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Zuletzt akt.: 14/03/2023

Ordnung im Papierkram – 10 WOW-Projekte

Lesezeit: weniger als 3 Min.

Von: Nadine Hirte

Nadine bringt seit 2017 Liebe und Leichtigkeit in unbeliebte Papierkram-Themen. Hinweis: Blog-Beiträge ersetzen keine rechtliche Beratung.

Papierkram ist nicht mehr nur Papierkram in Papierform. Immer mehr Unterlagen erreichen uns digital. Daher findest du im folgenden 10 Projekte, die beides beachten.

Wir schaffen in 30 Minuten störungsfreier Zeit mehr als wir denken.

1 – Unterlagen aussortieren

WOW-Effekt: Mehr Platz & Überblick

Über die Jahre sammeln sich viele Unterlagen an. Gerade, wenn nicht regelmäßig aussortiert wird, schlummern in Ordnern Unterlagen, die nie wieder benötigt werden und Ordner überquellen lassen. Aufgrund der Masse wird es schwieriger den Überblick und wichtige Unterlagen im Blick zu behalten.

Was spricht dagegen sich einfach mal einen Ordner zu schnappen, durchzublättern und offensichtlich überflüssige Unterlagen zu vernichten? Helfen kann dabei die Liste mit den Aufbewahrungsfristen zum Herunterladen und Ausdrucken.

2 – Rentenkonto klären

WOW-Effekt: Fehlende Unterlagen schon heute nachgereicht & mehr Klarheit.

Dieser Punkt gilt für jeden gesetzlich Rentenversicherten – unabhängig vom Alter. Jedes Rentenkonto weist Lücken auf. Diese entstehen v.a. in jungen Jahren. Um die Lücken zu füllen, braucht es die Nachweise / Unterlagen, was in dieser Zeit gewesen ist. Diese sind heute sicherlich eher zur Hand als in 10, 20 oder 30 Jahren.

Wie du dein Rentenkonto klären kannst und wie das online sehr einfach funktioniert, erfährst du im Beitrag: So klärst & prüfst du dein Rentenkonto

3 – E-Mails aufräumen

WOW-Effekt: E-Mails ohne Stress erledigen & nichts mehr übersehen.

Immer mehr Papierkram erreicht uns digital. In der Regel bekommen wir ihn digital per Mail oder einen Hinweis per Mail, dass Dokument xyz in der Online-Plattform verfügbar ist und heruntergeladen werden kann. Da unser E-Mail-Postfach unser digitaler Briefkasten ist, sollte dieser genauso routiniert und selbstverständlich bearbeitet und gesichtet werden wie der Briefkasten am Haus.

Falls dein Mail-Postfach überläuft und du erst einmal einen Startpunkt benötigst, könnte dir dieser Artikel weiterhelfen: Schnelle Hilfe, wenn dein E-Mail-Postfach voll ist

4 – Steuer erledigen / vorbereiten

WOW-Effekt: Die Erkenntnis, dass die Steuer für dich ist & gar nicht so schlimm.

Die Steuer ist für dich, sage ich sehr gern. Das gilt vor allem für Angestellte, da der Arbeitgeber über das Jahr die Steuer (in Form von Lohnsteuer) an das Finanzamt vorauszahlt. Und das ist oftmals mehr als nötig. Daher lohnt es sich die Zeit zu investieren und wie ein Papierkram-Fuchs das meiste aus der Steuer herauszuholen.

Außerdem reichen die meisten von uns jedes Jahr dasselbe beim Finanzamt ein. Um nicht jährlich neu alles zusammenzusuchen, sollten die Unterlagen gleich separat gesammelt werden. Um nichts zu vergessen, kann die Steuer-Checkliste von ©Entspannte Ordnung zum Herunterladen und Ausdrucken helfen. Ergänzend kann das Spotlight-Modul „Steuer organisieren“ interessant sein, um die bestmögliche Steuerzahlung (-erstattung) rauszubekommen und das Thema besser zu verstehen.

5 – Master-Ordner für Papierkram

WOW-Effekt: Alle Unterlagen klar strukturiert & leicht verständlich – digital + analog.

Hast du einen zentralen Ordner für deinen Papierkram? Ein Ordner, der die klare Struktur vorgibt und in dem sich im Notfall auch ein Dritter zurechtfindet. Hast du den Überblick über deine Papierkram-Dokumentation? Dieser ist empfehlenswert. Fange einfach an. Helfen kann dir dabei die kostenlose E-Mail-Serie „Papierkram mit Liebe & Leichtigkeit“.

Das Ordnungssystem von © Entspannte Ordnung ist der Master-Ordner. Das System ist für jedermann, egal ob jung oder alt, Single oder Familie geeignet. Es benötigt keine weitere Technik – außer einen PC für den digitalen Master-Ordner. Beim Master-Ordner geht es darum eine einheitliche und dauerhafte Struktur zu entwickeln, die den technischen Fortschritt überdauert. Mehr zum Master-Ordner.

6 – Passwörter organisieren

WOW-Effekt: Digital sicher und zeitgemäß unterwegs.

Wie schon angesprochen wird der Papierkram digital. Die Schlüssel für unser digitales Leben bzw. unsere Online-Zugänge sind Passwörter. Jeder Online-Zugang sollte ein eigenes Passwort bekommen, sodass bei einem Diebstahl des Passwortes nicht der „digitale Generalschlüssel“ gestohlen wird. Wer außerdem viel Zeit verliert, weil er immer wieder ein neues Passwort anfragen oder erstellen muss, sollte sich sogenannte Passwort-Manager anschauen.

Mehr zum Thema findest du hier: Was sind sichere Passwörter & der Tipps sich diese zu merken

7 – Technik aussortieren

WOW-Effekt: Nur das besitzen was du braucht & das auch pflegen.

Jedes technische Gerät muss gepflegt werden. Dabei geht es mir vor allem um die Pflege der Software, sodass das Gerät dauerhaft gut funktioniert und die Daten geschützt sind. Daher lohnt es sich regelmäßig zu schauen welche Geräte sind da, wie kommunizieren diese miteinander und mit dem Internet, sind die noch aktuell und werden sie gebraucht.

Alles was nicht mehr genutzt wird, kann bspw. verkauft werden. Aber Achtung! Vorher die persönlichen und vertraulichen Daten löschen.

8 – Finanzübersicht erstellen

WOW-Effekt: Finanzen im Blick & eine praktische Alternative zum Haushaltsbuch.

Eine Finanzübersicht kann ganz einfach sein. Bspw. eine einfache Liste mit Ausgaben nach Kategorien und der Angabe was monatlich an Geld reinkommt. Diese Liste schafft einen ersten guten Überblick, wie viel übrig bleiben müsste. Außerdem gibt sie die Möglichkeit zu schauen, wo Ausgaben / Verträge optimiert werden könnten.

Die Liste von © Entspannte Ordnung kannst du dir hier herunterladen: Finanzübersicht – eine kostenlose Vorlage

9 – Lose Zettel organisieren

WOW-Effekt: Das Zettelchaos bekommt System & Sinn.

Sammeln sich auch bei dir schnell unheimlich viele Zettel mit Notizen an? Analog kann man die Zettel nach Themen in Ordnungsmappen oder einer Hängeregister-Box organisieren. Digital können entsprechende Software-Produkte wie OneNote oder Evernote verwendet werden. OneNote ist im MS Office Paket enthalten und ist recht einfach zu bedienen.

Mehr zu OneNote: OneNote – das digitale Notizbuch – einfach wie nie

10 – PC aufräumen

WOW-Effekt: Schneller PC & schnelles Finden der gesuchten Unterlagen/Software.

Aufgrund unseres digitalen Lebensstils gehört die regelmäßige PC-Reinigung aber auch die der anderen technischen Geräte zum Leben dazu (genau wie der Hausputz). Daher sollten Dateien an ihrem vorgesehenen Platz abgespeichert werden, unnötige Dateien gelöscht, der Download-Ordner und Papierkorb regelmäßig geleert und auf die Aktualisierung der kompletten Software geachtet werden.

Mehr dazu gibt es im Master-Ordner, wo wir uns im Teil 2 um die digitale Grundordnung kümmern, sodass auch der digitale Papierkram zukünftig ganz selbstverständlich digital seinen Platz im Ordner findet.

Alles Liebe & entspannte Grüße
Deine Nadine

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Über uns

Ich bin Nadine und habe 2017 Entspannte Ordnung gegründet, um Menschen bei Ihrer Ordnung im Papierkram zu unterstützen. ❤️

Aus persönlicher Erfahrung weiß ich wie Papierkram schleichend im Chaos versinken kann. 😩

Und aus persönlicher Erfahrung weiß ich auch wie wichtig es ist Ordnung in den Unterlagen zu haben. Gerade in Krisenzeiten. 🙏

So kannst du dich mit uns verbinden:  

💖 Beliebte Produkte

Verkaufsbox Papierkram-Date (Jahres-Checklisten)
Verkaufsbox Der Master-Ordner
Verkaufsbox E-Mail-Organisation

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3 Ordner Must-Haves, die die Ablage leichter und schöner machen:

⭐ Innentaschen für wichtige Dokumente wie Ausweise, Listen (bspw. Aufbewahrungsfristen) und einen Stift
⭐ 180° Mechanik (von Leitz) zum beidseitigen Abheften
⭐ Gummiband zum Verschließen, sodass der Ordner gut transportiert werden kann

In den nächsten Tagen zeige ich euch noch, wie ihr eure Ordner aufhübschen könnt, wenn ihr keine neuen Ordner kaufen wollt oder andere Ordner habt.

Meine Liste mit den Aufbewahrungsfristen habe ich anfangs immer in der Innenseite vom Master-Ordner abgelegt. Die Notfall-Liste auf der Innenseite hinten. (beide Listen könnt ihr euch kostenlos unter 👉www.entspannteordnung.de/kostenlos👈herunterladen)

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @leitz_de (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

💖 Folge @nadine.entspannteordnung für mehr Ordnung im Papierkram
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Alles in 2 Ordner? Ja. 😊 Und zwar so:

Erstmal ist alles in den Müll gewandert, was nicht aufbewahrt werden musste (bspw. Angebote, Anschreiben). Unterlagen wurden aus den Klarsichtfolien genommen und abgeheftet. Es sei denn, die Klarsichtfolie wäre wichtig / besser / passend.

Rausgekommen sind:
⭐Der Master-Ordner gibt die Struktur vor und enthält alle laufenden Themen. Nicht alles hat hier in den Ordner gepasst. ⭐Im Archiv-Ordner sind alte Unterlagen ""archiviert"", die noch aufgehoben werden sollten bzw. wollen.

Übrigens sind gerade die Türen zum Master-Ordner-Kurs geöffnet. Nur für kurze Zeit. Vielleicht sehen wir uns ja da und machen deinen Papierkram hübsch?! 😍

Von Herzen
Eure Nadine
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📹 Ordner von @roessler_papier (unbezahlte, unbeauftragte Werbung) [Die Produkte findet ihr unter www.entspannteordnung.de/empfehlungen]

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Welcher Ordner darf es sein? 😍 Soll er einfach nur gut aussehen, sehr stabil sein oder besondere Funktionen haben?

Schön hängt davon ab
⭐ für was du den Ordner nutzt, 
⭐ wie oft du ihn benutzt und 
⭐ wo er stehen soll (sichtbar oder hinter verschlossenen Türen).

In den nächsten Tagen mehr zu besonderen Funktionen und Auswahlkriterien.

Auf was achtest du beim Ordnerkauf?

Von Herzen
Eure Nadine
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Bessere Alternativen, um Dokumente zusammenzuhalten oder zu unterteilen:

⭐️ Register (für Oberkategorien) und Trennstreifen (für Unterthemen). Trennstreifen aus Pappe können noch fix mit Notizen versehen werden, um wichtiges im Überblick zu behalten oder nicht zu vergessen. 

⭐️ Aktendullis / Heftstreifen, ggf. aus Pappe, dann kann auch dort einfach eine kurze Notiz gemacht werden, um was es geht.

Beide ⭐️ sorgen für eine Unterteilung aber blockieren nicht das Durchblättern. 

💖☝️ Klarsichtfolien sind ideal zum Sammeln, Transport oder Schutz von Dokumenten. 

🙈😬 Gerade, wenn du Papierkram sortierst und sichten willst, halten Unterlagen in Klarsichtfolien extrem auf, weil erstmal alles rausgenommen werden muss.

Wusstest du, dass der Master-Ordner gerade - für kurze Zeit - die Türen zur Anmeldung geöffnet hat? Vielleicht sehen wir uns ja da und sortieren deinen Papierkram?! 😃💖😊

Von Herzen
Eure Nadine

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