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Zuletzt akt.: 06/01/2023

Papiere sortieren – Endlich Schluss mit Chaos

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Unterlagen sortieren in 4 Schritten

Unterlagen flattern täglich ins Haus - in Papierform oder digital. Private Unterlagen sortieren gehört zu einer der unbeliebtesten Aufgaben im Haushalt. Dabei kann die Vorfreude auf das schöne Ergebnis und die zukünftige Zeitersparnis richtig Spaß machen.

Private Papiere - Die grundlegende Ordnung

Wer sich eine einfache Struktur und Routinen aufbaut, braucht wenig Zeit für die regelmäßige Ablage oder erledigt diese sogar nebenbei. Jeder von uns kennt das aus der Küche. Das Besteck liegt immer an derselben Stelle sortiert nach Messer, Gabel, Löffel. Niemand muss lange überlegen, wo er einen Löffel findet. Und ist er mal nicht da, ist er höchstwahrscheinlich im Abwasch.

So viel anders ist das bei Unterlagen erst einmal auch nicht. Schwer werden die Papiere nur durch die dahinterliegenden Themen und die Frage, ob man es so richtig macht.

Richtig ist, wenn du weißt wo du was ablegst und wo du etwas wiederfindest. Für die dahinterliegenden Themen gibt es Fachleute, Hotlines oder bspw. das Internet. Niemand muss alles sofort verstehen oder sich auf jedem Themengebiet auskennen. Jeder sollte aber die Papiere nach einer einfachen Logik gut ablegen. Das ist nicht nur gut für uns selbst, sondern im Notfall auch für die Angehörigen.

Mach ein Date mit deinem Papierkram!

Nadine Hirte, Papierkram-Date®

Papiere sortieren - was braucht es?

  • Ordner oder Hängeregister
    Ordner nutze ich gerne für die finale Ablage, Register als Papierkram-Parkplatz bis die Unterlagen final abgelegt werden.
  • Private Ordnerstruktur
    Mit der Struktur wird festgelegt welche Papiere wo ihren Platz haben. So muss nicht ständig neu überlegt und entschieden werden. Mehr dazu im Beitrag: Private Ordnerstruktur
  • Fester Ort (Parkplatz)
    Bis die Papiere bearbeitet / abgelegt werden, können sie hier geparkt werden. (mehr dazu am Ende des Artikels.

... und es braucht einen Papierkorb. Unterlagen bearbeiten, ist wichtiger als ALLES zu sammeln.

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Was kann weg und was muss bleiben. Stichwort: Aufbewahrungsfristen

Dokumente aussortieren

Oftmals werden Unterlagen einfach abgelegt. Der Gedanke dahinter "schaue ich mir später in Ruhe an" oder "falls ich es mal brauche, finde ich es schon".

Dadurch sammeln sich über die Jahre Ordner über Ordner oder Boxen oder was auch immer an. Nicht selten haben meine Kunden pro Person Ordner im 2-stelligen Bereich und reduzieren sie auf 3-4 Ordner. Das Stichwort: REDUZIEREN.

Oftmals fallen beim Blick in den Ordner sofort Unterlagen auf, die veraltet sind oder aus sentimentalen Gründen aufbewahrt wurden. Bspw. das Halbjahreszeugnis der 5. Klasse oder das Zertifikat vom Word-Kurs vor 20 Jahren.

Bei Unterlagen kannst du dir folgende Fragen stellen: 

  • Muss das aufgehoben werden?
  • Wenn, ja - wie lange? Für WEN? WOZU?
  • Was sagt die Liste mit den Aufbewahrungsfristen

Tipps Unterlagen aussortieren

Experte befragen

Im Zweifel oder bei Unsicherheiten kann der jeweilige Fachmann kontaktiert werden. Wer kann es besser wissen, als die Experten zum Thema? Gerade wichtig bei Versicherungen. Und wer hilft nicht gern, wenn er um Rat oder Hilfe gebeten wird?

Rentenkonto klären

Eines meiner Lieblingsthemen, wenn es darum geht Unterlagen auszusortieren: Unterlagen für die Rente. Viele Unterlagen bewahren wir nur für die spätere Rente auf. Dabei ist es wichtiger heute schon das Rentenkonto zu klären und etwaige Lücken (die fast jedes Rentenkonto hat) mit Belegen füllen zu lassen.

Mehr dazu: Rentenkonto klären

Der goldene Notizzettel

Beim Akten ordnen stolpern wir oft über längst vergessene Themen oder Themen, die geklärt werden müssen. Ein Anruf da, eine Kündigung hier oder eine Änderung dort. Jedes Thema lenkt ab. Daher ist es besser diese auf einem Notizzettel zu vermerken und nach und nach abzuarbeiten. Es ist ein Prozess. Lege auch genügend Pausen ein. Es ist nicht zu unterschätzen wie viel Energie Ordner sortieren rauben kann. 

Papiere sortieren - mit SYSTEM

Nach welchen Kategorien lassen sich die Unterlagen am Besten aufteilen?

Kategorien geben den Dokumenten eine Struktur. Dabei gibt es kein richtig oder falsch! Es gibt nur Finden oder Suchen - "Wo würdest du als Erstes schauen, wenn du etwas suchst?" Das ist von Person zu Person unterschiedlich. Beispiele für Kategorien sind Wohnen, Versicherungen, Krankenkasse, Rechnungen, Kontoauszüge.

Entsprechend der Kategorien können Ordner angelegt oder die Ordner mit Register oder Trennstreifen unterteilt werden. Bei der Nutzung von Mappen bzw. Hängeregistern werden diese entsprechend der Kategorien benannt. Entsprechend der Struktur kann auch der Parkplatz für eingehende Post unterteilt werden. Wenn alles nach den Kategorien vorsortiert ist, ist die Ablage später ein Kinderspiel, oder?

Das soll es sein - ein Kinderspiel. Dieses Vorgehen hat sich bisher immer bewährt. Es erfordert einmalige Fleißarbeit - je nachdem wie viel sich angesammelt hat - wird dann aber ein Leben lang treu begleiten.

Was ist ein Papierkram-Date®?

Ein Papierkram-Date® ist ein fester Termin bzw. eine störungsfreie Zeit nur für die Papiere. Bis zum Date können die neuen Rechnungen und Unterlagen zwischengeparkt werden. Bspw. können dafür 3 Ablagekörbchen eingerichtet werden, die einfach zu erreichen sind.

  1. Zu erledigen

  2. Erledigt / Ablage

  3. Rechnungen (Rechnungen können separat liegen bspw. um sie zu bezahlen, schon bezahlte Kassenbelege können nach Jahr in ein Glas geworfen werden)

So können Papiere einfach und ohne viel nachzudenken abgeparkt werden... wie die Gabel im Besteckkasten. Dokumente sortieren. Die Ablagekörbchen sorgen dafür, dass alles seinen Platz hat und die Dokumente an dem Ort zu finden sind. Dadurch, dass sie dort geparkt werden, muss der Unterlagen nicht täglich erledigt werden.

Entspannte Grüße und viel Spaß beim Unterlagen sortieren
Deine Nadine

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Papiere sortieren – Endlich Schluss mit Chaos

📹 Häufig gestellte Fragen

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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Leere Druckerpatronen können auch beim Wertstoffhof oder im Elektrofachmarkt abgegeben werden. 

Wie macht ihr das? Habt ihr Empfehlungen / Tipps?

Ich wollte den Versand mal testen und kann meine leeren Patronen nun in der Tüte sammeln. Auch wenn es eine Weile dauern wird bis ich 10 beisammen habe... da ich selten drucke. 🤓

Von Herzen
Eure Nadine
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Sie sind ideal für Papierkram, Ausbildungsunterlagen, Rezepte, etc. Alles, was gelocht wurde und wo das Loch zerrissen ist oder von Anfang an gestärkt werden soll.

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Bist du von deinem Papierkram genervt? 😬

Zu viel, zu unverständlich und einfach nur Chaos? 🙈 Oder alles ok?

In den letzten Wochen sind mir wieder so einige Geschichten begegnet, die mein Herz schwer machen. 😥 Menschen, die durch Krankheit, Schicksalsschläge, Todesfälle u.a. plötzlich vor einem schier unüberwindbaren Papierchaos stehen und unzählige Hürden zu überwinden haben.

Aber selbst der "normale / alltägliche" Papierkram kann frustrierend sein. 
⭐Was nervt dich und was möchtest du hier auf meinem Kanal mehr sehen? 
⭐Was wünschst du dir, was würde dir helfen?

💖Ich bin für dich und euch da!
Von Herzen
Eure Nadine

P.S. Schöne Feiertage 🐰🥚🌸
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Ordner aufhübschen OHNE neue Ordner zu kaufen? 😍

Deiner Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt. 🤓 Es ist immer die Frage, was du brauchst bzw. was dir helfen würde.

🔥Fangen wir heute mal mit den Selbstklebetaschen und Stiftehalter an. 

👌Diese Dinge sind ideal, wenn du etwas im schnellen Zugriff gleich auf der Innenseite des Ordners benötigst, wie einen Ausweis, einen Kontakt oder eben einen Stift. 

Nutzt du was davon oder andere Dinge, die du nicht mehr missen möchtest?

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Andere scheinen ihren Papierkram besser im Griff zu haben? 😔 Du bist nicht gut genug, nicht schnell genug, nicht ordentlich genug?

Plagen dich Gedanken und Zweifel wie diese? Dann bist du nicht allein! 

Auch mein privater Papierkram wächst dann und wann zu einem Berg. Gerade in Umbruchphasen oder bei persönlichen Veränderungen nimmt die Masse an Papierkram zu und die Zeit fehlt.

Folgendes hilft mir, den Kopf nicht in den Sand zu stecken und zu starten:
💖 Ich nehme mir 30 Minuten Zeit und sortiere die Themen nach Dringlichkeit
💖 Ich höre genau auf meinen inneren Dialog, der vernichtend sein kann: "warum hast du nicht...", "warum kannst du nicht...", "schneller..." und schaue woher diese Gedanken kommen - hat das wirklich mit dem Berg an Unterlagen zu tun?
💖 Ich konzentriere mich auf ein Thema und freue mich auf das Ergebnis. In der Zeit sind alle Ablenkungen ausgeschaltet.

Wie schaffst du es dich zu motivieren, wenn der Frust groß ist?

Von Herzen
Eure Nadine
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💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Was tun mit den digitalen Unterlagen? 😨 Immer mehr Papierkram kommt digital und hält neue Herausforderungen für uns bereit.

Digitale Unterlagen müssen nicht gedruckt werden:
🤔Stell dir vor, du würdest alle wichtigen Mails und digitalen Unterlagen drucken...
🤔Stell dir vor, du würdest die wichtigen Unterlagen im Posteingang oder in irgendwelchen Plattformen "hängen" lassen...

CHAOS!

☝Ich empfehle jedem sich frühzeitig eine digitale Ordnerstruktur zuzulegen. Einen digitalen Ordner, ob du ihn jetzt Master-Ordner nennst oder nicht, das ist egal. Ein Ordner, der einer klaren Struktur folgt und gesichert/sicher ist. Idealerweise hat er dieselbe Struktur wie deine analoge Ablage.

Wie zufrieden bist du mit deiner digitalen Ablage? 👍 oder 👎

Von Herzen
Eure Nadine

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