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Welche 4 Fragen dir beim Aussortieren deiner Unterlagen helfen – erklärt anhand der meistgefragten Fristen

Autorin: Nadine Hirte

Hinweis: Ich ersetze keine rechtliche Beratung - alle Angaben ohne Gewähr. Mein Ziel ist es, scheinbar komplexe Dinge einfach zu erklären, sodass du das nötige Grundwissen hast, um mit der Rentenkasse, Krankenkasse, dem Versicherungsmakler etc. auf Augenhöhe zu sprechen.

Lesezeit:  Min.

Im Folgenden findest du nicht nur die „Aufbewahrungsfristen privat“ – Tabelle zum Download am Ende – , sondern auch eine Anleitung, wie du für jedes Dokument selbst entscheiden kannst, ob & wie lange du es aufbewahren solltest. Erklärt anhand der meistgefragten Fristen.

Aufbewahrungsfristen privat Tabelle & die wichtigsten ABF von A-Z

Folgende Fragen stelle ich mir bei jedem Dokument:
❓Warum habe ich das Dokument erhalten? [WARUM]
❓Für wen hebe ich das auf? [FÜR WEN]
❓Wozu könnte ich das noch einmal brauchen? [WOZU]
❓Ist es ein Nachweis für irgendetwas/irgendwen? [NACHWEIS]

Mithilfe dieser Fragen leite ich dich durch die meistgefragten Fristen. Es ist eine beispielhafte Anleitung. Einige Fragen werden dich zu denselben Antworten führen. Ich empfehle dir die jeweiligen Fragen für dich selbst zu beantworten & im Zweifel einen Experten hinzuzuziehen.

Arztunterlagen (bspw. Röntgenaufnahmen)

WARUM? Als Dokumentation deines Gesundheitszustands.
FÜR WEN? Für dich & ggf. für deinen Hausarzt.
WOZU AUFBEWAHREN? Ich würde es aufbewahren, um nachzuvollziehen, wegen was ich schon alles untersucht worden bin. Es gerät schnell in Vergessenheit.

Du könntest den Facharzt, Hausarzt, Krankenkasse & Co. fragen, ob du es aufbewahren musst & dort auch nachfragen, wenn du es nicht mehr hast.

Lohn-/Gehalts-/Entgeltabrechnung

WARUM? Arbeitgeber sind verpflichtet dir die Aufschlüsselung deines Gehalts (Brutto, Abzüge, Zuschläge, Netto, etc.) schriftlich auszuhändigen.
FÜR WEN? Es ist ein Einkommensnachweis für bspw. die Steuer, Kredite, Wohnungssuche u.a.

WAS TUN? Prüfen!

  • Kommt der Nettobetrag auf meinem Konto an
  • Stimmt das Bruttogehalt, Zuschläge, Abschläge, etc.
  • Stimmen die generellen Angaben: Kinder, Kirchensteuer, etc.
  • Sind die Urlaubstage richtig erfasst
  • usw.

Ein genauer Blick lohnt sich hier. Am Jahresende bekommst du die Lohnsteuerbescheinigung. Das ist die Zusammenfassung deiner monatlichen Entgeltbescheinigungen des Jahres. Hast du das mal zusammengerechnet – stimmt die Summe?

WOZU AUFBEWAHREN? Solange du es für eines der o.g. Dinge noch brauchst. Steuererklärung erstellen, Prüfung der eingezahlten Beiträge im Rentenkonto, Anträge, etc.

Im Zweifel die Personalabteilung oder den Steuerberater fragen, auch wenn dir Unterlagen fehlen.

Kontoauszüge

WARUM? Die Bank ist verpflichtet dir die Buchungen auf deinem Konto zukommen zu lassen.
FÜR WEN? Um im Zweifel Zahlungen nachzuweisen. Wie viele Jahre können Dritte an dich herantreten & Zahlungen in Frage stellen? Es wird eine Aufbewahrungszeit von 2-3 Jahren empfohlen – ich würde sogar eine längere Zeit empfehlen.
HINWEIS: Wenn du digitale Kontoauszüge bekommst, speichere sie regelmäßig ab & sichere sie. So hast du sie ein Leben lang. Das abspeichern ist wichtig, weil die Bank die Kontoauszüge nur für eine gewisse Anzahl an Monaten vorhält (die Dauer ist von Bank zu Bank unterschiedlich).

Bei der Bank kannst du fehlende Kontoauszüge gegen eine Gebühr anfragen & auch die empfohlenen Aufbewahrungsfristen erfragen.

Rechnungen

WARUM? Sie dienen als Nachweis deines Einkaufs.
WOZU? Es kommt darauf an.

  • Solange du einen Garantieanspruch hast (Gebrauchsanweisungen & Kassenzettel aufbewahren)
  • Handwerkerrechnungen 5 Jahre, Stichwort: Schwarzarbeit
  • Rechnungen, die du bei der Steuer einreichst: solange, bis die Steuer „durch“ ist
  • Rechnungen, die du „nur“ als Nachweis für eine empfangene Leistung erhältst & die nicht bei der Steuer eingereicht werden & für nichts anderes benötigt werden, müssen auf Richtigkeit geprüft & bezahlt werden. Das wars. Beispielsweise Strom, Telefon, Gas, etc.
  • Beispiel: Du kaufst Pflanzen für deinen Garten. Bei der Steuer reichst du das nicht ein. Die Pflanzen haben dir im Sommer viel Freude bereitet. Ende der Geschichte. Wozu solltest du die Rechnung aufbewahren?

Retourenscheine

WARUM? Sie dienen als Nachweis deiner Retourensendung.
AUFBEWAHREN? Solange, bis die Retoure bestätigt bzw. das Geld auf deine Konto zurücküberwiesen wurde (wenn du vorab bezahlt hast). Danach ist der Vorgang abgeschlossen & aus meiner Sicht besteht keine Notwendigkeit, den Schein weiterhin aufzubewahren.

Kinder bei den Großeltern

Wir hatten es nebenbei versucht und es hat nicht geklappt. Jetzt haben wir die Kinder ein paar Tage abgegeben und konnten dann den Boden für all die Papierstapel nutzen.

Instagram-Nutzer , Der Master-Ordner

Froh, dass ich dich gefunden habe

Bin sehr froh, dass ich dich gefunden habe. Tolles System und ohne System geht man das nicht an bzw. man traut sich nicht ran!

Elisabeth , Der Master-Ordner

Gutes Konzept

Mir gefällt das Konzept sehr gut und ich bin wahnsinnig dankbar aber auch froh, wenn ich mit dem Kram durch bin.

Elena , Der Master-Ordner

Steuerbescheid & -unterlagen

WARUM? Der Steuerbescheid folgt der Steuererklärung & weist deine Steuerzahlung bzw. Steuererstattung aus.
WOZU? Die in der Steuererklärung angegebenen Beträge müssen mit entsprechenden Unterlagen (Steuerunterlagen) nachgewiesen werden können. Der letzte Steuerbescheid kann für verschiedenste Sachen als Einkommensnachweis dienen. Gerade auch für Selbständige.
WIE LANGE AUFEWAHREN?
Daher sollte der letzte Bescheid immer als Einkommensnachweis im Original aufbewahrt werden.
Außerdem steht auf dem Bescheid ein Passus, ob der Bescheid endgültig oder vorläufig ist. Wenn Letzteres der Fall ist oder du Einspruch einlegen willst, sollte der Bescheid & die Originalbelege (Steuerunterlagen) aufbewahrt werden, bis der Fall geklärt ist.

Seitdem ich selbständig bin, bewahre ich jeden Steuerbescheid & die originalen Papierbelege in Papierform auf. Zusätzlich ist alles digitalisiert & liegt mit den anderen digitalen Dokumenten nach Jahren ab.

Versicherungsunterlagen

WOZU? Als Nachweis über den Versicherungsschutz & die dahinter stehenden Bedingungen.
WIE LANGE? Solange die Versicherung AKTIV ist bzw. solange du aus der Versicherung Ansprüche haben könntest. Bspw. KFZ-Versicherung. Der Wechsel erweist sich hier oftmals als schwierig, wenn es um die Übernahme des SFR (Schadenfreiheitsrabatts) geht. Da ist es gut die letzte Rechnung mit dem aktuellen SFR-Anspruch & die Police zu haben.

Im Zweifel bzw. bei Fragen oder fehlenden Dokumenten die Versicherung oder den Versicherungs-/Finanzmakler fragen.


Generell empfehle ich alle Unterlagen zu digitalisieren & im digitalen Master-Ordner abzuspeichern. In Papierform wird dann nur das aufbewahrt was wirklich in Papier aufbewahrt werden muss. Bevor du dich jedoch ans digitalisieren machst, lohnt es sich auszusortieren, um den Berg an zu scannenden Dokumenten zu reduzieren.

Möchtest du dir die Checkliste mit den 4 Aufbewahrungsfristen herunterladen & ausdrucken? Diese ist im Master-Ordner Starter-Paket enthalten:

Alles Liebe
Deine Nadine

Welche 4 Fragen dir beim Aussortieren deiner Unterlagen helfen - erklärt anhand der meistgefragten Fristen
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