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Zuletzt akt.: 15/03/2023

Schnelle Hilfe, wenn das E-Mail-Postfach voll ist

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Wenn dein E-Mail-Postfach voll ist, kann das zwei Dinge bedeuten. Entweder du hast hunderte ungelesene Mails im Posteingang oder du hast keinen Speicherplatz mehr frei. Erfahre im folgenden Beitrag

  • wie du schnell Speicherplatz frei machen kannst
  • wie du dauerhaft Ruhe hast

Ein Posteingang mit hunderten von ungelesenen Mails, ist kein Grund den Kopf in den Sand zu stecken.

Nadine Hirte

1 – Mehr freier Speicherplatz

Bevor wir uns um den übergelaufenen Posteingang kümmern, schauen wir als Erstes in den Speicherplatz deines Postfachs und sorgen mit ein paar einfachen Mitteln dafür, dass Speicherplatz frei wird und du wieder E-Mails empfangen kannst.

Papierkorb leeren

Es kann sein, dass alle gelöschten E-Mails im Papierkorb schlummern und dort weiterhin Speicherplatz fressen. Daher ist es gut den Papierkorb gleich als Erstes zu löschen. Für die Zukunft kann eingestellt werden, dass der Papierkorb bspw. täglich, alle 30 Tage o.ä. automatisch geleert wird.

E-Mails bzw. große Anhänge löschen

Im E-Mail-Postfach kann über die Suche nach großen E-Mails bzw. großen Anhängen gesucht werden. Filtere bspw. nach E-Mails größer als 4 MB.

Die E-Mails können dann entweder komplett gelöscht oder nur die jeweiligen Anhänge von den E-Mails entfernt werden. Beides wird Speicherplatz freigeben. Danach den Papierkorb leeren – nicht vergessen.

Für die Zukunft ist es ratsam große Dateien nicht per Mail zu verschicken, sondern lieber über bspw. Clouddienste zu teilen. Das heißt, dass die Dateien (erst einmal) nur 1x gespeichert werden. Beim Teilen über Clouddienste können alle mit dem Zugangslink die Dateien anschauen, bearbeiten oder bei sich speichern. Achtung: Bei vertraulichen Dokumenten vorsichtig mit der Linkvergabe umgehen. Ggf. zeitlich begrenzte Links oder Links mit Passwortschutz verschicken.

Wenn das alles nicht reicht…

… solltest du über einen neuen E-Mailanbieter oder ein Upgrade deines E-Mail-Kontos nachdenken. Der Speicherplatz deines E-Mail-Postfachs muss deinen aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen entsprechen. Genauso wie dein Haus-Briefkasten entsprechend deiner zu empfangenden Briefe die passende Größe hat.

Hinweis: Wenn du dich für ein neues E-Mail-Konto oder gar eine neue E-Mail-Adresse entscheidest, denke daran diese (alte) E-Mail auch immer zu prüfen. Es ist dein (digitaler) Briefkasten. Solange der nicht gekündigt ist, kommt dort Post für dich an und unter Umständen ist die wichtig.

E-Mails sind digitale Briefe. Sie sollten geöffnet & gelesen werden – wie Briefe aus dem Haus-Briefkasten.

Nadine Hirte

2 – Posteingang aufräumen

Kommen wir nun zum Posteingang. Es gibt 2 Möglichkeiten den Posteingang zu Meistern:

Variante 1: Stück-für-Stück

Wenn dein Posteingang zwar voll aber gerade noch übersichtlich ist, gehe ihn E-Mail für E-Mail durch.

  1. Alles was bearbeitet ist, wird in einen Ordner „bearbeitet“ verschoben. Meine Erfahrung sagt, dass zu viele Unterordner nicht für mehr Ordnung sorgen. Und der „bearbeitet“-Ordner kann nach Schlagworten, Absendern, etc. durchsucht werden.
  2. Alle E-Mails, die nicht aufbewahrt werden müssen oder du nicht aufbewahren willst, direkt löschen.
  3. Newsletter, die nicht mehr gelesen werden, nicht löschen, sondern direkt abmelden. (Suche nach dem E-Mail-Absender, um alle anderen E-Mails vom Absender direkt aus dem Posteingang zu löschen.)
  4. SPAM/Junk direkt als solches markieren, dann landen die E-Mails beim nächsten Mal im SPAM-Ordner.
  5. Es sollte nur das übrig bleiben, was noch bearbeitet werden muss

Variante 2: Black-Box-System von © Entspannte Ordnung

Wenn die 30-Minuten-Methode Wochen/Monate/Jahre dauern würde, ist vielleicht die Tabula-Rasa-Methode interessant. Die funktioniert jedoch nur, wenn der Speicherplatz schon optimiert wurde bzw. kein Problem ist.

Verschiebe alle E-Mails vom Posteingang in einen Ordner „Black Box“ bzw. „Archiv„. Ausnahme sind die E-Mails, die noch beantwortet werden müssen. Die E-Mails in der Black-Box/Archiv können mit der Suchfunktion durchsucht werden. Es ist nichts weg. Der Posteingang ist nun jedoch leer & das schafft eine unheimliche Erleichterung. Denn irgendwie ist der Posteingang auch eine to-do-Liste, oder?

Handlungsempfehlung – Mails dauerhaft im Griff

Papierkram wird digital und Mails gewinnen generell an Bedeutung. Daher ist es ratsam für digitale Post eine selbstverständliche Routine wie für die Post im Haus-Briefkasten zu entwickeln. Dazu gehören feste Zeiten für Mails, ein fester Ort aber auch eine zukunftsträchtige E-Mail-Ordnerstruktur.

Mehr dazu gibt es im Master-Ordner. Schritt-für-Schritt schaffen wir eine solide Basis für den digitalen Papierkram, sorgen für eine Grundordnung und gestalten deinen Master-Ordner.

Alles Liebe & entspannte Grüße
Deine Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

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