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Der Artikel ist für all diejenigen, die ihre Unterlagen sortieren & ausmisten wollen. Für alle, denen es schwer fällt anzufangen & das Schlimmste befürchten. Im folgenden Artikel nehme ich dich mit, mit welchen 4 Schritten ich mit meinen Kunden Ordnung in den Papierkram bringe. Das braucht nicht viel, sondern nur folgendes:

  • Zeit (pro Sitzung 2-3h, danach lässt die Energie & Konzentration rapide nach)
  • (Akten-) Ordner oder Hängeregister
  • Locher
  • Ablagekörbchen oder genug freie Fläche
  • Papierkorb (groß)

1 – ALLES an einen Ort

Zuerst einmal heißt es Überblick verschaffen. Wir bringen alles an einen Ort.

Bzw. meine Kunden bringen oftmals vor unserem Termin alles an einen Ort – als Vorbereitung. Und noch öfter sind sie erschlagen von der Masse, die sich über die Zeit angesammelt hat. Es ist nicht leicht der Tatsache ins Auge zu sehen. Aber es ist der erste Schritt in Richtung Ordnung! Übersicht, Klarheit & Struktur sind dann nicht mehr weit entfernt. Denn dann kommt das Wichtigste und für viele das Schwierigste…

2 – Aussortieren bzw. AUSMISTEN

Was kann weg & was soll bzw. muss bleiben. Stichwort: Aufbewahrungsfristen

Wir fangen bei dem Thema an, welches am Meisten drückt, das sogenannte Bauchschmerz-Thema. Das soll als erstes gelöst werden, dann ist der schlimmste Brocken weg. 

Nachdem das schwierigste Thema vom Tisch ist, gehen wir Stück für Stück weiter durch die Unterlagen. Das Ziel ist es, nur das aufzubewahren, was wirklich nötig ist. Papierkram wird kompliziert durch die Masse an Unterlagen, nicht nur durch die darin steckenden Themen.

Daher stellen wir bei jedem Blatt Papier die gleiche Frage: Muss das aufgehoben werden? Ja? Wie lange? Für WEN? WOZU? Im Zweifel schauen wir auf die Liste mit den Aufbewahrungsfristen oder kontaktieren den jeweiligen Fachmann zum Thema.

P.S. Mit einem Großteil meiner Kunden schaue ich genauer ins Rentenkonto. Das ist mein Lieblingsthema, wenn es darum geht Papierkram auszusortieren. Mehr dazu in meiner Rentenserie und in meiner Podcast-Folge zur Rente:

Der Papierkorb füllt sich (fast) immer relativ schnell. Beim Aussortieren entdecken wir oft Dinge, die geklärt werden müssen. Ein Anruf da, eine Kündigung hier oder eine Änderung dort. Diese Dinge kommen alle auf einen „to-do-Zettel“ und halten uns nicht vom eigentlich TUN ab. Denn das Ziel ist fest vor Augen: Sortierte Akten…

3 – Unterlagen sortieren – SYSTEM

Nach welchen Kategorien lassen sich die Unterlagen am Besten aufteilen.

Durch das Sortieren haben wir alle Unterlagen gesehen und ein Gefühl dafür was alles da ist. Nun gilt es Kategorien festzulegen. Dabei gibt es kein richtig oder falsch! Es gibt nur Finden oder Suchen – „Wo würdest du als Erstes schauen, wenn du etwas suchst?“ Das ist von Person zu Person unterschiedlich. (Beispiele für Kategorien: Wohnen, Finanzen, Versicherung, Arbeit oder Rechnungen, Verträge, Bank, Arzt etc). 

Genau nach den Kategorien wird dann alles in Ordner (getrennt mit Registern oder Laschen) oder in Hängemappen einsortiert. Und genau nach dem System können auch die Ablagekörbchen für die  eingehende Post unterteilt werden. Wenn alles nach den Kategorien vorsortiert ist, ist die Ablage später ein Kinderspiel, oder?

Das soll es sein – ein Kinderspiel. Dieses Vorgehen hat sich bisher immer bewährt. Es erfordert einmalige Fleißarbeit – je nachdem wie viel sich angesammelt hat – wird dann aber ein Leben lang treu begleiten. (Tipp: Dieselben Kategorien auch für die Ablage der digitalen Dokumente verwenden.)

4 – ROUTINE – mit Ablagekörbchen

Für die neu eingehende Post bereiten wir 3 Ablagekörbchen vor. Die Post wird täglich aus dem Briefkasten genommen & in eines der 3 Ablagekörbchen gelegt:

  1. Zu erledigen (ggf. auch einen Termin im Kalender notieren)
  2. Zu scannen (nur für diejenigen, die ihre Unterlagen digitalisieren)
  3. Ablage

Die Ablagekörbchen sorgen dafür, dass alles seinen Platz hat & die Dokumente an dem Ort zu finden sind. Dadurch, dass sie dort geparkt werden, muss der Papierkram nicht täglich erledigt werden.

Diese Körbchen müssen nicht täglich aber regelmäßig bearbeitet werden. Bspw. kann das erste Körbchen 1x Woche (nach Bedarf öfter), das zweite & dritte Körbchen 1x Monat oder weniger bearbeitet werden.

Entspannte Grüße & viel Spaß beim Unterlagen sortieren
Nadine

Hinweis: Ich mache keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung. Ich ersetze keinen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Angestellten der Rentenkasse. Alle Angaben ohne Gewähr.

Die Autorin:
Nadine Hirte hat mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Sie weiß, dass eine einfache Grundordnung (auch digital) viel Zeit & Geld spart. Mit einfachen Mitteln lässt sich der Papierkram & die Buchhaltung bewältigen. Das einfache System ist auch immer das Beste!

Bücher:

Danke fürs Teilen!

Ordnung im Papierkram. Unterlagen sortieren und ausmisten. Diese Schritte und 3 Ablagekörbchen helfen dir eine dauerhafte Ordnung im Papierkram zu schaffen.

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