Nadine Hirte hilft Ordnung im (digitalen) Papierkram zu schaffen. Sie berät Privatpersonen & Geschäftsleute, schreibt hier auf dem Blog & veröffentlicht wöchentlich den Ordnungspodcast OrdnungHOCHzwei.
Papierkram: Die 10 größten Fehler

Eine kleine oder ich würde fast behaupten große Portion Motivation zum Aufräumen. Wer möchte schon die folgenden Fehler machen & Geld, Zeit, Nerven verlieren. Die folgenden 10 Fehler sehe ich immer wieder. Doch wie machst du es besser? Ich verrate es dir!

Nr. 1 – Ordner im Keller

Es ist zwar schön, wenn die Unterlagen aus dem Blick sind. Gerade für Unternehmer, die ihre Steuerunterlagen 10 Jahre aufbewahren müssen, ist das eine charmante Lösung. Das ganze wird problematisch, wenn der Keller kalt und feucht ist. Das übersteht kein Ordner. Nach ein paar Jahren ist der Effekt der gleiche als wären die Unterlagen entsorgt worden.

In dem Fall sollte über eine Digitalisierung der wichtigsten Unterlagen (bspw. Steuerunterlagen) nachgedacht werden. Ich empfehle hierfür meinen Scanner. Mein Lieblingsscanner, weil er mir vieles erleichtert. Du findest ihn im Bereich Shop dich ordentlich mit all meinen anderen Lieblingsprodukten, wenn es um Papierkram geht.

Nr. 2 – Überall und nirgends

Papierkram nicht an einem Ort aufzubewahren ist der absolute Killer, wenn es darum geht etwas zu finden oder zielgerichtet zu suchen. Es kostet Zeit und Nerven von einer Ecke zur anderen zu flitzen und gar nicht so recht zu wissen, wo etwas ungefähr liegt.

Die Lösung ist hier recht eindeutig. Alles an einem Ort aufbewahren. Damit ist viel gewonnen.

Nr. 3 – Ablegen OHNE es zu „bearbeiten“

Oh ja, wie oft fehlt gerade in dem Moment die Zeit für die Ablage. Nicht schlimm! Aber die Zeit sollte regelmäßig da sein bzw. genommen werden. Ansonsten geraten wichtige Dinge in Vergessenheit, Termine werden verpasst oder oder oder. Und das kann auch viel Geld kosten.

Also, min. 1x pro Woche, spätestens 1x im Monat die Ablage bearbeiten und ablegen.

Nr. 4 – Digitale Rechnungen NICHT prüfen

Hand aufs Herz. Schaust du dir deine Telefonrechnungen in der Online-Plattform beim Telefonanbieter noch einmal genauer an? Schaust du dir die Rechnungen in den E-Mails so an, wie du Rechnungen anschaust, die du aus dem Briefkasten holst? Wenn ja, super! Wenn nicht, dann geht es dir wie – ich würde behaupten – 90% der Bevölkerung. Aber ist das gut?

Behandel digitale Rechnungen wie Papierrechnungen.

Nr. 5 – E-Mails NICHT wie Post behandeln

Ja, nicht nur Rechnungen. Im Prinzip ist jede E-Mail & jede Information in einer Online-Plattform (bspw. der Bank, Shopping-Portal etc.) Post. Es geht schneller die Briefe per E-Mail zu schicken. Weißt du noch? Damals! Als wir die erste E-Mail-Adresse angemeldet haben, das erste Smartphone bekommen haben. Wir haben uns über die Schnelligkeit der Kommunikation gefreut. Wir hätten nie gedacht, dass wir die Post irgendwann nicht mehr lesen, oder?

Behandel deine digitale Post wie die Post aus dem Briefkasten UND schaue alle deine digitalen Briefkästen regelmäßig durch.

Nr. 6 – Gleiche E-Mail/Passwort-Kombination für alle Online-Accounts

Autsch. Fatal. Einmal geknackt und im Darknet offengelegt, wird deine digitale Identität im Internet auf dem goldenen Tablett serviert. Dein Generalschlüssel zu deiner Online-Welt mit deinen Daten – Adresse, Interessen, Käufe, Zahlungsmittel und und und.

Jeder Online-Account benötigt einen eigenen Schlüssel (aka ein eigenes min. 16 Zeichen langes Passwort, welches du am besten in einem Passwort-Manager speicherst.)

Nr. 7 – Verträge laufen lassen

Eigentlich ganz schön, wenn man Verträge einmal abschließt und dann laufen lassen kann. Jedoch spricht einiges dafür Verträge regelmäßig durchzugucken bzw. zu kündigen oder zu aktualisieren. Das ist einer der einfachen Tricks um im Alltag Geld zu sparen.

  1. Telefon-Verträge sollten immer 6 Monate vor Vertragsende gekündigt werden. So bekommst du von der Telefongesellschaft das beste Angebot (als wärst du ein Neukunde). Das hat mir ein Mitarbeiter einmal verraten, als ich 9 Monate Ärger mit der Telefongesellschaft hatte – aber pssst! Mein Tipp dazu. Wenn der Mitarbeiter von der Rückgewinnung dich nach deiner Kündigung anruft, hat er mehrere Optionen, die er anbieten kann. Ruhig ein bisschen zögern und betonen, wie schwer die Entscheidung jetzt fallen würde. ;)
  2. Versicherungsverträge sollten einmal jährlich überprüft werden. Zum einen ob die eigenen Angaben noch stimmen. Zum anderen ändern sich bei den Versicherungen die Angebote und unter Umständen bekommt man bessere Konditionen für geringere Beiträge.
  3. Alle Tipps, um dauerhaft im Alltag Geld zu sparen.

Nr. 8 – Wichtige Online-Dokumente NICHT sichern

Es ist bequem die Online-Dokumente einfach da zu belassen, wo sie sind. Aber mal kurz über 2 Szenarien nachgedacht. Der Anbieter geht Insolvent und verschwindet vom Markt oder du wechselst den Anbieter. Wie kommst du dann an die Dokumente ran? Ich habe bspw. meinen Kreditkartenanbieter gewechselt und keine Kreditkartenabrechnung gesichert. Ich sage dir… schön doof! Einmal und nie wieder!

Sichere alle wichtigen Online-Dokumente. Speichere sie ab & hole sie aus den E-Mails & Online-Accounts. Ja, das ist Arbeit! Aber es ist auch Arbeit den Briefkasten täglich zu öffnen, die Briefe herauszunehmen, zu öffnen & abzulegen.

Nr. 9 – Garantien aus den Augen verlieren

Oh, was meine ich damit? Gleich mehreres! Zum Einen gibt es (kostenlose) Garantieverlängerungen für einige elektronische Geräte, Ikea hat eine sehr lange Garantiezeit (eine gewisse Zeit lang war es sogar LEBENSLANG). Es ist nicht nur wichtig die Fristen zu kennen, sondern auch den Kassenbeleg so lange aufzubewahren. Ansonsten ist ein Umtausch nicht möglich – wäre schade! Finde eine für dich perfekte Lösung um (Gebrauchsanweisungen &) Kassenbelege aufzubewahren.

Nr. 10 – Unterlagen für die Rente aufbewahren

Und das sind nicht gerade wenige Unterlagen. Besser ist es hier, das Rentenkonto zu klären und die Unterlagen dann zu vernichten (für die Mutigen) oder in einen Ordner (mit der Beschriftung Rente) zu verfrachten und aus dem Sichtfeld zu schaffen. Insgesamt sehe ich 5 sehr gute Gründe noch heute dein Rentenkonto zu klären. Es ist ganz einfach und geht ganz fix.

Papierkram: Die 10 größten Fehler

Was ist für dich das größte NO-GO in Sachen Papierkram? Und wie machst du es besser? So organisiere ich meinen Papierkram am liebsten.

Entspannte Grüße & viel Spaß beim Ordnung schaffen
Nadine

Ordnung im Papierkram

Die Autorin:
Nadine Hirte hat mehr als 10 Jahre Prozesse in Finanz-/Controllingabteilungen internationaler Unternehmen optimiert. Seit 2018 berät sie Privatpersonen & Geschäftsleute. Sie ist sich sicher, dass eine solide Grundordnung im Papierkram (auch digital) viel Zeit und Geld spart. Gerade in Krisensituationen gerät der Papierkram oft außer Kontrolle. Mit einem Griff finden was man sucht, verstehen was man hat & wissen wo was hingehört – darum geht es bei der „Entspannten Ordnung… im (digitalen) Papierkram“. 

Ordnung im Papierkram. Wo & wie fange ich an, mache ich es richtig? Was ist das richtige System bzw. Ordnungssystem, was hilft mir bei den Rechnungen, der Zettelwirtschaft, Steuererklärung, Buchhaltung und allem was mit Unterlagen zu tun hat? Wie sortiere, ordne und bewahre ich wichtige Unterlagen auf? 10 Wege wie es nicht geht & Lösungen. #papierkram#ordnung #aufräumen