verstehen oder sich auf jedem Themengebiet auskennen. Jeder sollte aber die Papiere nach einer einfachen Logik gut ablegen. Das ist nicht nur gut für uns selbst, sondern im Notfall auch für die Angehörigen.

Mach ein Date mit deinem Papierkram!

Nadine Hirte, Papierkram-Date®

Papiere sortieren - was braucht es?

  • Ordner oder Hängeregister
    Ordner nutze ich gerne für die finale Ablage, Register als Papierkram-Parkplatz bis die Unterlagen final abgelegt werden.
  • Private Ordnerstruktur
    Mit der Struktur wird festgelegt welche Papiere wo ihren Platz haben. So muss nicht ständig neu überlegt und entschieden werden. Mehr dazu im Beitrag: Private Ordnerstruktur
  • Fester Ort (Parkplatz)
    Bis die Papiere bearbeitet / abgelegt werden, können sie hier geparkt werden. (mehr dazu am Ende des Artikels.

... und es braucht einen Papierkorb. Unterlagen bearbeiten, ist wichtiger als ALLES zu sammeln.

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Was kann weg und was muss bleiben. Stichwort: Aufbewahrungsfristen

Dokumente aussortieren

Oftmals werden Unterlagen einfach abgelegt. Der Gedanke dahinter "schaue ich mir später in Ruhe an" oder "falls ich es mal brauche, finde ich es schon".

Dadurch sammeln sich über die Jahre Ordner über Ordner oder Boxen oder was auch immer an. Nicht selten haben meine Kunden pro Person Ordner im 2-stelligen Bereich und reduzieren sie auf 3-4 Ordner. Das Stichwort: REDUZIEREN.

Oftmals fallen beim Blick in den Ordner sofort Unterlagen auf, die veraltet sind oder aus sentimentalen Gründen aufbewahrt wurden. Bspw. das Halbjahreszeugnis der 5. Klasse oder das Zertifikat vom Word-Kurs vor 20 Jahren.

Bei Unterlagen kannst du dir folgende Fragen stellen: 

  • Muss das aufgehoben werden?
  • Wenn, ja - wie lange? Für WEN? WOZU?
  • Was sagt die Liste mit den Aufbewahrungsfristen

Tipps Unterlagen aussortieren

Experte befragen

Im Zweifel oder bei Unsicherheiten kann der jeweilige Fachmann kontaktiert werden. Wer kann es besser wissen, als die Experten zum Thema? Gerade wichtig bei Versicherungen. Und wer hilft nicht gern, wenn er um Rat oder Hilfe gebeten wird?

Rentenkonto klären

Eines meiner Lieblingsthemen, wenn es darum geht Unterlagen auszusortieren: Unterlagen für die Rente. Viele Unterlagen bewahren wir nur für die spätere Rente auf. Dabei ist es wichtiger heute schon das Rentenkonto zu klären und etwaige Lücken (die fast jedes Rentenkonto hat) mit Belegen füllen zu lassen.

Mehr dazu: Rentenkonto klären

Der goldene Notizzettel

Beim Akten ordnen stolpern wir oft über längst vergessene Themen oder Themen, die geklärt werden müssen. Ein Anruf da, eine Kündigung hier oder eine Änderung dort. Jedes Thema lenkt ab. Daher ist es besser diese auf einem Notizzettel zu vermerken und nach und nach abzuarbeiten. Es ist ein Prozess. Lege auch genügend Pausen ein. Es ist nicht zu unterschätzen wie viel Energie Ordner sortieren rauben kann. 

Papiere sortieren - mit SYSTEM

Nach welchen Kategorien lassen sich die Unterlagen am Besten aufteilen?

Kategorien geben den Dokumenten eine Struktur. Dabei gibt es kein richtig oder falsch! Es gibt nur Finden oder Suchen - "Wo würdest du als Erstes schauen, wenn du etwas suchst?" Das ist von Person zu Person unterschiedlich. Beispiele für Kategorien sind Wohnen, Versicherungen, Krankenkasse, Rechnungen, Kontoauszüge.

Entsprechend der Kategorien können Ordner angelegt oder die Ordner mit Register oder Trennstreifen unterteilt werden. Bei der Nutzung von Mappen bzw. Hängeregistern werden diese entsprechend der Kategorien benannt. Entsprechend der Struktur kann auch der Parkplatz für eingehende Post unterteilt werden. Wenn alles nach den Kategorien vorsortiert ist, ist die Ablage später ein Kinderspiel, oder?

Das soll es sein - ein Kinderspiel. Dieses Vorgehen hat sich bisher immer bewährt. Es erfordert einmalige Fleißarbeit - je nachdem wie viel sich angesammelt hat - wird dann aber ein Leben lang treu begleiten.

Was ist ein Papierkram-Date®?

Ein Papierkram-Date® ist ein fester Termin bzw. eine störungsfreie Zeit nur für die Papiere. Bis zum Date können die neuen Rechnungen und Unterlagen zwischengeparkt werden. Bspw. können dafür 3 Ablagekörbchen eingerichtet werden, die einfach zu erreichen sind.

  1. Zu erledigen

  2. Erledigt / Ablage

  3. Rechnungen (Rechnungen können separat liegen bspw. um sie zu bezahlen, schon bezahlte Kassenbelege können nach Jahr in ein Glas geworfen werden)

So können Papiere einfach und ohne viel nachzudenken abgeparkt werden... wie die Gabel im Besteckkasten. Dokumente sortieren. Die Ablagekörbchen sorgen dafür, dass alles seinen Platz hat und die Dokumente an dem Ort zu finden sind. Dadurch, dass sie dort geparkt werden, muss der Unterlagen nicht täglich erledigt werden.

Entspannte Grüße und viel Spaß beim Unterlagen sortieren
Deine Nadine

Papiere sortieren – Endlich Schluss mit Chaos

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

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