Willkommen im Herbst! Das Jahr neigt sich dem Ende. Die perfekte Zeit, um das Jahr Revue passieren zu lassen, Ordnung in die Unterlagen zu bringen und sich entspannt auf das Jahresende vorzubereiten. Interessanterweise habe ich aktuell mehr Papierkram-Beratungsanfragen. Der Herbst(-urlaub) wird scheinbar für dieses oft lang aufgeschobene Projekt genutzt – „Papierkram aussortieren“.

Der Artikel ist für all diejenigen, die auch Ordnung in den Papierkram bringen wollen – aber ohne Hilfe. Na dann! Los geht’s! Im folgenden Artikel nehme ich dich mit, mit welchen 3 Schritten ich mit meinen Kunden Ordnung in den Papierkram bringe. Das braucht nicht viel, sondern nur folgendes:

  • Zeit (pro Sitzung 2-3h, danach lässt die Energie & Konzentration rapide nach)
  • (Akten-) Ordner oder Hängeregister
  • Locher
  • Ablagekörbchen oder genug freie Fläche
  • Papierkorb (groß ;))

1 – Alles an einen Ort

Zuerst einmal heißt es Überblick verschaffen. Wir bringen alles an einen Ort. Bzw. meine Kunden bringen oftmals vor unserem Termin alles an einen Ort – als Vorbereitung. Und noch öfter sind sie erschlagen von der Masse, die sich über die Zeit angesammelt hat. Es ist nicht leicht der Tatsache ins Auge zu sehen. Aber es ist der erste Schritt in Richtung Ordnung! Übersicht, Klarheit & Struktur sind dann nicht mehr weit entfernt. Denn dann kommt das Wichtigste und für viele das Schwierigste…

2 – Aussortieren

Was kann weg & was soll bzw. muss bleiben. Wir fangen bei dem Thema an, welches am Meisten drückt, das sogenannte Bauchschmerz-Thema. Das soll als erstes gelöst werden, dann ist der schlimmste Brocken weg. (Wenn du dich selbst da nicht rantraust, fange mit etwas Leichtem an. Schaue gerne in meine Liste und meinen Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen. Sicherlich fällt dir dann etwas ins Auge, was weg kann. P.S. Kostenloser LIVE Online-Workshop 30.10.2018 – Informationen weiter unten.)

Nachdem das schwierigste Thema vom Tisch ist, gehen wir Stück für Stück weiter durch die Unterlagen. Das Ziel ist es, nur das aufzubewahren, was wirklich nötig ist. Papierkram wird kompliziert du die Masse an Unterlagen, nicht nur durch die darin steckenden Themen. Daher stellen wir bei jedem Blatt Papier die gleiche Frage: Muss das aufgehoben werden? Ja? Wie lange? Für WEN? WOZU? Im Zweifel schauen wir auf die Liste zu Aufbewahrungsfristen oder kontaktieren den jeweiligen Fachmann zum Thema.

P.S. Mit einem Großteil meiner Kunden schaue ich genauer ins Rentenkonto. Das ist mein Lieblingsthema, wenn es darum geht Papierkram auszusortieren. Mehr dazu in meiner Rentenserie.

Der Papierkorb füllt sich (fast) immer relativ schnell. Beim Aussortieren entdecken wir oft Dinge, die geklärt werden müssen. Ein Anruf da, eine Kündigung hier oder eine Änderung dort. Diese Dinge kommen alle auf einen „to-do-Zettel“ und halten uns nicht vom eigentlich TUN ab. Denn das Ziel ist fest vor Augen: Sortierte Akten…

3 – Sortieren & Routine

Wenn noch kein funktionierendes Ablagesystem vorhanden ist, überlegen wir uns nun eines. Für die Unterlagen, die da sind & für die eingehende Post. Durch das Sortieren haben wir alle Unterlagen gesehen und ein Gefühl dafür was alles da ist. Nun gilt es Kategorien festzulegen. Dabei gibt es kein richtig oder falsch! Es gibt nur Finden oder Suchen – „Wo würdest du als Erstes schauen, wenn du etwas suchst?“ Das ist von Person zu Person unterschiedlich. (Beispiele für Kategorien: Wohnen, Finanzen, Versicherung, Arbeit oder Rechnungen, Verträge, Bank, Arzt etc). 

Genau nach den Kategorien wird dann alles in Ordner (getrennt mit Registern oder Laschen) oder in Hängemappen einsortiert. Und genau nach dem System gestalten wir die Ablagekörbchen für die  eingehende Post. Wenn alles nach den Kategorien vorsortiert ist, ist die Ablage später ein Kinderspiel, oder?

Das soll es sein – ein Kinderspiel. Dieses Vorgehen hat sich bisher immer bewährt. Es erfordert einmalige Fleißarbeit – je nachdem wie viel sich angesammelt hat – wird dann aber ein Leben lang treu begleiten. (Bemerkung: Die Kategorien sind auch die Vorbereitung für die Ablage der digitalen Dokumente.)

Hinweise

Wenn du mehr zum Thema (digitalen) Papierkram erfahren möchtest, komme in meine kostenlosen Online-Workshops. Ich starte im November und spreche jede Woche zum Thema (digitalen) Papierkram und beantworte Fragen. Am 6.11.2018 starte ich mit den Aufbewahrungsfristen. Die Informationen zum Thema/Termin/Ort erhältst du in meiner Community (Facebook-Gruppe) oder in meinem wöchentlichen Newsletter. Dafür kannst du dich unten eintragen. Ich freue mich auf dich!

Es wäre doch gelacht, wenn wir den Papierkram nicht auf ein überschaubares Minimum reduzieren. Frei nach dem Motto „weniger ist mehr“ & das einfach. Bist du dabei?!

Entspannte Grüße
Nadine

Nadine Hirte – Inhaberin der Ordnungsberatung „Entspannte Ordnung“, Moderatorin der gleichnamigen Facebook-Community & Organisatorin verschiedener Online-Veranstaltungen.