Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Eine kleine oder ich würde fast behaupten große Portion Motivation zum Aufräumen. Wer möchte schon die folgenden Fehler machen und Geld, Zeit, Nerven verlieren. Fehler, die du besser nicht machen solltest und meine Tipps, wie du es besser machst.
der master-ordner
Deine Ablage braucht ein einfacheres System?
Schluss mit Bergen an Unterlagen und ewiger Sucherei?! Der Master-Ordner sorgt für entspannte Ordnung – für dich und deine Liebsten.
Nr. 1 – Ordner im Keller
Es ist zwar schön, wenn die Unterlagen aus dem Blick sind. Gerade für Unternehmer, die ihre Steuerunterlagen 10 Jahre aufbewahren müssen, ist das eine charmante Lösung. Das ganze wird problematisch, wenn der Keller kalt und feucht ist. Das übersteht kein Ordner. Nach ein paar Jahren ist der Effekt der gleiche, als wären die Unterlagen entsorgt worden.
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MUST-HAVES FÜR Papierkram
Dokumententasche
Alternative zur Klarsichtfolie – mit Druckknopfverschluss
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Ordner verschönern – für Visitenkarten, Pässe,…
4-Fächer-Folien
Hält kleine Dokumente, kein Rutschen in der Folie.
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Stilvolle Ordner aus hochwertigen Materialien.
180° Ordner von Leitz
Leitz-Patent: Ermöglicht beidseitiges Abheften.
Klett-Kabelbinder
Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.
Datenschutzrollstempel
Perfekt für kleinere Einsätze, z.B. auf Paketaufklebern.
In dem Fall sollte über eine Digitalisierung der wichtigsten Unterlagen (bspw. Steuerunterlagen) nachgedacht werden. Ich empfehle hierfür meinen Scanner. Mein Lieblingsscanner, weil er mir vieles erleichtert. Du findest ihn unter Produktempfehlungen im Shop mit all meinen anderen Lieblingsprodukten, wenn es um Papierkram geht.
Nr. 2 – Überall und nirgends
Papierkram nicht an einem Ort aufzubewahren ist der absolute Killer, wenn es darum geht etwas zu finden oder zielgerichtet zu suchen. Es kostet Zeit und Nerven von einer Ecke zur anderen zu flitzen und gar nicht so recht zu wissen, wo etwas ungefähr liegt.
Aber auch, wenn du den Papierkram ablegst, ist es anstrengend, wenn es für Dinge mehrere Orte gibt. Das gilt nicht nur für die Papierform, sondern auch digital. Die Lösung ist hier recht eindeutig. Alles an einem Ort aufbewahren. Damit ist viel gewonnen.
Nr. 3 – Ablegen OHNE es zu „bearbeiten“
Oh ja, wie oft fehlt gerade in dem Moment die Zeit für den Papierkram. Es ist überhaupt nicht schlimm etwas nicht sofort in der Minute zu erledigen! Aber die Zeit sollte regelmäßig da sein bzw. genommen werden. Ansonsten geraten wichtige Dinge in Vergessenheit, Termine werden verpasst oder oder oder. Und das kann auch viel Geld kosten.
Also, min. 1x pro Woche, spätestens 1x im Monat die Ablage bearbeiten und ablegen.
Papierkram-date®
Keine Lust auf Papierkram? Und der Ablagestapel wächst…
Du bist hier, weil sich etwas ändern muss! Wie wäre es mit smarten Jahres-Checklisten? Klare Routinen, wichtige Themen – Monat für Monat entspannt erledigt ✓
Nr. 4 – Digitale Rechnungen NICHT prüfen
Hand aufs Herz. Schaust du dir deine Telefonrechnungen in der Online-Plattform beim Telefonanbieter noch einmal genauer an? Schaust du dir die Rechnungen in den E-Mails so an, wie du Rechnungen anschaust, die du aus dem Briefkasten holst? Wenn ja, super! Wenn nicht, dann geht es dir wie – ich würde behaupten – 90% der Bevölkerung. Aber ist das gut?
Behandel digitale Rechnungen wie Papierrechnungen.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Nr. 5 – E-Mails NICHT wie Post behandeln
Ja, nicht nur Rechnungen. Im Prinzip ist jede E-Mail und jede Information in einer Online-Plattform (bspw. der Bank, Shopping-Portal etc.) Post. Es geht schneller die Briefe per E-Mail zu schicken. Weißt du noch? Damals! Als wir die erste E-Mail-Adresse angemeldet haben, das erste Smartphone bekommen haben. Wir haben uns über die Schnelligkeit der Kommunikation gefreut. Wir hätten nie gedacht, dass wir die Post irgendwann nicht mehr lesen, oder?
Behandel deine digitale Post wie die Post aus dem Briefkasten UND schaue alle deine digitalen Briefkästen regelmäßig durch.
Nr. 6 – Gleiche E-Mail/Passwort-Kombination für alle Online-Accounts
Autsch. Fatal. Einmal geknackt und im Darknet offengelegt, wird deine digitale Identität im Internet auf dem goldenen Tablett serviert. Dein Generalschlüssel zu deiner Online-Welt mit deinen Daten – Adresse, Interessen, Käufe, Zahlungsmittel und und und.
Jeder Online-Account benötigt einen eigenen Schlüssel (aka ein eigenes min. 16 Zeichen langes Passwort, welches du am besten in einem Passwort-Manager speicherst.)
Nr. 7 – Verträge laufen lassen
Eigentlich ganz schön, wenn man Verträge einmal abschließt und dann laufen lassen kann. Jedoch spricht einiges dafür Verträge regelmäßig durchzugucken bzw. zu kündigen oder zu aktualisieren. Das ist einer der einfachen Tricks um im Alltag Geld zu sparen.
- Telefon-Verträge sollten immer 6 Monate vor Vertragsende gekündigt werden. So bekommst du von der Telefongesellschaft das beste Angebot (als wärst du ein Neukunde). Das hat mir ein Mitarbeiter einmal verraten, als ich 9 Monate Ärger mit der Telefongesellschaft hatte – aber pssst! Mein Tipp dazu. Wenn der Mitarbeiter von der Rückgewinnung dich nach deiner Kündigung anruft, hat er mehrere Optionen, die er anbieten kann. Ruhig ein bisschen zögern und betonen, wie schwer die Entscheidung jetzt fallen würde. ;)
- Versicherungsverträge sollten einmal jährlich überprüft werden. Zum einen ob die eigenen Angaben noch stimmen. Zum anderen ändern sich bei den Versicherungen die Angebote und unter Umständen bekommt man bessere Konditionen für geringere Beiträge.
- Alle Tipps, um dauerhaft im Alltag Geld zu sparen.
Nr. 8 – Wichtige Online-Dokumente NICHT sichern
Es ist bequem die Online-Dokumente einfach da zu belassen, wo sie sind. Aber mal kurz über 2 Szenarien nachgedacht. Der Anbieter geht insolvent und verschwindet vom Markt oder du wechselst den Anbieter. Wie kommst du dann an die Dokumente ran? Ich habe bspw. meinen Kreditkartenanbieter gewechselt und keine Kreditkartenabrechnung gesichert. Ich sage dir… schön doof! Einmal und nie wieder!
Sichere alle wichtigen Online-Dokumente. Speichere sie ab und hole sie aus den E-Mails und Online-Accounts. Ja, das ist Arbeit! Aber es ist auch Arbeit den Briefkasten täglich zu öffnen, die Briefe herauszunehmen, zu öffnen und abzulegen.
Nr. 9 – Garantien aus den Augen verlieren
Oh, was meine ich damit? Gleich mehreres! Zum Einen gibt es (kostenlose) Garantieverlängerungen für einige elektronische Geräte, Ikea hat eine sehr lange Garantiezeit (eine gewisse Zeit lang war es sogar LEBENSLANG). Es ist nicht nur wichtig die Fristen zu kennen, sondern auch den Kassenbeleg so lange aufzubewahren. Ansonsten ist ein Umtausch nicht möglich – wäre schade! Finde eine für dich perfekte Lösung um (Gebrauchsanweisungen &) Kassenbelege aufzubewahren.
Nr. 10 – Unterlagen für die Rente aufbewahren
Und das sind nicht gerade wenige Unterlagen. Besser ist es hier, das Rentenkonto zu klären und die Unterlagen dann zu vernichten (für die Mutigen) oder in einen Ordner (mit der Beschriftung Rente) zu verfrachten und aus dem Sichtfeld zu schaffen. Insgesamt sehe ich 5 sehr gute Gründe noch heute dein Rentenkonto zu klären. Und das geht wesentlich einfacher und schneller, als du jetzt vielleicht denkst.
Was ist für dich das größte NO-GO in Sachen Papierkram? Und wie machst du es besser? Konnte ich dir etwas Motivation zum Aufräumen schenken?
Hat dir der Beitrag geholfen? Deine 5-Sterne-Bewertung wäre ein großartiges Dankeschön für mich!
Vielen Dank von 💖,
Nadine
