Über die Autorin
Nadine von Entspannte Ordnung
Nadine ist die Gründerin von Entspannte Ordnung und hilft, den Papierkram und das Büro zu optimieren – mit einfachen, umsetzbaren Lösungen für mehr Übersicht und Zeit für die wichtigen Dinge.
Auf www.entspannteordnung.de teilt Nadine praxisnahe Tipps und zeigt, wie man Büro und Papierkram stressfrei organisiert. Ihr Motto: Ordnung muss nicht perfekt sein, sondern den Alltag entspannt und schön machen.
Technik wird zum Zeitfresser! Und zwar genau die Technik, mit der wir alles schneller erledigen wollten und damit Zeit sparen. Nun heißt es digital aufräumen – aber so richtig.
Was dich nicht glücklich macht, kann weg... bzw. was deine Sicherheit gefährdet und dir Zeit frisst, sollte überdacht werden!
Nadine Hirte
der master-ordner
Deine Ablage braucht ein einfacheres System?
Schluss mit Bergen an Unterlagen und ewiger Sucherei?! Der Master-Ordner sorgt für entspannte Ordnung – für dich und deine Liebsten.
1 – Meistgenutzte Technik (Lieblingsgeräte)
Je weniger du besitzt, desto mehr Zeit wirst du haben dich um deine Technik angemessen zu kümmern.
Jedes technische Gerät muss gewartet werden bzw. braucht Aktualisierungen und regelmäßige (digitale) Reinigungen. Nur mit der aktuellsten Software können Anbieter das reibungslose Funktionieren sicherstellen. Ohne Aktualisierungen und Reinigen kann die Technik langsam werden.
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Leitz-Patent: Ermöglicht beidseitiges Abheften.
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Wiederverwendbar und einfach zu nutzen.
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Ungenutzte Technik, die nur rumliegt, kann verkauft werden. Auch Technik, die nur hin und wieder genutzt wird, kann verkauft werden. Hinweis: Technik kann über Plattformen wie rebuy, wirkaufens, ebay Kleinanzeigen etc. verkauft werden. Es ist wichtig, dass du vorher deine persönlichen Daten löschst und dein Gerät somit auf Werkseinstellungen zurücksetzt. Im Zweifel im Computerladen deines Vertrauens nachfragen, ob sie deine Geräte auf „0“ zurücksetzen. Das Gleiche gilt, falls du die Geräte wegwerfen willst. Vorher unbedingt Daten löschen!
2 – Ausmisten (Accounts – Apps – Software)
Jede App/Software/Account sammelt deine Daten und braucht ein eigenes sicheres Kennwort.
Bei wie vielen Plattformen bist du im Internet angemeldet? Plattformen, wo du dich mit einem Benutzernamen und Passwort anmeldest. (bspw. Amazon, Zalando, E-Mail, Apothekenseiten)
Hast du einen Überblick? Falls nicht, empfehle ich dir, dir einen Passwort-Manager zuzulegen. Ein Passwort-Manager ist – für mich – der Schlüsselbund der digitalen Zeit. Bei jeder Plattform solltest du ein eigenes Passwort haben. In der Regel haben wir 50+ Zugänge und damit Kennwörter. Es wird unumgänglich sich ein Hilfsmittel wie einen Passwort-Manager zuzulegen.
Passwort-Manager sind der Schlüsselbund der digitalen Zeit.
Nadine Hirte
Gehe deine Liste durch und melde dich von allen Accounts ab, die du nicht mehr nutzt. Warum finde ich das so wichtig? Bei jedem Account hast du deine Daten hinterlegt. Name/E-Mail/Geburtstag und andere Informationen. Nicht selten werden Daten gestohlen. Ob deine E-Mail-Adresse bei einem Datendiebstahl dabei gewesen ist, kannst du bei haveibeenpwned.com prüfen.
Wusstest du, dass wir online und vor Ort unterstützen? Wir bieten Beratungen, Kurse, Vorlagen und vieles mehr an, um dir bei deinem Papierkram zu helfen. Mehr dazu findest du ganz unten.
Dasselbe gilt für Software auf deinem PC. Lösche was du nicht mehr nutzt.
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3 – Informationsflut auf Wohlfühllevel
Dieser Punkt ist nur für dich, wenn du dich manchmal oder immer öfter von der Flut an digitalen Nachrichten und Informationen überfordert fühlst.
Der digitale Briefkasten bzw. die digitalen Briefkästen sollten wie der Briefkasten am Haus regelmäßig geleert werden. Der Unterschied ist, dass es im digitalen Leben sehr viele Briefkästen gibt. Angefangen von E-Mails über SMS/WhatsApp bis hin zu Facebook und andere Plattformen. Wenn du nicht mehr hinterher kommst alle deine „Post“ zu lesen und zu bearbeiten, hilft nur reduzieren. Bspw. hier…
- E-Mails: Postfach aufräumen und bspw. Newsletter abbestellen (Tipp: mit der Suchfunktion im E-Mail-Programm nach „abmelden“, „abbestellen“ etc. suchen – so findest du alle Newsletter)
- Social Media: Was macht dich noch glücklich? Welche Informationen liest du wirklich gerne und von wem liest du gerne Neues. (Tipp: Bei Facebook gibt es die Möglichkeit Freunde nicht zu abonnieren, bei anderen Plattformen wie bspw. Instagram gibt es ähnliches) – Auch interessant: Meine Dopamin-Detox-Erfahrung: Warum sie so gut tut
Gestalte deine digitale Welt, so wie es dir gefällt.
P.S. Ich habe Ende 2017 WhatsApp gelöscht. Und ganz ehrlich – ich habe es keinen Tag vermisst!
4 – Digitale Rumpelecken aufräumen
Desktop/Schreibtisch, Download-Ordner. Wie sehen die Orte aus?
Jeder hat eine digitale Rumpelecke. Die gehört regelmäßig aussortiert. Das heißt,
- alles was nicht mehr benötigt wird löschen (und am Ende auch den Papierkorb löschen).
- alles was wichtig ist bzw. aufbewahrt werden soll in den entsprechenden Ordner speichern.
Wer sich vorab eine Ordnerstruktur überlegt, wird weniger Zeit mit Suchen verbringen. Im Master-Ordner nutze ich meine bewährte 12er Ordnerstruktur.
5 – Speichermedien begutachten
Wusstest du, dass Speichermedien nur eine Haltbarkeit von wenigen Jahren haben?
Die kürzeste Haltbarkeit haben USB-Stick mit 2,5 Jahre, die längste Festplatten mit 10 Jahren. Und wie schnell vergehen 10 Jahre?! Ich empfehle alle wichtigen Unterlagen, Daten, Fotos an einem Ort aufzubewahren. Das erleichtert nicht nur die Suche nach Informationen, sondern auch die Sicherung. Denn auch wenn du alle Daten an einem Ort hast, musst du sie dennoch sichern.
Wie gesagt, irgendwann geht jedes Speichermedium kaputt. Experten empfehlen 2 Sicherungen deiner Daten vorzunehmen. Und 1 dieser Sicherungen an einem anderen Ort aufzubewahren. So schützt du dich vor einem Technikausfall aber auch vor Diebstahl, Brand etc. Während ich ein großer Fan von einer Cloud-Lösung und Sicherung auf einer Festplatte bin, bevorzugen andere die Sicherung mit mehreren Festplatten.
Mehr dazu: Der Master-Ordner Kurs
Putzen
Die Technik sollte natürlich – je nach Benutzung – sehr regelmäßig gereinigt werden. Gerade das Smartphone, die Tastatur, Touchscreens etc. werden sooft angefasst, dass…
Hier ist bspw. ein Bildschirm-/Tastatur-/Allesreiniger für deine Technik (#VerdientProvisionen):
Alle Geräte müssen gepflegt werden. Äußerlich und auch „innerlich“. Deshalb ist es eine große Erleichterung nur das zu besitzen, was dich wirklich glücklich macht und was du regelmäßig nutzt.
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Vielen Dank von 💖,
Nadine
