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[Autorin: Nadine Hirte]

e mail postfach voll

🙈Dein E-Mail-Postfach ist voll?
🙈Du kannst keine E-Mails mehr empfangen?
🙈In deinem Posteingang schlummern unzählige ungelesene E-Mails?

Du möchtest am Liebsten die Augen schließen & hoffen, dass es sich von alleine löst? Im Folgenden zeige ich schnelle Hilfe für beide Probleme & wie du dauerhaft Freude mit deinem Postfach hast.

Ein übergelaufenes Postfach, ist kein Grund den Kopf in den Sand zu stecken.

Nadine Hirte

1 – Speicherplatz frei machen & optimal nutzen

Bevor wir uns um den übergelaufenen Posteingang kümmern, schauen wir als Erstes in den Speicherplatz deines Postfachs und sorgen mit ein paar einfachen Mitteln dafür, dass Speicherplatz frei wird & du wieder E-Mails empfangen kannst.

1.1. Papierkorb leeren

Es kann sein, dass alle gelöschten E-Mails im Papierkorb schlummern & dort weiterhin Speicherplatz fressen. Daher ist es gut den Papierkorb gleich als Erstes zu löschen.

Für die Zukunft kann eingestellt werden, dass der Papierkorb bspw. täglich, alle 30 Tage o.ä. automatisch gelöscht wird.

1.2. E-Mails bzw. große Anhänge löschen

Im E-Mail-Postfach kann über die Suche nach großen E-Mails bzw. großen Anhängen gesucht werden. Filter bspw. nach E-Mails größer als 4 MB.

Die E-Mails können dann entweder komplett gelöscht oder nur die jeweiligen Anhänge von den E-Mails entfernt werden. Beides wird Speicherplatz freigeben. Und danach den Papierkorb leeren – nicht vergessen.

Für die Zukunft sollten große Dateien nicht per Mail verschickt, sondern lieber über bspw. Clouddienste geteilt werden. Das heißt, dass die Dateien (erst einmal) nur  1x gespeichert werden. Beim Teilen über Clouddienste können alle mit dem Zugangslink die Dateien anschauen, bearbeiten oder bei sich speichern. Achtung: Bei vertraulichen Dokumenten vorsichtig mit der Linkvergabe umgehen. Ggf. zeitlich begrenzte Links oder Links mit Passwortschutz verschicken.

1.3. Wenn das alles nicht reicht

… solltest du über einen neuen E-Mailanbieter oder ein Upgrade deines E-Mail-Kontos nachdenken. Der Speicherplatz deines E-Mail-Postfachs muss deinen Bedürfnissen & Anforderungen entsprechen.

Hinweis: Wenn du dich für ein neues E-Mail-Konto oder gar eine neue E-Mail-Adresse entscheidest, denke daran diese (alte) E-Mail auch immer zu prüfen. Es ist dein (digitaler) Briefkasten. Solange der nicht gekündigt ist, kommt dort Post für dich an & unter Umständen ist die wichtig.

E-Mails sind digitale Briefe. Sie sollten geöffnet & gelesen werden… wie Briefe aus dem Hausbriefkasten.

2 – Posteingang aufräumen & leer halten

Kommen wir nun zum Posteingang. Es gibt 2 Möglichkeiten den Posteingang zu Meistern:

2.1. 30 Minuten störungsfreie Zeit

Wir schaffen in 30 Minuten störungsfreier Zeit mehr als wir denken.

Wenn dein Posteingang zwar voll aber gerade noch übersichtlich ist, gehe ihn E-Mail für E-Mail durch.

  1. Alles was bearbeitet ist, wird in einen Ordner „bearbeitet“ verschoben. Meine Erfahrung sagt, dass zu viele Unterordner nicht für mehr Ordnung sorgen. Und der „bearbeitet“-Ordner kann nach Schlagworten, Absendern, etc. durchsucht werden.
  2. Alle E-Mails, die nicht aufbewahrt werden müssen oder du nicht aufbewahren willst, direkt löschen.
  3. Newsletter, die nicht mehr gelesen werden, nicht löschen, sondern direkt abmelden. (Suche nach dem E-Mail-Absender, um alle anderen E-Mails vom Absender direkt aus dem Posteingang zu löschen.)
  4. SPAM/Junk direkt als solches markieren, dann landen die E-Mails beim nächsten Mal im SPAM-Ordner.
  5. Es sollte nur das übrig bleiben, was noch bearbeitet werden muss

2.2. Das Black-Box-System

Wenn die 30-Minuten-Methode Wochen/Monate/Jahre dauern würde, ist vielleicht die Tabula-Rasa-Methode interessant. Die funktioniert jedoch nur, wenn der Speicherplatz schon optimiert wurde bzw. kein Problem ist.

Verschiebe alle E-Mails vom Posteingang in einen Ordner „Black Box“ bzw. „Archiv„. Ausnahme sind die E-Mails, die noch beantwortet werden müssen. Die E-Mails in der Black-Box/Archiv können mit der Suchfunktion durchsucht werden. Es ist nichts weg. Der Posteingang ist nun jedoch leer & das schafft eine unheimliche Erleichterung. Denn irgendwie ist der Posteingang auch eine to-do-Liste, oder?

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3 – E-Mails dauerhaft im Griff

Ein leerer Posteingang sollte das Ziel eines jeden Tages sein. Wer täglich feste & störungsfreie Zeiten für seine E-Mails einplant, dürfte nicht mehr mit dem Problem kämpfen, dass das E-Mail Postfach voll ist.

Mein Spezial-Tipp. E-Mails nicht unterwegs bzw. zwischendurch lesen. Jede E-Mail, die nur gelesen wird & nicht bearbeitet werden kann, ist ein sogenanntes loses Ende im Kopf. Ein weiterer Punkt auf deiner to-do-Liste & das kostet Energie bzw. erzeugt Stress. Du trägst den Gedanken bewusst oder unbewusst mit dir bis du die E-Mail endlich erledigt hast.

Wie viele E-Mail-Adressen hast du? Welche E-Mail-Adressen sind das? Alle deine E-Mail-Adressen sind deine digitalen Adressen/Briefkästen. Alle Briefkästen sollten nach wichtiger Post durchgeschaut werden. Sehr hilfreich sind an der Stelle E-Mail-Programme wie bspw. Outlook. Dort kannst du alle E-Mail-Adresse an einem Ort lesen, beantworten & schreiben. Alles was du über bspw. Outlook machst, wird direkt in dein Online-Postfach gespiegelt. Das heißt, wenn du in dein Online-Postfach schaust, ist dort derselbe Stand drin.


Mehr dazu & die 5 Schritte zur digitalen Ordnung gibt es im Kurs 2 „Der Master-Ordner wird digital“? Schritt-für-Schritt schaffen wir eine solide Basis für den digitalen Papierkram, sorgen für eine Grundordnung & gestalten deinen digitalen Master-Ordner. Damit bekommt jedes wichtige Dokument ein zu Hause.

Entspannte Grüße
Nadine

Wenn du weitere Unterstützung benötigst, findest du Ordnungsprodukte sowie mein Angebot im Shop:

Hinweis: Ich ersetze keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären.

 

Die Autorin:
Nadine Hirte unterstützt mit ihrem System des Master-Ordners Privatpersonen & Unternehmer Ordnung in den Papierkram (auch digital) zu bekommen. Nachdem sie mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert hat, weiß Nadine, dass eine einfache Grundordnung (auch digital) viel Zeit & Geld spart.

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Schnelle Hilfe, wenn dein E-Mail-Postfach voll ist

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