Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Wenn dein E-Mail-Postfach voll ist, kann das zwei Dinge bedeuten. Entweder du hast hunderte ungelesene Mails im Posteingang oder du hast keinen Speicherplatz mehr frei. Erfahre im folgenden Beitrag
- wie du schnell Speicherplatz frei machen kannst
- wie du dauerhaft Ruhe hast
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Wenn dein Papierkram nicht optimal läuft…
1 – Mehr freier Speicherplatz
Bevor wir uns um den übergelaufenen Posteingang kümmern, schauen wir als Erstes in den Speicherplatz deines Postfachs und sorgen mit ein paar einfachen Mitteln dafür, dass Speicherplatz frei wird und du wieder E-Mails empfangen kannst.
Ein Posteingang mit hunderten von ungelesenen Mails, ist kein Grund den Kopf in den Sand zu stecken.
Nadine Hirte
Papierkorb leeren
Es kann sein, dass alle gelöschten E-Mails im Papierkorb schlummern und dort weiterhin Speicherplatz fressen. Daher ist es gut den Papierkorb gleich als Erstes zu löschen. Für die Zukunft kann eingestellt werden, dass der Papierkorb bspw. täglich, alle 30 Tage o.ä. automatisch geleert wird.
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E-Mails bzw. große Anhänge löschen
Im E-Mail-Postfach kann über die Suche nach großen E-Mails bzw. großen Anhängen gesucht werden. Filtere bspw. nach E-Mails größer als 4 MB.
Die E-Mails können dann entweder komplett gelöscht oder nur die jeweiligen Anhänge von den E-Mails entfernt werden. Beides wird Speicherplatz freigeben. Danach den Papierkorb leeren – nicht vergessen.
Für die Zukunft ist es ratsam große Dateien nicht per Mail zu verschicken, sondern lieber über bspw. Clouddienste zu teilen. Das heißt, dass die Dateien (erst einmal) nur 1x gespeichert werden. Beim Teilen über Clouddienste können alle mit dem Zugangslink die Dateien anschauen, bearbeiten oder bei sich speichern. Achtung: Bei vertraulichen Dokumenten vorsichtig mit der Linkvergabe umgehen. Ggf. zeitlich begrenzte Links oder Links mit Passwortschutz verschicken.
Wenn das alles nicht reicht…
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
… solltest du über einen neuen E-Mailanbieter oder ein Upgrade deines E-Mail-Kontos nachdenken. Der Speicherplatz deines E-Mail-Postfachs muss deinen aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen entsprechen. Genauso wie dein Haus-Briefkasten entsprechend deiner zu empfangenden Briefe die passende Größe hat.
Hinweis: Wenn du dich für ein neues E-Mail-Konto oder gar eine neue E-Mail-Adresse entscheidest, denke daran diese (alte) E-Mail auch immer zu prüfen. Es ist dein (digitaler) Briefkasten. Solange der nicht gekündigt ist, kommt dort Post für dich an und unter Umständen ist die wichtig.
E-Mails sind digitale Briefe. Sie sollten geöffnet & gelesen werden – wie Briefe aus dem Haus-Briefkasten.
Nadine Hirte
2 – Posteingang aufräumen
Kommen wir nun zum Posteingang. Es gibt 2 Möglichkeiten den Posteingang zu Meistern:
Variante 1: Stück-für-Stück
Wenn dein Posteingang zwar voll aber gerade noch übersichtlich ist, gehe ihn E-Mail für E-Mail durch.
- Alles was bearbeitet ist, wird in einen Ordner „bearbeitet“ verschoben. Meine Erfahrung sagt, dass zu viele Unterordner nicht für mehr Ordnung sorgen. Und der „bearbeitet“-Ordner kann nach Schlagworten, Absendern, etc. durchsucht werden.
- Alle E-Mails, die nicht aufbewahrt werden müssen oder du nicht aufbewahren willst, direkt löschen.
- Newsletter, die nicht mehr gelesen werden, nicht löschen, sondern direkt abmelden. (Suche nach dem E-Mail-Absender, um alle anderen E-Mails vom Absender direkt aus dem Posteingang zu löschen.)
- SPAM/Junk direkt als solches markieren, dann landen die E-Mails beim nächsten Mal im SPAM-Ordner.
- Es sollte nur das übrig bleiben, was noch bearbeitet werden muss
Variante 2: Black-Box-System von © Entspannte Ordnung
Wenn die 30-Minuten-Methode Wochen/Monate/Jahre dauern würde, ist vielleicht die Tabula-Rasa-Methode interessant. Die funktioniert jedoch nur, wenn der Speicherplatz schon optimiert wurde bzw. kein Problem ist.
Verschiebe alle E-Mails vom Posteingang in einen Ordner „Black Box“ bzw. „Archiv„. Ausnahme sind die E-Mails, die noch beantwortet werden müssen. Die E-Mails in der Black-Box/Archiv können mit der Suchfunktion durchsucht werden. Es ist nichts weg. Der Posteingang ist nun jedoch leer & das schafft eine unheimliche Erleichterung. Denn irgendwie ist der Posteingang auch eine to-do-Liste, oder?
Handlungsempfehlung – Mails dauerhaft im Griff
Papierkram wird digital und Mails gewinnen generell an Bedeutung. Daher ist es ratsam für digitale Post eine selbstverständliche Routine wie für die Post im Haus-Briefkasten zu entwickeln. Dazu gehören feste Zeiten für Mails, ein fester Ort aber auch eine zukunftsträchtige E-Mail-Ordnerstruktur.
Mehr dazu gibt es im Master-Ordner. Schritt-für-Schritt schaffen wir eine solide Basis für den digitalen Papierkram, sorgen für eine Grundordnung und gestalten deinen Master-Ordner.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
