Nadine Hirte hilft Ordnung im (digitalen) Papierkram zu schaffen. Sie berät Privatpersonen & Geschäftsleute, schreibt hier auf dem Blog & veröffentlicht wöchentlich den Ordnungspodcast OrdnungHOCHzwei.

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren.Die Frage Nr. 1, wenn der Papierkram ausgemistet & aufgeräumt werden soll: Wie lange muss ich das aufbewahren? Denn irgendwann ist selbst der breiteste Ordner voll und der größte Schrank mit Ordnern gefüllt. Und genau dann wird es immer schwieriger wichtige Dokumente auf Anhieb zu finden.

Doch was ist wichtig und wie lange muss was aufbewahrt werden. Unter den Aufbewahrungsfristen findest du die 4 wichtigen Kategorien für Aufbewahrungsfristen. Hier – in dem Artikel – beantworte ich die häufigsten Fragen/Unterlagen von A-Z mit ihren Besonderheiten!

Vorab – ein paar generelle Fragen & Antworten

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Jeder, egal ob privat oder als Unternehmer. Unternehmer haben für ihre geschäftlichen Unterlagen i.d.R. eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das heißt, oftmals ist nicht die Dauer der Aufbewahrung die Frage, sondern das wie! Für Privatpersonen reicht es von gar nicht bis lebenslang.

Warum gibt es Aufbewahrungsfristen?

Dokumente müssen aufbewahrt werden, um seine Identität, den Bildungsstand oder bspw. das Einkommen zu bestätigen oder um falsche Informationen zu korrigieren. Bspw. braucht die Bank für die Genehmigung eines Kredites die letzten Lohnabrechnungen. Wo sollen sie diese herbekommen, wenn nicht von dir.

Wo sind Aufbewahrungsfristen geregelt?

Hier und da. Es gibt keinen zentralen Ort, wo Aufbewahrungsfristen geregelt werden. Es hängt immer vom Dokumententyp ab.

Wann beginnen Aufbewahrungsfristen?

Offizielle Aufbewahrungsfristen beginnen immer am 1.1. des Folgejahres. Das ist wichtig zu wissen!

Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren.

Wie lange muss ich [A-Z] aufbewahren?

Arbeitsverträge & Kündigungen

Der aktuelle Arbeitsvertrag ist natürlich wichtig. Egal wie alt er ist. Die alten/nicht mehr gültigen Arbeitsverträge und auch die Kündigungen sind für deinen Rentenanspruch wichtig. (Hinweis: Wenn du selber kündigst, lasse dir die Kündigung mit Datum unterschreiben & bewahre sie wie die Arbeitsverträge auf.) Daher sagt „man“ die müssen bis zur Rente aufbewahrt werden. Ich sage bis zur Klärung deines Rentenkontos.

Arztunterlagen (bspw. Röntgenaufnahmen)

Ein Leben lang! Ich empfehle alles was mit deinem SEIN, deiner Identität & deiner Gesundheit zu tun hat, ein Leben lang aufzubewahren. Das gilt für Arztunterlagen, wie auch für deine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde im Umkehrschluss auch für Scheidungsunterlagen.

Gehalts-/Verdienstabrechungen bzw. Entgeltbescheinigungen

Ich sage 1-2 Jahre & erkläre auch warum ich der Meinung bin. Entgeltbescheinigung erhältst du jeden Monat von deinem Arbeitgeber. Darauf steht dein Bruttogehalt des Monats & alle Zuschläge/Abzüge und der Nettobetrag (der ausbezahlt wird). Hier gilt es zu prüfen, ob der Nettobetrag auch auf deinem Konto ankommt! Ansonsten kann die Bescheinigung noch wichtig werden, für Kreditanträge, Kindergeld, Krankengeld etc. Vieles wo du dein Einkommen der letzten Monate nachweisen musst.

Am Jahresende bekommst du die Lohnsteuerbescheinigung (ich sage immer eTin :)) und die ist die Zusammenfassung deiner monatlichen Entgeltbescheinigungen des Jahres. Richtig? Hast du das mal zusammengerechnet – stimmt das? Auch die musst du nicht ewig aufbewahren. Erstelle damit deine Steuer & prüfe deine Renteninformation.

Hartz4 Bescheide

4 Jahre. Das Amt kann 4 Jahre rückwirkend Bescheide überprüfen & auch Rückforderungen stellen. Gegebenenfalls ändert sich diese Frist mit neuen Gesetzesänderungen. Am Besten beim Sachbearbeiter nachfragen (Stichwort: SGB §§ 44 ff.).

Kontoauszüge

3-4 Jahre heißt es hier. Ich rate es nicht oft, würde aber hier längere Zeiten empfehlen. Wenn du Kontoauszugsstreifen bekommst – die in keinen Ordner passen, lohnt sich die Anschaffung eines Doppelordners, der sich in die anderen Ordner perfekt einreiht.

Wenn du digitale Kontoauszüge bekommst, speichere sie unbedingt regelmäßig ab & sichere sie. So hast du sie ein Leben lang. Das abspeichern ist wichtig, weil die Bank die Kontoauszüge nur für eine gewisse Anzahl an Monaten vorhält. (die Dauer ist von Bank zu Bank unterschiedlich)

Mietverträge

Mietverträge sollten nach Ende des Mietverhältnisses noch 3 Jahre aufbewahrt werden, weil sich aus dem Mietverhältnis noch Ansprüche ergeben können.

Rechnungen

Es kommt darauf an. Auf jeden Fall solange, wie du einen Garantieanspruch hast. Falls du sie bei der Steuer einreichst: solange bis die Steuer „durch“ ist. (Tipp: Gebrauchsanweisungen & Kassenbelege clever + platzsparend aufbewahren)

Retourenscheine

Solange bis die Retoure zurückgekommen ist und bestätigt wurde bzw. bis das Geld auf deine Konto zurücküberwiesen wurde (wenn du vorab bezahlt hast).

Schul/Ausbildungs-/Uniordner

Wozu hebst du die auf? Was ist dort drin, was du irgend jemanden noch einmal zeigen müsstest?

Versicherungsunterlagen

Solange die Versicherung AKTIV ist, solltest du

  • den Versicherungsantrag,(Hinweis: Der Antrag ist wichtig, falls im Streit/Zweifel nachgewiesen werden muss, was du im Antrag angegeben hast)
  • die Police,
  • alle Änderungen/Nachträge &
  • die letzte Rechnung aufbewahren.

4 Aufbewahrungsfristen

Ich unterscheide 4 Aufbewahrungsfristen.

  • Lebenslang
  • Bis zur Klärung des Rentenkontos
  • Über die Laufzeit
  • Wenige Jahre

Mehr dazu findest du hier: Aufbewahrungsfristen (inkl. Übersicht zum Ausdrucken)

Podcast-Folge „Aufbewahrungsfristen“

AufbewahrungsfristenHöre auch gerne in meine Podcast-Folge zum Thema. (OrdnungHOCHzwei | Julia Goldberg & Nadine Hirte)

Und nun? Los geht’s mit dem Aussortieren!

  • Wohin mit den aussortierten Unterlagen? Wie entsorge ich das Papier bzw. vernichte es sicher?
  • Wie sortiere ich die übrig gebliebenen Unterlagen – Ordnungssystem für Papiere? (Ordnerstruktur)
  • Wie schaffe ich fortan Ordnung zu halten? Ordnungssystem (Posteingang) Schreibtisch-Orga
  • Wie digitalisiere ich die Unterlagen? (Was brauche ich dafür, wo speicher ich die Unterlagen)

Alles das erfährst du in den weiteren Folgen! Oder welche Frage stellst du dir noch?

Viel Spaß beim Ordnung schaffen & entspannte Grüße
Nadine

Nadine Hirte – berät Privatpersonen & Geschäftsleute zu allen Fragen rund um den Papierkram.

Hast du Fragen oder suchst nach etwas Anderem?

 

Ich freu mich auf dich!

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