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Zuletzt akt.: 26/11/2022

Ordnerstruktur richtig aufbauen

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Die grundlegenden Entscheidungen, die du beim Aufbau einer gut funktionierenden Ordnerstruktur treffen und bedenken musst.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Mit einer Ordnerstruktur werden Unterlagen nach Kategorie bzw. Themen organisiert und bekommen somit einen klaren Ablageort. Dasselbe gilt für die digitale Ablage Ordnerstruktur. Das Rad muss hier nicht neu erfunden werden.

Eine eindeutige und einfache Ordnerstruktur ist die Grundlage einer guten Ordnung im Papierkram.

Grundregeln Ordnerstruktur

Für die Organisation von Ordnern gibt es gewisse Grundregeln:

  • Übersichtlichkeit mit klaren Ordnerbezeichnungen und der Unterteilung der Unterlagen in Kategorien / Themen
  • Lieber weniger und dafür gut strukturierte Ordner, als für jedes Thema einen neuen Ordner anzulegen
  • 3-e-Methode: einfach - einheitlich - eindeutig

Was genau hinter den Grundregeln steht, welche Checkliste, Unterlagen und Produkte dabei helfen, hier im Beitrag:

Nach welcher Ordnerstruktur suchst du?

Private Ordnerstruktur

Bei der privaten Ordnerstruktur empfiehlt Entspannte Ordnung max. 12 Kategorien (bspw. Finanzen, Steuern, Wohnen). Die für deine Unterlagen zutreffenden Kategorien sollten einmal festgelegt und notiert werden. 

Ratsam ist hierbei, dass die gesamte Familie dieser Ordnerstruktur folgt, sodass es egal ist, ob man Unterlagen bei sich selber oder bei einem Angehörigen sucht. (Stichwort: Notfall).

# Ordnerstruktur Unternehmen

Genau wie bei der privaten Ordnerstruktur sollte bei Ordnerstruktur fürs Unternehmen die Anzahl der maximalen Kategorien / Themen begrenzt werden. Entspannte Ordnung empfiehlt auch hier (siehe Master-Ordner Business) max. 12 Kategorien.

Auch, wenn die Grundregeln für die Ordnerstruktur gleichbleiben unterscheiden sich die Kategorien / Themen jedoch stark. Statt der persönlichen Themen stehen hier die unternehmerischen Themen (bspw. Recht, Marketing, Finanzen) im Vordergrund.

 

# Ordnerstruktur Projekte

Wie auch bei den andere Ordnerstruktur gelten hier die Grundregeln. Jedoch auch hier werden die Themen / Kategorien sich von der privaten Ordnerstruktur und der für Unternehmen unterscheiden.

Bei Projekten ist es ratsam sich einmal eine Ordnerstruktur aufzubauen und diese für jedes Projekt wiederzuverwenden. Somit wird es egal für welches Projekt man Unterlagen raussuchen muss, denn die Strukturen sind identisch.

# E-Mail-Postfach Ordnerstruktur

Anders als bei den Ordnerstrukturen für Unterlagen empfiehlt Entspannte Ordnung bei E-Mails eine sehr reduzierte Ordnerstruktur zu nutzen.

E-Mails sind digitale Briefe. Der Posteingang entspricht dem Briefkasten am Haus. E-Mails sollten gelesen (= Brief öffnen), bearbeitet und abgelegt (=Unterlagen ablegen) werden.

Ein E-Mail-Postfach ist kein Ort, um Dokumente / wichtige Unterlagen zu ordnen bzw. zu organisieren. E-Mails sind ein Kommunikationsweg.

 

Möchtest du beim Aufbau deiner Ordnerstruktur unterstützt werden? Dann kann der Master-Ordner interessant sein. Ich freue mich dich begrüßen und unterstützen zu dürfen.

Viele liebe Grüße
Deine Nadine

  Über 

Hi, Ich bin Nadine

2017 habe ich Entspannte Ordnung gegründet - mit dem Ziel Liebe und Leichtigkeit in den Papierkram zu bringen. Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann.

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. Mehr zu meiner Geschichte hier.

Postfach läuft über, Unterlagen stapeln sich, dir fehlt ein System und die Routine?

Bei Entspannte Ordnung findest du alles, um deinen Papierkram mit Liebe und Leichtigkeit zu erledigen.

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