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Zuletzt akt.: 30/12/2022

Ordnerstruktur richtig aufbauen

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Die grundlegenden Entscheidungen, die du beim Aufbau einer gut funktionierenden Ordnerstruktur treffen und bedenken musst.

Mit einer Ordnerstruktur werden Unterlagen nach Kategorie bzw. Themen organisiert und bekommen somit einen klaren Ablageort. Dasselbe gilt für die digitale Ablage Ordnerstruktur. Das Rad muss hier nicht neu erfunden werden.

Eine eindeutige und einfache Ordnerstruktur ist die Grundlage einer guten Ordnung im Papierkram.

Grundregeln Ordnerstruktur

Für die Organisation von Ordnern gibt es gewisse Grundregeln:

  • Übersichtlichkeit mit klaren Ordnerbezeichnungen und der Unterteilung der Unterlagen in Kategorien / Themen
  • Lieber weniger und dafür gut strukturierte Ordner, als für jedes Thema einen neuen Ordner anzulegen
  • 3-e-Methode: einfach - einheitlich - eindeutig

Was genau hinter den Grundregeln steht, welche Checkliste, Unterlagen und Produkte dabei helfen, hier im Beitrag:

Nach welcher Ordnerstruktur suchst du?

Private Ordnerstruktur

Bei der privaten Ordnerstruktur empfiehlt Entspannte Ordnung max. 12 Kategorien (bspw. Finanzen, Steuern, Wohnen). Die für deine Unterlagen zutreffenden Kategorien sollten einmal festgelegt und notiert werden. 

Ratsam ist hierbei, dass die gesamte Familie dieser Ordnerstruktur folgt, sodass es egal ist, ob man Unterlagen bei sich selber oder bei einem Angehörigen sucht. (Stichwort: Notfall).

# Ordnerstruktur Unternehmen

Genau wie bei der privaten Ordnerstruktur sollte bei Ordnerstruktur fürs Unternehmen die Anzahl der maximalen Kategorien / Themen begrenzt werden. Entspannte Ordnung empfiehlt auch hier (siehe Master-Ordner Business) max. 12 Kategorien.

Auch, wenn die Grundregeln für die Ordnerstruktur gleichbleiben unterscheiden sich die Kategorien / Themen jedoch stark. Statt der persönlichen Themen stehen hier die unternehmerischen Themen (bspw. Recht, Marketing, Finanzen) im Vordergrund.

 

# Ordnerstruktur Projekte

Wie auch bei den andere Ordnerstruktur gelten hier die Grundregeln. Jedoch auch hier werden die Themen / Kategorien sich von der privaten Ordnerstruktur und der für Unternehmen unterscheiden.

Bei Projekten ist es ratsam sich einmal eine Ordnerstruktur aufzubauen und diese für jedes Projekt wiederzuverwenden. Somit wird es egal für welches Projekt man Unterlagen raussuchen muss, denn die Strukturen sind identisch.

# E-Mail-Postfach Ordnerstruktur

Anders als bei den Ordnerstrukturen für Unterlagen empfiehlt Entspannte Ordnung bei E-Mails eine sehr reduzierte Ordnerstruktur zu nutzen.

E-Mails sind digitale Briefe. Der Posteingang entspricht dem Briefkasten am Haus. E-Mails sollten gelesen (= Brief öffnen), bearbeitet und abgelegt (=Unterlagen ablegen) werden.

Ein E-Mail-Postfach ist kein Ort, um Dokumente / wichtige Unterlagen zu ordnen bzw. zu organisieren. E-Mails sind ein Kommunikationsweg.

 

Möchtest du beim Aufbau deiner Ordnerstruktur unterstützt werden? Dann kann der Master-Ordner interessant sein. Ich freue mich dich begrüßen und unterstützen zu dürfen.

Viele liebe Grüße
Deine Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

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Hot oder Schrott? Was meinst du? 🤔

🎉Der klammerlose Tacker heftet bis zu 10 Blätter indem eine Schlaufe gestanzt wird.

👏Gut, wenn man eine Alternative zu herkömmlichen Tackern sucht. ☝️Jedoch sollte man gut überlegen was man damit tackert, weil die Unterlagen danach ein Loch haben.

Von Herzen

Eure Nadine
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#ordnungimpapierkram #papierkram #unterlagen #organisiert #ordnungsliebe #papierkramliebe #dokumente #tacker #klammerloserhefter
3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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